скачать рефераты

МЕНЮ


Інформаційний документ в системі забезпечення управління та його розвиток

Оглядовий документ – це інформаційний документ одного чи кількох оглядів, які відображають підсумки аналізу та узагальнення відомостей з різних джерел. Основну складову документа становить огляд – концентрований виклад змісту сукупності документів з певної теми за певний проміжок часу. (7, с. 286).

Аналітичний документ – це інформаційний документ, що є результатом аналізу, синтезу й оцінювання змісту значної кількості первинних документів з певної теми (проблеми) за певний проміжок часу. Часто такі ІД називають оглядово-аналітичними. Такий поділ ІД на види є достатньо умовним, позаяк більшість з них поєднують у собі всі методи аналітико-синтетичної обробки первинних документів.

До інформаційних документів висуваються такі вимоги:

– актуальність і достовірність наведених у них відомостей;

– вичерпна повнота вітчизняних і зарубіжних джерел;

– компактність викладу;

– оперативність підготовки (період часу від моменту появи відповідного первинного документа до моменту виходу вторинного документа). (7, с. 287).

Зробивши висновок, можна сказати, що інформаційний документ – це один з найпоширеніших засобів подолання труднощів на шляху доведення інформації до споживача в умовах інформатизації суспільства. Інформаційні документи мають певні відмінності та специфічні риси. Також, їх можна відрізнити за глибиною згортання інформації, за методами її викладу тощо. Інформаційні документи за цільовим призначенням та характером інформації поділяють на бібліографічні, реферативні, оглядові й аналітичні документи.


1.3 Загальна методика створення інформаційного документа


Різноманітні інформаційні документи об’єднані цільовим призначенням і методикою підготовки.

Загалом уже склалася певна методика підготовки інформаційних (вторинних) документів: загальна (для всіх видів) та часткова (для певного виду). (7, с. 290).

Загальна методика підготовки інформаційного документа охоплює такі послідовні операції:

– уточнення інформаційної потреби споживача (споживачів) інформації, визначення кола і послідовності перегляду джерел;

– визначення цільового призначення інформаційного документа, який відповідає інформаційному запиту споживача;

– бібліографічний пошук і відбір існуючих інформаційних документів, що відповідають запиту споживача з метою відбору релевантних і пертинентних документів;

– по можливості повне виявлення первинних документів, профільних з інформаційним запитом споживача (інформаційна розвідка, попередній аналіз документів);

– критеріальний аналіз виявлених первинних документів та диференціація їх на «потрібні – непотрібні», відбір необхідних для здійснення аналізу і синтезу їх (проміжний аналіз);

– всебічний аналіз змістових і формальних характеристик первинного документа (документів) для безпосереднього включення в процес аналітико-синтетичної обробки (остаточний аналіз);

– логічне перетворення вилучених даних з метою отримання нової синтезованої інформації про предмет створення вторинного документа;

– визначення структури та послідовний виклад змісту вторинної інформації в інформаційному документі.

Розглянемо докладніше кожну операцію, пов’язану зі створенням інформаційного (вторинного) документа. (7, с. 290).

Вихідним для створення інформаційного документа є конкретний інформаційний запит споживача (споживачів), який відображає його потребу у вторинній інформації. Для того щоб мати повне уявлення про інформаційну потребу, створюють особливий пошуковий образ запиту (ПОЗ), який поєднує: чітке словесне (вербальне) формулювання змісту інформаційної потреби, її межі (тобто діапазон тематичних характеристик, формальних аспектів), глибину запиту (історія та сучасний стан розвитку теми, проблеми, науковий і науково-популярний рівень її викладу в первинних документах тощо).

На практиці виникає багато непорозумінь у зв’язку з нечітким формулюванням і реалізацією ПОЗ. Найтиповішими з них є:

1. Споживачі неповно відображають у ПОЗ зміст інформаційної потреби, не осмислюють ЇЇ суть до кінця, перекладаючи її на інформаційних посередників, доручаючи професіоналам пошук, відбір та аналіз первинних документів. Унаслідок цього інформаційна потреба споживача та її ПОЗ виявляються як ціле та її частина. Якщо такий ПОЗ надходить до референта-аналітика, то він здатний відповісти лише на ПОЗ, а не на всю інформаційну потребу споживача.

2. Споживачі чітко, повно й однозначно формулюють інформаційну потребу і ПОЗ, однак посередник розуміє формулювання по-своєму, неточно, неповно. Пошук та аналітико-синтетична обробка документів у цьому разі також є недостатньо оптимальними.

Зазначені варіанти досить часто трапляються в практиці наукової обробки документів. Помічено, що ефективність відбору первинних документів зростає тоді, коли споживач сам здійснює його, позаяк у цьому разі спрацьовують сукупність внутрішніх, інтелектуальних, психологічних характеристик особистості, в яких проявляється інформаційна потреба. Разом з тим, референти-аналітики професійно володіють загальною і частковою методикою наукової обробки документів, можуть створювати різноманітні інформаційні документи, розраховані на задоволення не лише разових, а й постійних інформаційних потреб, як індивідуальних, так і колективних. (7, с. 291).

Кожний первинний і вторинний документ має свій конкретний набір специфічних ознак, що створюють пошуковий образ документа: певний семантичний зміст, виражений у назві і в тексті, цільове призначення й адресність, характер інформації, автор (його авторитет), рік видання, місце виходу у світ та інші характеристики. Пошуковий образ документа (ПОД) – це узагальнена програма конкретного документа, його інформаційна формула.

Відбір первинних документів для створення вторинних документів здійснюють шляхом зіставлення ПОЗ і ПОД. Таке порівняння динамічне, у ньому пошукові образи перебувають у зіставленні, взаємодії, взаємовпливі. Результатом цього є рішення про вилучення первинного документа з потоку чи масиву для його всебічного аналізу та синтезу з метою включення згорнутої інформації до інформаційного документа, який містить інформацію вторинного рівня згортання.

Відповідність у системі може бути частковою і повною. Показником такої відповідності є релевантність – смислова відповідність між інформаційним запитом і отриманим повідомленням. (7, с. 291–292). Разом з тим, створення кожного інформаційного документа пов’язане, передусім, з попереднім пошуком і виявленням вторинних документів, які відповідають ПОЗ споживачів. Саме цей аспект часто недооцінюють в інформаційній діяльності. Актуальна «ядерна» тематика, що має суттєве наукове або практичне значення для розвитку певної галузі наукової чи практичної діяльності, як правило, є постійним об’єктом активної аналітико-синтетичної діяльності. Тому перш ніж створювати новий інформаційний документ у відповідь на ПОЗ споживача, слід вдатися до пошуку та виявлення вже існуючих вторинних документів. Вони, по-перше, можуть повністю задовольнити ПОЗ споживача, а, по-друге, стати базою для виявлення, відбору та аналітико-синтетичної обробки первинних документів, щоб створити документи вищого рівня узагальнення інформації. Ця процедура потребує відповідних професійних знань, умінь і навичок, затрати інтелектуальних зусиль. Перший аспект стосується інформаційного обслуговування, який є об’єктом вивчення самостійних наукових і навчальних дисциплін. Зупинимося докладніше на другому аспекті – на характеристиці вторинних документів як базі для створення інформаційних документів.

Основним джерелом відомостей про первинні документи для виявлення та відбору їх є бібліографічні покажчики, БД, бібліотечні (карткові та електронні) каталоги. Саме в них створюють ПОД. Якість відбору первинних документів буде тим вищою, чим повнішою є інформаційна формула кожного документа. Вона підвищується в такій послідовності: бібліографічний опис бібліографічний опис з анотацією бібліографічний опис з рефератом.

Виявлення первинних документів (або так звана інформаційна розвідка) дасть змогу по можливості якомога повніше визначити основне коло документних джерел інформації, що відповідають профілю інформаційних запитів споживачів: вітчизняних, зарубіжних, нових, за минулі роки тощо. Саме такий вичерпний масив з теми може стати об’єктом проміжного аналізу, поділу документів на «потрібні – непотрібні». (7, с. 293).

Всебічне вивчення змістових і формальних характеристик первинних документів «de vizu» дає можливість виявити ті з них, які відповідають набору пошукових ознак інформаційної потреби. До таких основних ознак належать: інформативність документа, новизна, плюралізм, повнота й обсяг релевантної інформації, актуальність. Інформативність документа – це кількість і якість інформації, цікавої для споживача. Основним показником інформативності є новизна інформації.

Критерій новизни, оригінальності документа має, як правило, подвійне значення: інформація може бути новою з погляду поінформованості споживача і з погляду розвитку тієї чи іншої галузі. У другому випадку інформацію називають оригінальною, первинною, такою, що не має аналогів у своїй сфері. Саме новизна інформації з погляду розвитку науки, техніки, економіки, культури є основним критерієм інформативності документа. Перевагу надають узагальнювальним документам, які підсумовують розвиток наукових, прикладних та інших досліджень. Беруть до уваги територіальні, хронологічні ознаки, характер викладу матеріалу, місце видання, установу, що видала документ, його цільове і читацьке призначення: якій групі споживачів його адресовано, для вирішення яких завдань його можна використати. Велике значення має ім’я автора, його авторитет. Якщо автор відомий як видатний фахівець або вчений, кожна публікація якого робить певний внесок у науку, мистецтво і т. ін., вірогідність відбору документів саме цього автора є високою.

Пріоритет надають документам, що мають підвищений попит користувачів. Враховують також кількість посилань на них у наукових виданнях, характер оцінок їх у критиці з боків опонентів, частоту анотування книг і статей у реферативних журналах, бібліографічних покажчиках. Виявити кількість посилань на певний документ можна, наприклад, за покажчиками цитованої літератури, які видають у різних країнах світу. При цьому слід враховувати масштаби розповсюдження їх: місцевий, регіональний, національний, зарубіжний, відомчий тощо. (7, с. 294).

У масиві виявлених джерел відбирають, як правило, те, що містить найбільшу кількість релевантних ідей з проблеми (теми) порівняно з іншими, поданих з високою інформативною компактністю, щільністю. Основна вимога – отримати максимум інформації при мінімумі тексту, малій кількості документів, забезпечити компактність і високу інформаційну місткість вторинного документа. Якщо з певної теми є кілька первинних документів, перевага надається тим із них, які мають найповніший обсяг профільної оригінальної інформації. Остаточно відбираючи первинні документи, їх відчужують від документного потоку чи масиву.

Остаточний аналіз первинних документів здійснюють шляхом всебічного виявлення змістових і формальних характеристик для синтезування, тобто поєднання виявлених під час аналізу розрізнених фактів і частин предмета, а також встановлення їхніх логічних і структурних зв’язків з метою пізнання предмета як єдиного цілого. (7, с. 295). У процесі виявлення документів застосовують переважно якісний аналіз, що базується на вивченні змісту документів, оцінці цінності, достовітності, наукової новизни й повноти інформації, яка стосується ідей, методів дослідження, його результатів. (7, с. 289). Синтезування як виявлення і перетворення наявної інформації у явну і навпаки можна здійснювати за індуктивним і дедуктивним методами. Суть індуктивного методу полягає в переході від окремих фактів, часткових рішень, ситуативних обставин до узагальнення їх і створення на цій основі загальної і повної картини з проблеми (теми), що вивчається. Дедуктивний метод синтезування передбачає перехід від знання більш загальних положень до знання менш значущих, поодиноких фактів тощо.

Теоретичною основою синтезування є закони, за допомогою яких розрізнений фактичний матеріал набуває єдиного смислового змісту. У такий спосіб встановлюють дійсне значення одиничних випадкових фактів, положень, явищ, процесів. У процесі семантичного (змістового) і структурного аналізу та синтезу первинної інформації утворюється нова вторинна інформація, за допомогою якої можна визначити тенденції розвитку науки, техніки і виробництва. Інформування споживачів у масиві первинних документів у згорнутому, узагальненому вигляді дає змогу, по-перше, підвищити науковий рівень прийняття управлінських та інших рішень; по-друге, знизити вартість наукових і практичних розробок; по-третє, скоротити термін дослідження або прийняття рішення. (7, с. 295).

Оціночні фактори синтезування інформації відіграють важливу роль у вирішенні наукових і практичних завдань, визначають форму і зміст інформаційних документів. До них належать: цільове призначення, тематичні межі, рівень узагальнення, глибина згортання інформації.

Цільове призначення інформаційного документа визначається метою, яку ставить перед собою споживач. Інформаційні потреби споживача для вирішення конкретних завдань можуть бути різними:

– скласти уявлення про зміст первинних документів з теми (проблеми), яка його цікавить, з метою відбору цінних джерел для вивчення;

– оцінити стан і шляхи розвитку певної галузі науки або практичної діяльності з метою визначення значущості завдання, що вирішується, в колі інших проблем;

– використати в здійснюваній роботі новітні досягнення своєї та інших галузей науки, техніки, культури, мистецтва з метою підвищення ефективності створюваної технології, методики, моделі тощо;

– привернути увагу до проблеми, що вивчається, з метою показу позитивних і негативних сторін здійснюваних досліджень;

– оцінити інформаційну ситуацію в конкретній галузі науки з метою визначення найперспективніших напрямів вирішення поставлених завдань;

– визначити досягнутий рівень розвитку конкретної галузі науки і техніки й порівняти з ним рівень виконаної роботи;

– встановити наукову значимість теорій, концепцій, гіпотез, практичних рішень з метою використання їх у вирішенні конкретного завдання;

– виявити тенденції розвитку базової і суміжних галузей науки, техніки, економіки, управління, культури і визначити оптимальні показники соціальної, економічної, технологічної ефективності запропонованих рішень. (7, с. 295–296).

Рівень згорнутої інформації визначають за характером інформаційної потреби споживача і вимірюють відношенням обсягу інформаційного документа до загального обсягу розглянутих першоджерел. На рівень узагальнення впливають також такі чинники: широта тематичних інтересів споживачів, на які розрахований вторинний документ; щільність потоку документної інформації; час, який споживач може виділити для виявлення та вивчення інформації. Відповідно до інформаційного запиту (потреби) споживача визначають зміст, рівень згортання, характер вторинної інформації, форму її подання, види інформаційних документів, часткову методику створення їх.

Загальну методику, яку застосовують для створення інформаційних документів, використовують і в процесах пізнавальної діяльності. Більшості видів інформаційних документів властиві елементи наукової, інтелектуальної праці. Однак визначальним критерієм, що дає змогу виділити інформаційні документи із сукупності інших документів-результатів науково-пізнавальної діяльності, є їхнє цільове призначення. Завдання інформаційних документів – допомогти споживачеві в пошуку необхідної первинної інформації; сконцентрувати його увагу на найважливіших джерелах, підготувати основу для виходу з проблемної ситуації шляхом надання її інформаційної моделі. Таким чином, цільову установку створення інформаційних документів визначають тим, як вони виконують допоміжну функцію стосовно сфери, що обслуговується. Інформаційні джерела постачають споживачів фактами, даними, інформацією, необхідними для вирішення наукової, практичної проблеми чи прийняття управлінського рішення. Отже, властивості інформаційного документа дають змогу розглядати його як результат переробки вихідної інформації, що сприяє переходу її на вторинно-документальний рівень шляхом створення похідного (вторинного) документа.

Інформаційний документ звичайно має типову структуру: обов’язкову – основну частину і вихідні дані; факультативну – довідково-бібліографічний апарат і додаткові відомості. Довідково-пошуковий апарат, як правило, включає: зміст, передмову, рекомендації з використання, вступну статтю, схему класифікації, систему посилань, список використаних джерел, список скорочень, допоміжні покажчики. У передмові викладають завдання і вказується вид документа, його цільове і читацьке призначення, принципи відбору і групування інформації, періодичність видання, відомості про довідково-пошуковий апарат, правила використання, порядок поширення й отримання первинних документів або їхніх копій. (7, с. 296–297).

Отже, інформаційні документи мають загальну і часткову методику підготовки документів. Також слід зважати на те, що вторинна інформація може існувати як у формі окремого документа, так і бути структурною частиною первинного документа.




2. Види інформаційних документів та їх аналіз


2.1 Реферат як інформаційний документ


Реферат, референт, реферування – ці слова походять від латинського слова «referre», що означає «доповідати, оповіщати». Згідно з найзагальнішим визначенням реферат–це стислий виклад змісту наукового документа. При розгляді особливостей реферату як інформаційного документа такого визначення недостатньо.

З’ясуємо особливості інформаційних рефератів. Перша особливість реферату як інформаційного документа полягає в тому, що це повідомлення вторинного характеру. Його тема та зміст обумовлені темою та змістом документа, що реферується. Це специфічна риса реферату як вторинного (інформаційного) документа – повна змістовна та часткова формальна залежність від первинного документа. В такому розумінні слід розглядати реферат як інтегральну модель документа, який реферується. Інтегральна модель первинного документа дає змогу здійснювати інформаційний пошук, подає загальне уявлення про вихідний документ. Реферат дає змогу здійснювати ці функції, отже його ми можемо віднести до інтегральних моделей, в яких інформація подається в узагальненому вигляді. (11, с. 13).

Основними функціями рефератів є: інформаційна, пошукова, довідкова, сигнальна, адресна, комунікативна. Реферативні документи зараховують до вторинних фактографічних документів, основною функцією яких є орієнтація споживачів у документному потоці, скорочення фізичного обсягу первинних документів при збереженні їхнього основного змісту. (7, с. 302).

Реферат широко застосовується в науково-інформаційній діяльності. Підготовка друкованих реферативних журналів вимагала певної уніфікації підготовки рефератів. Тому розроблялися як міжнародні, так і вітчизняні стандарти. Так, у державному стандарті «Реферат и аннотация», затвердженому у 1977 році (доп. 1981, 1985 pp.) наведено таке визначення реферату – скорочений виклад змісту первинного документа (чи його частини) з основними фактичними відомостями та висновками. У стандарті визначено структуру реферату, його елементи, види інформації, які мають бути включені в реферат, тощо.

Але функціональне призначення різних рефератів обумовлює появу певних різновидів реферату. Ця внутрішня класифікація утворюється на підставі наявності в них загальних (суттєвих) рис, властивих будь-якому реферату, а також одиничних (специфічних), властивих окремим видам рефератів.

Загальні (суттєві) риси вирізняють реферати серед інших видів інформаційних документів, специфічні риси окремих рефератів відрізняють один вид реферату від іншого.

Щоб визначити суттєві риси реферату, проаналізуємо визначення, вирізнивши в ньому властивості рефератів як інформаційних документів:

1) реферат – документ вторинний, утворюваний від первинного;

2) реферат містить скорочений виклад інформації, утвореної в процесі згортання первинної інформації;

3) змістовна залежність від вихідного документа (зміст реферату – це основні фактичні відомості та висновки з документа, що реферується);

І ще одна суттєва риса, яка відсутня у визначенні:

4) цільове призначення реферату – для оперативного ознайомлення із масивом первинних документів, тобто для виконання різноманітних інформаційних функцій при використанні реферату споживачами.

Але в різних за своїм призначенням рефератах ці суттєві риси виявляються в різній мірі. Різниця, насамперед, полягає в тому, з якою глибиною згорнуто у рефераті зміст первинного документа. В одних випадках складається реферат, в якому подається основний зміст первинного документа, в інших випадках лише вказується на те, про що йдеться у вихідному документі. (11, с. 13–14).

Якісно складений реферат, надрукований разом з первинною публікацією або перед виходом її в світ, допомагає споживачеві вчасно зорієнтуватися у змісті документа і прийняти рішення про доцільність його використання. (7, с. 302).

Два реферати, складені на основі одного й того ж самого первинного документа, матимуть різницю. Для першого виду домінуючою буде інформативність, для другого – вказівність, індикативність.

За цими ознаками реферати прийнято поділяти на інформативні та індикативні.

Інформативний реферат стисло викладає основні аргументи і наводить основні дані і висновки первинного документа. Його ще називають реферат-конспект.

Індикативний реферат – це стислий реферат, який вказує на зміст основних положень його змісту. Такий реферат допомагає споживачам у вирішенні питання, чи варто йому звертатися до первинного документа. Його ще називають реферат-резюме.

Отже, різниця цих рефератів обумовлена цільовим призначенням інформації: або потреба у самій інформації з вихідного документа, або потреба у відомостях про джерела, де є необхідна споживачеві інформація.

За читацькою адресою реферату, тобто його призначення певним читацьким групам, виділяють загальні та спеціалізовані реферати.

Загальний реферат містить інформацію, яка може бути використана широкими колами споживачів. Він орієнтується не на конкретний інформаційний запит, а на потреби всієї галузі, для якої здійснюється реферування масиву первинної інформації.

Спеціалізований реферат складається для задоволення інформаційних запитів. Вони орієнтуються на конкретного споживача або на інформаційні запити конкретної групи споживачів. У зарубіжній літературі зустрічаємо поняття «критичний реферат». Реферування пов’язане з оцінкою інформації, але ця оцінка спрямована на виявлення нового, цінного у вихідному документі. Реферат не несе критичного характеру, властивого рецензіям. (11. с. 14–15).

Разом з тим реферат виконує кілька завдань: інколи заміняє первинний документ; слугує засобом сповіщення і поширення інформації про новітні досягнення культури, науки, техніки, освіти; допомагає перебороти мовні й термінологічні бар'єри, особливо в галузі прикладних наук. (7, с. 302).

Якість реферату залежить від того, наскільки глибоко вивчено первинний документ. Тому основними елементами його змісту є головні компоненти наукової праці, а саме: об’єкт дослідження; конкретні властивості, особливості об’єкта, що вивчається; просторові і часові ознаки об’єкта; використані джерела інформації; отримані результати. Визначають актуальність теми, оригінальність та рівень висвітлення матеріалу, коло конкретних споживачів, для яких призначено первинний документ.

Аналіз змісту першоджерела в реферуванні невіддільно пов’язаний із синтезом інформації, затим що її складові розглядають у логічній єдності і взаємодії. Синтез інформації – це поєднання корисної інформації, виявленої в результаті аналізу змісту первинного документа, в логічне ціле. У процесі синтезу утворюється новий документ, забезпечується взаємозв’язок і логічний виклад цінної інформації, що відповідає цільовому призначенню реферату. Отже, у створенні реферату аналіз і синтез як дві взаємопов'язані сторони інтелектуальної діяльності невіддільні одна від одної.

Реферат має специфічну структуру, яку становлять такі складові: бібліографічний опис, текст і додаткові відомості.

Бібліографічний опис є невід’ємною частиною реферату. Назва праці, що підлягає реферуванню, у бібліографічному описі може бути в трьох варіантах:

1) без змін у бібліографічному описі, якщо первинний документ опубліковано українською мовою;

2) по можливості, в точному перекладі українською мовою, якщо первинний документ опубліковано іноземною мовою;

3) повністю або частково зміненою порівняно з назвою оригіналу, тоді її наново формулюють на основі вивчення текстової частини документа для адекватного вираження головної теми або предмета документа. Нову назву або її змінену частину беруть у квадратні дужки. Цей метод застосовують здебільшого для підготовки реферативних журналів.

Текст реферату – скорочений виклад змісту первинного документа – подають у певній послідовності розкриття перелічених далі аспектів. Об’єкт дослідження є однією з найважливіших складових реферату. Тут виявляються закономірності, властивості й ознаки, наводяться часові та просторові ознаки, наводяться характеристики пристроїв, засобів, речовин і т. ін. Методи дослідження наводять тоді, коли вони мають особливе значення для дослідження. Широко відомі методи лише вказують без відповідних пояснень. Результати проведеної роботи, отримані в процесі спостережень, вимірювань, узагальнень тощо, відображають у рефераті в формі описових формулювань, цифрових даних, таблиць, графічних матеріалів і формул.

Текст реферату має бути зрозумілим, конкретним, чітким, лаконічним, тобто не містити другорядної інформації: доказів, роздумів, опонування, прикладів. У ньому не слід вдаватися до громіздких речень і складних граматичних зворотів, які утруднюють розуміння змісту. У реферат не включають відомостей, відображених у бібліографічному описі документа. Не допускаються (крім виключних випадків за наявності очевидних неточностей) критичні зауваження референта або довільна інтерпретація тексту первинного документа. (7, с. 306–307).

Реферати існують як складова первинного документа або як самостійний реферативний документ. Прикладом першого варіанта реферату є обов’язкова наявність його у звітах про науково-дослідну роботу. Реферат призначений для ознайомлення зі змістом звіту. Він має бути стислим, інформаційним і містити відомості, які дають змогу прийняти рішення про доцільність читання всього звіту. Реферат слід розміщувати безпосередньо за списком авторів, починаючи з нової сторінки. Якщо список авторів не складають, реферат розміщують за титульним аркушем.

Тексту реферату в разі видання звіту передує повний бібліографічний опис звіту, який роблять відповідно до вимог чинних стандартів з бібліотечної та видавничої справи.

Реферат має містити:

– відомості про обсяг звіту, кількість частин звіту, кількість ілюстрацій, таблиць, додатків, кількість джерел відповідно до переліку посилань (усі відомості наводять включно з даними додатків);

– текст реферату;

– перелік ключових слів.

Реферат може містити інформацію про умови розповсюдження звіту (якщо такі висувають).

Текст реферату має відображати подану у звіті інформацію і, як правило, у такій послідовності:

– об’єкт дослідження або розробки;

– мета роботи;

– методи дослідження та апаратура;

– результати і їхня новизна;

– основні конструктивні, технологічні й техніко-експлуатаційні характеристики та показники;

– ступінь впровадження;

– зв’язок з іншими роботами;

– рекомендації щодо використання результатів роботи;

– галузь застосування;

– економічна ефективність;

– значущість роботи та висновки;

– прогнозні припущення про розвиток об’єкта дослідження або розробки.

Реферат належить виконувати обсягом не більш як 500 слів, і, бажано, щоб він уміщувався на одній сторінці формату А4. (9. с. 308–309).

Отже, інформаційний реферат – дуже зручний для використання споживачами інформаційний документ. Тому, що у рефераті зміст первинного документа згорнутий, що дає змогу користувачу швидко ознайомитись із потрібною для нього інформацією. На даний час, реферати є дуже різноманітними, вони також були створені на запити та потреби споживачів, для більшої зручності і легкості опрацювання інформації.

2.2 Довідка як інформаційний документ


Довідка – це відповідь на разовий запит споживача, яка містить інформацію. Довідка є найпростішим інформаційним документом за методикою підготовки та викладу інформації. (11, с. 34).

Її мета – виявити та передати інформацію замовнику. На відмінну від інформаційного реферату довідка не має завдання ознайомлення споживача інформації зі змістом первинних документів. (9, с. 27).

Від довідки вимагається лише інформація, що релевантна запиту споживача. Підготовка довідки не потребує аналітичної оцінки інформації, яка надається. Але оціночний підхід застосовується при пошуку достовірних джерел інформації.

Основні вимоги до довідки:

-          повнота надання інформації споживачеві;

-          релевантність поданої інформації запитам споживача;

-          достовірність наданої інформації;

-          об’єктивність передачі інформації.

Методика виконання довідки:

-          Одержання запиту – уточнення теми запиту, його мети, меж пошуку (хронологічних, мовних, територіальних тощо).

-          Визначення кола джерел пошуку – виявлення та відбір джерел, в яких може бути потрібна інформація.

-          Пошук інформації – повнота, релевантність виявленої інформації.

-          Оформлення довідки – вказати на джерело виявлення інформації. (11. с. 34–35).

Якщо довідка містить лише бібліографічну інформацію, вона називається бібліографічною.

Якщо довідка повідомляє конкретні дані, відомості, факти, виклад якоїсь концепції без аналізу викладеної інформації, вона називається фактографічною.

З іншими інформаційними документами інформаційну довідку об’єднують такі спільні риси: призначення, належність до вторинного рівня документальної інформації, методи підготовки. З масиву інформаційних документів довідку вирізняє її специфіка. Мета інформаційної довідки – виявити та передати споживачеві потрібну інформацію, а не ознайомити його із змістом первинних документів. При підготовці довідки, як правило, відсутній оціночний підхід до інформації, при наявності такого підходу до джерел виявленої інформації. Референт (інформаційний посередник), який готує довідку, не аналізує викладену інформацію у довідці. (11. с. 17–18).

У фаховій літературі та у виданнях інформаційних центрів можемо зустріти такі види довідок: оглядова довідка та інформаційна довідка.

Оглядова довідка є різновидом огляду, тому що містить оцінку документів та вивідне знання у вигляді висновків чи рекомендацій референта. (11, с. 35).

Оглядова довідка може бути за змістом загально галузевою або проблемно-тематичною. За призначенням може бути ознайомлюючою або підсумковою для окремих етапів емпіричного дослідження чи проблемного моніторингу. (9, с. 27).

Інформаційна довідка – це інформаційний документ, відповідний постійно діючим запитам споживача. Це може бути добірка витягів з газет, первинних документів, систематизованих відповідно до потреб споживача. (11. с. 35).

Методи викладу інформації у тексті можуть бути різноманітні – від перефразування до інтерпретації. Сам текст будується за принципом – попередній синтез-аналіз – завершальний синтез. (9, с. 28).

Таким чином, інформаційна довідка задовольняє запити та потреби споживачів, щодо надання їм потрібної інформації. За своєю функціональною сутністю належить до інформаційних документів однак за методикою створення може бути віднесена до оглядових документів. Вторинна інформація яку вона містить, є результатом інформаційного аналізу вихідних документів та узагальнення відібраних інформаційних фрагментів з метою вироблення висновків та рекомендацій, що у вихідних джерелах не містилися. Наявність вивідного знання робить інформаційну довідку поширеним результатом оформлення інформаційно-аналітичних досліджень. Також інформаційна довідка є дуже зручною тим, що в ній подається повнота і достовірність інформації, що є зручним для споживача інформації.




Список літератури


1.        Банасюкевич В.Д., Сокова А.Н. Вопросы формирования теории документоведения // Развитие советского документоведения (1917–1981). – 1983. – С. 5 – 27.

2.        Воронов Ю.П. Страницы истории денег. – Новосибирск: Наука, 1986. – 176 с.

3.        Каштанов С.М. Русская дипломатика. – М.: Высш. Шк., 1988. – 231 с.

4.        Кулешов С.Г. Документальні джерела наукової інформації: поняття, типологія, історія типологічної схеми. – К.: УкрІНТЕІ, 1995. – 190 с.

5.        Кушнаренко Н.М., Удалова В.К. Наукова обробка документів. – К.: Вікар, 2003. – С. 284–287.

6.        Марчук О.Л. Методика створення Інформаційно-аналітичної довідки // звітна конференція викладачів, аспірантів, співробітників факультету документальних комунікацій та менеджменту, 18 – 20 квіт. 2001 р. – Рівне, 2001. – С. 27 – 28.

7.        Сілкова Г.В. Інформаційно-аналітичні дослідження як особливий аспект інформаційної діяльності // Українська культура: минуле, сучасне та шляхи розвиту. – К. – 1997. – С. 10–18; 34–37.


Страницы: 1, 2


Copyright © 2012 г.
При использовании материалов - ссылка на сайт обязательна.