История развития документа и письменности

Глава 2. Понятие и значение документа в управленческой деятельности

Документ возник, прежде всего, как способ фиксирования информации для придания ей юридической силы (от латинского доказательство свидетельство). Документ – результат отображения фактов, событий, предметов, явлений объективной деятельности и мысленной деятельности человека. Он создает по средствам письма, графики, рисунков, фотографий, звука - и видеозаписи. Документ изготовляется на специальном материале (бумаге, фотопленки и т.п.). Чтобы документ имел юридическую силу, процесс его создания регламентируется и осуществляется по установленным правилам. Это подчеркнуто и в определении термина «документ» в законе об информации, информатизации и защите информации: «документированная информация (документ) – зафиксированная на материальном носителе информации с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Как носитель информации документ выступает в качестве неприметного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация является основанием для принятия управленческих решений, выступает как доказательство их исполнения и источник для обобщения, а также как материал для справочно-поисковой работы. В управленческой деятельности документ – это еще предмет и результат труда, так как принятое решение записывается, закрепляется в документе.

Все формы управленческой деятельности выражаются в соответствующих документах: планирование – в подготовке различных планов, учет – виде составления и обработки статистической, бухгалтерской и оперативно-технической документации; руководство – в издании распорядительных документов; инструктирование – в выпуске инструкции, методических указаний; контроль – в сборе сведений в письменном виде и т.д. Таким образом, документация, будучи тесно связанна со всеми формами управленческой деятельности, используется аппаратом управления в качестве сбора и средства реализации возложенных на его функции. Кроме того, документирование во многих случаях является обязательным, предписывается законом и актом государственного управления.

2.1 Особенности делопроизводства в России

Делопроизводство («вершение дел») в России прошло ряд этапов своего становления. Письменные документы, дошедшие до нашего времени, показывают, что уже в X в. в древнерусском государстве была определенная культура подготовки документов (договоры с Византией 911 и 945 гг., купчие грамоты и другое). Слово «дело» как собрание документов употреблялось уже в середине XVI в.

Первым к началу XVII в. в России сложилось приказное делопроизводство. Приказами в то время именовались органы государственной власти. Документы имели форму свитка, составляющего иногда в длину десятки и даже сотни метров.

При Петре I было введено коллежское делопроизводство, более прогрессивное по сравнению с приказным. Коллегиями назывались центральные учреждения, ведавшие отдельными отраслями государственного управления. В коллегиях были созданы канцелярии, введена должность секретаря, сложилась журнальная форма регистрации документов.

В начале XIX в. коллегии были заменены министерствами, коллегиальность в руководстве сменилось единоначалием. Сложилась исполнительное («министерское») делопроизводство. Появились бланки служебных документов, в каждом департаменте для хранения дел создавались архивы, началось внедрение механизации конторского труда.

В годы советской власти было разработано делопроизводство, характерное для централизованного (государственного) управления народным хозяйством. В практике делопроизводства был установлен единый порядок документирования, внедрены стандартные требования к форме и структуре документов. Установлен типовой состав информационных элементов документов (реквизитов). Была предпринята попытка внедрения Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД). В целях применения средств вычислительной техники в ряде отраслей осуществлялось освоение унифицированных систем документации, позволяющих одновременно использовать их и при традиционных методах обработки документов.

В настоящее время сложившаяся система делопроизводства в России развивается с учетом специфики рыночных отношений и массовой компьютеризации управления.

2.2 Столбовое (приказное) делопроизводство

На раннем этапе развития Древнерусского государства и в период феодальной раздробленности (до конца XV в.) государственных учреждений еще не существовало. Становлению учреждений еще не существовало. Становлению учреждений и системы делопроизводства в них предшествовал период возникновения и развития документирования, т.е. документационного оформления явлений частной и общественной жизни людей. Управленческие функции выполняли чаще всего отдельные должностные лица или органы, осуществляющие свою деятельность либо вообще без сотрудников, либо с очень ограниченным штатом чиновников. В этих условиях единая система еще не в полной мере была востребована самой системой управления.

Постепенное накопление традиции в сфере документирования вело к формированию круга профессиональных специалистов в области создания и обработки документов. Первоначально их состав пополнялся за счет церковных псаломщиков и дьяконов. Параллельно стали вырабатываться устойчивые образцы обращений и завершений в документах, формуляры, т.е. типовые устойчивые формы отдельных наиболее распространенных документов, которые и становились своеобразными «пособиями» по делопроизводству.

Устанавливаются приемы засвидетельствования документов и их составления. Документы начинают проходить написание – чернописи, редакции и беловика. Устанавливаются такие элементы, как скрепы, печати, мосты (подписи на склейках), элементы защиты информации от несанкционированного доступа на стадии ее хранения и использования.

С образованием централизованного государства, центром которого стало Московское княжество, начинает складываться и аппарат его государственного управления, необходимый хозяйственной и политической жизни любо государства. Одновременно на основе обычаев формируется и система документационного обеспечения этого аппарата.

Высшим государственным учреждением стала боярская дума, сложившаяся из эпизодически собиравшихся князем совещаний бояр и «Ближних людей» для решения вопросов государственного значения. В целом полномочия думы были неопределенны и безграничны.

«Офисы» того времени, называвшиеся приказными избами, или призами, формировались под практические потребности по разрешению отдельных вопросов государственного управления. Именно поэтому период становления и развития государственного делопроизводства принято называть приказным периодом – по названию первых государственных учреждений – приказов. Этот период охватывает время с XV по XVII в.

В делопроизводстве приказов использовалась достаточно древняя «столбовая техника делопроизводства» - собирался свиток из подклеенных друг к другу листов – столбец, столбик. Составленные части столбца назывались «поставами», так же или мостами назывались и сами места склейки листов. Столбец мог быть и одним многостраничным документом, а мог включать совокупность документов по какому-либо признаку – географическому, корреспондентскому, вопросному.

Процедура подготовки документов в приказном делопроизводстве включала следующие основные этапы:

1)  Поступления документа на рассмотрения;

2)  Подготовка дела к «докладу»;

3)  Рассмотрение и решение дела;

4)  Оформление документа, содержащего решение.

Видовой состав документов приказного делопроизводства не был особенно разнообразным, все существовавшие в тот период документы группируются в несколько основных видов: грамоты, приговоры, наказы, доклады, памяти, оттиски, челобитные. Однако внутри каждого вида существовало множество разновидностей. Таким образом, история делопроизводства в XVI - XVII вв. показывает, что связи с созданием системы центральных и местных учреждений образуется и система делопроизводства, складываются кадры служащих, поваляются устойчивые формы документов, приемы их составления, хранения и учета.

2.3 Коллежское делопроизводство

Отсутствие в приказном делопроизводстве установленного законом единообразного порядка, точных форм письменных документов, конкретных сроков их исполнения, громадной число учреждений, запутанность их взаимоотношений между собой и в управлении территориями побудили правительство искать новые формы государственного устройства.

После переработки иностранных (шведских) образцов появляются учреждения нового типа и нормативное обеспечение, точно определяющие их состав, организацию, компетенцию и делопроизводство. Прежние учреждения – приказы – были заменены коллегиями, канцеляриями, конторами, ратушами.

Первоначально каждая коллегия руководствовалась своим регламентом, затем законодательной основой реформы стал «Генеральный регламент», утвержденный Петром I в 1720г. «Генеральный регламент» ввел систему делопроизводства, получившую название коллежской по названию типа учреждений. Доминирующее значение в этих учреждениях получил коллективный способ принятия решений присутствием коллегии.

Следует отметить особенность регистрации документов в коллежной системе делопроизводства, которая заключалась в том, что регистрация сопровождала документы в течение всего процесса производства дела, а после – и в архиве. Все пакеты, адресованные в адрес коллегии, сдавались дежурному чиновнику, который расписывался в получении и, не распечатывая, передавал в присутствие.

В коллежском делопроизводстве существенные изменения претерпевают формы документов. Для многих их них разрабатываются «генеральные формуляры» - образцы, по которым следовало их составлять. Также в коллежском делопроизводстве из текста выделяется и становится самостоятельным элементом формуляра документа дата, во многих документах она пишется теперь под текстом с левой стороны листа: Сентября 16 дня 1746 года». Сама дата с того же 1700 г. переведена на летоисчисление не от Сотворения мира, а на 5508 лет позже, от Рождества Христова.

В делопроизводстве появились совершенно новые названия документов: векселя, облигации, рапорты, журналы, протоколы, корреспонденция и др. Между собой коллегии переписывались промемориями, в подведомственные места направляли указы, получая от них рапорты.

В целом делопроизводство коллегий характеризуется значительным увеличением письменной работы и формальностей. Однако даже значительно увеличенные по сравнению с приказами штаты канцелярских чиновников не в силах были справляться с обилием дел.

XVII в. в развитии делопроизводства – это усиление на законодательном уровне регламентации всех сторон деятельности канцелярии и учреждения в целом, формирование и закрепление общих административных начал деятельности учреждений, их структуры и штатной численности.

2.4 Исполнительное делопроизводство

«Общее учреждение министерств» от 25 июня 1811 г. стало основным законодательным актом, определившим организацию и порядок работы центральных учреждений более чем на век. Он четко установил «предмет ведения государственных дел» министерств. Им были определены единообразная структура министерств, порядок их взаимоотношений в другими учреждениями.

Министерство возглавляет министр, а в его отсутствие – единственный заместитель (товарищ министра). Министры и товарищи министров назначались императором и были ответственны только перед ним.

Рабочий аппарат министров состоял из департаментов. Они делились на отделения, отделения – на столы. В каждом департаменте также создавался совещательный орган из директора департамента и начальников отделений – общее присутствие.

Получили окончательное и единообразное устройство канцелярии как специальные подразделения, где было сосредоточенно все «письмоводство» (т.е. делопроизводство).

«Общим учреждением министерств» устанавливался единообразный порядок «производства дел» во всех учреждениях и их структурных подразделениях. Весь процесс делопроизводства стал подразделяться на следующие этапы:

1)                порядок вступления дел;

2)                движение их, или собственное так называемое производство;

3)                отправление дел;

4)                ревизия;

5)                отчеты.

Таким образом, были выделены основные этапы работы с документами: организация приема документов, направление на исполнение и исполнение, регистрация документов и контроль за их исполнением, отправка документов.

В исполнительном делопроизводстве сложился и определенный порядок составления документов. Во многом он также регламентировался законодательством.

До 60-х гг. XIXв. был распространен коллежский порядок составления документов. Он особенно строго соблюдался (и соблюдается сейчас) в судебных учреждениях. Коллежский порядок документирования заключается в том, что в начале документа повторяется вся предыстория вопроса. Позже этот порядок был заменен составлением справки, в которой давались краткие извлечения из всех документов с указанием их даты и номера. Такая справка получила название экстракта.

Законами устанавливались определенные правила составления всех разновидностей документов. В документе выделялись: заглавие, содержание, или «расположение обстоятельств дела», подпись, скрепа, особенные пометки, бланковые и конвертные надписи. Каждая часть должна была быть соответствующим образом оформлена.

В XIX в. Документы стали изготавливаться на бланках. Бланком назывался лист, в левом верхнем углу которого делались «бланковые записи»: наименование ведомства, учреждения, структурной части учреждения, от которой исходил документ, дата отправления документа, номер его по журналу исходящих документов, заголовок к документу. Бланки вначале были рукописными, а вскоре их сменили типографские бланки и штампы с бланковыми записями.

В исполнительном делопроизводстве особым этапом объявлялась ревизия дел, т.е. проверка исполнения документа.

В исполнительном делопроизводстве устанавливается более четкая организация хранения документов. Основным признаком группировки документов в дела оставался предметно-вопросный; корреспондентский и географический признаки применялись при оформлении дел с перепиской. По номинальному и авторскому признакам группировались внутренние документы.

2.5 Делопроизводство в России в XX в

Современные российские технологии документационного обеспечения управления развивались постепенно, уходя корнями в традиции предшествующих периодов.

После октябрьского переворота 1917г. для работы в учреждениях были привлечены профессиональные революционеры, рабочие, солдаты и прочие не имеющие специального образования кадры. Уровень документационного обеспечения понизился, а любая власть объективно нуждается в укреплении и упорядочении своего положения. Она не может стабильно существовать в условиях беспорядочного управления с неподготовленными сотрудниками аппарат управления. Необходимо было упорядочить процессы документирования.

Для этого стали использовать опыт работы предшественников, ведь рядом с новыми руководителями на своих рабочих местах оставались и многие царские чиновники. Так, при создании «Положения о письмоводстве и делопроизводстве» за основу был принят аналогичный по наименованию и содержанию документ военного ведомства 1911г. изменения в проекте были незначительными: исключение устаревших канцелярских шаблонов при составлении текстов документов, рекомендации по уменьшению форматов бумаги в целях ее экономии и т.п., но работа не была доведена до конца.

Для улучшения качества оформления документов 2 марта 1918 г. было принято постановление « О форме бланков государственных учреждений». В нем перечислялись обязательные реквизиты бланков документов, много внимания уделялось упрощению и рационализации делопроизводства 8 декабря 1918 г. было издано постановление «О точном и быстром исполнении распоряжений центральной власти и устранения канцелярской волокиты».

Интересные и перспективные разработки проблем делопроизводства велись также в Государственном институте техники управления (1926г.). изучение вопросов приходило по следующим основным направлениям:

1) документооборот учреждений и методы его оптимизации;

2) способы регистрации документов, выработка рациональных методов учета документации;

3) контроль исполнения документов;

4) хранение документов.

Предлагаемая новая система делопроизводства основывалась на общих принципах, во многом актуально звучащих и сегодня:

5)                организация делопроизводства должна быть единой для всего учреждения;

6)                регистрация документов должна быть однократной и производиться в самой упрощенной форме;

7)                отказ, где возможно, от регистрации вообще;

8)                число инстанций, через которые проходит каждый документ, сокращается до минимума;

9)                справочная работа обеспечивается с наименьшей затратой времени;

контроль исполнения документов должен быть проверкой по существу, не носить формальный характер;

10)            наблюдение, руководство и ответственность за постановку делопроизводства возлагается на определенное лицо.

В 1928г. Государственным институтом техники управления совместно с архивной службой были изданы «Правила постановки архивной части делопроизводства в государственных, профессиональных и кооперативных учреждениях и предприятиях РСФСР», в которых давались рекомендации по составлению перечней документов и дел, циркулирующих в учреждениях, и правила их уничтожения (для документов с истекшими сроками хранения).

В 1931 г. был издан проект «Общих правил документации и документооборота». В нем был аккумулирован передовой практический опыт, накопленный к тому времени различными ведомствами и организациями, обобщены исследования отечественных и зарубежных ученых.

В 1963г. архивная служба выпустила «Основные правила постановки документальной части делопроизводства и работы архивов учреждений, организаций, предприятий СССР», которые на протяжении многих лет были руководящим материалом (единственным), способствовали упорядочению деятельности служб документации и архивов.

В 1966г. в рамках архивной службы был учрежден Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД), которому поручалась разработка Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД). В подготовке проекта «Основных положений» ЕГСД приняли участие: НИИ труда, ВНИИ оргтехника. Институт государства и права Академии наук СССР, ВНИИ стандартизации. В 1973 г. «Основные положения! ЕГСД были одобрены Госкомитетом СССР по науке и технике и рекомендованы министерствам, ведомствам и организациям для использования.

Утвержденная в 1988 г. начальником Главного архивного управления «Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ). Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения» до настоящего времени остается основным нормативным документом по организации делопроизводства нашей стране. Необходимо отметить, что при неоднократных переизданиях ГСДОУ редактировалась, актуализировалась, из нее изымались и добавлялись отдельные положения.

В конце 1980-х гг. государственным стандартом вводится технология централизованного контроля за составом создаваемых документов путем их внесения в табель форм, утверждаемый руководителем организации (министерства, ведомства), но ее практическое применение пока не тало повсеместным. Таким образом, традиционная всероссийская технология процессов документационного обеспечения управления с XVIII в. Имеет следующие особенности:

11)            четко выраженный вертикальный характер движения документов (руководитель – исполнитель- руководитель) внутри организации;

12)            отслеживание всего комплекса работ с документами в регистрационных журналах или машинописных картотеках, куда заносятся все сведения о документах, их перемещениях, резолюциях начальства, контроле сроков исполнения, отчетах и т.п.;

13)             ведение централизованных регистрационно-контрольных и отчетных массивов (файлов, картотек или журналов);

14)            для обеспечения единого порядка обработки документов предусматривается создание специализированных служб: управлений делами, секретариатов, канцелярий;

15)            относительно небольшое разнообразие процессов делопроизводства и документооборота, их высокая степень стандартизации;

16)            основы технологии документационного обеспечения управления закреплены в государственных нормативно-методических документах.

Основная проблема данной технологии – централизованное оперативное отслеживание движения документов, поскольку эта технологи требует как получения своевременной информации, так и ведения объемных регистрационно-контрольных карточек. При этом делопроизводство фактически отделено от работы с самими документами: руководители и исполнители работают непосредственно с документами (или их копиями), а делопроизводительный персонал отслеживает их действия с помощью регистрационных и контрольных карточек.

Заключение

«…Книги наставляют и научают нас пути покаяния, ибо мудрость обретаем и воздержание в словах книжных.

Это – реки, наполняющие вселенную, это – источник мудрости, в книгах ведь неизмеримая глубина; ими мы в печали утишаемся, они – узда воздержания».

«Повесть временных лет» летописец Нестор.

В заключение данной работы хотелось бы отметить, что письменность это не только источник общения для человека, но также источник познания истории прошлого, способ получения знаний, умений и успехов. Примером успеха являются такие знаменитые поэты и писатели как А.С. Пушкин, И.С. Тургенев, Н.А. Некрасов, Л.Н.Толстой и многие другие.

В исследовательской работе были рассмотрены такие понятия как «документ», «письменность», а также даны основные профессиональные определения.

В курсовой работе рассмотрены условия, в которых возникала письменность, и появлялся документ. Определенны факторы, благодаря которым возникла письменность и развевалась, а также особенности развития документа, его характерные черты и отличия от данного современного документа.

В работе также были представлены таблицы подтверждающие древность письма, а также примеры древнего алфавита и т.д. Данные сведения позволяют восстановить картину прошлых времен, проанализировать развитие письменности.

Список используемой литературы

1.         ГОСТ Р 6.30 – 2003. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению и содержание стандартов. - М.: Госстандарт, 2003.

2.         Арасланова В.А., Фарнина Т.С. Методические указания по написанию курсовой работы для студентов специальности 0611 «Документационное обеспечение управления и архивоведение». – Улан-Удэ: издательство ВСГТУ, 2005 – 20с. (Усть-Илимский филиал)

3.         Басаков М.И. Делопроизводство – изд. 3-е, доп. И перераб.- Ростов н/Д: Феникс 2006. – 192с.- (зачетный экзамен)

4.         Кирсанова М.В. Делопроизводство на малом предприятии: ( Учебно-практ. пособие) / М.В. Кирсанова, Ю.М. Аксенов, В.Н. Колесников. – М.: Омега-Л, 2006 – 248с.

5.         Култорология, История мировой культуры: под редакцией проф. А.Н. Марковой - М.: ЮНИТИ, 1998

6.          Красноречие Древней Руси (XI – XVII вв.): Т.В. Черторицкий - М, - Сов. Россия 1987.

7.         Муравьев А.В., Плугин В.А. Сборник, документов для практических занятий по источниковедению истории СССР, под редакцией И.Д. Ковальченко – М.: высшая школа 1980

8.         Орлов А.С., Георгиев В.А., Гиоргиева Н.Г., Сивохина Т.А. Хрестоматия по истории России с древнейших времен до н.э.. Учебное пособие – М. «Проспект», 1999

9.         Панасенко Ю.А. Делопроизводство: документационное обеспечение управления: Учеб. пособие. – М.: Издательство РИОР, 2005. – 93с.

10.     Скворцова Е.М. Теория и история культуры, учебник для вузов. – М.: Юнити, 1999 – 406с.

Приложение

Пример древнерусского письма 1700 г.

Страницы: 1, 2