Комплексный анализ управления внутренними и внешними коммуникациями предприятия и их влияние на внутренний климат в коллективе
Комплексный анализ управления внутренними и внешними коммуникациями предприятия и их влияние на внутренний климат в коллективе
Содержание
Введение
Глава 1.
Теоретические основы коммуникаций организации
1.1
Внутренние и внешние коммуникации в организации
1.2
Направления коммуникационной деятельности
Глава 2.
Анализ коммуникаций оао "Нефтяная компания "Лукойл"
2.1 Общая
информация о компании "Лукойл"
2.2 Внешние
коммуникации ОАО "Лукойл"
2.3
Внутренние коммуникации организации
Заключение
Список
использованных источников
Термин "коммуникация" является общим, и в переводе
с латинского "communicatio" означает делать общим,
связывать, общаться [1, с.87]. До конца 19 века коммуникация рассматривалась только
в инженерно-техническом значении, и только в 20 веке термин обрел социальное значение.
Сегодня насчитывается более 150 определений "коммуникация".
Под коммуникацией в широком смысле понимают общение, передачу
информации от человека к человеку. В организационном контексте понятие "коммуникация"
рассматривается как процесс (коммуникация - это общение людей: обмен идеями, мыслями,
намерениями, чувствами, информацией) и как объект (совокупность технических средств,
обеспечивающих процессы передачи информации).
Актуальность проблемы. В настоящее время данная проблема
является актуальной, так как хорошо налаженные коммуникации содействуют обеспечению
организационной эффективности. Если организация эффективна в области коммуникации,
она эффективна и во всех других видах деятельности. Коммуникации должны быть таковы,
чтобы руководство компании, фирмы имело объективную информацию в нужное время и
в удобной форме для принятия решений. Значит, в конечном счете, применительно к
задачам теории организации, наиважнейшим является коммуникационный процесс.
Коммуникация - это процесс общения и передачи информации между
людьми или их группами в виде устных и письменных сообщений, языка телодвижений
и параметров речи.
Коммуникации в организационном контексте включают взаимодействие
между людьми. Это процесс обмена информацией и передачи сведений между отдельными
людьми или их группами. Организационная коммуникация - это процесс, с помощью которого
руководители развивают систему предоставления информации большому числу людей и
отдельным индивидуумам внутри организации, а также институтам за ее пределами. Она
служит необходимым инструментом в координации деятельности подразделений организации,
позволяет получать необходимую информацию на всех уровнях управления.
Объектом исследования является ОАО "Нефтяная компания
"ЛУКОЙЛ". Предметом исследования является управление внутренними
и внешними коммуникациями в ОАО "ЛУКОЙЛ".
Цель курсовой работы - исследование управления внутренними
и внешними коммуникациями на примере ОАО "Нефтяная компании "ЛУКОЙЛ".
В соответствии с поставленной целью определены следующие задачи:
1
Изучить внутренние и внешние коммуникации организации;
2
Рассмотреть направления коммуникационной деятельности;
3
Проанализировать осуществление коммуникации в ОАО "ЛУКОЙЛ".
Гипотеза - правильное управление внешними и внутренними
коммуникациями организации благоприятно влияет на климат внутри коллектива, формирует
положительное мнение об организации и способствует увеличению ее паблицитного капитала.
Примененные методы исследования: анализ источников, исследование
сообщений, наблюдение.
Структура работы. Данная работа состоит из введения, двух
глав: теоретической (Теоретические основы коммуникаций организации) и практической
(Анализ коммуникаций ОАО Нефтяная компания "Лукойл"), заключения и списка
использованной литературы. В теоретической части рассмотрим различные теоретические
основы коммуникаций, их предназначение в управлении организацией. В практической
части приведен анализ коммуникаций в ОАО "Нефтяная компания "ЛУКОЙЛ".
Основной функцией всякой организации является решение проблем,
связанных с взаимодействием как с внешней, так и с внутренней средой. Внутренняя
среда организации является источником ее силы. Она заключает в себе тот потенциал,
который дает возможность организации существовать и выживать в определенном промежутке
времени. Но внутренняя среда может также быть источником проблем и даже гибели организации
в том случае, если она не обеспечивает необходимого функционирования организации.
К факторам, определяющим внутреннюю среду организации, исследователи относят такие
переменные, как структура организации, ее цели, задачи, технологии, люди. Внутреннюю
среду можно рассматривать как совокупность взаимодействующих структурообразующих
компонентов организации [15, с. 203].
Любая организация, даже "закрытого" типа, связана с
окружающим миром. Она не может существовать, не получая "извне" ресурсы
- информацию, энергию, сырье, которые после переработки возвращает в виде продуктов
своей деятельности обратно [17, с.382]. Организация окружена внешней средой, как
Земля окружена атмосферой. Но ресурсы внешней среды небезграничны. И на них претендуют
многие другие организации, находящиеся в той же среде. Поэтому всегда существует
возможность того, что организация не сможет получить нужные ресурсы из внешней среды.
Это может ослабить ее потенциал и привести ко многим негативным для организации
последствиям. Задача стратегического управления состоит в обеспечении такого взаимодействия
организации со средой, которое позволяло бы ей поддерживать ее потенциал на уровне,
необходимом для достижения ее целей, и тем самым давало бы ей возможность выживать
в долгосрочной перспективе [5, с.171].
Внешнюю среду организации можно определить как совокупность физических
и социальных факторов, внешних по отношению к системе, которые непосредственно принимаются
во внимание в процессе принятия организационных решений.
Целостность организации и ее открытость как системы обуславливают
разделение внутренней и внешней среды, зависимость организации от внешних факторов,
взаимодействие внутренней и внешней среды, различную степень воздействия параметров
внутренней и внешней среды и управления ими [3, с.303].
Так как организация создается людьми, то все ее элементы и связи
в той или иной мере имеют переменный характер. Структуры организации определяются
логическим и количественным соотношением элементов системы и уровней управления.
Управляемость организации определяется соотношением числа руководителей и подчиненных,
числом людей, которые подчиняются одному руководителю, а также взаимоотношением
времени принятия решений со временем перехода объектов управления в различные состояния,
в том числе и прогнозируемые [9, с.215].
Важнейшая часть и внутренней, и внешней среды организации - инфраструктура,
т.е. комплекс элементов и связей, обеспечивающих условия жизнедеятельности коллектива
организации и обслуживающих основные процессы производства и управления. К инфраструктуре
относят коммуникации и организационную культуру, в составе которых огромная роль
отводится людям, их знаниям, способностям и искусству взаимодействия [11, с.130].
Коммуникации - это и пути сообщения (воздушный, водный), и формы
передачи сообщений (устные, письменные), и каналы связи (телефон, радио и др.)
[1, с.94]. Но главное в данном процессе - не просто обмен информацией между двумя
и более людьми, а обмен смыслом, содержанием информации. Препятствий и помех для
правильной передачи смысла сообщений достаточно много и в каналах, и в среде. Даже
при личном общении существуют барьеры для ясной коммуникации (различия в восприятии,
внимании и др.). Коммуникации как связующие звенья в информационных процессах управления
являются необходимым условием самого управления.
Следует отметить, что очень важна роль человека в коммуникационных
процессах управления. Качество коммуникационных процессов во многом зависит от организационной
культуры организации [1, с.92]. Организационная культура представляет собой систему
норм и ценностей, которыми отличаются работники и в целом данная организация. Система
норм и ценностей отдельного человека находится в сложной зависимости от его индивидуальности
и личности и от установок и ценностей в организации. Все эти элементы в комплексе
определяют поведение работников и успешность деятельности организации.
Далее рассмотрим характеристику каждой среды организации.
Внутренняя среда
Система внутренних коммуникаций (СВК) - совокупность информационных
каналов, позволяющих передавать сведения делового, интеллектуального и эмоционального
содержания внутри организации между сотрудниками. При этом можно выделить в качестве
субъектов коммуникаций топ-менеджеров, линейных менеджеров и сотрудников специализированных
подразделений, осуществляющих работу с СВК в организации [25].
В идеале СВК в любой организации, независимо от рода ее деятельности,
должна отвечать следующим принципам:
·
открытости;
·
простоты и понятности;
·
регулярности;
·
достаточности;
·
комплексности;
·
достоверности;
·
своевременности.
Информация о внутренней среде фирмы необходима менеджеру, чтобы
определить внутренний потенциал, на который фирма может рассчитывать в конкурентной
борьбе для достижения поставленных целей. Анализ внутренней среды позволяет также
лучше уяснить цели и задачи организации. Помимо производства продукции, оказания
услуг, организация обеспечивает возможность существования своим работникам, создает
определенные условия для их жизнедеятельности.
Причинно-следственная связь между эффективностью СВК и результатами
деятельности организации подтверждается исследованиями, проведенными в среде сотрудников
западных компаний, 28 % из которых показали, что нужная им информация доходит до
них слишком поздно, а еще более половины (58% сотрудников) считают, что распространяемая
в компании информация не имеет отношения к профессиональной деятельности. Как следствие,
60% из опрошенных сотрудников хотят сменить работу. При этом для смены состава персонала
потребуются серьезные финансовые вложения как на подбор и определение уровня профессиональной
компетентности персонала, так и на адаптационный период. Для выхода новых сотрудников
на уровень "самоокупаемости" (когда экономический результат деятельности
нового сотрудника превысит вложенные в него инвестиции) понадобится от трех до девяти
месяцев [25].
Для создания позитивного имиджа компании на рынке необходимо
своевременно доводить необходимую информацию до сотрудников, что, как следствие,
даст возможность повысить общую управляемость компанией, повысить эффективность
работы, мотивацию персонала и оперативную деятельность на рынке, а также позволит
улучшить социально-психологический климат в коллективе.
Создание эффективной системы внутренних коммуникаций состоит
из семи основных этапов. Прежде всего, необходимо провести диагностику существующей
системы коммуникаций. Например, выяснить, проводятся ли собрания компании, есть
ли корпоративный интернет-портал, доска объявлений или доска почета, где расположены
фотографии сотрудников и перечень их достижений, понять, через кого и как быстро
распространяются слухи, проводятся ли в компании опросы мнений, анкетирование, внутрикорпоративное
обучение. Следующий этап - создание единого информационного пространства, разработка
политики и стандартов компании в области ВК, далее - внедрение этих стандартов,
укрепление лояльности персонала, затем - мониторинг работоспособности системы ВК,
оценка ее эффективности и принятие мер по ее улучшению, постановка новых задач в
области управления внутренними коммуникациями [25].
Внедрение системы внутренних коммуникаций призвано в конечном
итоге синтезировать теории управления, теории организации, психологии управления
и межличностного общения и собственно теории коммуникации. "Пробелы",
некомпетентность в одной из этих сфер влечет за собой тиражирование ошибок и малоэффективные
действия во всех других областях. Это относится не только к работе менеджеров, руководителей
всех уровней, но и к любому специалисту и так называемым "рядовым" служащим,
т.е. работникам, вовлеченным в процесс общения с другими людьми.
Как справедливо отмечают американские авторы В. Ховелл и П. Дипбой,
рано или поздно каждый человек становится перед выбором: "по-старинке"
придерживаться бюрократических, бездушных принципов работы или сделать "человеческий
фактор" главной осью своей деятельности. Второй путь требует от человека полной
самоотдачи, напряжения интеллекта, готовности к риску, к принятию нестандартных
решений и способности отвечать за чужие судьбы. Результаты такой работы способны
превзойти самые смелые ожидания [25].
Внешняя среда
Внешняя среда для организации, чьими целями является бизнес,
представляет сложную совокупность субъектов, систем и их взаимоотношений, как между
собой, так и с организацией. Эта совокупность может быть разделена на два сектора.
К первому, который является пространством деловой среды для бизнеса, относятся субъекты
и бизнес-системы, взаимодействующие с организацией, т.е. состоящие с ней в отношениях
или связях. Ко второму относятся те субъекты и системы, чья деятельность оказывает
какое-то влияние на бизнес-организации, но непосредственных коммуникаций между ними
нет.
Внешние коммуникации - это коммуникации с миром, находящимся
за пределами организации, это коммуникации между организацией и внешней средой.
Задача внешних коммуникаций - удовлетворить информационные потребности
организации, наладить связи с государственными органами, общественностью, поставщиками,
клиентами. С помощью внешних коммуникаций формируется и поддерживается имидж компании.
Структура субъектов, взаимодействующих с организацией, довольно
сложная и имеет следующий вид.
1
Связи и отношения организации, установленные с:
·
партнерами по бизнесу;
·
потребителями;
·
конкурентами;
·
операторами рыночной инфраструктуры;
·
инвесторами, аналитиками (финансовые связи).
2
Бизнес-системы:
·
рыночная инфраструктура;
·
национальные деловые традиции.
Внешнюю среду характеризует:
1
взаимосвязь факторов внешней среды - уровень силы, с которой изменение одного
фактора воздействует на другие факторы. Изменение какого-либо фактора окружения
может обуславливать изменение других.
коммуникация внутренняя внешняя коллектив
2
сложность внешней среды - число факторов, на которые организация обязана
реагировать, а также уровень вариативности каждого фактора;
3
подвижность среды - скорость, с которой происходят изменения в окружении
организации. Окружение современных организаций изменяется с нарастающей скоростью.
Подвижность внешнего окружения может быть выше для одних подразделений организации
и ниже для других. В высокоподвижной среде организация или подразделение должны
опираться на более разнообразную информацию, чтобы принимать эффективные решения;
4
неопределенность внешней среды - соотношение между количеством информации
о среде, которой располагает организация, и уверенностью в точности этой информации.
Чем неопределенней внешнее окружение, тем труднее принимать эффективные решения.
Таким образом, в любой организации анализ как внутренней, так
и внешней коммуникационной среды очень важен, так как внешняя и внутренняя среды
являются главными составляющей целостности организации.
Коммуникационная деятельность определяется как движение смыслов
в социальном пространстве. Коммуникационное действие - завершенная операция смыслового
взаимодействия, происходящая без смены участников коммуникации. Субъектами, вступившими
в коммуникацию, могут преследоваться три цели: во-первых, реципиент желает получить
от коммуниканта некоторые привлекательные для него смыслы; во-вторых, коммуникант
желает сообщить реципиенту некоторые смыслы, влияющие на поведение последнего; в-третьих,
и коммуникант, и реципиент заинтересованы во взаимодействии с целью обмена какими-то
смыслами. Соответственно возможны три формы коммуникационного действия.
Успешный менеджмент корпоративных коммуникаций предполагает наличие
продуманной коммуникационной политики. Некогда связи с общественностью осуществлялись
в основном посредством прессы и других СМИ. С развитием коммуникационного менеджмента,
общественность, на которую было направлено информационное воздействие через прессу,
и которая первоначально представлялась как некая однородная целевая группа, была
сегментирована по различным социальным и функциональным признакам. Выделение конкретных
сегментов позволяет эффективнее спланировать работу, достичь необходимой аудитории
с применением наиболее подходящих для определенного случая методов и инструментов
[12, с.121].
Страницы: 1, 2, 3
|