Информационное обеспечение управления в современной организации

Информационное обеспечение управления в современной организации

Российская академия государственной службы

При президенте Российской Федерации

Федеральное государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования

"Поволжская академия государственной службы имени П.А. Столыпина"

Курсовая работа

по дисциплине "Теория управления"

на тему: "Информационное обеспечение управления в современной организации"

Содержание

Введение

1. Определение понятия информационных технологий

2. Сущность информационно-аналитического обеспечения управления

3. Информационное обеспечение управления в современных организациях

Заключение

Список использованной литературы

Введение

Процесс реализации нововведений в управлении всегда будет связан с использованием компьютерной техники и информационно-коммуникационных технологий. В этом проявляется одно из важнейших свойств информатизации - ее универсализм и всепроникающая способность как инструментария, обеспечивающего процессы в деле совершенствования управления и поддержки систем управления на высоком уровне эффективности.

Использование современных информационных технологий в деятельности любой современной организации является необходимым условием повышения эффективности ее работы. Именно сейчас, на современном этапе исторического развития российского общества, использование средств и систем информатизации в управлении является хотя и не единственным, но одним из главных рычагов достижения целей, которые стоят перед организациями. В связи с этим актуальными для изучения представляются вопросы информационно-коммуникационных технологий, используемых в современных организациях. Выработка, прием, хранение и передача информации позволяет быть максимально результативным процессу управления организацией.

Цель информационного обеспечения любой организации состоит в том, чтобы на базе собранных исходных данных получить обработанную, агрегированную информацию, которая должна служить основой для принятия управленческих решений. Достижение этой цели складывается из решения ряда частных задач, таких как сбор первичной информации, ее хранение, распределение между структурными подразделениями организации и их работниками, подготовка к переработке, собственно переработка, предоставление органу управления в переработанном виде, анализ, обеспечение прямых и обратных связей в ее циркуляции и т.д. При современных потоках информации эффективное решение этих задач невозможно без использования средств вычислительной техники и новых информационных технологий.

Объектом изучения курсовой работы выступает деятельность современных организаций.

Предмет изучения – информационное обеспечение управления современных организаций.

Цель курсовой работы заключается в рассмотрении информационного обеспечения управления в современной организации.

В связи с поставленной целью были определены следующие задачи:

- рассмотреть понятия "информация", "информатизация", "информационные технологии" как составляющие суть информационного обеспечения управления;

- выявить роль информационного обеспечения в деятельности современных организаций;

- определить перспективы совершенствования информационного обеспечения управления.

Структуру курсовой работы составляют введение, основная часть, состоящая из 3 параграфов, заключение и список использованной литературы.

1. Определение понятия информационных технологий

Информация является одним из основных элементов социального управления. С позиции кибернетики как науки об общих принципах управления "процесс управления всегда и в любом случае сводится к передаче и обработке информации"

В общеупотребительном смысле под информацией понимается любое сообщение, содержащее какие-либо сведения о предметах, явлениях, событиях и т.д.

Значение информации в функционировании организации определяется как внешними, так и внутренними факторами.

Внешние факторы связаны с необходимостью повышения жизнеспособности общества, обеспечения его устойчивости. Для этого необходимо всесторонне учитывать информационные законы человеческой цивилизации и направлять стихийные потоки информации на организацию и созидание. В свою очередь решение созидательных задач невозможно без наличия достоверной информации обо всех процессах, происходящих в обществе, и свободы использования информации всеми заинтересованными общественно-политическими силами и рядовыми гражданами. Как заявлял основатель кибернетики Н.Винер, "действенно жить — это значит жить, располагая правильной информацией".

Внутренние факторы связаны с иерархическим построением организации, управленческим характером их деятельности, потребностью постоянной связи между субъектами и объектами управления, что и предопределяет значение информации в управлении. Отсутствие достоверной информации приводит к параличу всю систему управления. Она начинает работать вхолостую и в итоге умирает как организм, лишенный кислорода.

Все это свидетельствует об огромном значении информации в системе управления организацией.

Информатизация представляет собой организационный социально-экономический и научно-технический процесс создания оптимальных условий для удовлетворения информационных потребностей и реализации прав граждан, органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций, общественных объединений на основе формирования и использования информационных ресурсов.

Информационная технология – процесс, использующий совокупность методов и средств реализации операций сбора, регистрации, передачи, накопления и обработки информации на базе программно-аппаратного обеспечения для решения управленческих задач экономического объекта.

Основная цель автоматизированной технологии – получать посредством переработки первичных данных информацию нового качества, на основе которой вырабатываются оптимальные управленческие решения. Это достигается за счет интеграции информации, обеспечения ее актуальности и непротиворечивости, использования современных технических средств для внедрения и функционирования качественно новых форм информационной поддержки деятельности аппарата управления.

Информационная технология справляется с существенным увеличением объемов перерабатываемой информации и ведет к сокращению сроков ее обработки. Информационная технология является наиболее важной составляющей процесса использования информационных ресурсов в управлении. Автоматизированные информационные системы для информационной технологии – это основная среда, составляющими элементами которой являются средства и способы для преобразования данных. Информационная технология представляет собой процесс, состоящий из четко регламентированных правил выполнения операций над информацией, циркулирующей в информационной среде, и зависит от многих факторов, которые систематизируются по следующим классификационным признакам:

-         степень централизации технологического процесса;

-         тип предметной области;

-         степень охвата задач управления;

-         класс реализуемых технологических операций;

-         тип пользовательского интерфейса;

-         способ построения сети.

По степени централизации технологического процесса информационные технологии в системах управления делят на централизованные, децентрализованные и комбинированные технологии.

Централизованные технологии характеризуются тем, что обработка информации и решение основных функциональных задач экономического объекта производятся в центре обработки информационной технологии – центральном сервере, организованной на предприятии вычислительной сети либо в отраслевом или территориальном информационно-вычислительном центре.

Децентрализованные технологии основываются на локальном применении средств вычислительной техники, установленных на рабочих местах пользователей для решения конкретной задачи специалиста.

Комбинированные технологии характеризуются интеграцией процессов решения функциональных задач на местах с использованием совместных баз данных и концентрацией всей информации системы в автоматизированном банке данных.

Тип предметной области выделяет функциональные классы задач соответствующих предприятий и организаций, решение которых производится с использованием современной автоматизированной информационной технологии. К ним относятся задачи бухгалтерского учета и аудита, банковской сферы, страховой и налоговой деятельности и др.

По степени охвата автоматизированной информационной технологией задач управления выделяют автоматизированную обработку информации на базе использования средств вычислительной техники, автоматизацию функций управления, информационную технологию поддержки принятия решений, которые предусматривают использование экономико-математических методов, моделей и специализированных пакетов прикладных программ для аналитической работы и формирования прогнозов, составления бизнес-планов, обоснованных оценок и выводов по изучаемым процессам. К данной классификационной группе относятся также организация электронного офиса как программно-аппаратного комплекса для автоматизации и решения офисных задач, а также экспертная поддержка, основанная на использовании экспертных систем и баз знаний конкретной предметной области.

По классам реализуемых технологических операций информационные технологии рассматриваются в соответствии с решением задач прикладного характера и имеющимся прикладным программным обеспечением, таким, как текстовые и графические редакторы, табличные процессоры, системы управления базами данных, мультимедийные системы, гипертекстовые системы и др.

По типу пользовательского интерфейса автоматизированные информационные технологии подразделяются в зависимости от возможностей доступа пользователя к информационным, вычислительным и программным ресурсам, соответствующей используемой на экономическом объекте автоматизированной информационной технологии. Пакетная информационная технология не предоставляет возможности пользователю влиять на обработку данных, в то время как диалоговая технология позволяет ему взаимодействовать с вычислительными средствами в интерактивном режиме, оперативно получая информацию для принятия управленческих решений.

Интерфейс сетевой автоматизированной информационной технологии предоставляет пользователю телекоммуникационные средства доступа к территориально удаленным информационным и вычислительным ресурсам.

Способ построения сети зависит от требований управленческого аппарата к оперативности информационного обмена и управления всеми структурными подразделениями организации. Повышение запросов к оперативности информации в управлении экономическим объектом привело к созданию сетевых технологий, которые развиваются в соответствии с требованиями современных условий функционирования организации. Это влечет за собой организацию не только локальных вычислительных систем, но многоуровневых (иерархических) и распределенных информационных технологий в информационных системах организационного управления. Все они ориентированы на технологическое взаимодействие, которое организуется за счет средств передачи, обработки, накопления, хранения и защиты информации.

Информация и процессы информационного обеспечения, с нею связанные, в настоящее время становятся основным условием функционирования политико-административной системы и принятия решений на любом уровне. Подтверждением этому является появление и глубокое проникновение во все социальные институты, прежде всего в органы государственной власти, новых информационных технологий управления. "Новые" в данном случае означает принципиально отличающиеся от используемых ранее.

Информационные технологии – это система научных и инженерных знаний, а также методов и средств, которые используются для создания, сбора, передачи, хранения и обработки информации. Новые информационные технологии позволяют использовать при работе с информацией компьютерную технику и телекоммуникационные средства связи. Внедрение новых информационных технологий существенно изменяет содержание различных видов деятельности, прежде всего управленческой, повышает эффективность управления, выводит на новый, более высокий уровень информационное обеспечение процессов принятия решений органами государственной власти.

Применение новых информационных технологий позволяет выявить скрытые информационные структуры, представить слабо структурированные компоненты управления в семиотической (знаковой) форме, а при формировании управленческой информации – из потока данных исключить данные, не выполняющие вышеуказанные функции, а используемые исключительно вследствие стереотипов мышления и по традиции.

Государственная политика в сфере формирования информационных ресурсов и информатизации направлена на создание условий для эффективного и качественного информационного обеспечения решения стратегических и оперативных задач социального и экономического развития Российской Федерации.

Основными направлениями государственной политики в сфере информатизации являются:

-         обеспечение условий для развития и защиты всех форм собственности на информационные ресурсы;

-         формирование и защита государственных информационных ресурсов;

-         создание и развитие федеральных и региональных информационных систем и сетей, обеспечение их совместимости и взаимодействия в едином информационном пространстве Российской Федерации;

-         создание условий для качественного и эффективного информационного обеспечения граждан, органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций и общественных объединений на основе государственных информационных ресурсов;

-         обеспечение национальной безопасности в сфере информатизации, а также обеспечение реализации прав граждан, организаций в условиях информатизации;

-         содействие формированию рынка информационных ресурсов, услуг, информационных систем, технологий, средств их обеспечения;

-         формирование и осуществление единой научно-технической и промышленной политики в сфере информатизации с учетом современного мирового уровня развития информационных технологий;

-         поддержка проектов и программ информатизации;

-         создание и совершенствование системы привлечения инвестиций и механизма стимулирования разработки и реализации проектов информатизации;

-         развитие законодательства в сфере информационных процессов, информатизации и защиты информации.

2. Сущность информационно-аналитического обеспечения управления

Информационно-аналитическая система управления организации – это распределенная информационно-управленческая система, обеспечивающая сбор, обработку и представление информации, предназначенной для достоверного информационно-аналитического обеспечения принятия управленческих решений.

Существует так называемый "информационный барьер", при котором возможности традиционных (бумажных) приемов управления в социально-экономических системах оказываются исчерпанными. Пропускная способность человеческого мозга как преобразователя информации хотя и велика, но все-таки ограничена. Мощь и совокупный интеллект управленческого аппарата в настоящий момент обеспечиваются только на основе комплексной информатизации управленческого труда, при которой значительная часть информационных потоков замыкается вне человека - через ЭВМ.

Система информационного обеспечения управления организации должна учитывать специфику региона - отраслевую структуру производства, приоритетные направления развития экономики, наличие ресурсов, демографические и миграционные особенности региона. На территории региона осуществляют свою деятельность многочисленные организации. На современном этапе при их взаимодействии координируется информационно-аналитическая деятельность, создаются информационные ресурсы общего пользования, обеспечивается информационная безопасность, осуществляется информационный обмен. Если привести в пример органы государственной власти и местного самоуправления, то информационные потребности федерального и регионального уровня обычно находятся в различных плоскостях, поэтому важной задачей является оптимизация информационных связей, усилий и затрат на обеспечение сбора, обработки и предоставления информации.

Процесс управления в современной организации корректно рассматривать как сочетание следующих трех режимов принятия решений:

Стратегический уровень предполагает выявление проблемных областей в различных сферах деятельности организации, анализ и прогноз долгосрочных тенденций ее развития; анализ и прогноз общественно-политических тенденций и создание системы уравновешивания различных влияний внешней среды. На данном уровне генерируются методы решения проблем, разрабатываются концептуальные подходы, оптимизируются модели и сценарии развития организации.

На оперативном уровне производится мониторинг и анализ текущего состояния элементов социально-экономической и общественно-политической сфер, формируются планы реализации концепций, моделей и сценариев развития, осуществляется оперативный контроль и корректировка выполнения планов и проектов.

Чрезвычайное управление предполагает одновременно прогнозирование и предотвращение экстремальных ситуаций, создание сценариев их возникновения и развития, непрерывный мониторинг характеристик и показателей потенциально опасных природных, техногенных, социально-политических факторов и обеспечение организационно-технических вопросов осуществления управления в экстремальных условиях.

В зависимости от преобладающих механизмов подготовки решений можно также выделить в качестве возможных форм управления балансное, оптимизационное и политическое управление.

Балансное управление основано на поиске решений, при которых потребности для решения какой-либо задачи сбалансированы с реальными ресурсами, находящимися в ведении организации. При оптимизационном управлении решается задача выбора предпочтительного варианта действий или оптимального использования ресурсов. В отличие от балансной и оптимизационной форм управления, при которых используются расчетные алгоритмы или иные количественные методы для подготовки и принятия решения, политическое управление носит преимущественно волевой характер, отражая субъективные представления лица, принимающего решения.

Несмотря на множество реально работающих информационных систем управления в современных организациях, пока нет примеров исчерпывающего решения задачи интеграции всех информационных ресурсов территории, то есть создания поля данных, на котором можно было бы ставить и решать математически корректную оптимизационную задачу. Такое положение будет меняться в процессе развития и усиления значимости информационно-аналитической деятельности организации.

Сегодня эти процессы проявляются в функциональном (идет переход от автоматизации информационно-справочной деятельности к автоматизации аналитической обработки данных), технологическом (от централизации информации к распределенной системе хранения и аналитической обработки данных) и организационном аспектах (лица принимающие решения все чаще доверяют информационно-аналитическим технологиям).

Страницы: 1, 2