Особенности создания информационного обеспечения систем организационного управления
Особенности создания информационного обеспечения систем организационного управления
Содержание
1. Введение……………………………………………………2
2. Неформационное
обеспечение…………………………3
3. Понятие
информации, ее свойства и характеристики……………………………………………12
4. Особенности
использования информации о состоянии внешней среды и управляемого объекта в
организационных системах управления с обратной связью………………………………………………………18
5. Особенности
создания информационного обеспечения систем организационного
управления………………………………………………..24
6. Возможности
использования новых информационных технологий в системах организационного
управления………………………………………………..30
7. Заключение………………………………………………
37
8. Список
литературы………………………………………37
1. Введение
Время, в которое мы живем, —
эпоха перемен. Наше общество осуществляет исключительно трудную, во многом
противоречивую, но исторически неизбежную и необратимую перестройку. В
социально-политической жизни это переход от тоталитаризма к демократии, в
экономике — от административно-командной системы к рынку, в жизни отдельного
человека — превращение его из «винтика» в самостоятельного субъекта
хозяйственной деятельности. Такие изменения в обществе, в экономике, во всем
нашем жизненном укладе сложны тем, что они требуют изменения нас самих.
С легкой руки американцев
это английское слово стало известно сегодня практически каждому образованному
человеку. В упрощенном понимании, менеджмент — это умение добиваться
поставленных целей, используя труд, интеллект, мотивы поведения других людей.
Менеджмент — по-русски «управление» — функция, вид деятельности по руководству
людьми в самых разнообразных организациях. Менеджмент — это также область
человеческого знания, помогающего осуществить эту функцию. Наконец, менеджмент
как собирательное от менеджеров — это определенная категория людей, социальный
слой тех, кто осуществляет работу по управлению. Значимость менеджмента была
особенно ясно осознана в 30-е годы. Уже тогда стало очевидным, что деятельность
эта превратилась в профессию, область знаний — в самостоятельную дисциплину, а
социальный слой — в весьма влиятельную общественную силу. Растущая роль этой
общественной силы заставила заговорить о «революции менеджеров», когда
оказалось, что существуют корпорации-гиганты, обладающие огромным
экономическим, производственным, научно-техническим потенциалом, сопоставимым
по мощи с целыми государствами.
Однако роль менеджеров не
ограничивается присутствием лишь в огромных многоуровневых и разветвленных
корпоративных структурах управления. В зрелой рыночной экономике не менее важен
и малый бизнес. По количеству – это более 95 % всех фирм, по значению – это
наибольшая приближенность к повседневным нуждам потребителей и в то же время
полигон технического прогресса и других нововведений. Умело управлять в малом
бизнесе – значит выжить, устоять, вырасти. Как это сделать – тоже вопрос
эффективного менеджмента.
2. Неформационное обеспечение.
Информационное обеспечение системы
менеджмента - одно из важнейших обеспечивающих функций, качество
которой является определяющим фактором обоснованности принимаемого решения
и эффективности функционирования системы. В динамике информационное
обеспечение как процесс входит в понятие коммуникация. Поэтому сначала
рассмотрим это понятие по источнику.
Коммуникаций - это обмен информацией, на основе
которого руководство получает информацию, необходимую для принятия эффективных
решений и доводит принятые решения до работников фирмы. Коммуникации - это
сложный процесс, состоящий из взаимосвязанных шагов. Каждый из этих шагов очень
нужен для того, чтобы сделать наши мысли понятными другому лицу. Каждый шаг -
это пункт, в котором, если мы будем небрежны и не будем думать о том. что
делаем, - смысл может быть утрачен.
К примеру, в 1982 г. и еще раз в 1985 г., когда
фирма «Джонсон энд Джонсон» установила, что некоторые капсулы «Тилеола»
ядовиты, высшему руководству фирмы пришлось наладить эффективные коммуникации с
такими группами, как средства массовой информации и потребители, Управление
санитарного надзора за качеством пищевых продуктов и медикаментов и
дистрибьюторы. Пришлось также наладить связи с руководителями среднего звена,
которые стояли во главе лабораторий и заводов в разных странах мира. Эти
руководители, в свою очередь, установили связь с руководителями более низких
уровней и контролерами, подотчетными им. Наконец, руководство фирмы «Джонсон
энд Джонсон», вероятно, оповестило о своих проблемах всех сотрудников фирмы.
Сочетание таких средств коммуникации, как совещания, служебные записки,
телефонные переговоры, формальные отчеты, видеоленты и беседы с глазу на глаз,
позволили в конечном счете охватить многих работников фирмы.
Руководитель 50-90% всего времени
тратит на коммуникации. Руководитель занимается этим чтобы
реализовать свои роли в межличностных отношениях,
информационном обмене и процессах принятия решении по функциям
управления. Обмен информацией представляет одну из самых сложных
проблем на любом уровне иерархии.
В обмене информацией можно выделить четыре базовых элемента:
1. Отправитель - лицо,
генерирующее идеи или собирающее информацию и передающее ее.
2. Сообщение -
собственно информация, закодированная с помощью символов.
3. Канал - средство передачи
информации.
4. Получатель - лицо,
которому предназначена информация и которое интерпретирует ее.
При обмене информацией
отправитель и получатель проходят несколько взаимосвязанных этапов. Их
задача составить сообщение и использовать канал для его передачи таким образом,
чтобы обе стороны поняли и разделили исходную идею. Это трудно, ибо каждый этап
является одновременно точкой, в которой смысл может быть искажен или полностью
утрачен. Указанные взаимосвязанные этапы следующие:
1.
Зарождение
идеи.
Пример. Отправитель решает, какую
значимую идею или сообщение следует сделать предметом обмена. К сожалению,
многие попытки обмена информацией обрываются на первом этапе, поскольку
отправитель не затрачивает достаточного времени на обдумывание идеи. Кит Дэвис
подчеркивает важность данного этапа: «Неудачное сообщение не станет лучше на
глянцевой бумаге или от увеличения мощности громкоговорителя. Лейтмоти этапа –
«не начинайте говорить, не начав думать».
2. Кодирование и выбор
канала.
3. Передача.
4. Декодирование.
Процесс обмена информацией
как система с обратной связью и шумом показан на рис.1.
Предлагается следующая структура
информации:
1) по объекту - показатели
качества товара, его ресурсоемкость, параметры инфраструктуры рынка,
организационно-технического уровня производства, социального развития
коллектива, охраны окружающей среды и др.:
2) по принадлежности к
подсистеме системы менеджмента - информация по целевой подсистеме, научному
обоснованию системы, экономике менеджмента, функциональной и обеспечивающей
подсистемам, внешней среде системы, управляющей подсистеме;
3) по форме передачи - вербальная
(словесная) информация и невербальная;
4) по изменчивости во времени
- условно-постоянная н условно-переменная (недолговечная);
5) по способу передачи -
спутниковая, электронная, телефонная. письменная и др.;
6) по режиму передачи - в
нерегламентируемые сроки, по эапросу и принудительно в определенные сроки:
7) по назначению -
экономическая, техническая, социальная, организационная и др.;
8) по стадии жизненного цикла
объекта по стадии маркетинга (НИОКР, организационно-технологической подготовке
производства н т.д. до списания);
9) по отношению объекта
управления к субъекту - между фирмой и внешней средой, между подразделениями
внутри фирмы по вертикали и горизонтали, между руководителем и исполнителями,
неформальные коммуникации.
Идея классификации информации
используется при ее кодировании.
Основные требования к
качеству информации:
- своевременность;
- достоверность (с определенной
вероятностью);
- достаточность;
- надежность (с определенной
степенью риска);
- комплектность системы
информации (по качеству и ресурсоемкости товара- условиям по стадиям жизненного
цикла товаров фирмы и конкурентов н т.д.);
- адресность;
- правовая корректность
информации;
- многократность использования;
- высокая скорость сбора,
обработки и передачи;
- возможность кодирования;
-
актуальность
информации.
К примеру, представители разных отделов
в школе бизнеса периодически обмениваются информацией по таким вопросам, как
составление расписания занятий, уровень требований в программах для выпускников,
сотрудничество в исследовательской и консультативной деятельности и
обслуживание местного населения. Подобным же образом в больнице обслуживающий и
врачебный персонал различных отделений должен обмениваться информацией о
распределении ресурсов, координации деятельности рабочих групп, контроле за
издержками, новых методах лечения и т.п. В сфере розничной торговли
региональные управляющие сбытом могут периодически встречаться для обсуждения
общих проблем, координации стратегии сбыта и обмене информацией о продукции.
Вопросы организации массива и
потоков информации, технологии ее переработки и моделирования изложены по
работе В.Г.Версана.
Организация массива
информации.
Информационный массив - это упорядоченная по определенным признаком
совокупность всех видов информации, используемой органами для выработки
управляющих воздействий.
Цель создания массива
информации - повысить эффективность управления за счет рациональной
систематизации информации, правильного ее распределения по уровням управления
в соответствии с характером решаемых задач.
Информационный массив должен
обеспечивать:
- прямое обращение
потребителей к хранимой информации и возможность многократного ее
использования:
- наиболее полное удовлетворение
информационных потребностей органов управления на всех уровнях:
- оперативный поиск и выдачу
информации по запросу;
- предохранение информации от
искажений.
Организация потоков
информации.
Под потоком информации понимается целенаправленное движение информации от
источников до потребителей.
Рационализация потоков
информации имеет цель исключить дублирование информации, минимизировать
маршруты ее прохождения и обеспечить рациональный обмен информацией между
органами управления.
Информационный поток
характеризуется адресностью (наличием источника и потребителя информации),
режимом (регламентом) передачи от источника до потребителя и объемом
передаваемой информации.
По режиму передачи информация
может подразделяться на поступающую потребителю принудительно, в
нерегламентируемые сроки и по запросу, а также ежедневную, декадную, месячную,
квартальную, годовую.
Объем информации -
количественная характеристика, измеряемая с помощью условных единиц информации
(биты. слова, сообщения, знаки. буквы, листы к др.).
Объем информации используется
для определения информационной загруженности органов управления, принятия
решений по автоматизации управленческих процедур.
Заключительным этапом
формирования информационного обеспечения является организация технологического
процесса переработки информации, включающая:
- формирование
документооборота;
- определение состава
операций по переработке информации, выполнение которых будет проводится с
помощью средств механизации и автоматизации;
- выбор состава комплекса
технических средств по переработке информации. используемой при решении
управленческих задач.
При проектировании
документооборота необходимо обеспечивать: наличие в каждом документе
необходимой и достаточной для принятия решения информации, четкую ее
адресность, определение источников и потребителей информации:
- организацию рациональных
потоков информации за счет устранения дублирования документов и показателей,
содержащихся в документах;
- минимизацию маршрутов
прохождения документов от источника до потребителя;
- эффективный контроль за
сроками исполнения документов;
- максимально возможное
использование средств механизации и автоматизации документооборота;
- унификацию форм документов.
Технологический процесс
переработки информации должен включать механизацию операций по переработке
информации. Операции дифференцируют на рутинные и творческие. К рутинным
относятся операции, связанные с сортировкой, заполнением, размножением
документов и т.д. К творческим - операции по переработке информации,
результатом выполнения которых является управленческое решение.
На основе рассмотренных
требовании методика проектирования системы менеджмента должна определять:
- задачи, обеспечивающие
выполнение функций управления;
- исполнителей задач;
- информацию, необходимую для
выполнения задач и функций
управления;
- режим передачи информации,
используемой в решении управленческих задач;
- объемы поступающей органам
управлений информации в соответствии с составом решаемых задач;
- порядок и формы
представления информации, необходимой для
управления;
- время, затрачиваемое органами
управления на переработку информации;
- задачи по переработке
информации, выполнение которых возможно с использованием средств автоматизации
и механизации (ЭВМ, микропроцессоры. средства телекоммуникации, электронные
пишущие машинки, терминальные устройства и Др.).
Для проектирования систем
управления В.Г.Версан предложил графическую информационную модель.
Движение информации в этих моделях от источника к потребителю, операции ее
переработки, зафиксированные графически, позволяют на этапе анализа комплексно
представить весь информационный процесс, выявить дублирование, лишние операции
и документы, неточности в распределении работ между исполнителями и т.д.
Пример
заполнения карты носителя информации (см.строку З):
|