Организация секретарской службы

Печати хранятся в специальных сейфах, ключи от которых могут иметься только у секретаря и должностных лиц, особо назначенных приказом руководителя.
Секретарь хранит также бланки организации, используемые как документы строгой отчетности. Бланки централизованно заказываются и изготовляются подразделениями организации, имеющими необходимое для этого техническое оснащение, или сторонними специализированными организациями. Бланки для оформления служебных документов могут выдаваться и подразделениям, в которых выделяются для этого ответственные лица. Секретарь должен вести учет использования служебных бланков как по организации в целом, так и по структурным подразделениям.

Бланки служебные следует хранить в несгораемых шкафах, ключи от которых находятся у секретаря и передаются работникам организации, список которых утверждает руководитель.
Важным участком работы секретаря является обеспечение сохранности документов, возникающих в процессе деятельности организации. В этих целях осуществляется составление номенклатур дел и последующее их формирование в текущем делопроизводстве. Номенклатура дел — это систематизированный перечень типовых вопросов, участков и направлений работ, которые ведутся организацией и требуют обязательного документированного решения и оформления. В этих работах могут дополнительно возникнуть, и новые документируемые участки работы и связанные с этим дела, для которых следует оставлять в номенклатурах резервные позиции.

Составление номенклатуры может вестись секретарем, который получает предложения от структурных подразделений, или группой сотрудников, образовываемой в соответствии с указаниями руководства. К составлению номенклатуры могут привлекаться и сторонние специализированные организации.
При составлении номенклатуры рекомендуется использовать ранее имевшиеся номенклатуры, положения об организации и ее структурных подразделениях, общесоюзные и ведомственные перечни документов с указанием сроков хранения документов, действующие нормативно-методические документы общесоюзных и местных архивных учреждений. В номенклатуру следует включать все дела и документы, образующиеся в деятельности организации, а также все справочные картотеки к документам.
При составлении заголовков к делам следует избегать общих названий
(например «общая переписка», «справочный материал» и т.п.), у дел с перепиской в заголовке обязательно указывается, с кем и о чем она ведется.

При определении срока хранения дед учитываются требования действующих нормативно-методических документов (перечней) . В необходимых случаях делается отметка о том, что по истечении срока хранения дела для определения целесообразности дальнейшего его хранения или уничтожения следует проводить дополнительную экспертизу (пометка «ЭПК»).

По окончании делопроизводственного года в конце номенклатуры делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов), причем дела постоянного и временного сроков хранения подсчитываются раздельно.

Номенклатура после составления согласовывается с местным архивным учреждением и утверждается руководством организации. Утвержденная номенклатура может действовать в течение ряда лет и подлежит пересоставлению и переутверждению только в случае коренного изменения функций и структуры организации. Если таких изменений не происходит, в конце года номенклатура уточняется, дополняется и вводится в действие с 1 января следующего года.

Экземпляры номенклатур находятся у руководства, секретаря и (в извлечениях) в структурных подразделениях организации.

Дела в организации следует формировать в строгом соответствии с имеющейся номенклатурой. Секретарь контролирует формирование дел в структурных подразделениях, при обнаружении недостатков информирует об этом ответственных лиц в подразделении, а в случае непринятия ими мер по исправлению выявленных недочетов докладывает об этом руководству организации.

При формировании дел запрещается: объединять в них документы постоянного и временного сроков хранения; включать документы, относящиеся к разным вопросам, и с пометками «подлежит возврату «; включать несколько экземпляров одного и того же документа, а также черновики и конверты. Из дел изымаются металлические и пластмассовые булавки и скрепки. Дела с документами постоянного срока хранения формируются отдельно от дел временного хранения.
В дела группируются документы одного года (за исключением переходящих).
Годовые планы, сметы, отчеты группируются отдельно от проектов этих же документов и остаются в делах того года, к которому относятся (так, отчеты за 1990 г. составляются в 1991 г., но помещаются в дела за 1990 г.).
Материалы к протоколам заседаний коллегий (доклады, справки и т.д.) формируются в дела отдельно от протоколов этих заседаний. Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.
Включение документов в дела должно проводиться в день окончания их исполнения, после проставления на них отметки «В дело №___».

Документы внутри дел располагаются следующим образом: в хронологическом порядке, начиная с ранних по датам документов и кончая более поздними (приказы, протоколы, постановления и т.д.); переписка формируется в последовательности дат, причем документ-запрос помещается перед документом-ответом; в логической последовательности (личные дела). Такие комплексы начинаются с инициативного документа, затем в хронологической последовательности размещаются документы, поступающие по ходу ведения данного дела; в алфавитном порядке. Так формируются дела с предложениями, заявлениями и жалобами трудящихся.
При включении документов в дело необходимо проверить правильность их оформления (наличие дат, номера, отметки «В дело» и t.п.) и соответствие содержания документа содержанию дела, в которое он направляется.
Объем каждого дела не должен превышать 250 листов (3 — 4 см толщиной).
Если дела включают большее количество листов, то они делятся на тома
(части) под одним и тем же заголовком, о чем делается запись в номенклатуре дел. Приложения в зависимости от объемов оформляются в отдельные тома
(части) или присоединяются к тем документам, к которым они относятся.
Документы постоянного, срока хранения подшиваются и хранятся в твердых папках (обложках). На обложке каждого дела проставляются полное и сокращенное наименование организации; название структурного подразделения; номер дела по номенклатуре; заголовок дела (в соответствии с номенклатурой); даты заведения и окончания дела. После окончания дела на обложке проставляются количество листов данного дела и срок его хранения с указанием соответствующей статьи перечня. Номер дела проставляется и на его корешке.
Дела постоянного срока хранения нумеруются простым графитным карандашом в правом верхнем углу; если дело состоит из нескольких томов, каждый том нумеруется отдельно. В конце дела помещается заверительная надпись, в которой указывается количество пронумерованных листов, оговаривается наличие пропущенных и литерных номеров, а также внутренней описи, фотографий и других изобразительных материалов. В заверительной надписи указываются дата ее составления, наименование должности составлявшего, его личная подпись и ее расшифровка.
Формирование дел с документами временных сроков хранения может вестись упрощенно. Разрешается оставлять документы в скоросшивателях, не нумеровать листы и не делать в связи с этим заверительной надписи. На дела с временным сроком хранения не составляется опись, их учет ведется по номенклатуре дел.
Хранение дел может осуществляться централизованно у секретаря или децентрализовано — у секретаря и в структурных подразделениях в соответствии с номенклатурой дел. Дела должны храниться в запирающихся шкафах, ключи от которых находятся у секретаря и лиц, ответственных за делопроизводство в подразделениях. С внутренней стороны шкафов прикрепляется номенклатура (выписки из нее) хранящихся в них дел.
Яд секретаря может быть возложена организация работы по экспертизе научной и практической ценности хранящихся в организации документальных материалов.
Для проведения такой экспертизы создаются экспертные комиссии из числа наиболее квалифицированных работников организации, которые назначаются приказом руководства организации. Заседания этих комиссий обязательно протоколируются. Протоколы утверждаются руководством, оно же утверждает и положение об экспертной комиссии. Отбор дел к уничтожению оформляется актом, составляемым в соответствии с действующими нормативно-методическими документами. Акт после рассмотрения экспертной комиссией утверждается руководством. Акты должны согласовываться с местными архивными учреждениями, если это определено статусом данной организации.
Непосредственное уничтожение отобранных документов может производиться только после утверждения описей на документы постоянного хранения.
Выделенные документы целесообразно передавать органам по вторичному использованию сырья с получением от них соответствующих квитанций.
В случае передачи дел в ведомственный, местный или иной архив документы подготавливаются в порядке, определенном инструкцией по делопроизводству данной организации.
В обязанности секретаря входит выдача документов и дел организации.
Письмо, подписанное руководством, может быть выдано адресату при предъявлении им документа, удостоверяющего личность. Ознакомление с документами, поступившими в адрес руководства, а также с постановлениями и распоряжениями правительственных инстанций производится только с разрешения руководства. Выдача документов во временное пользование производится только с разрешения руководства организации,
В случае выдачи документов (дел) во временное пользование секретарь составляет карточку-заместитель, которая хранится в деле до момента возвращения документа, после чего изымается и уничтожается. На карточке- заместителе указываются поисковые данные выданного материала и приводятся с обязательной расшифровкой личная подпись сотрудника, получившего материал, номер его служебного телефона и служебный адрес, проставляются даты выдачи и ожидаемого возвращения.
В ходе осуществления возложенных на него документационных операций секретарь накапливает информацию о состоянии документационного обеспечения как по организации в целом, так и по ее структурным подразделениям, в том числе о качестве оформления документов, сроках их исполнения, формировании и хранении дел, применении технических средств (например, о ведении переговоров по телетайпу), использовании служебных бланков и т.п. В регламентах об организации работы руководства и его взаимодействии с секретарем предусматривается регулярная (не реже одного раза в месяц) передача на рассмотрение руководству обобщенной информации по вышеперечисленным вопросам. Можно также производить Проверки состояния делопроизводства в структурных подразделениях с привлечением специалистов организации. По итогам проведенных проверок и просмотра подготавливаемой секретарем информации принимаются меры (в случае необходимости оперативные) по исправлению выявленных недостатков.
Для улучшения состояния документационного обеспечения деятельности организации проводится учеба сотрудников по вопросам делопроизводства без отрыва от производства. К ее проведению можно привлекать работников специализированных учреждений. На секретаря в этих случаях возлагаются организация учебы и контроль за ее проведением,
Наряду с документационными операциями в комплекс операций секретарской службы входят организационные, в основном касающиеся информационного обеспечения руководства.
В обязанности секретаря входит также ведение телефонных переговоров, определение целесообразности соединения руководителя с вызывающим его абонентом или фиксирование информации. В случае отсутствия руководителя на основании его указаний секретарь не только фиксирует поступающую в его адрес информацию, но и сообщает о факте отсутствия руководителя, ориентировочных сроках его возвращения, а также предлагает обратиться для решения возникших вопросов к тому или иному должностному лицу. При оснащении рабочего места руководителя автоматическим телефонным ответчиком секретарь проверяет качество записанной информации, а также переносит ее на бумагу. О всей поступившей в отсутствие руководителя телефонной информации он ставится в известность в письменной или устной форме, телефонограммы докладываются в зависимости от их содержания оперативно или вместе с другими входящими документами.
При организации междугородных телефонных переговоров с пунктами, с которыми не установлена автоматическая телефонная связь, необходимо заблаговременно осуществить заказ на местном учреждении связи в соответствии с действующими правилами, получив заранее сведения о желаемой продолжительности переговоров, лицах, с которыми предстоит вести переговоры, времени проведения переговоров с учетом разницы поясного времени. При организации переговоров с пунктами, где имеется автоматическая междугородная связь, секретарь непосредственно на основании полученной информации осуществляет соединение с запрашиваемым абонентом и извещает об этом руководителя. Учет таких переговоров осуществляется секретарем в отдельном журнале, сведения из которого передаются в бухгалтерию для оплаты в установленном порядке.
Секретарь в соответствии с указаниями руководства может давать по телефону справки о местонахождении организации, ее справочных телефонах, об основных направлениях деятельности и должностных лицах, ведущих эти направления, а также сведения об исполнении тех или иных документов, поступивших в организацию. Для удобства справочной работы он должен быть обеспечен телефонными справочниками как самой организации, так и организаций вышестоящих, подведомственных и родственных, а также телефонами сторонних организаций, наиболее часто контактирующих с данной организацией.
В число организационных операций входит подготовка служебных командировок.
В соответствии с устанавливаемой в данной организации регламентацией на секретаря может быть возложена подготовка служебных командировок как руководства, так и других работников организации. В этих регламентах следует предусматривать порядок: составления командировочных заданий; составления приказов (распоряжений) о проведении командировок; подготовки технического и финансового отчета о командировках и примерные формы таких документов с образцами их заполнения.

На секретаря может быть возложена обязанность по обеспечению отъезда командируемых, в том числе приобретение билетов в наиболее приемлемые сроки и предварительный заказ гостиниц в местах командирования (если размещение обеспечивает принимающая организация, то ей заблаговременно направляется информация о количестве командируемых и их персональном составе).
Секретарь, как правило, изготавливает приказ о командировке и командировочные удостоверения, для регистрации которых он ведет специальный журнал, где отмечает номера выданных удостоверений, кому эти удостоверения выданы. Лица, получившие удостоверения, ставят свою подпись, секретарь проставляет сроки убытия и фактического прибытия командированного, делает отметки о сдаче тематического и финансового отчетов. При оформлении командировок и- финансовых отчетов по ним следует руководствоваться положениями постановления Совета Министров СССР от 18 марта 1988г. «О служебных командировках в пределах СССР»'.
Если размер расходов на служебную командировку (расходы по найму жилого помещения и проезду к месту командирования и обратно) известен заранее, то оплата этих расходов с согласия командируемых работников производится без представления подтверждающих документов.
Важным элементом организационной стороны секретарского обслуживания является обеспечение личных контактов руководства с посетителями. Такое обеспечение ведется в отношении следующих групп посетителей: граждане, сотрудники данной организации, работники родственных и сторонних организаций.
Прием граждан проводится в заранее оговоренные дни и часы, которые фиксируются в объявлениях, помещенных у входа в организацию, на справочно- информационных стендах внутри самой организации и у служебных помещений руководства. Сотрудники организации для решения вопросов, не связанных со служебной деятельностью, принимаются руководителем наравне со всеми гражданами.
Секретарь ведет предварительную запись граждан на прием, в ходе которой устанавливает правильность обращения именно в данную организацию, записывает фамилию, имя и отчество посетителя, краткое содержание интересующего его вопроса. Все эти сведения фиксируются в специальной книге
(журнале) или на карточках, из которых затем формируется картотека, ведущаяся по алфавитному признаку. Секретарь может дополнительно извещать граждан о конкретном дне и часе их приема. В случае неправильного выбора организации для обращения секретарь рекомендует гражданину организацию, где наиболее полно может быть рассмотрен интересующий его вопрос.
При необходимости секретарь подготавливает для проведения приема граждан требующуюся для этого информацию, в том числе документальные материалы по упоминаемым посетителями вопросам, сведения о повторных посещениях.
В ходе приема секретарь обеспечивает соблюдение имеющейся по предварительной записи очередности и ведет запись решений в книге (журнале) и карточках по итогам переговоров руководителя с гражданами. Впоследствии секретарь извещает граждан лично, по телефону или письменно об окончательном решении по их вопросам (о сроках исполнения таких документов и контроле за их исполнением упоминается отдельно).

Для приема сотрудников организации дополнительно выделяются специальные дни в неделе, декаде, месяце и т.д., например «день открытых дверей», «день открытого письма». Для их проведения не требуется предварительных записей на прием; ведется протокольная запись беседы руководителя с сотрудниками, в ходе которой вопросы решаются оперативно на месте или оговариваются сроки и формы их решения. Прием руководителем сотрудников данной организации по служебным вопросам проводится в заранее установленные сроки, о чем путем помещения объявлений информируется весь персонал организации. Сведения о порядке приема сотрудников по служебным вопросам могут включаться также в разного рода регламенты.
Секретарь должен располагать перечнем вопросов, по которым руководитель принимает вне зависимости от установленного времени, а также списком должностных лиц, имеющих неограниченный доступ к руководителю. При возникновении неотложной необходимости контакта сотрудника с руководителем в нарушение существующего порядка секретарь информирует об этом руководителя и о его решении сообщает сотруднику. Секретарю целесообразно вести запись поручений и указаний, возникающих по итогам посещений сотрудников.
Посещение сотрудниками руководителя может быть заменено его обходом рабочих мест. При необходимости секретарь информирует руководство подразделений о предстоящем обходе и тех вопросах, которые намечено при этом рассмотреть. В соответствии с указанием руководителя секретарь может вести запись его бесед с сотрудниками во время обхода.
Время приема сторонних должностных лиц (работников родственных и сторонних организаций, в том числе и прибивших в командировку) предварительно согласовывается. В ходе такого согласования определяются взаимоприемлемые сроки прибытия этих лиц. В случае несанкционированного прибытия работника секретарю следует уточнить интересующие того вопросы и целесообразность встречи именно с руководителем организации (ведь тот или иной вопрос может быть решен на уровне конкретного подразделения). Если же вопрос требует решения на уровне руководства, секретарь сообщает о создавшейся ситуации руководителю и информирует посетителя о возможности беседы. В случае невозможности оперативного приема посетителя ему сообщается о точной дате и времени возможного приема. Одновременно секретарь записывает данные о посетителе (фамилию, организацию, должность, адрес и телефона) и сообщает ему телефоны организации, по которым он может получить дополнительную интересующую его информацию. При наличии у посетителей командировочных документов, свидетельствующих о направлении их именно в данную организацию, в таких документах делаются необходимые отметки.
В число организационных операций секретарского обслуживания входит обеспечение руководства необходимыми канцелярскими принадлежностями (клеем, скрепками, кнопками и т.п.), бумагой. При оснащении рабочего места руководителя средствами оргтехники секретарь обеспечивает их надлежащее эксплуатационное состояние и необходимый технический уход (например, зачехление их после работы, обеспыливание и т.п.), для чего прибегает к помощи сотрудников специализированных подразделений организации, а в случае их отсутствия — к услугам специализированных организаций.
В обязанности секретаря входит также обеспечение нормальных условий труда
(освещение, температура и т.п.) в рабочем помещении руководителя и на своем рабочем месте.
В комплекс условий труда входят следующие показатели.
Освещенность. Наиболее целесообразно комбинированное освещение — общее для всего помещения и местное для конкретного рабочего места. Для местного освещения мощность ламп не должна превышать 75 Вт. Следует также предусматривать оснащение рабочих мест светозащитными шторами. Минимальная норма освещенности равна 300 Лк. Следует учитывать, что окраска помещений в светлые тона за счет более высокого коэффициента их отражения (до 40% и выше) на 20 — 30% повышает их освещенность без дополнительных затрат.
Микроклимат. Наиболее благоприятными являются температура служебного помещения + 20 - 22°С, относительная влажность воздуха в зимний период 45—
50% в летний период - 50- 55%. Воздух должен быть чистым.
Для обеспечения его чистоты помимо естественной и искусственной
(кондиционеры) вентиляции могут применяться бытовые воздухоочистители.
Улучшает состав воздуха, снимает зрительное утомление озеленение служебных помещений, являющееся вместе с тем и эстетическим элементом интерьера. При выборе растений необходимо учитывать размещение служебных помещений относительно строн света, а также температурный режим и влажность воздуха.
Цвет и формы растений должны гармонировать с цветом окраски помещений и размещенного в них оборудования.
Цветность. Рекомендуется использовать светлые тона цветовой окраски служебных помещений, например оттенки зеленого, голубого, желтого и промежуточные.
Шум. Уровень шума не должен превышать 60 дБ. Для понижения шумовых уровней применяются акустическая обивка стен, устройство подвесных акустических потолков и установка акустических экранов.
При оснащении рабочего места секретаря техническими средствами, специализированной мебелью и другим оборудованием следует предусматривать возможности для гибкого использования технических средств; максимальной электрификации, хранения личных вещей, расстановки рабочих и дополнительных столов и тумб в различной последовательности, хранения различных носителей информации, в том числе микрофильмов и магнитных лент, модульного расширения имеющихся столов, шкафов и т.п., а также для создания разных уровней высоты рабочих поверхностей мебели при одной высоте подставки для ног.
Необходимо учитывать также периодичность и трудоемкость выполняемых секретарем операций, характер и объем документации, с которой он работает, взаимосвязи секретаря с подразделениями организации и со сторонними организациями. Если для размещения посетителей, ожидающих приема, выделяется специальная комната, то она должна находиться рядом с помещением, где располагается секретарь, и иметь достаточное количество конторских стульев, диванов и т.п.

Рабочее место секретаря следует обеспечить справочно-информационными материалами, необходимыми ему для оперативной работы, в том числе телефонными справочниками, справочниками по административно- территориальному делению, орфографическими справочниками, словарями технических отраслевых терминов, каталогами, проспектами и т.п. Все эти материалы должны иметь яркую и четкую индикацию для ускорений их поиска и храниться в специализированных средствах оргтехники.

При выделении площади для размещения рабочего места секретари необходимо учитывать возможность размещениям посетителей без возникновения помех для нормальной работы секретаря.

При определении площади, необходимой для размещения рабочего места секретаря, следует руководствоваться действующими нормативно-методическими документами (например, «Строительными нормами и правилами» и т.п.), имея при этом в виду выделение площади для приема и переговоров с посетителями не менее 12 м2. Ориентировочно площадь для размещения рабочего места секретаря должна занимать от 8 до 24м2.

При определении времени работы секретаря учитывается время, в течение которого он выполняет работы, как предусмотренные, так и не предусмотренные должностной инструкцией, и время перерывов на отдых и личные надобности.
Жёсткой регламентации подлежит время для перерывов на отдых, которое желательно назначать на середину рабочего дня. В течение этого перерыва, который должен длиться от 30 до 60 мин, следует предусмотреть прием пищи и послеобеденный отдых. Желательно также устраивать перерывы для предупреждения утомления до 5 мин после каждого часа работы. График обеденного перерыва секретаря нужно строить с учетом графика такого перерыва у руководителя, но возможно и несовпадение этих графиков.

Многообразие операций секретарского обслуживания требует их регламентационного оформления. В этих целях следует разрабатывать должностные инструкции для секретарей с учетом действующих регламентов работы в данной организации. Такие инструкции как правило, должны включать следующие основные разделы: 1) общие положения, 2) основные обязанности, 3) права, 4) ответственность, 5) взаимоотношения.

В разделе «Общие положения» излагаются квалификационные требования к секретарю, порядок его приема и увольнения; определяются документы, которыми он должен руководствоваться в своей работе. В разделе «Основные обязанности» перечисляются все документационные и организационные операции, исполнение которых возлагается на секретаря. В разделе «Права» излагаются права» которыми он может пользоваться в своей работе. Раздел
«Ответственность» содержит упоминание о тех видах ответственности, которая возлагается на секретаря при исполнении им своих обязанностей и использовании имеющихся у него прав. В разделе «Взаимоотношения» оговариваются взаимоотношения секретаря с руководителями организации, руководителями структурных подразделений и служб, с отдельными работниками организации.

В том случае, если выполнение секретарского обслуживания возлагается на специальное подразделение, составляются положение о таком подразделении и должностные инструкции на работников этого подразделения.

Страницы: 1, 2