Контроль над документооборотом в администрации Вологодской области

- прохождение документов после исполнения.

Рис. 2.2. Схема контроля за исполнением постановлений губернатора
Образец регистрационно-контрольной карточки представлен в приложении 3.

На лицевой стороне электронной регистрационно-контрольной карточки указывается :
88. вид документа (постановление губернатора) ;
89. орган, издавший документ ;
90. номер документа ;
91. дата издания документа и его регистрационный номер ;
92. краткое содержание документа (чему посвящен документ) ;
93. ответственный исполнитель ;
94. номер пункта контролируемого документа ;
95. краткое содержание задания этого пункта ;
96. срок исполнения ;
97. отметка о снятии с контроля.

На обратной стороне регистрационно-контрольной карточки указывается информация о ходе исполнения указанного пункта и заключение о выполнении контролируемого документа в целом.

Документ с регистрационно-контрольной карточкой одновременно направляется в приемную заместителя губернатора, на которого возлагается контроль (о чем делается запись в тексте документа) и в контрольное управление департамента государственной службы и вопросов местного самоуправления (далее - контрольное управление).

Заместитель губернатора обязан принять меры для своевременного и качественного исполнения документа, поэтому он определяет из числа руководителей или работников курируемых подразделений, ответственного исполнителя и определяет периодичность анализа и рассмотрения хода реализации данного документа. Контроль за сроками исполнения указаний заместителя губернатора осуществляет его помощник. Помощник оформляет контрольное дело и вместе с документом и поручением заместителя губернатора направляет его исполнителю, при этом регистрационно-контрольную карточку оставляет в своей картотеке. Образец контрольного дела представлен в приложении 4. Исполнитель, получивший контрольное дело в 10-дневный срок разрабатывает план организационных мероприятий по выполнению документа и представляет его на утверждение заместителю губернатора, который дал поручение по контролю.

В плане предусматривается : последовательность и способы решения поставленных в документе задач ; сроки исполнения мероприятий ; ответственные за исполнение этих мероприятий ; график проверок фактического исполнения.1

Документ подлежит исполнению в указанные в тексте сроки. Если срок исполнения в тексте не указан, то по согласованию с руководителем, на которого возложен контроль, устанавливается примерный срок : квартал, полгода, год - в зависимости от содержания поручения в документе. Если документ (постановление) содержит ссылку на определенные мероприятия, то документ исполняется в соответствии со сроком их проведения.

За 10 дней до наступления промежуточного или конечного срока исполнения документа помощник первого заместителя губернатора предупреждает исполнителя о приближении срока исполнения. За 5 дней до истечения срока исполнитель должен оформить контрольное дело в котором должны быть документы, свидетельствующие о контрольных действиях : план организации выполнения документа ; протоколы заседаний, на которых рассматривался ход выполнения документа ; промежуточные и итоговые справки об их реализации ; статистические данные ; материалы вневедомственного и ведомственного контроля ; статьи из газет и т. д. ; информация, запрошенная от органов местного самоуправления или других организаций-исполнителей.

При необходимости продления сроков выполнения документа, исполнитель представляет в сектор контроля промежуточную информацию, на имя губернатора, согласованную с заместителем, с мотивированной просьбой о продлении срока реализации. В промежуточной информации указывается аргументированные причины внесенного предложения, а также конкретные меры, принимаемые для выполнения документа. Решение о продлении срока исполнения документа принимается губернатором на основании предоставленной информации.
Сектор контроля сообщает в приемную заместителя и исполнителю о принятом губернатором решении и вносит коррективы в базу данных ПЭВМ, в электронную регистрационно-контрольную карточку.

Если документ исполнен, то исполнитель оформляет итоговую справку за подписью руководителя структурного подразделения на имя заместителя губернатора и вместе с контрольным делом направляется в контрольное управление на рассмотрение, где проверяется полнота исполнения документа, вносятся свои замечания и предложения. Документ считается исполнен, если решены поставленные в нем задачи. Если контрольное управление не имеет замечаний и предложений, то документ с контрольным делом и итоговой справкой передается на согласование заместителю губернатора, на которого возложен контроль. Согласованный документ возвращается в контрольное управление, при этом помощник заместителя губернатора информирует сектор контроля о ходе реализации документа, а также вносит коррективы в свою базу данных ПЭВМ.

Контрольное управление на основании представленных контрольных дел по согласованию с заместителем губернатора готовит проект постановления о снятии с контроля.

Анализируя существующую систему контроля за исполнением постановлений губернатора, можно отметить, что : в секторе контроля и контрольном управлении осуществляется постоянный контроль за исполнением постановлений и распоряжений губернатора ; руководство администрации регулярно информируется о ходе выполнения постановлений и распоряжений ; установлен контроль за выполнением требований регламента работы администрации в части, касающейся снятия постановлений, распоряжений губернатора с контроля и на контрольное управление возложена задача подготовки заключения обоснованности снятия документа с контроля.
112.

2. Контроль за исполнением входящей корреспонденции

Контроль за исполнением входящей корреспонденции в администрации области осуществляется в порядке общего делопроизводства в соответствии с инструкцией по делопроизводству, утвержденной постановлением губернатора от 08.05.98 г. № 373. Схема контроля за исполнением входящей корреспонденции представлена на рис. 2.3. Рассмотрим эту схему более подробно.

Все документы, поступившие в администрацию области проходят соответствующую регистрацию, классифицируются и ставятся на контроль сектором документооборота отдела документационного обеспечения управления делами (далее - канцелярия). Контроль за исполнением входящей корреспонденции выполняется с помощью ПЭВМ и регистрационно-контрольных карточек. Образец регистрационно-контрольной карточки представлен в приложении 5.

В регистрационно-контрольной карточке указывается : корреспондент ; содержание письма ; поручение губернатора или его заместителей ; ответственный исполнитель ; срок исполнения ; отметка о снятии с контроля.
| | |Губернатор области | |
| | |Рассмотрение документа , | |
| | |определение формы исполнения. | |
| | |Рассмотрение материалов о ходе | |
| | |выполнения документов, закрытие | |
| | |«В дело». | |
| | | | |
|Сектор документооборота отдела | |Первые заместители | |
|документационного обеспечения | |губернатора области | |
|управления делами ( канцелярия )| |Рассмотрение документов, | |
| | |определение формы исполнения | |
|Регистрация документов, | |Организация исполнения | |
|подготовка документов к | |резолюций. | |
|рассмотрению. | |Контроль за исполнением | |
|Постановка на контроль, доведение| |(специалист ) | |
|до исполнителей, контроль за | |Рассмотрение материалов о ходе | |
|сроками исполнения, сбор | |выполнения | |
|материала о реализации | |документов, закрытие «В дело». | |
|поручения. | | | |
|3. Подготовка ежемесячных | | | |
|списков. | | | |
|4. Закрытие «В дело». | | | |
| | |Начальники структурных | |
| | |подразделений | |
| | |Организация исполнения | |
| | |резолюций. | |
| | |Контроль за сроками исполнения | |
| | |(специалист) | |
| | | | |
| | |Ответственные работники | |
| | |структурных подразделений | |
| | |(исполнители) | |
| | |Работа по исполнению резолюций. | |
| | |Подготовка материалов об | |
| | |исполнении. | |

- прохождение документов на исполнение

- прохождение документов после исполнения

Рис. 2.3. Схема контроля за исполнением входящей корреспонденции

На обратной стороне регистрационно-контрольной карточки указывается информация о состоянии выполнения документа.

Письма, адресованные губернатору, через его помощника направляются ему на рассмотрение, а адресованные заместителям - по принадлежности.
Рассмотренные письма с резолюциями губернатора и его заместителей, в которых указаны поручения и ответственные исполнители возвращаются обратно в канцелярию, где вносятся коррективы в базу данных ПЭВМ. Резолюция оформляется на бланке установленной формы. Образец бланка резолюций представлен в приложении 6.

В соответствии с резолюцией и поручениями, документы с регистрационно-контрольными карточками направляются ответственным исполнителям в структурные подразделения. Контроль за сроками исполнения в структурных подразделениях возлагается на специалистов приемных руководителей. В случае, если срок исполнения документа не указан в поручении, он должен быть исполнен не более, чем в месячный срок. Если в документах, поступивших из других организаций, определена дата или срок проведения мероприятия, тогда срок исполнения поручения устанавливается с учетом даты, установленного организацией, направившей документ.

Специалист приемной руководителя за 2-3 дня до истечения установленного срока делает напоминание, чаще всего, по телефону исполнителю о приближении срока исполнения. В случаях, если документ не может быть по объективным причинам исполнен в срок, исполнитель представляет мотивированную просьбу о продлении срока исполнения с указанием причин отсрочки, но не позднее, чем за 2 дня до истечения установленного ранее срока1 . Справка о продлении срока исполнения поручения, подписанная начальником структурного подразделения передается на согласование заместителю губернатора, установившего эти сроки.
Согласованная справка передается через специалиста приемной руководителя в канцелярию, где вносятся коррективы в электронную регистрационно- контрольную карточку базы ПЭВМ. Специалист приемной руководителя, в свою очередь, делает соответствующие отметки в контрольно-регистрационной карточке документа.

Если поручение исполнено в срок, и о результатах сообщено заинтересованным организациям и лицам, то документ считается исполненным и снимается с контроля, при этом на документе проставляется отметка об исполнении «В дело» и согласовывается с руководителем, давшим поручение.
После исполнения задания, изложенного в письме, специалист приемной делает запись в регистрационно-контрольной карточке и передает ее вместе с исполненным документом в канцелярию, где вносятся коррективы в электронную регистрационно-контрольную карточку базы ПЭВМ. Регистрационно-контрольная карточка исполненного документа с отметкой канцелярии передается обратно специалисту приемной руководителя.

3. Контроль за исполнением устных и письменных обращений граждан

Обращения граждан, в которых сообщается о конкретных нарушениях их законных прав и интересов, регистрируются и ставятся на контроль в отделе писем и приема граждан администрации области. При решении вопроса о взятии обращения на контроль учитываются : цель, которая при этом преследуется ; значимость поднятого в письме вопроса (общественного или личного) .

Контроль за своевременным и полным рассмотрением вопросов, поставленных в письмах осуществляется в отделе писем и приема граждан в соответствии с Законом Вологодской области «Об обращениях граждан» от 7 декабря 1998 года, Положением об отделе и Порядком работы с письменными и устными обращениями граждан в администрации области. Контроль за рассмотрением писем преследует прежде всего следующие цели 1 : устранение недостатков в работе органов государственного управления ; оказание помощи автору письма в удовлетворении его законной просьбы или восстановлении нарушенных прав ; получение материалов для обзоров почты, аналитических записок и информаций
; выяснение принимавшихся ранее мер по обращениям граждан или получении справки по вопросу, с которым автор обращается неоднократно.

Порядок работы с письменными обращениями граждан с момента их поступления до завершения исполнения отражен в схеме приложения 13.

Контроль за исполнением письменных обращений граждан выполняется с помощью ПЭВМ и регистрационно-контрольных карточек. Образец регистрационно-контрольной карточки представлен в приложении 8.
В регистрационно-контрольной карточке указываются :
126. фамилия, имя, отчество заявителя ;
127. первичное или повторное обращение ;
128. вид обращения (предложение, заявление, жалоба) ;
129. регистрационный номер и дата получения обращения ;
130. адрес заявителя ;
131. краткое содержание обращения ;
132. поручение губернатора или его заместителей ;
133. ответственный исполнитель ;
134. сроки исполнения ;
135. отметка о снятии с контроля.

Контроль за исполнением письменных обращений граждан осуществляется губернатором, его заместителями, руководителями структурных подразделений.
Ответственность за организацию контроля за исполнением письменных и устных обращений граждан возлагается на начальника отдела писем и приема граждан.

Поручения губернатора, его заместителей по реализации обращений граждан содержат конкретных исполнителей и реальные сроки их исполнения. В соответствии с резолюцией и поручениями документ через отдел писем и приема граждан направляется исполнителю.

Если поручение по исполнению обращения дано нескольким исполнителям, то работу по его рассмотрению организует и контролирует тот исполнитель, который указан в поручении первым.

Письменные обращения граждан рассматриваются в срок не более месяца, а не требующие дополнительного изучения - безотлагательно.

В исключительных случаях срок рассмотрения может быть продлен, но не более чем на один месяц. Исполнитель представляет в отдел писем и приема граждан промежуточную справку или мотивированную просьбу о продлении срока исполнения с указанием причин отсрочки, согласованную с руководителем, на которого возложен контроль. При этом заявителю должно быть сообщено о переносе срока исполнения.

За 5 дней до истечения срока исполнения обращения работник отдела по письмам и приему граждан напоминает исполнителю о приближении установленного срока. Подготовленный ответ на обращение за подписью губернатора или его заместителей передается исполнителем в отдел писем и приема граждан, где специалисты отдела писем и приема граждан направляют ответ заявителю, а также вносят соответствующие коррективы в базу данных
ПЭВМ. Письменное обращение считается рассмотренным, если даны ответы на все поставленные в них вопросы, приняты необходимые меры и заявитель проинформирован устно или письменно.

Контроль за исполнением устных обращений граждан также осуществляется руководителями аппарата администрации. Для этого проводятся дни личного приема. После беседы с пришедшими на прием руководитель, ведущий прием, принимает одно из решений по обращению1 : решение об удовлетворении обращения. При этом дается указание в письменной или устной форме соответствующему должностному лицу о выполнении в определенные сроки необходимых конкретных действий ; решение о передаче обращения для рассмотрения в соответствующие органы управления, находящиеся в подчинении данного органа управления. При этом на обращении заявителя записывается поручение с указанием исполнителя, действия, которые необходимо предпринять, и сроков исполнения обращения ; решение об отклонении обращения, с сообщением заявителю причины отказа со ссылкой на закон.

Решения по устным обращениям вносятся ведущим прием должностным лицом в учетно-контрольную карточку обращений и в ПЭВМ. Контроль за сроками исполнения поручений, данных на личном приеме, осуществляет также отдел писем и приема граждан.

К сожалению, исполнительская дисциплина в работе с обращениями граждан пока еще оставляет желать лучшего. К типичным ошибкам на отдельных этапах работы с обращениями граждан относятся : аннотация письменного обращения часто не содержит информации обо всех поставленных в нем вопросах. Выбираются и контролируются одно-два положения, нередко не самые существенные для заявителя, что влечет за собой повторное обращение ; ответ исполнителя зачастую не соответствует содержанию письма или отвечает ему частично ;

Глава III. Повышение эффективности контроля исполнения документов

3.1. Пути повышения эффективности контроля исполнения документов в администрации области

Сегодня никого не надо убеждать в том, что ключевым вопросом продолжает оставаться вопрос повышения действенности и результативности контроля. Эффективность - вот главный критерий контроля. Одним из важнейших направлений повышения эффективности контроля исполнения документов является использование ПЭВМ. В настоящее время в администрации области используется автоматизированная информационная система контроля исполнения документов, в результате внедрения которой удалось повысить достоверность результатов и оперативность контроля исполнения документов. Создание на базе существующих
ПЭВМ локальных и интегрированных вычислительных сетей позволит исключить бумажные документы, т. е. перейти к безбумажной информатике, вводя и выводя информацию в ПЭВМ непосредственно, исключая бумажные носители информации
(регистрационные карточки и учетные карточки).

Другим важным направлением повышения эффективности контроля исполнения документов является контроль и оценка результатов труда работников аппарата администрации. Такая оценка результатов труда государственных служащих, включая труд по контролю исполнения документов, в количественном выражении (коэффициентах или баллах) позволяет стимулировать работников в выполнении ими должностных обязанностей, в том числе и по контролю исполнения документов. По результатам работы за прошедший месяц и с учетом выполнения своих должностных обязанностей работник аппарата администрации премируется или наоборот за несвоевременное и некачественное выполнение заданий предусматривается снижение премиальных выплат.

...............Подготовка специалистов является весьма актуальной задачей. Неоценимую помощь в специальной подготовке сотрудников могут также оказать специальные семинары по изучению практики организации контроля исполнения в системе документооборота.

Заключение

Список использованной литературы

|1. |Закон Вологодской области «Об обращениях граждан» от 7 декабря 1998 г.|
| |№ 311-03. |
|2. |Указ Президента Российской Федерации «О мерах по совершенствованию |
| |организации контроля и проверки исполнения поручений Президента РФ» от|
| |06 ноября 1996 г. // Собрание актов Президента РФ. 1996. № 46. |
| |Ст.5241. |
|3. |Постановление губернатора Вологодской области «О создании комиссии» от|
| |14 апреля 1998 г. № 456-р. |
|4. |Постановление губернатора Вологодской области «Об усилении контрольной|
| |работы по исполнению постановлений и распоряжений губернатора области»|
| |от 22 июня 1998 г. № 496. |
|5. |Инструкция по документационному обеспечению (делопроизводству) в |
| |администрации области. Вологда, 1998. |
|6. |Регламент администрации Вологодской области. Вологда, 1997. |
|7. |Государственная система документационного обеспечения управления : |
| |основные положения. М., 1996. |
|8. |Веснин Р. В. Основы менеджмента. М., 1997. |
|9. |Государственная служба : теория и организация. Ростов н/Д, 1995. |
|10. |Кудряев В. А. Организация работы с документами. М., 1998. |
|11. |Кузнецов Ю. В., Подлесных В. И. Основы менеджмента. СПб., 1998. |
|12. |Мескон М., Альберт М. и Хедоури Ф. Основы менеджмента. М., 1993. |
|13. |Миронов М. Письма во власть // Российская газета, 1995, 23 мая. |
|14. |Общая теория управления. М., 1994. |
|15. |Общий менеджмент. / Под ред. А. А. Казанцева. М., 1999. |
|16. |Основы делопроизводства в государственном аппарате . / Под ред. Р. Х. |
| |Богатеева. Казань,1989. |
|17. |Ожегов С. И. и Шведова Н. Ю. Толковый словарь русского языка. М., |
| |1994. |
|18. |Покровский Е. А. Становление контрольной системы. // Президентский |
| |контроль. 1997. № 5. С. 46 - 50. |
|19. |Радченко А. И. Основы государственного и муниципального управления. |
| |Ростов н/Д., 1997. |
|20. |Словарь - справочник менеджера. М., 1996. |
|21. |Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство. М., 1998. |
|22. |Управление персоналом : Энциклопедический словарь / Под ред. А. Я. |
| |Кибанова. М., 1998. |
|23. |Фалмер, Роберт М. Энциклопедия современного управления : В 5 кн. М., |
| |1992. Кн. 4. |
|24. |Хрипун В. Г. Предметно и конкретно. // Президентский контроль. 1998. |
| |№ 7. С. 13 - 20. |

П Р И Л О Ж Е Н И Я
1 - Государственная служба: теория и организация. Ростов-н/Д., 1995. С.145.
2 - Общая теория управления. М., 1994. С. 201.
1 - Словарь-справочник менеджера. М., 1996. С.48.
2 - Мескон М., Альберт М. и Хеддоури Ф. Основы менеджмента. М., 1993. С.
225.
3 - Ожегов С. И. и Шведова Н. Ю. Толковый словарь русского языка. М., 1994.
С.400.
4 - Фалмер, Роберт М. Энциклопедия современного управления: В5 кн. М.,
1992. Кн.4. С.14.
1 - Веснин Р.В. Основы менеджмента. М., 1997. С.115.
1 - Общий менеджмент. / Под ред. А. А. Казанцева. М., 1999.С. 251.
1 - Кузнецов Ю. В., Подлесных В. И. Основы менеджмента. СПб., 1998. С. 16.
1 - Управление персоналом :Энциклопедический словарь. / Под ред. А. Я.
Кибанова. М., 1998. С. 267.
1 - Кудряев В. А. Организация работы с документами. М., 1998. С. 221.
2 - Государственная система документационного обеспечения: основные положения. М., 1996. С. 40.
1 - Радченко А. И. Основы государственного и муниципального управления.
Ростов н/Д., 1997. С. 284.
1 - Основы делопроизводства в государственном аппарате. / Под ред. Р. Х.
Богатеева. Казань. 1989. С. 94.
1 - Радченко А. И. Основы государственного и муниципального управления.
Ростов н / Д., 1997. С. 280.
1 - Радченко А. И. Основы государственного и муниципального управления.
Ростов н/Д., 1997. С. 208.
1 - Указ Президента РФ «О мерах по совершенствованию организации контроля и проверки исполнения поручений Президента РФ» от 6 ноября 1996 г. // Собрание актов
Президента РФ. 1996. № 46. Ст. 5241.
2 - Постановление губернатора Вологодской области «О создании комиссии» от
14 апреля 1998 г. № 456-р.
1 - Постановление губернатора Вологодской области «Об усилении контрольной работы по исполнению постановлений и распоряжений губернатора области» от 22 июня 1998. №
496.
1 - Регламент администрации Вологодской области. Вологда, 1997. С. 20
1 - Регламент администрации Вологодской области. Вологда. 1997. С. 17.
1 - Регламент администрации Вологодской области. Вологда, 1997. С. 14
1 - Регламент администрации Вологодской области. Вологда. 1997. С. 20.
1 - Инструкция по документационному обеспечению (делопроизводству) в администрации области.

Вологда. 1998.
1 - Миронов М. Письма во власть. // Российская газета, 1995, 23 мая.
1 - Миронов М. Письма во власть // Российская газета, 1995, 23 мая.

Страницы: 1, 2, 3