Контроль над документооборотом в администрации Вологодской области
Контроль над документооборотом в администрации Вологодской области
Оглавление |Введение . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . |3 |
|. . . . . . . . . . | |
|I. Контроль, как функция управления . . . . . . . . . . . . . . . . . .|5 |
|Сущность и содержание функции контроля . . . . . . . . . . |5 |
|1.2. Контроль исполнения документов как разновидность | |
|функции контроля. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . | |
|. . . . | |
|Принципы организации и контроля исполнения | |
|документов. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . | |
|. . . . . . | |
|II. Контроль документооборота, как форма своевременности | |
|исполнения документов . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .| |
|. . . | |
|2.1. Формы и методы контроля исполнения . . . . . . . . . . . . . .| |
|2.2. Организация контроля за исполнением документов . . . . . . | |
| Контроль за исполнением поручений по | |
|официальным документам . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . | |
|Контроль за исполнением постановлений губернатора | |
|Контроль за исполнением входящей корреспонденции | |
|Контроль за исполнением устных и письменных | |
|обращений граждан . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .| |
|. | |
|Повышение эффективности контроля за исполнением | |
|документов . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . | |
|. . . . . . . | |
|Пути повышения эффективности контроля за исполнением | |
|документов в аппарате администрации области . . . . . . . . | |
|Заключение . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .| |
|. . . . . . . . . | |
|Список использованной литературы . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .| |
|. | |
|Приложения . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .| |
|. . . . . . . . . | | Введение Российское государство на протяжении четырех столетий - огромный
сложный период отечественной истории - формировало и совершенствовало
контрольное дело. В державе всегда осознавалась необходимость строго
надзора не только ревизии прихода и расхода государственных средств, защиты
обиженных, но и за деятельностью администрации. Контроль не прерывал своего
существования в годы смут, войн и революционных потрясений. Сейчас в нашем обществе раздаются голоса, что с ликвидацией
административной системы можно ликвидировать или ослабить также и контроль.
Однако известно, что без контроля, т. е. обратной связи, замыкающей систему
управления в кольцо, невозможно длительное ее функционирование. В условиях
рыночной экономики контроль играет ключевую роль, а уж о слабом контроле не
может быть и речи. Особенно важное значение в настоящее время приобретает
осуществление действенного контроля исполнения в системе документооборота. Подготовить документ - это только одна из первых стадий руководства.
Проверка же исполнения - центральное звено в организационной деятельности
любого учреждения. Хорошо поставленный контроль исполнения вскрывает не
только недостатки, предупреждает ошибки, но и придает работе
государственного аппарата конкретность и оперативность. Контроль исполнения документов дает возможность анализировать
управленческую деятельность, сравнивать достигнутые результаты с
запланированными, своевременно выявлять недостатки, узкие места, нерешенные
проблемы и устранять их, учитывать и обобщать опыт, а главное принимать
меры по совершенствованию управленческих решений. При проверке исполнения документов можно сделать вывод, как
качественно выполняется намеченное мероприятие. Безусловно, контроль
исполнения - необходимый элемент руководства государством, именно здесь
вскрываются недостатки и нарушения в работе учреждений, выявляются причины,
порождающие негативные явления. Предметом рассмотрения данной дипломной работы является вопрос
контроля исполнения в системе документооборота. Целью дипломной работы является анализ выполнения контрольных функций
за организацией документооборота в аппарате администрации Вологодской
области и разработка мероприятий по совершенствованию форм и методов
контроля. В задачи работы входит следующее :
1. Рассмотреть сущность, содержание и виды контроля как одной из важнейших функций управления.
1. Рассмотреть и провести анализ выполнения контрольных функций за документооборотом в аппарате администрации области.
1. Разработать мероприятия по совершенствованию форм и методов контроля и провести экономическую оценку их эффективности. При подготовке дипломной работы использовались следующие методы :
монографический, аналитический, интервьюирования. Глава I. Контроль, как функция управления 1.1. Сущность и содержание функции контроля Слово «контроль», как и слово «власть» обычно рождает прежде всего
отрицательные эмоции. Для многих людей «контроль» означает прежде всего
какие-то ограничения, принуждения, отсутствие самостоятельности - в общем,
все то, что прямо противоположно нашим представлениям о свободе личности. Контроль относится к числу тех функций управления, сущность которых
понимается чаще всего неправильно. Ведь если контроль сводить просто к
неким ограничениям, исключающим возможность действий, наносящих вред
организации и заставляющих каждого вести себя строго дисциплинировано -
означает, упустить из виду основную задачу управления - достижение своих
целей. Существуют различные подходы к определению понятия «контроль».
Рассмотрим некоторые из них. По мнению авторов книги «Государственная
служба: теория и организация»1 контроль является одной из важных функций
управления, которая позволяет не только выявлять, но и предупреждать
отклонения, ошибки и недостатки, искать новые резервы и возможности. Контроль, как считает коллектив авторов книги «Общая теория
управления», это проверка качества управленческой деятельности посредством
сопоставления фактически достигнутого уровня промежуточных или конечных
результатов и уровня, установленного решениями, постановлениями, нормами
и другими нормативными документами 2 . Словарь-справочник менеджера дает такое определение контроля:
«Контроль - одна из важных функций управления, призванная обеспечивать
правильную оценку реальной ситуации тем самым создавать предпосылки для
внесения корректив в запланированные показатели развития как отдельных
подразделений, так и всей организации»1 . В отечественной и зарубежной литературе выделяют и другие аспекты
контроля. В частности, авторы книги «Основы менеджмента» рассматривают
контроль как процесс, обеспечивающий достижение целей органами власти и
управления, который необходим для обнаружения и разрешения возникающих
проблем раньше, чем они станут необратимыми.2 Толковый словарь русского
языка С. И. Ожегова трактует это понятие так : контроль - проверка, а также
постоянное наблюдение в целях проверки или надзора за работой.3 Таким образом, исходя из вышеперечисленного, контроль являясь одной из
важных функций управления, считается средством решения поставленных задач,
чертой стиля деятельности руководителя.
В системе управления контроль решает несколько задач :
во-первых, с помощью контроля можно заранее обнаружить факторы, которые
могут оказать существенное влияние на функционирование и развитие и,
подготовившись необходимым образом, своевременно на них отреагировать.
во-вторых, контроль помогает своевременно обнаружить неизбежные в
деятельности органа власти нарушения, изъяны, ошибки, промахи и оперативно
принять меры для их устранения.
в-третьих, результаты контроля служат основой оценки работы органа власти
за определенный период, эффективности и надежности системы управления 4. Для того, чтобы контроль мог выполнить свою истинную задачу - решение задач, стоящих перед органами власти, он должен осуществляться в соответствии с определенными принципами, а именно:
быть всеобъемлющим, то есть держать в поле зрения основные сферы
деятельности органа власти - внешнюю ситуацию и внутренние процессы,
протекающие в ней ;
иметь четкую стратегическую направленность, то есть отражать основные
приоритеты органа власти и поддерживать их ;
соответствовать контролируемому виду деятельности, то есть он должен
объективно измерять и оценивать то, что действительно важно, так как
неподходящий механизм контроля может скорее маскировать, а не собирать
критически важную информацию ;
быть гибким и приспосабливаться к происходящим изменениям ;
быть простым и экономичным.1 Основной процесс контроля, где бы он ни осуществлялся, и какова бы ни
была цель его проведения, может быть сведен к трем этапам :
1. Установление норм (стандартов).
1. Измерение соответствия выполнения этим нормам (сопоставление
фактических результатов с ожидаемыми).
1. Коррекция отклонения от норм и планов. Первый этап процесса контроля непосредственно связан с функцией
планирования. На этом этапе устанавливаются стандарты и критерии оценки
деятельности объекта управления, которые определяются при планировании.
Стандарты, используемые для контроля отражают в форме плановых заданий,
нормативов, показателей и выбираются из целей и стратегий развития объекта
управления и его основных областей. Второй этап состоит в сопоставлении фактически достигнутых
результатов функционирования объекта управления с установленными
стандартами. На этом этапе определяются интервалы допустимых отклонений от
установленных стандартов, измеряются фактически достигнутые результаты и
выявляются существенные отклонения, требующие принятия корректирующих мер. На третьем этапе анализируются причины возникновения отклонений и
выбирается один из трех вариантов поведения :
ничего не предпринимать ;
устранить отклонения, прежде чем они перерастут в крупные проблемы ;
пересмотреть стандарты, если это необходимо.1 В реальной действительности выделяются три основных вида
управленческого контроля :
предварительный ;
текущий контроль ;
заключительный контроль. По форме осуществления все виды контроля схожи, т. к. имеют одну цель
- способствовать тому, чтобы фактически получаемые результаты были как
можно ближе к требуемым, а различие между ними - только временем
существования. Предварительный контроль осуществляется фактически до начала работ, в
период подготовки решения и необходим прежде всего для учета человеческих и
финансовых ресурсов. Текущий контроль осуществляется непосредственно в ходе проведения
работ руководителями подразделений. Контроль не проводится буквально
одновременно с выполнением самой работы, он базируется на измерении
фактических результатов, полученных после проведения работы, направленной
на достижение целей. Текущий контроль обычно существует в двух формах :
стратегический и оперативный. Текущий стратегический контроль сводится к
сбору, обработке и оценке информации об уровне производительности труда,
внедрении и использовании достижений НТР, новых методов работы, технологий,
как в целом, так и в структурных подразделениях. Текущий оперативный
контроль ориентирован на текущую производственную и хозяйственную
деятельность, то есть соблюдение последовательности операций, норм времени
на их выполнение, качество труда. Заключительный контроль связан с оценкой выполнения планов и
составлением новых, а также предполагает всесторонний анализ не только
конкретных результатов деятельности за истекший период, но и сильных и
слабых ее сторон. Хотя заключительный контроль осуществляется слишком
поздно, чтобы отреагировать на проблемы в момент их возникновения, он имеет
две важные функции :
Заключительный контроль дает руководству информацию, необходимую для
планирования в случае, если аналогичные работы предполагается проводить в
будущем, а также получить информацию о возникших проблемах и сформулировать
новые планы так, чтобы избежать этих проблем в будущем.
Заключительный контроль способствует мотивации, т.е. руководитель связывает
мотивационные вознаграждения с достижением определенного уровня
результативности.1 2. Контроль исполнения документов, как разновидность функции контроля Контроль играет важную роль и в системе делопроизводства. Контроль
исполнения документов обеспечивает своевременное и качественное решение
содержащихся в документе вопросов, охват всех контролируемых документов.
Составной частью контроля исполнения является исполнение документов, в
которых отражается многогранная деятельность органов государственной власти
и государственного управления. Контроль исполнения - это непосредственная проверка и регулирование
хода исполнения приказа или распоряжения, учет и анализ результатов
исполнения контролируемых документов в установленные сроки.1 Контроль исполнения документов охватывает три группы вопросов :
контроль исполнения документов по существу содержащихся в них заданий или
поручений. Такой контроль предполагает оценку документа в целом, то есть
насколько правильно и полно решен вопрос. Такую оценку делает руководитель,
либо по его поручению - помощник. Если руководитель удовлетворен решением
проблемы - документ подписывается, если же не удовлетворен, то
дополнительно прорабатываются неясные моменты и документ проходит повторное
согласование. Контроль по существу содержания входит в обязательные
должностные обязанности не только руководителей всех рангов, но и,
при большом объеме
контрольных документов, специального контрольного подразделения.;
контроль за соответствием документов формам составления и требованиям
ГОСТов. Такой контроль может осуществлять помощник,
специальная контрольная служба или технический работник делопроизводства. Суть этого контроля сводится к проверке правильности оформления документа, наличия определенного бланка, полноты реквизитов, наличия всевозможных сопутствующих материалов.
контроль исполнения документов в указанные сроки. Для подавляющего
большинства документов устанавливаются сроки их исполнения, которые
регламентируются законами и другими нормативными актами, на основе Единой
государственной системы делопроизводства и инструкции по документационному
обеспечению (делопроизводству) в администрации области.1 Сроки исполнения подразделяются на типовые и индивидуальные. Типовые
сроки установлены законодательными и другими актами для таких документов,
как 2 :
предложения, заявления и жалобы граждан - в срок до 1 месяца со дня
поступления, не требующие дополнительного изучения и проверки -
безотлагательно, но не позднее 15 дней ;
заявления и жалобы военнослужащих и членов их семей - не позднее 7 дней со
дня поступления ;
запрос депутата Государственной Думы и члена Совета Федерации Федерального
Собрания РФ - в срок до 20 дней ;
Поручения Президента РФ и Правительства РФ - в срок, указанный в поручении,
либо в месячный срок со дня его подписания, с пометкой «срочно» - в 3-дневный срок, требующие дополнительного изучения - - в 10-дневный срок ;
письма предприятий и учреждений - 30 дней ;
приказы и указания министров во исполнение документов Правительства РФ -
согласно указанному сроку или в течение 30 дней. Индивидуальные сроки исполнения могут указываться в самих документах
вышестоящих организаций, в резолюциях и указаниях руководителей.
Индивидуальный срок исполнения документа может отличаться от типового
срока. Как правило, индивидуальные сроки исполнения не должны превышать 10
дней. Если задание сложное и требует согласования и дополнительной
проверки, то сроки могут удлиняться, но не более чем на 30 дней. Сроки исполнения могут продлеваться в связи с дополнительным изучением
и проверкой вопроса, но только с согласования лица их установившего и с
этой целью необходимо заблаговременно известить о целесообразности более
полной проработки вопроса лицо, поручившее исполнение, так и лицо,
ожидающее результата по исполнению. Контроль исполнения документов в общей системе документооборота
касается следующих видов документов 1 :
распорядительные документы высших органов государственной власти :
Президента Российской Федерации, Федерального Собрания Российской
Федерации, Правительства Российской Федерации ;
распорядительные документы представительного органа (распорядительные
документы Законодательного собрания области) ;
распорядительные документы органа государственного управления
(постановления губернатора области).
Кроме этих документов, на контроль также ставятся :
протоколы совещаний при руководителе органа управления ;
поручения руководителя ;
входящая корреспонденция ;
письменные и устные обращения граждан. Целью контроля является содействие своевременному и качественному
исполнению документов, обеспечение получения аналитической информации
необходимой для оценки деятельности организации и ее структурных
подразделений, а также конкретных сотрудников. Для достижения указанной
цели система контроля исполнения документов включает в себя несколько
последовательных этапов1 :
постановку документов на контроль ;
проверку своевременности доведения документов до конкретных исполнителей ;
предварительную проверку и регулирование хода исполнения ;
учет и обобщение результатов контроля исполнения документов ;
регулярное информирование руководителей органа управления о ходе исполнения
документов ;
снятие исполненных документов с контроля. Контроль за исполнением документов и содержащихся в них поручений
осуществляют руководители учреждения, руководители структурных
подразделений и уполномоченные ими лица. Непосредственный контроль за
исполнением документов возлагается, как правило, на сектор контроля
учреждения. В структурных подразделениях контроль за исполнением документов
осуществляет помощник, специалист приемной или другое лицо, ответственное
за работу с документами. Ответственность за организацию контроля
возлагается непосредственно на руководителей структурных
подразделений. 3. Принципы организации и контроля исполнения документов От систематичности и целенаправленности организации выполнения
документов и контроля их исполнения зависит своевременное и качественное
выполнение решений вышестоящих органов государственной власти, решений
представительного органа территориального образования, а также собственных
решений органа государственного управления. Контроль исполнения
распорядительных документов базируется на общих и организационно-
технических принципах, под которыми понимаются объективные основы, на
которых строится организация и контроль исполнения распорядительных
документов органов государственного и муниципального управления. В них
абстрагированы объективные условия развития государственного и
муниципального управления, а также его закономерности. К общим принципам, отражающих социально-политическую сторону контроля
исполнения, относятся 1 :
массовость контроля ;
повсеместность контроля, формирующее требование обеспечения контроля
исполнения решений органов управления во всех сферах общественной жизни,
которые охватываются распорядительными документами, включая сами органы
управления и их подразделения ;
всесторонность контроля, предполагающую осуществление контроля исполнения
распорядительных документов органов управления с учетом всей полноты их
требований ;
реальность контроля, предусматривающую требования осуществления
действительного, а не мнимого контроля исполнения, базирующегося на фактах,
а не домыслах или предположениях ;
объективность контроля, требующую беспристрастной оценки результатов
исполнения распорядительных документов органов управления, исключения
трактования этих результатов в угоду кого-то или чего-то ;
результативность контроля, определяющую необходимость получения конкретного
итога от действия по контролю исполнения распорядительных документов
органов управления, выраженного в определенных количественных и
качественных показателях, характеризующих уровень достижения целей и задач
контролируемого распорядительного документа ;
гласность контроля, формирующую требования широкого информирования
населения, общественных организаций с помощью различных форм информирования
и, при наличии недостатков в их исполнении, о принятых мерах по устранению
этих недостатков, а также к должностным лицам, по вине которых эти
недостатки были допущены.
Страницы: 1, 2, 3
|