Основы концепции создания интегрированной автоматизированной информационной системы административного управления

Основы концепции создания интегрированной автоматизированной информационной системы административного управления

Московский государственный университет им. М.В. Ломоносова

Научно-исследовательский вычислительный центр

ОСНОВЫ КОНЦЕПЦИИ СОЗДАНИЯ ИНТЕГРИРОВАННОЙ АВТОМАТИЗИРОВАННОЙ ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ (ИАИС) АДМИНИСТРАТИВНОГО УПРАВЛЕНИЯ

Коллектив разработчиков:

Гилязов С.Ф.

Емельянов В.И.

Леонтьев В.В.

Котик И.П.

Рубан П.И.

Суслов А.М.

Тимохов А.В.

Тихонравов А.В.

Москва, июнь 2009 г.

СОДЕРЖАНИЕ

Введение

1.     Описание объекта автоматизации

2. Сегодняшнее состояние автоматизации административного управления МГУ

3. Тенденции развития и общие принципы построения ИАИС административного управления

4. Основные концептуальные положения разработки / приобретения и развития АИС административного управления МГУ

5. Нормативные средства автоматизации административного управления МГУ

6. Аппаратно-программные средства автоматизации административного управления МГУ

7. Организационно-финансовые средства автоматизации административного управления МГУ

8. Кадровое обеспечение автоматизации административного управления МГУ

Заключение

Введение

В основе планирования процесса автоматизации административного управления МГУ должна лежать специально разработанная концепция, охватывающая все сферы административного управления МГУ, в том числе и те, автоматизация которых может начаться нескоро. Ведущие университеты мира разрабатывают, постоянно уточняют такие концепции и опираются на них в работах по внедрению электронных технологий обработки информации в различные сферы своей деятельности. Разработка даже первоначального варианта такой концепции, которая должна проводиться по поручению и под контролем Ректората, конечно потребует много времени и сил. Однако без нее процесс информатизации сведется к совокупности ежегодных административных решений, слабо связанных с недавней историей и ближайшим будущим.

Концепция призвана отражать позицию руководства МГУ в деле совершенствования управления университетом. В основе концепции на всех этапах ее "жизненного цикла" должны лежать сформулированные Ректором МГУ, Ученым Советом МГУ принципы совершенствования управления МГУ.

Концепция автоматизации призвана играть роль методологической основы стратегического плана Ректората в области информатизации административного управления МГУ. Поэтому она должна опираться как на результаты научных исследований, проводимых в МГУ и за его пределами, так и на тщательный и всесторонний анализ опыта МГУ и других вузов в сфере автоматизации управления.

Концепция не должна носить догматический, узкопрофессиональный характер, ее разработка — постоянный процесс, в котором должны принимать участие руководители МГУ, специалисты по управлению, экономисты, социологи, юристы и конечно специалисты в области электронных технологий обработки информации. При разработке, развитии концепции автоматизации административного управления всегда должна учитываться "первичность" стремления руководства к повышению эффективности управленческих процедур и "вторичность" выбираемых технических решений.

1. Описание объекта автоматизации

Общая характеристика структуры административного управления МГУ.

Особенностью структуры административного управления МГУ является ее двухуровневость. Первый (верхний) уровень — центральный аппарат управления МГУ, второй (нижний) уровень — органы управления подразделений (филиалов, факультетов, институтов, центров, станций и т.д.), многие из которых являются юридическими лицами.

Проблемы автоматизации второго уровня управления, особенно тех подразделений, которые являются юридическими лицами, в обозримом будущем будут, прежде всего, решаться органами управления этих подразделений. Роль общеуниверситетской концепции создания ИАИС должна состоять лишь в выработке и пропаганде единых правил приобретения (разработки), развития, функционирования информационных систем МГУ. Поэтому структура подразделений МГУ и связанные с ней информационные потоки в рамках данной концепции не рассматриваются. Предполагается лишь, что каждое подразделение, входящее в состав МГУ, обязано выполнить требования верхнего уровня управления по предоставлению всей необходимой информации, по форме и по существу, для нужд интегрированного учета.

Для верхнего уровня управления МГУ концепция предполагает поэтапное создание, развитие и функционирование интегрированной автоматизированной информационной системы. Поэтому структура верхнего уровня управления МГУ и описание соответствующих информационных потоков является необходимым.

Характеристика информационных потоков.

В верхнем уровне административного управления МГУ можно выделить несколько основных информационных потоков:

-       бухгалтерская и планово-финансовая информация (бюджет МГУ, учет основных средств и материалов, учет банковских и кассовых операций, учет и расчет заработной платы и стипендии, сводный учет и составление отчетности и т.д.);

-       информация об учебном процессе (учет сведений о новом приеме, контингенте учащихся и выпускников, учет сведений об учебных курсах, учебных планах, преподавателях и т.д.);

-       кадровая информация о контингенте преподавателей и сотрудников;

-       документооборот (приказы, входящие и исходящие документы и т.д.);

-       информация о научных исследованиях в МГУ (научные темы, договора, гранты, публикации, диссертации и т.д.);

-       информация о внешних, в т.ч. международных контактах МГУ (межуниверситетские договора, учебные практики, научные обмены и стажировки и т.д.).

Существуют и другие информационные потоки.

Перечисленные информационные потоки являются:

-       стабильными (существуют в течение десятков лет);

-       консервативными (не иссякают, а новые не появляются);

-       структурообразующими (фактически определяют структуру аппарата административного управления МГУ);

-       преимущественно "вертикальными" (основной обмен информацией происходит между заинтересованными сотрудниками подразделений и соответствующими работниками центрального аппарата управления, т.е. работник Центральной бухгалтерии — бухгалтер факультета, работник Управления кадров МГУ — кадровик факультета и т.д.);

-       частично перекрывающими друг друга (например, кадровая информация обрабатывается в Управлении кадров и частично дублируется Центральной бухгалтерией для расчета зарплаты, штатное расписание составляется в Планово-финансовом управлении и частично дублируется в Управлении кадров для нужд кадрового учета и т.д).

Интегрированность центрального аппарата управления МГУ.

Характер и степень интегрированности автоматизированной системы административного управления определяется характером и степенью интегрированности самой системы административного управления. На основании вышесказанного можно сделать вывод о наличии в верхнем уровне управления МГУ стабильных управленческих вертикалей, относительно слабо взаимодействующих друг с другом (в смысле обмена информацией), и в то же время являющихся генераторами и потребителями значимой информации.

Автоматизация административного управления всегда является, в той или иной степени, двусторонним процессом, предполагающим как перестройку сложившейся системы управления, так и адаптацию технических решений. Предлагаемая концепция оценивает как маловероятную перспективу сколько-нибудь существенного изменения сложившихся в верхнем уровне административного управления МГУ информационных потоков. Поэтому требование интегрированности автоматизированной информационной системы вовсе не означает требование создать одну информационную систему, которая должна выполнять все необходимые функции.

2. Сегодняшнее состояние автоматизации административного управления МГУ

Основные фактические данные НИВЦ о действующих и внедряемых АИС административного управления МГУ приведены в Приложении 1. Целью данного раздела концепции является общая характеристика современного состояния автоматизации верхнего уровня административного управления МГУ.

Опыт автоматизации различных сфер административного управления МГУ.

Различные сферы административного управления МГУ имеют существенно различный опыт автоматизации. С этой точки зрения их можно разделить на три категории.

1 категория. Сферы управления, автоматизация которых началась 15-20 и более лет назад и состоялась в форме постоянно функционирующих автоматизированных информационных систем. К таким сферам относятся, например, учет данных по новому приему и учебному процессу, учет и расчет зарплаты и стипендии, некоторые сферы бухгалтерского учета.

2 категория. Сферы управления, автоматизация которых проводилась в различное время с той или иной степенью результативности, но на сегодняшний день не состоялась. К таким сферам относится, например, учет кадров.

3 категория. Сферы управления, автоматизация которых не проводилась. Использование электронных технологий обработки информации в таких сферах, в лучшем случае, ограничивается компьютерной подготовкой текущих офисных документов.

На верхнем уровне административного управления МГУ представлены все три категории сфер управления. Различные службы Ректората имеют принципиально различный опыт (от огромного, многодесятилетнего до практически нулевого) в использовании электронных технологий обработки информации. Различная степень готовности информационных моделей, управленческой документации, персонала в различных сферах управления определяет поэтапность автоматизации верхнего уровня административного управления МГУ.

Общая характеристика действующих и внедряемых АИС.

Все действующие и внедряемые в настоящее время АИС административного управления МГУ характеризуются следующими основными чертами:

-       оперативный доступ руководства МГУ к итоговой информации, формируемой АИС, отсутствует, либо затруднен;

-       каждая АИС в отдельности не обеспечивает полного охвата (учета данных) соответствующей сферы управления;

-       формирование итоговой отчетности происходит с большими трудозатратами, не всегда в срок и с должным качеством;

-       действующие АИС несовместимы по форматам данных, содержат дублирующую информацию, не решена проблема интеграции различных АИС в рамках единого информационного пространства;

-       АИС разработаны с использованием устаревших технологий, либо разрабатываются с использованием бесплатных / дешевых и, следовательно, малонадежных технологий, в результате чего их работоспособность, а также модернизация и развитие целиком зависят от программистов, их разработавших;

-       АИС внедряются, модернизируются и эксплуатируются без учета современных требований к программному продукту, как к товару, и эксплуатации, как регламентированной производственной деятельности. В частности, не решаются вопросы лицензирования АИС и сопутствующего программного обеспечения, не проводится оценка и планирование затрат, как в отношении модернизации и эксплуатации, так и в отношении целесообразности собственных разработок в качестве альтернативы приобретению готового программного продукта, не обеспечивается достаточный уровень сопровождения и поддержки;

Планирование и координация автоматизации административного управления.

Каждая из действующих или внедряемых АИС административного управления представляет собой сложный и дорогой комплекс ресурсов:

-      технических;

-      программных;

-      человеческих;

-      информационных;

-      нормативных;

-      финансовых;

-      организационных.

Оптимальное развитие и использование таких комплексов возможно лишь при условии тщательного планирования и координации.

Тем не менее, в настоящее время каждая АИС административного управления функционирует и развивается по своим правилам, которые систематически не зафиксированы, не утверждены и не согласованы между собой. Функционирование, развитие, внедрение АИС административного управления в целом по МГУ не планируется, не координируется ни по срокам, ни по затратам, ни по результатам. Отсутствует какое-либо прогнозирование рисков, оценка опасности и последствий временной остановки или даже прекращения функционирования АИС.

Не проводится систематический анализ накопленного в МГУ опыта (как положительного, так и отрицательного) разработки, внедрения и эксплуатации АИС административного управления.

Все этапы автоматизации административного управления (от постановки задачи и моделирования объектов до внедрения и эксплуатации) выполняются, как правило, силами специалистов по электронным технологиям обработки информации. К планированию, проектированию, оценке результативности, как правило, не привлекаются специалисты по управлению, экономисты, социологи, юристы и другие специалисты-гуманитарии.

автоматизированный административный управление информационный

3. Тенденции развития и общие принципы построения ИАИС административного управления

Автоматизация верхнего уровня административного управления является лишь одним из многих направлений автоматизации процессов обработки информации в МГУ, наряду с учебным процессом, научными исследованиями, издательской деятельностью, библиотечно-информационным обслуживанием, музейно-архивным делом и т.д. Излагаемые в данном разделе общие принципы построения ИАИС административного управления применимы к автоматизации других сфер деятельности МГУ.

Возможны следующие подходы к автоматизации административного управления МГУ:

·        создание новой многофункциональной информационной системы силами МГУ,

·        заказ на создание новой информационной системы фирме, специализирующейся на разработке программного обеспечения соответствующего профиля,

·        закупка и внедрение единого готового программного продукта,

·        внедрение интегрированного решения, включающего собственные разработки и готовые программные продукты.

Результаты экспертной оценки позволили признать наиболее выгодным с точки зрения перспектив развития последний подход, а, именно, разработку и внедрение интегрированного решения. Данный подход предполагает, что информационная система МГУ создается на основе интеграции отдельных готовых программных продуктов и собственных разработок. Интеграция осуществляется специалистами МГУ. В этом случае, во-первых, по каждому из направлений информатизации имеется возможность выбрать наилучшее решение, а не иметь нечто среднее в рамках одного большого продукта, и, во-вторых, реально управлять процессом информатизации, минимизируя, соответственно, вероятность провала проекта в целом и вероятность попадания в зависимость от какого-либо программного продукта (какой-либо компании).

Для МГУ единственной альтернативой готовой и дорогостоящей ERP–системы[1] является использование приложений, "лучших в своей области" (best of breed). Реализация такой альтернативы означает:

-      изучение каждой функциональной области административного управления;

-      поиск технологии, наилучшим образом соответствующей сформированным требованиям;

-      последующую интеграцию выбранного ПО с программными пакетами, составляющими остальную часть системы.

Современное программное обеспечение, основанное на стандартах открытых систем, делает данную возможность как никогда прежде осуществимой. Использование промежуточного программного обеспечения (middleware) позволяет эффективно обеспечить взаимодействие различных приложений. Применение такого подхода обеспечивает гибкость при отображении бизнес–процессов предприятия на модели процессов, поддерживаемых ИС, обеспечивает производительность и наращиваемость, по сравнению с более общим эффектом от работы ERP-системы.

4. Основные концептуальные положения разработки / приобретения и развития АИС административного управления МГУ

Основные фактические данные об АИС административного управления МГУ, разрабатываемых в НИВЦ, приведены в Приложении 2. Целью данного раздела концепции является формулировка общих положений, применимых как к уже разрабатываемым, так и к будущим АИС. В Приложении 3 содержится изложение рекомендуемых основных мероприятий по автоматизации конкретной сферы управления МГУ (на примере Центральной бухгалтерии МГУ).

Обоснованность автоматизации.

Решение об автоматизации той или иной сферы административного управления МГУ в форме разработки / покупки специализированной АИС должно приниматься с учетом:

-      оценки целесообразности и эффективности автоматизации в данной сфере управления на момент принятия решения;

-      готовности сферы управления к автоматизации;

-      наличия в той или степени проработанных информационных моделей, проектов автоматизации, обследований состояния соответствующей сферы управления;

-      наличия средств на приобретение оборудования, закупку/разработку программного обеспечения;

-      наличия ресурсов и средств для эксплуатации и развития АИС.

Обоснованное решение об автоматизации должно приниматься в форме стандартных для МГУ административных документов (приказ, программа, план и т.п.) с указанием всех необходимых в таких случаях атрибутов: цели автоматизации, средства их достижения, сроки, ответственные.

Выбор средств автоматизации.

Ключевым моментом в процессе автоматизации является выбор:

-       разрабатывать АИС своими силами или покупать;

-       если покупать, то у какого поставщика и в какой комплектации.

Выбор между приобретением или разработкой своими силами специальной АИС должен производиться на основе всестороннего анализа и оценки следующих основных факторов:

-       типичность/уникальность автоматизируемой сферы административного управления;

-       наличие/отсутствие на российском рынке готовых программных средств, предназначенных для автоматизации данной сферы управления;

-       оценка и сравнение стоимости и качеств собственной разработки, включая последующую поддержку, со стоимостью и качествами доступных на рынке готовых АИС;

Страницы: 1, 2