Использование оперограммы и функциограммы в оргпроектировании процессов

Использование оперограммы и функциограммы в оргпроектировании процессов

Использование оперограммы и функциограммы в оргпроектировании процессов

Содержание

Введение

1.          Порядок использования оперограмм и функциограмм

1.1 Определение места оперограммы и функциограммы в организационном проектировании

1.2 Общие требования к графическим моделям

2.          Использование оперограммы для моделирования технологии процессов

2.1 Описание состава и назначения оперограммы

2.2 Последовательность работ по составлению оперограммы

2.3 Трудоемкость как один из показателей оперограммы

3.          Функциограмма как модель функциональных структур

3.1 Функция как основа распределения обязанностей

3.2 Порядок составления функциограммы

Заключение

Список источников

Приложения

Введение

Тема данной работы использование оперограммы и функциограммы в организационном проектировании представляет собой возможность лучше изучить эти графические модели, понять теоретические правила и способы их практического применения.

Данная тема актуальна, поскольку современные методы оргпроектирования, создаваемые при помощи информационных технологий, основаны на тех же принципах, что и описанные в работе графические методы, поэтому исследование дает понимание тенденций их развития.

Целью работы является комплексное исследование порядка применения оперограммы и функциограммы в оргпроектировании процессов.

Исходя из поставленной цели, можно сформулировать следующие задачи:

Определить место данных моделей в оргпроектировании;

Классифицировать данные методы;

Разобрать ключевые понятия данной темы, выявить их взаимосвязь;

Изучить общие требования к построению графических моделей;

Проанализировать состав показателей этих графических моделей;

Проследить порядок их применения;

Определить роль данных методов в оргпроектировании процессов.

Объектом данной работы являются графические методы оргпроектирования. Предметом – оперограмма и функциограмма как графическое отображение процесса. При разработке темы использовались такие методы как анализ, синтез.

Данная тема представлена в источниках разного характера и времени. В литературе советского периода широко рассмотрена тема оргпроектных работ, в частности, в работе Качалиной Л.Н. "Научная организация управленческого труда - оргпроектирование". Именно советской практике характерна унификация и стандартизация любой деятельности, в том числе и делопроизводственной. В работе Качалиной подробно рассмотрена практика и теория научной организации труда, представлены последовательные и полные рекомендации по рационализации работы аппарата управления, документационное обслуживание, использования оргтехники на основе достижений науки управления, передового отечественного и зарубежного опыта включительно до 70-ого года XX века. В данной книге приведены и описаны применяемые методы проектирования. Но в связи с тем, что с момента опубликования прошло чуть менее 40 лет, многие вопросы, освещенные в ней не актуальны, но являются основой понимания существующих тенденций развития применяемых методов оргпроектирования. Но в по сути, многие положения, принципы, способы оргпроектных работ остались неизменны, поскольку механизм их не изменился. Особое влияние лишь оказали современные информационные технологии и опыт Европейских стран и США, в которые параллельно развивались методы рационализации любой деятельности фирм.

В более современной трактовке преподносятся данные графические методы в работе Солянкиной, Л.Н. "Исследование и проектирование системы управления документацией в организации", где функциограмма представлена как способ моделирования функциональных структур организации, а оперограмма - моделирования технологии управленческих процессов. Вообще, можно сказать, что Солянкина переработала, обновила и преобразовала опыт оргпроектирования, представив ряд статей, опубликованный в журнале "Делопроизводство".

Но в современной литературе встречается уже комплексный подход в проектировании, не выделяющий ряда традиционно сложившихся графических методов, и, конечно же, входящих в них, оперограмм и функциограмм. Популярен в применении процессный подход, применяемый в современной системе менеджмента качества, и выделяющий процесс как оптимальную единицу рационализации. В рамках такого подхода, с учетом влияния новых компьютерных технологий, разрабатываются программные продукты, направленные на реинжиниринг, фундаментальное переосмысление и радикальное перепроектирование бизнес-процессов для достижения существенных улучшений в ключевых для современного бизнеса показателях результативности. То есть, выделяется еще одна особенность, а именно, объектом рационализации предстают бизнес-процессы. Поэтому, по вопросам современного моделирования процессов представлена информация в контексте комплексного проектирования информационных систем управления в организации.

Первая глава данной работы посвящена исследованию места оперограммы и функциограммы в классификации методов оргпроектирования, анализу принципов применения данных графических методов, рассмотрению понятия процесс, определение их места в оргпроектировании и научной организации управленческого труда, тенденции их развития и описания.

Во второй главе непосредственно рассмотрен порядок применения оперограммы, принципы выделения процесса и операций для их документирования в виде оперограммы, рассмотрен показатели, включенные в состав этой графической модели – трудоемкость, исполнители, операции.

В третьей главе исследуется особенности функциограммы, порядок ее применения, основания для ее составления.

1. Порядок использования оперограмм и функциограмм

1.1 Определение места оперограммы и функциограммы в организационном проектировании

Понятия оперограмма и функциограмма используются, главным образом в области научной организации труда, оптимизации управленческих и иных процессов в организации. В данной работе объекты изучаются с точки зрения организационного проектирования. Для лучшего понимания необходимо привести некоторые толкования этих понятий. Определения даются с разных точек зрения и включают в себя сущность этих методов организационного проектирования.

Оперограмма - организационный документ, регламентирующий процесс обработки входящих или исходящих документов; таблица, строки которой предназначены для осуществляемых операций учета, регистрации, согласования и т.п., а колонки - для ответственных исполнителей.

Оперограмма (от лат. operatic - действие и греч. gramma – буква; англ. operogramme; нем. Operogramm.) - одна из разновидностей таблично-графического отображения последовательности управленческих и производственных операций, когда по горизонтали слева направо изображаются исполнители, по вертикали сверху вниз - последовательность операции.

Оперограмма — это графическое изображение процедуры, выполненное в виде таблицы, с левой стороны которой по вертикали формулируются операции процедуры, а вверху по горизонтали перечисляются исполнители этих операций.

Функциограмма (оргограмма) – это график распределения функций сотрудников, исходными данными для него являются должностные обязанности и результаты практических наблюдений.

Функциограмма - графическое отображение системы функций. По своим характеристикам является обобщенным изображением вовлечения конкретных исполнителей в процесс, которое отражается через непосредственное описание функций того или иного исполнителя.

Предложения по оптимизации появляются посредством простого логического анализа функциограммы. Становятся очевидными такие факторы как: дублирование операций, неэффективное распределение должностных обязанностей, неравномерная загрузка исполнителей и частая передача результатов из отдела в отдел.

Таким образом, можно назвать оба понятия графическими изображениями операций/функций. Во многих изданиях оперограмма и функциограмма представлены как методы организационного проектирования. Несмотря на это, от цели составления этих графических методов зависит их классификация. Оба метода на предпроектном этапе обследования и технического проектирования предназначены для разных целей. В начале, они представляют собой графическое изображение обобщенной информации об объекте исследования, являются методами анализа этих данных. То есть, являются моделями построения существующей системы операций/функций. Далее, они являются методами непосредственного моделирования новых систем, представление в графической форме рационализированных операций/функций.

Понятие процесс имеет множество значений. А в терминах международного стандарта процесс - совокупность взаимосвязанных или взаимодействующих видов деятельности, преобразующая "входы" в "выходы". Процесс - последовательность исполнения работ (функций, операций), направленных на создание результата, имеющего ценность для потребителя. Основой любого процесса является целенаправленность, взаимодействие и последовательность.

Целенаправленность - способность процесса достигать определенного результата (цели), обязательный элемент процессного подхода, основной критерий оценки для выбора процессов, показателей эффективности и оценки на их основе всех мероприятий по улучшению. Например, "Процесс продаж" может иметь целью продать, в соответствии с планом, определенный ассортимент продукции по требуемым ценам в необходимом объеме в названных регионах. Взаимодействие (интерфейс) - важная категория, определяющая, насколько соответствует результат, полученный участником процесса, потребностям потребителя этого результата.

Последовательность (поток) - представляет собой очередность действий, выполняемых в соответствии со всеми установленными условиями и определяющими направление дальнейшего движения. Правильно выстроенная последовательность позволяет избавиться от ненужных операций, сократить длительность и стоимость процесса, добиться улучшения качества результата

Предприятие в целом можно рассматривать как систему, потребляющую ресурсы на входе, преобразующую их внутри себя и выдающую на выходе товары (работы, услуги). Вся эта система представляет собой процесс, осуществление которого обеспечивает получение результата, позволяющего достичь целей организации, поэтому процессы рассматриваются комплексно при рационализации деятельности всей организации.

Методы, используемые в оргпроектировании, направлены на реинжиринг бизнес-процессов на предприятии, создание оптимальных и эффективных процессов. Реинжиниринг — это фундаментальное переосмысление и радикальное перепроектирование бизнес-процессов для достижения существенных улучшений в ключевых для современного бизнеса показателях результативности. Лишь использование методов в комплексе позволит смоделировать такой процесс, но каждый метод раскрывает определенный сектор рационализации, имеет свою специфику применения. Так, оперограмма стройно входит в систему процессного подхода, тогда как функциограмма является преимущественно производной от функционального подхода в проектировании организационных структур. И, как показывает практика, соединение двух концепций более эффективно.

По своему характеру оперограммы и функциограммы являются находками советской рационализации управленческого труда, основанной на научной организации труда. НОТ — это процесс рационализации труда, процесс совершенствования его организации. Осуществляется он путем внедрения новых достижений науки, техники и организационных мероприятий, способствующих достижению более высоких результатов труда при минимальных затратах и наиболее эффективных способах его приложения. Научная организация труда в сфере управления выражается в рационализации труда управленческих работников. Рационализация управленческого труда осуществляется в организационном и техническом ключе. Управленческий труд в основном характеризовался как работа с документами, поэтому направления рационализации управления рассматривались в рамках делопроизводства. Методику анализа делопроизводства разрабатывал в 60-х годах XX века Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела Главного архивного управления СССР, так же им выпущена Методическая программа исследования постановки делопроизводства в министерствах и центральных ведомствах. Таким образом, можно сказать, что в рекомендациях ВНИИДАД даны методы исследования организации при рационализации управленческого труда. Изучение документооборота, документирования, ДОУ является важнейшей частью оргпроектирования, в рамках которого используются графические методы для детальной и в то же время лаконичной фиксации наблюдаемых фактов, подлежащих последующему анализу.

В то же время, если рассматривать оперограмму при использовании в организационном проектировании, то эта графическая модель предстает не только для изображения операций с документами в рамках делопроизводства, но и для изображения операции выполняемых в рамках любого процесса, связанного с управлением организации. Так же и с функциограммой: она изображает не только функции структурных подразделений (должностей) при работе с документами, но и при участии в конкретном процессе, протекающем в организации. Поэтому сложность существующих процессов требует комплексного изучения в рамках оргпроектирования. Оргпроектирование – процесс разработки и внедрения проектов рационализации управленческого труда на основе требований организации труда в сфере управления и использование возможностей современной компьютерной и оргтехники с целью повышения эффективности труда управленческого персонала. В отдельности, изучаемые в данной работе графические методы являются составными частями комплекса документирования того или иного процесса. Они выполняют свою немаловажную роль в описании процесса, но всегда используются в комплексе с другими методами, возможно и отражающими аналогичные моменты, но представленные в иной форме. В первоначально разработанной форме эти графические методы уступают современным, которые в принципе основаны на них и включают в себя их принципы построения и концепции отбора информации и компонентов. Для построения современных графических моделей, описывающих процессы, используются те же критерии, но оформлены они и исполнены с применением новых компьютерных технологий. Это повышает актуальность их изучения. Поэтому тенденцией в развитии описания процессов является их интеграция с информационными технологиями. Так же характерна потребность в описании всех процессов организации, что выражается в понятиях бизнес-процессы и их моделирование. На сегодняшний день для создания модели деятельности компании целесообразно использовать специализированные системы бизнес-моделирования, позволяющие решать широкий круг задач: описание бизнес-процессов и организационной структуры, создание реестра документов компании, формирование отчетов и регламентных документов, в том числе и отчета по документообороту. Например, в системе бизнес-моделирования Business Studio описание бизнес-процессов и документооборота происходит одновременно. Если в рамках процесса происходит работа с документом (создание, изменение, использование), то документ указывается с помощью входящей или исходящей из функции стрелки, а исполнитель функции закрепляется автоматически при расположении функции в соответствующей дорожке на кросс-функциональной диаграмме.

Кросс-функциональная диаграмма — диаграмма, описывающая взаимодействие сотрудников в ходе выполнения одной процедуры.

Для каждой функции указывается нормативное время выполнения и периодичность. Таким образом, формируется необходимая информация для определения маршрута движения документа, автоматического формирования отчета по документообороту и закрепления функций по обработке документа в должностных инструкциях соответствующих сотрудников. Формы отчета по документообороту могут быть разными в соответствии с решаемыми задачами.

Такие графические модели и применяются лишь как составные части системы описания процессов, они нуждаются в пояснениях, выраженных в нотациях. Нотация (формат описания бизнес-процесса) — совокупность графических объектов, используемых в моделях, и правил по моделированию. Графическая нотация — это набор символов, используемых для визуального моделирования чего-либо (обычно системы, структуры или процесса).

1.2 Общие требования к графическим моделям

Любая графическая модель, как и оперограмма и функциограмма подчиняются требованиям, направленным, прежде всего, для актуальности в применении данных моделей, для упрощения формы донесения информации до ее потребителя. Поэтому необходимо выделить важные моменты в формулировке и построении данных моделей. Особое место занимает выделение конкретных этапов в построении модели объекта, что позволяет изучить технологию и структуру процесса его построения.

Этапы построения модели процесса:

1.Постановка задачи – степень детализации моделируемого процесса

2.Выбор критериев формализации – выделение существенных элементов, составляющих данный процесс

3.Создание модели

4.Проверка правильности модели

Графический метод моделирования – совокупность способов условного изображения какого-либо организационного или технологического явления.

Процесс составления любого графика, будь то оперограмма или функциограмма или иной другой, включает 3 этапа:

·                   Определение композиции графика, то есть той графической формы, которая будет в наибольшей степени отвечать содержанию моделируемого объекта;

·                   Составление графика – заполнение намеченной формы конкретными данными;

·                   Вычерчивание графика;

Требования к графическим моделям:

- график должен нести большую информационную нагрузку;

- сведения, представленные на графике, должны быть точными;

- форма графика должна соответствовать его назначению;

- график должен быть прост, ясен и понятен;

- количество линий и фигур на графике должно быть минимально;

- исполнение графика должно благоприятствовать его восприятию.

Построение графиков осуществляется по следующим принципам:

1.Принцип лаконичности. Графическое изображение должно содержать лишь те элементы, которые необходимы для сообщения существенной информации, точного понимания и значения или принятия не ниже некоторой допустимой величины оптимального решения.

2.Принцип обобщения и унификации. Не следует дробить информацию. Графическое изображение должно быть рационально обобщенным. В пределах всего комплекса графических средств представления информации символы, обозначающие одни и те же объекты или явления, должны быть обязательно унифицированы, то есть иметь единое графическое решение.

3.Принцип акцента на основных смысловых элементах. Наиболее существенные с точки зрения восприятия наблюдателем информации элементы следует выделять размерами, формой, цветом.

4.Принцип автономности. Части графического изображения, передающие относительно автономные сообщения, необходимо обособлять и четко отграничивать от других частей. Разбиение сложной графической информации на отдельные простые изображения значительно облегчает ее восприятие и понимание.

Страницы: 1, 2, 3