Автоматизация управления коммерческого предприятия

Программы входят в наиболее интенсивно развивающуюся область программного обеспечения, ориентированного на рабочие группы - так называемые groupware-продукты (groupware - программное обеспечение для реализации совместной работы с электронными документами многих пользователей).

«Доказано, что при системном использовании средств оргтехнических средств, для которого решающее значение имеет комплексное организационное проектирование, производительность управленческого труда повышается в среднем на 10-15%, а для отдельных категорий работников на 80-100%». Управленческий труд неразрывно связан с обработкой информации, основным носителем которой в сфере управления является документ. Поэтому механизация наиболее массовых и трудоёмких процессов - составления, копирования и размножения, обработки, хранения и поиска документов - даёт особенно ощутимые результаты. Для составления деловой документации широко используют компьютеры, диктофоны. В повышении производительности труда работников сферы управления особое значение имеют механизация и автоматизация обработки данных, хранения и поиска информации. Вычислительная техника, счётно-перфорационные машины, клавишные вычислительные машины, дисплеи и т.п., является мощным средством обработки информации, обеспечивающим оперативность, точность и надёжность управления сложными системами.

Во многих системах управления у специалистов возникает необходимость поиска нужной информации, что требует расхода 30-40% рабочего времени. Сократить затраты времени на информационный поиск помогают обычные картотеки (плоские, навесные, вращающиеся) в сочетании с оборудованием для поиска карт (селекторы, барабаны), механизированные картотеки, автономные запоминающие устройства и информационно-поисковые системы на базе ПК. Эффективность этих средств характеризуется следующими цифрами: простейший селектор для поиска информации на перфокартах позволяет просмотреть не более нескольких карт в секунду, а электронные машины ведут поиск информации, «просматривая» за 1 секунду свыше 3000 документов. Быстрое увеличение количества различного рода печатных, графических и рукописных документов, в частности деловой корреспонденции, технической документации и информационных материалов, обусловило необходимость разработки методов и средств, сокращающих объём хранимой документации. Одним из таких методов стало микрофильмирование. В технологическом процессе микрофильмирования используются съёмочные, копировальные и просмотрово-копировальные аппараты, оборудование для проявления, обработки и хранения микрофильмов. Для повышения производительности труда рабочие места оснащают комплектами различных приспособлений и инструментов, облегчающих и значительно ускоряющих вычерчивание различных условных знаков, элементов схем, типовых деталей конструкций, отдельных узлов и крепёжных деталей. Устройства и приспособления индивидуального пользования, облегчающие труд работников, занятых в сфере управления, обычно называют малой оргтехникой. К средствам малой оргтехники относят авторучки и карандаши, автоматические и полуавтоматические нумераторы, сшиватели, дыроколы и т.д. Для повышения оперативности управления производственными процессами рабочие места диспетчеров (операторов) за пультами управления оснащают современными средствами диспетчерской связи и поисково-вызывной сигнализации, мнемоническими схемами, установками промышленного телевидения и т.п. Непрерывно совершенствуются и разрабатываются новые средства оргтехники.

Как следует из вышесказанного, компьютер из мощного вычислителя превращается в мощное средство управления электронными документами и мощное коммуникационное средство. Действительно, по разнообразным информационно-вычислительным сетям можно отправлять/получать сообщения в самые отдаленные пункты всего мира, обмениваться данными и программами с сотнями и тысячами абонентов, получать любую справочную информацию из систем оперативных услуг.

Компьютер может быть подключен к абонентской телефонной сети и получать доступ к другим абонентам, к электронной почте, к телетайпам и телефаксам, работающим с этой сетью. Для подключения ко всем этим сетям необходим модем. Модем устанавливается в слот материнской платы ПК или автономно подключается к ее последовательном порту. Компьютерный модем часто имеет два внешних разъема: один используется для включения в телефонную сеть, второй - для подключения параллельно модему телефонного аппарата. Для компьютеров используются высокоскоростные модемы (14400, 28800 и 33600 бод), ибо они существенно экономят расходы на аренду каналов связи: передача 1 Мбайта данных со скоростью 300 бод занимает около 3 ч, а со скоростью 28800 бод - менее 2 мин.

Компьютер с факс-модемом работает намного надежнее и устойчивее телефакса, обеспечивает много дополнительных сервисных услуг: существенно более удобная и эффективная автоматизация подготовки текстов факса с использованием всего арсенала компьютерных средств, интеграция с электронной почтой, телексом и базой данных компьютера, наличие больше объемной электронной справочной книги, содержащей самую разнообразную полезную информацию, разграничение права доступа сотрудников и внешних абонентов к факсу, контроль прохождения корреспонденции, подробная статистика работы с факсом и т. п. Существуют клавиатуры компьютеров, с которых можно непосредственно набирать номер телефона абонента (клавиатура Compu Phone 2000), компьютеры, оборудованные видеокамерой и микрофоном (фирмы AT&T), позволяющие не только обмениваться факсами с партнером, но и видеть его, и разговаривать с ним. Поистине уже нельзя будет рассчитывать на неосведомленного бизнесмена: все решения принимаются на основе электронной информации.

1.3    Организация процесса управления и информационный менеджмент на коммерческом предприятии

«Содержательной стороной автоматизированного процесса управления занимаются прикладные науки, а формой процесса управления занимаются управленческие науки - менеджмент».

Информационные процессы являются не самоцелью, они призваны управлять материальными потоками, взаимодействием материальных и информационных потоков. Деятельность менеджера коммерческого предприятия заключена в основных функциях - планирование, организация, мотивация, контроль. Любые иные виды деятельности работают на эти ключевые функции, отличающие менеджера от других лиц бизнеса: поскольку менеджер достигает целей организации с помощью своих подчиненных, то функция мотивации сегодня является самой существенной; цели организации могут быть достигнуты только при условии хорошо налаженной обратной связи, т.е. при осуществлении надежного контроля. Эффективный контроль - это совет, помощь, современная подсказка, поощрение, одобрение и т.д. Принятие эффективных решений, подчеркивает американский теоретик менеджмента К. Киллен - «залог существования коммерческого предприятия».

Управленческая информация и закономерности ее движения. «Под управленческой информацией понимается совокупность сведений о процессах, протекающих внутри фирмы и ее окружении, которые служат основой принятия управленческих решений».

Информация может быть классифицирована по ряду позиций, в частности: по назначению (одноцелевая - связана с решением одной конкретной проблемы; многоцелевая - используется при решении нескольких самых разнообразных проблем); по возможности хранения (фиксируемая информация - может храниться практически бесконечно, не подвергаясь при этом искажению; не фиксируемая информация - используется в момент получения; она также может храниться некоторое время, но при этом постепенно искажается и исчезает); по степени готовности для использования (первичная информация - представляет собой совокупность полученных непосредственно из источника несистематизированных данных, содержащих много лишнего и ненужного; промежуточная информация - состоит из сведений, прошедших через процесс предварительной «очистки» и систематизации, позволяющей решить вопрос о конкретных направлениях и способах их дальнейшего применения; конечная информация - дает возможность принимать обоснованные управленческие решения); по полноте информация бывает частичной или комплексной (последняя дает всесторонние исчерпывающие сведения об объекте и возможность непосредственно принимать любые решения; первая на практике может использоваться только в совокупности с другой информацией); по степени надежности информацию можно разделить на достоверную и вероятностную (вероятностный характер может быть обусловлен принципиальной невозможностью получить от существующего источника надежные сведения, поскольку имеющиеся методы не позволяют этого сделать; неизбежными искажениями при их передаче, особенно в условиях иерархии управленческой структуры; заведомым распространением изначально ложных сведений). Информация может быть также классифицирована по объему, источникам, возрасту, способам передачи и распространения.

Исследования показывают, что от 50 до 90% рабочего времени современный менеджер тратит на обмен информацией, происходящий в процессе совещаний, собраний, встреч, бесед, переговоров, приема посетителей, составления и чтения различных документов. Это - жизненная необходимость, т.к. информация превратилась в важнейший ресурс социально-экономического, технического, технологического развития любой фирмы. В таких условиях обладание информацией означает обладание реальной властью, поэтому лица, причастные к информации, часто стремятся ее утаивать, чтобы впоследствии на ней спекулировать - ведь нехватка информации дезориентирует любую хозяйственную деятельность. Правда, точно так же ее дезориентирует и избыток информации, поэтому всегда необходимо уметь отделить нужную информацию от ненужной, полезную от бесполезной.

Движение информации от отправителя к получателю состоит из нескольких этапов. На первом происходит ее отбор, который может быть случайным или целенаправленным, выборочным или сплошным, предписанным или инициативным, произвольным или основывающимся на определенных критериях и т.п. На втором этапе отобранная информация кодируется, то есть облекается в ту форму, в какой она будет доступна и понятна получателю, например, письменную, табличную, графическую, звуковую, символическую и т.п., и соответственно этому подбирается подходящий способ ее передачи - устный, письменный, с помощью различного рода искусственных сигналов, условных знаков. На третьем этапе происходит передача информации, а на верхнем ее получение, восприятие получателем, декодирование, то есть расшифровка, и осмысление.

Отправитель любой информации всегда ждет, что каким-то образом на нее отреагирует и донесет до него эту реакцию, иными словами, установит с ним обратную связь. Таким образом, обратная связь - сигнал, направляемый получателем информации отправителю, в котором подтверждается факт получения сообщения и характеризуется степень понимания/непонимания содержащейся в нем информации. Устойчивая обратная связь позволяет существенно повысить надежность обмена информацией и хотя бы частично избежать ее потерь и помех, искажающих ее смысл.

Централизация. Преимущества централизованного управления. Здесь следует назвать: лучший контроль за деятельностью предприятия; возможность приведения к единому стандарту всех операций в рамках организации; устранение возможного дублирования тех или иных мероприятий, усилий; более эффективное использование кадров, оборудования, производственных площадей. Централизация управления может, например, сделать целесообразным приобретение компьютерной техники и другого дорогостоящего, но эффективного оборудования.

Координация деятельности и средства связи. Проблемы развития достаточно эффективной координации деятельности всех подразделений организации имеют непосредственное отношение к уровню развития связи, необходимости поддержания постоянного информационного обмена.

Обобщив вышесказанное, следует вывод, что для эффективного обращения информации внутри коммерческого предприятия, необходима автоматизация информационных процессов на уровне менеджмента.

1.4    Основные элементы комплекса офисного оборудования

С увеличением объёма вычислений появился первый счётный переносной инструмент - «Счёты». В начале 17 века возникла необходимость в сложных вычислениях, потребовались счётные устройства, способные выполнять большой объём вычислений с высокой точностью. В 164г. математик Паскаль сконструировал первую механическую счётную машину - «Паскалину». В 1830г. английский учёный Бэбидж предложил идею первой программируемой вычислительной машины («аналитическая машина»), которая должна была приводиться в действие силой пара, а программы кодировались на перфокарты. Реализовать это не удалось - невозможно сделать некоторые детали машины.

Первый реализовал идею Перфокарт Холлерит. Он изобрёл машину для обработки результатов переписи населения. В своей машине он впервые применил электричество для расчётов. В 1930г. американский учёный Буш изобрел дифференциальный анализатор - первый в мире компьютер. Большой толчок в развитии вычислительной техники дала вторая мировая война. Военным понадобился компьютер, которым стал «Марк-1» - первый в мире цифровой компьютер, изобретённый в 1944г. профессором Айкнем. В нём использовалось сочетание электрических сигналов и механических приводов. Размеры: 15 X 2,5м., 750000 деталей. Она перемножала два 23-х разрядных числа за 4с. В 1946г. группой инженеров по заказу военного ведомства США был создан первый электронный компьютер - «Эниак». Действие: 5000 операций сложения и 300 операций умножения в секунду. Размеры: 30м. в длину, объём - 85м3., вес - 30 тонн. Использовалось 18000 эл. ламп. Первая машина с хронимой программой - «Эдсак» создана в 1949г., а в 1951г. создали машину «Юнивак» - первый серийный компьютер с хронимой программой. В этой машине впервые была использована магнитная лента для записи и хранения информации. Это небольшая историческая справка.

Далее будет целесообразно кратко рассмотреть основные элементы офисной техники современного коммерческого предприятия.

Копировальная техника. Операции размножения документов весьма распространены в деловом бизнесе и других областях трудовой и общественной деятельности. Для целей копирования и размножения документов используются специальные технические средства. Дня получения небольшого количества копий (до 25 экз.) целесообразно пользоваться средствами копирования документации (репрографии), при большом тиражировании (более 25 экз.) - средствами размножения документов (оперативной или малой полиграфии). Принципиальное отличие средств копирования от средств малой полиграфии заключается в том, что при копировании копия снимается непосредственно с документа-оригинала, при размножении - с промежуточной печатной формы, изготовленной с документа-оригинала.

На сегодняшний день существует множество классификаций копировальных аппаратов в зависимости от различных параметров. Существующая на сегодняшний день копировальная техника делится на пять основных групп: портативнее копировальные аппараты, низкоскоростные машины (low-volume copiers), офисные копиры среднего класса (middle-volume copiers), копиры для рабочих групп (high- volume copiers) и специальные копировальные аппараты (полноцветные и инженерные машины). Деление на категории осуществляется в зависимости от трёх основных характеристик: скорости копирования, формата оригинала и копии рекомендуемого объёма копирования в месяц.

Наибольшим спросом на коммерческом предприятии пользуются портативные копировальные аппараты, которые воплощают мечту человечества о простоте и удобстве. Их удобно использовать в офисе. Они совсем небольшие. Они готовы к работе сразу после включения. Они относительно недорого стоят. Но они дороги в эксплуатации. Дело в том, что потребитель, покупая копировальный аппарат, на самом деле платит не все деньги сразу, а только часть стоимости, другую же часть денег он платит потом, так как для работы аппарата необходимы расходные материалы. Необходимо также учесть, что техника у нас эксплуатируется в режиме двойной, а то и тройной перегрузки, поэтому ресурс снижается в несколько раз. Однако, если этот аппарат будет стоять на рабочем столе в дополнение к уже существующей технике и будет работать в режиме 10-15 копий в день - он оправдает своё персональный копировальный аппарат.

Следующий немаловажный аппарат в комплексе офисной техники - принтер. В настоящее время принтеры - наиболее массовое семейство компьютерной периферии, по численности многократно превосходящее все другие периферийные устройства в сумме. По экспертной оценке, отношение числа принтеров к числу компьютеров в мире находится в интервале от 1:4 до 1:3, а общее их количество превысило 10 миллионов ещё в конце 80-х годов.

В настоящее время коммерческими предприятиями используются принтеры следующих типов: матричные игольчатые; принтеры термопечати; струйные; лазерные и светодиодные принтеры.

Модем. Слово «модем» - происходит от сокращения двух терминов: МОдулятор/ДЕМодулятор. Модем организует мостик между выдаваемым компьютером цифровым сигналом и аналоговым сигналом, который понимает телефонная линия.

Существует огромное количество ПК. Логично подумать и о быстром и удобном способе соединения между ними. Такой способ стал возможен благодаря модему. Он позволяет передавать информацию от одного компьютера к другому в закодированном виде через телефонную линию. Компьютеры обмениваются сигналами определённой частоты и громкости. Благодаря модему можно связаться с другим пользователем модема, и обменяться с ним файлами, в независимости от его местоположения. Если модем на предприятии - факс-модем, то можно обмениваться факсимильными сообщениями. Можно пользоваться услугами BBS - Bulletin Board System (англ. - Электронная доска объявлений), получить и принимать файла, пообщаться с другими пользователями, и сыграть в on-line игры, т.е. в игры по модему в режиме реального времени.

При помощи модема можно также подключиться к глобальным сетям. Например, FidoNet, или Internet/Relcom. Подключившись к ним, персонал предприятия сможет стать участником множества телеконференций, что дает возможность обмениваться информацией с людьми вашего круга интересов.

В отличие от модема компьютер понимает только цифрой сигнал, т.е. ток только двух уровней. Каждый из них обозначает одно из двух понятных компьютеру значений - логические «0» и «1». Чтобы передать цифровой сигнал по телефонной линии, ему нужно придать приемлемый для неё аналоговый вид.

Сканер. Сканером называется устройство, которое позволяет вводить в компьютер двухмерное изображение. Сейчас на рынке представлено не менее 150 различных устройств, от ручных портативных сканеров (Handy scanner) до сложных систем оптического распознавания символов OCR (Optical Character Recognition). Развитие соответствующей техники идёт быстрыми темпами. Технология сканирования дошла до такого совершенства, что теперь можно передавать и вводить в ПЭВМ информацию сразу целыми страницами. Это единственный реальный способ считывания иероглифов. Для иллюстрации растущей популярности сканеров достаточно отметить, что их продажа возрастает. За три последних года удвоилась разрешающая способность сканеров, появилась детальная шкала яркости («серая шкала») для обеспечения полутоновых изображений, стандартизировались форматы файлов и т.д. Новое поколение таких систем позволяет за один проход просматривать текст, добавлять коды управления форматом, выполнять разбивку на страницы, проверять правильность написания текста, выдавать почти готовые файлы - и всё это осуществляется в фоновом режиме работы ПК.

На территории Хакасии подавляющее большинство сканеров используется для подготовки и издания различных информационных материалов, т.е. руководители предприятий заинтересованы главным образом в средствах обработки изображений и текстов. В настоящее время прогнозируется широкое применение сканеров в области факсимильной связи.

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5