История создания и научная деятельность Всесоюзного научно-исследовательского института документоведения и архивоведения
·
социально-бытовым,
жилищным, деятельности общественных организаций.
В перечнях для негосударственных организаций особо акцентируется
внимание на документах, содержащих сведения о «коммерческой тайне»
В 2000 г. вышел новый типовой перечень: «Перечень типовых
управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием
сроков хранения», который явился логическим продолжением типового перечня
документов 1989 года.
Само название нового типового перечня указывает на то, что он
включает однотипные документы, образующиеся в организациях независимо от их
назначения, уровня и масштаба деятельности, и даже форм собственности, т.е. действие
нового типового перечня, распространяется и на документы негосударственных
организаций.
Новый типовой перечень необходим в качестве основного нормативного
пособия, в первую очередь при подготовке номенклатур дел и формировании дел в
делопроизводстве, а также при определении сроков хранения и отборе документов
на постоянное (вечное) хранение.
Для сроков хранения в новом типовом перечне отведена лишь одна
графа. Но пользуются перечнем все учреждения: источники и не источники
комплектования.
Учреждения – источники комплектования (или
потенциальные источники комплектования – негосударственные организации) без
изменений используют те сроки хранения, которые указаны в сроках хранения
документов.
Государственные или муниципальные учреждения, не являющиеся источниками
комплектования, вместо срока хранения Постоянно используют срок хранения «10
лет», т.е. сами преобразуют указанный срок хранения.
Более того, в данном случае негосударственным учреждениям
рекомендовано документы хранить не менее 10-ти лет. Дальнейший срок хранения
документов определяет организация в соответствии с действующим
законодательством и необходимостью практического использования документов. Но это
правило распространяется не на все документы.
Есть целые комплексы документов, которые необходимо хранить во
всех организациях, не являющихся источником комплектования – государственных,
муниципальных, негосударственных – до момента их ликвидации. Это такие
документы, как приказы по основной деятельности, бюллетени голосования, уставы
и положения, учредительные документы и документы по регистрации, а также другие
документы, нормативно-правового, имущественно-хозяйственного характера,
перечень которых дан в п. 2.4.2. указаний по применению перечня.
Особо следует обратить внимание на существенное изменение сроков
хранения документов по личному составу в учреждениях всех форм собственности.
Ранее в перечне (1989 г.) срок хранения этих дел определялся 75
л-в или 75 л-в ЭШС (возраст лица на момент его увольнения из организации), хотя
в практической деятельности использовали срок 75 лет. В новом типовом перечне
срок хранения личных дел и большинства документов по личному составу определен
75 лет ЭПК. При этом следует помнить, что в стране существует запретная дата,
которой является 1945 год. Это означает, что документы, образовавшиеся до этого
срока нельзя уничтожать без согласования с ЭПК, а для местных дел, отложившихся
до 1945 года, практически устанавливается срок хранения «Постоянно».
Необходимо обратить внимание и на отметку ЭПК рядом с определенным
сроком хранения, которая означает, что указанная документация в организациях
государственного типа, возможно, будет иметь срок хранения «Постоянно», что
решается после ее изучения и по согласованию с экспертно-проверочной комиссией
государственного или муниципального архива.
В организациях негосударственного типа отметка верна лишь в том
случае, если данная организация заключила договор с архивным учреждением на
передачу документов. Если негосударственная организация «не контактирует» с
архивным учреждением, то вопрос о сроках хранения таких документов (срок
хранения которых по перечню указан с отметкой ЭПК) решается экспертной
комиссией (ЭК) самой организации.
В 2000 г. вышел в свет новый, не имеющий аналогов, «Примерный
перечень документов, образующихся в деятельности кредитных организаций, с
указанием сроков хранения». В его составе отражены документы по организационным
вопросам управления, экономическому прогнозированию и кредитованию, кассовым
операциям и инкассации, операциям с ценными бумагами и внешнеэкономической
деятельности, бухгалтерскому учету и отчетности, автоматизации банковских работ
и другие.
Данный перечень направлен на рационализацию организации документов
в делопроизводстве, обеспечение сохранности, отбор документов на постоянное
(вечное) хранение, установление конкретных сроков хранения документов, а также
защиту законных интересов кредиторов, вкладчиков, клиентов кредитных
организаций.
Особо следует отметить, что применение этого перечня является
обязательным для кредитных организаций, заключивших договор с архивным
учреждением системы Федеральной архивной службы.
Несколько слов следует сказать о ведомственных перечнях и
перечнях, разработанных архивными учреждениями субъектов Федерации. В регионах
России в 1990-е годы проводилась большая работа по созданию перечней для
различных категорий фондообразователей. При этом приоритет принадлежит перечням
для вновь созданных государственных учреждений, а также перечням для
негосударственных учреждений. Разработаны перечни и для общественных
организаций.
В современной системе перечней документов различают три типа:
·
с
указанием сроков хранения;
·
постоянного
хранения;
·
постоянного
и долговременного хранения.
Перечни документов могут быть следующих видов.
1.
Типовые
для всей системы учреждений.
Их назначение – унификация сроков хранения однородной типовой
документации, образующейся в деятельности всех учреждений, организаций и
предприятий, независимо от их ведомственной подчиненности и отраслевой
направленности.
Создание типовых перечней обусловлено тем, что во всех
учреждениях, организациях и на предприятиях формируются дела с приказами
руководства, с планами и отчетами, с документами по личному составу, с
бухгалтерской документацией, материалами общественных организаций. Все эти и
другие, так называемые типовые документы, выполняют одинаковые для всех
учреждений функции, а поэтому должны иметь и одинаковые сроки хранения.
2. Примерные для однородных организаций.
Они обычно разрабатываются для больших и сложных фондов, а также
для групп однородных фондов и являются своего рода методическими пособиями по
экспертизе ценности при научно-технической обработке документов фонда.
В примерных перечнях называются виды документов, подлежащих вечному
хранению и документы, подлежащие выделению к уничтожению, как не представляющие
научной, исторической, экономической ценности.
3. Ведомственные – по отдельным отраслям деятельности в рамках
государственной подведомственности.
Ведомственный перечень – это справочник о составе
и содержании документов учреждений, организаций и предприятий одного ведомства,
одной отраслевой системы. Он предусматривает максимально полный охват видов и
разновидностей документов, систематизированных в соответствии с основными функциями
и направлениями деятельности учреждений этого ведомства, с указанием сроков
хранения каждого вида документов.
Для того чтобы овладеть методикой определения сроков хранения
документов по перечням, следует тщательно изучить структуру перечня.
Любой перечень состоит из основной части и справочного аппарата.
Основная часть — описательные статьи — представляет собой
наименования видов и разновидностей документов с указанием сроков хранения и
вопросов деятельности учреждений, систематизированных в соответствии с
классификационной схемой и имеющих сквозную валовую нумерацию.
Каждая описательная статья в перечне включает в себя: порядковый
номер; наименование видов и разновидностей документов, иногда указывается автор
или корреспондент, вопрос или тема, для планов или отчетов – период
планирования или отчетности и др.; сроки хранения документов,
дифференцированные по звеньям перечня; примечания, уточняющие сроки хранения
документов. Иногда «Примечания» располагаются под строкой, что позволяет не
повторять одни и те же примечания на одной странице.
Справочный аппарат помогает ориентироваться в перечне,
пользоваться им при экспертизе документов и включает в себя титульный лист с
названием перечня и выходными данными, указания по применению перечня, список
сокращений, указатель видов документов.
Таким образом, перечни документов являются одновременно
инструментом экспертизы ценности для установления сроков хранения документов и
инструментом по комплектованию архивных учреждении.
С точки зрения типологии перечней приоритет принадлежит так
называемым «перечням для архивиста», то есть перечням документов постоянного
срока хранения. Разработка этой категории перечней вызвана необходимостью
сохранить наиболее ценные документы в эпоху реформ и социальных потрясений. Активно
развивается и такой вид перечней, как перечни документов для архивиста
ведомственного архива, то есть перечни документов постоянного и долговременного
хранения. Это объясняется возрастанием роли архивов организаций в обеспечении
сохранности документов как государственной, так и негосударственной частей
Архивного фонда Российской Федерации.
Заключение
Своеобразным итогом деятельности ВНИИДАД на первом этапе стало
включение в 1970 г. двух научных дисциплин – архивоведение и документоведение –
в номенклатуру научных специальностей.
Работами в сфере документоведения ВНИИДАД на этом этапе сумел
завоевать определенный авторитет в государственных учреждениях и организациях,
особенно ведавших вопросами совершенствования управления. В области
архивоведения несомненной заслугой института явилось внедрение в архивную
практику понятий, получивших наименование информационного подхода в
архивоведение, как результат синтеза традиционных архивоведческих и
источниковедческих представлений и понятий документалистики, информатики и
кибернетики. Немалую роль в этом сыграл существовавший тогда в институте
научно-теоретический семинар, генератором идей которого были К.И. Рудельсон,
В.Н. Автократов, Г.Г. Воробьев и др.
Коротко резюмируя итоги второго периода научной деятельности в
институте можно сделать вывод, что она в целом соответствовала существовавшей
советской административно-командной системе централизации архивного дела,
отвечала ее запросам в области унификации, стандартизации, организации
процессов работы с документами в делопроизводстве и архивов, в деле
научно-методического обеспечения архивной системе в области отбора, описания,
архивного поиска, методов публикации и бюджетной экономики архивного дела.
Рассматривая итоги третьего периода, где накапливается научный
потенциал для создания новой общероссийской системы управления документацией,
которая должна перейти на смену ЕГСДОУ, и комплекса обновленных стандартов на
документацию.
Эти и другие работы, созданные ВНИИДАД в последнее время,
подтверждают, что его научный потенциал соответствует потребностям архивных
учреждений системы Государственной архивной службы России и документационных
служб. Институт способен откликаться на сегодняшние требования на уровне
возможностей отраслевой науки. Но, очевидно, для научного учреждения сегодня
этого недостаточно. Необходимо развить творческие контакты всех научных сил,
которые сосредоточены в научных и учебных учреждениях Москвы и которым
небезразличны судьбы отечественного архивного дела.
Исходя из выше перечисленной информации по истории
делопроизводственных фондов XVIII в. Очевидно, что задача их полного охвата
системой справочников по их составу и содержанию, долго являвшаяся главной, к
настоящему моменту в целом разрешина. Конкретные направления совершенствования
этой системы могут быть бесконечно разработаны и едва ли поддаются точному
прогнозированию. Однако дальнейшее развитие научно-поискового аппарата пойдет
по линии соотнесения новых разработок с уже существующими и сохранения последних
от необоснованного забвения, а более пристальное внимание будет уделено
проблемам восстановления утраченной целостности документального наследия
высших, центральных и местных учреждений эпохи.
Так же важна и научно-методическая деятельность ВНИИДАД. Основной
нормотивно-методический документ, где раскрывается требования по ведению
делопроизводства и сохранности архивных документов, является «Основные правила
работы архивов организации», вышедший в свет в 2002 году взамен правил 1987
года.
Делая вывод, с точки зрения типологии перечней приоритет
принадлежит «перечням для архивиста», то есть перечням документов постоянного
срока хранения. Разработка этой категории перечней, вызвана необходимостью
сохранить, наиболее ценные документы в эпоху реформ и социальных потрясений.
Активно развивается и такой вид перечней, как перечни документа для архивиста
ведомственного архива, то есть перечни документов постоянного и долговременного
хранения. Это объясняется возрастанием роли архивов организаций в обеспечении
сохранности документов, как в государственной, так и негосударственной частей
Архивного фонда Российской Федерации.
Создание новой нормативно-методической базы экспертизы ценности
документов идет поэтапно – создание типовых перечней документов постоянного
хранения. Затем типовых перечней документов с указанием сроков хранения.
В планах научно-исследовательской работы (НИР) учреждений и
организаций федеральной архивной службы и организаций федеральной архивной
службы на 2002-2003 гг. предусмотрено новое направление – создание баз данных
для архивов организаций. В 2005 г. запланировано и осуществлено внедрение
ВНИИДАД программного комплекса «Архив организации». В плане отражена работа с
общеотраслевыми базами данных («Зарубежная архивная Россия».), разработка
общеотраслевого классификатора документной информации, создание аналитического
обзора по опыту публикации исторических документов на компакт-дисках (CD-ROM).
Реформирование в ВНИИДАД отразилось и на развитии архивного дела в
Омской области, министр министерства государственно-правового развития Бутаков
внес большой вклад в развитие архивного дела - реструктуризировал архивную
службу города Омска; построен новый исторический архив с учетом зарубежного
опыта сохранности документов.
Автором
курсовой работы в результате анализа деятельности ВНИИДАД были сделаны
следующие выводы:
1. Создана законодательная и нормативная
база архивоведения, документоведения, делопроизводства;
2. Разработаны критерии экспертизы
ценности документов по перечням;
3. Осуществляется повышение квалификации
специалистов архивов.
Список литературы
1.
Основные
правила работы государственных архивов Российской Федерации, 2002.
2.
Основные
правила работы архивов организаций, 2004.
3.
Типовая
инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти,
2006.
4.
Перечень
современных федеральных госархивов, 2004.
5.
Архивоведение:
Учебник для нач. проф. образования: Учеб. пособие для сред. проф. образования /
Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М. Бурова; под ред. В.П. Козлова. – М.:
ПрофОбр-Издат, 2002. – 272 с.
6.
Теория
и практика экспертизы ценности документов и комплектования государственных
архивов СССР / Труды ВНИИДАД. – Т. 4. – Ч. 1, 2. – М., 1974
7.
Жукова
М.П. Экспертиза ценности документов современных учреждений, предприятий,
организаций – Отечественные архивы, 2004. - № 5.
8.
Управленческие
документы постоянного срока хранения, образующиеся в деятельности
негосударственных коммерческих организаций (хозяйственных товариществ и
обществ, производственных кооперативов): Справочное пособие. – М.: ВНИИДАД,
1996, в ред. 2004 .
9.
Перечень
типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств,
ведомств и других учреждений, организаций, предприятий с указанием сроков
хранения. – М., 1989.
10. Перечень документов,
подлежащих приему в государственные архивы СССР. – М., 1973.
11. Архивоведческие аспекты в
делопроизводстве: Экспертиза ценных документов / Е.В. Алексеева, Л.П.
Афанасьева, Е.М. Бурова, Г.А. Осичкина // Секретарское дело. –2004. - № 1 (14).
12. Информационное
обеспечение деятельности архивных учреждений. – М., 2003
13. Организация использования
документов ГАФ СССР: Пособие для архивистов. – М., 1999.
14. Основные правила работы
государственных архивов СССР. М., 1984.
15. Основные правила работы
ведомственных архивов. – М., 2004.
Приложение
1
1929
год
|
«Перечень
документальных материалов денежно-материальной отчетности и второстепенного
значения»
|
1938
год
|
«Перечень
материалов денежно-материальной отчетности второстепенного значения и
материалов массового трафаретного характера, подлежащих выделению без
утверждения архивных органов»
|
1955
год
|
«Примерный
перечень типовых документальных материалов, хранящихся в районных (городских)
государственных архивах и образующихся в деятельности районных городских,
поселковых и сельских учреждений предприятий и организаций Союза ССР с
указанием сроков хранения материалов»
|
1956
год
|
«Примерный
перечень технических документальных материалов с указанием сроков и мест
хранения»
|
1957
год
|
«Перечень
типовых документальных материалов, образующихся в деятельности министерств,
других учреждений организации и предприятий, с указанием сроков хранения
материалов»
|
1965-1969
годы
|
4 выпуска «Перечня документальных материалов
подлежащих приему в государственные архивы СССР»
Вып. 1, Типовые категории документальных материалов
Вып. 2. Вопросы народного хозяйства
Вып. 3. Вопросы народного образования,
здравоохранения, социального обеспечения торговли и коммунального хозяйства
Вып.
4. Вопросы культуры
|
1973
год
|
Сводный
«Перечень документов, подлежащих приему в государственные архивы СССР»
|
1989
год
|
«Перечень
типовых документов образующихся в деятельности госкомитетов министерств
ведомств и других учреждении, организации предприятии с указанием сроков
хранения»
|
1999
год
|
«Перечень
современных федеральных госархивов»
|
[1] См. Приложение 1
Страницы: 1, 2, 3
|