Підручник

Обробка аналітичної інформації для управлінських рішень

Економічний аналіз є важливим етапом підготовки управлінських рішень.
На цьому етапі виникає необхідність розгляду методологічних питань: яку інформацію треба підготувати в ході аналізу, де та на якому рівні управління її використовувати та в якій сукупності надавати управлінському персоналу. Інакше
148

Менеджмент: теорія та практика кажучи, тут розглядається організація селекції інформації, її витягу з підсистем "Облік та звітність", "Планування" та "Економічне стимулювання", формування в пам'яті ЕОМ спеціальних масивів аналітичної інформації та селекції, а також надання з них управлінському персоналу інформації, що використовується при підготовці та реалізації управлінського рішення.
Такий підхід до економічного аналізу дозволяє відійти від традиційних структур аналізу та форм видання аналітичних результатів, від традиційних показників цих форм.

Але це не означає, що завдяки швидкій дії ЕОМ передбачається збільшення потоку аналітичних документів та показників, що видаються управлінському персоналу. Однак є вже негативні приклади, коли до окремих ланок системної ієрархії щоденно йдуть досить солідні за розмірами альбоми інформації, що підготовлена на ЕОМ. Для того, щоб знайти в цих альбомах дійсно корисну та потрібну інформацію, управлінський персонал має витратити багато часу. Це психологічно негативно впливає на управлінський персонал, на його ставлення до можливостей ЕОМ та цінності комп'ютерної інформації.

В умовах ручної обробки при підготуванні аналітичної інформації традиційні аналітичні форми передбачали видання разом з основним аналізованим показником всіх вихідних та проміжних показників. При цьому у формі можна було побачити весь хід аналізу основного та допоміжного показників, їх фактичні (звітні) та планові значення у кількісних
(фізичних) вимірниках та в грошовій оцінці, відхилення звітних завдань від планових. Вивчення змісту таких форм було закладено в основу роботи персоналу при підготовці ним управлінських рішень. Перші результати проведення економічного аналізу та видання підсумкових даних з ЕОМ в основному копіювали його традиційні форми та методи, що і призвело до вище зазначених великих обсягів альбомів. Працювати з такими альбомами традиційними методами досить важко та малоефективно. Потрібні були нові методи роботи управлінського персоналу, орієнтовані на новий підхід до надання йому необхідної аналітичної інформації.

Практика підказує вихід з такого становища. Працівники управління ставлять завдання проектувальникам АСУ передбачати до видання з ЕОМ додатково до зазначених альбомів ніби путівник з них, довідку, в якій сконцентровано ті показники, на які треба в першу чергу звернути увагу.
Дійсно, навряд чи є до-

149

О.А. Подсолонко цільним щоденне чи щомісячне видання всього комплексу інформації, що характеризує діяльність окремих підрозділів, цехів та підприємства керівникам. Для них необхідними є дані про виконання плану за показниками, які є основою критерію управління.

Саме таке завдання стоїть перед економічним аналізом: давати інформацію, яку може використати управлінський персонал для ухвалення рішення. Не випадково економічний аналіз є початковою ланкою ланцюгу підготовки управлінських рішень. Вимоги до результатів аналізу, що надаються управлінському персоналу з ЕОМ, накладають певний відбиток на побудову алгоритмів розрахунку. На відміну від традиційних методів аналізу тут немає необхідності створювати алгоритми, що враховують різні відхилення техніко-економічних показників від запланованих та передбачають обов'язкове видання їх у вигляді спеціальних таблиць. Треба розробити такі алгоритми, за допомогою яких можна було б врахувати всі відхилення, але виводити на екран, і, тим більше, у друк лише ту інформацію, яка слугуватиме поштовхом чи початком у ланцюгу підготовки управлінського рішення. Необхідно зазначити, що такий принципово новий підхід до видання результатів аналізу разом з тим суттєво не змінює вихідних методів аналізу. У своїй основі методи аналізу залишаються традиційними. Практично незмінним залишається коло аналізованих техніко-економічних показників та причин, що викликають їх відхилення. Єдине, що змінюється, це вимоги до їх видання, яке здійснюється лише на основі селекції інформації.

Таким чином, у питаннях підготовки даних для аналізу на ЕОМ та видання їх споживачам пріоритет надається завданням забезпечення управлінського персоналу необхідною аналітичною інформацією. На досягнення цієї мети орієнтують усі алгоритми розрахунку відхилень фактичних показників від планових. У цих алгоритмах передбачають надання сукупності даних, що дійсно є необхідними для підготовки управлінського рішення. Селекція такої з користю використовуваної інформації здійснюється за показниками, що мають негативні відхилення, тобто ті, що негативно впливають на досягнення критерію управління аналізованого підрозділу. Відмінне від традиційних форм аналізу — видання рекомендацій про різні варіанти усунення негативних відхилень із вказанням конкретних виконавців виробничого процесу
(винуватців), а також рекомендації з виходу, якщо це не-

150

Менеджмент: теорія та практика обхідно, на зовнішні (для аналізованого об'єкту) зв'язки з метою усунення негативних наслідків.

В процесі проведення аналізу виникла необхідність у постановці завдання з видання до друку з ЕОМ не всієї інформації, а лише тієї, яка сигналізує про відхилення від нормативних вимог, які негативно впливають на госпрозрахунковий результат діяльності цеху. У зв'язку з цим гостро постало питання про видання часткових показників не лише у вигляді спеціальних таблиць, а й у вигляді окремих документо-рядків чи документо-стовпчиків, що призначені для конкретних виконавців виробничого процесу. Одержання такої інформації низовими ланками є для них управлінським сигналом про те, що необхідно вжити відповідних заходів з усунення негативних відхилень.
Особливістю часткових показників процесу аналізу є те, що вони, характеризуючи окремі сторони діяльності виробничих підрозділів, великою мірою складають інформаційну основу для моделей продуктивності технологічних агрегатів та для аналізу, який здійснюється на основі цих моделей.

За економічною теорією та практикою, результати аналізу виробництва за економіко-математичними моделями продуктивності технологічних агрегатів в основному і є основою для ухвалення управлінських рішень. Тому доцільно розглядати: структуру та послідовність економічного аналізу із застосуванням моделей управління; зміст моделей та побудову алгоритму зворотнього зв'язку в управлінні (зв'язок факторів процесу з елементами системи стимулювання та вплив їхніх динамічних змін на виконавців виробничого процесу); структуру аналітичних таблиць (таблиць стандартних управлінських рішень).

При застосуванні економіко-математичних моделей продуктивності технологічних агрегатів (моделей виробничого процесу) для кількісного обгрунтування управлінських рішень у структурі економічного аналізу є деякі особливості (рис. 29).

Найважливіша з них — наявність взаємозв'язку системи формування та розподілу фондів економічного стимулювання (завершальної ланки в ланцюзі підготовки управлінського рішення в процесі економічного аналізу) з первинними факторами виробничого процесу. Останні лежать в основі моделей продуктивності агрегатів та використовуються в аналізі при розкладі комплексних показників на складові елементи. При цьому структура аналізу передбачає порівняння техніко-економічних показників, що використовуються на початковому та кінцевому етапах аналізу, через

151

Ч*Л ' V:* v. ;> '..; • ••*' t -~ у, '
О. А. ГІОДСОЛОНКО ' г"''

Рис. 29. Схема економічного аналізу з використанням моделей управління

А — оперативна та поточна інформація: / —відхилення факторів виробничого процесу від нормативних значень, 2 — зміна результатов виробництва та витрат потрібних для цього ресурсів під впливом зміни факторів процесу, 3 — зміна критерію управління в цілому та за складовими факторами, 4 — зміна фондів економічного стимулювання в цілому та за складовими (порівняно з планом);

Б—моделі управління: 5 — моделі виробничого процесу, 6—моделі формування критерію управління, 7 — моделі та алгоритми формування та розподілу фондів економічного стимулювання;

В—нормативно-довідкова інформація: 8 — коефіцієнти кількісного впливу зміни факторів процесу на результати виробництва, 9 — кількісні та вартісні значення витрат та результатів праці за нормативами, 10 — питомі нормативні значення фондів економічного стимулювання; 11 — виконавці виробничого процесу; 12 — управлінський персонал.

глобальний критерій ефективності управління підприємством за всіма його складовими. Через це з послідовності аналізу із застосуванням економіко- математичних моделей виключаються проміжні етапи, які пов'язані з ручною обробкою інформації. На базі моделей та відповідних програм на ЕОМ здійснюються всі види математичної та в окремих випадках логічної обробки проміжних чи
152

Менеджмент: теор/я та практика кінцевих документів, видається техніко-економічна інформація, що характеризує діяльність підприємства в цілому та за окремими складовими як онтологічного (цехи, служби, ділянки, агрегати), так і гносеологічного
(елементи діяльності) характеру.

Прешим етапом застосування моделей продуктивності технологічних агрегатів в економічному аналізі є створення таблиць відхилень добової продуктивності агрегатів від запланованої (чи будь-якої базової) за первинними факторами виробничого процесу, що лежать в основі побудови моделей. Практично на цьому етапі аналізу видається інформація для вирішення завдань управління з відхилень. Але практичний досвід свідчить про те, що така інформація не завжди досягає мети в процесі управління.
Негативний вплив окремих факторів на продуктивність агрегатів може бути стійким, а конкретний управлінський апарат може не відповідати за результати, що погіршуються під впливом цього негативного впливу, так як позитивний вплив інших факторів може його перекривати. Такий стан речей зумовлено тим, що система матеріального заохочення, як правило, базується на кінцевому показникові роботи — загальному обсязі виробництва за місяць, квартал та рік. Тому для того, щоб ліквідувати такі негативні моменти, треба матеріально зацікавити управлінський персонал у підтриманні позитивних відхилень та оперативному усуненні негативних, шляхом включення до системи матеріального заохочення всіх кількісно оцінюваних факторів виробничого процесу в моделях продуктивності. Так створюються передумови здійснення принципу зворотнього зв'язку в управлінні.
Отже, алгоритм зворотнього зв'язку має містити в собі методи формування показників, за якими оцінюється діяльність підприємства, методи формування фонду матеріального заохочення між виробничими підрозділами підприємства та всередині них, що інформаційно базуються на цих показниках. Наведена схема економічного аналізу із застосуванням моделей управління враховує зазначену структуру алгоритму зворотнього зв'язку (див. рис. 29). Оскільки в системі управління аналіз є завершальним етапом при підготовці управлінських рішень, аналітичні таблиці покликані дати відповідь на те, як зміни факторів виробничого процесу впливають на критерій ефективності управління, який характеризує ефективність діяльності підприємства, як змінюється фонд оплати праці на підприємстві, по окремих його цехах, ділянках цехів, а також яким чином це відображається в розмірах

153
О.А. Подсолонко та сумах оплати праці конкретних виконавців виробничого процесу.
Оперативне, щоденне оформлення перерахованої інформації в аналітичних таблицях з наростаючими підсумками з початку місяця дозволяє контролювати результативність управлінського впливу персоналу за всіма складовми діяльності аналізованого об'єкту протягом всього місяця.

В економічній практиці аналогічні таблиці називають таблицями стандартних управлінських рішень. Але поки що немає типових міжгалузевих розробок із застосування таких таблиць, немає класифікації стандартних рішень та інформації, що потрібна для їх реалізації. Напевно, структура таких таблиць має базуватися на інформації, що відображає зміст діяльності об'єкту управління за елементами. До стандартного тут можна віднести рішення про зниження чи підвищення розміру оплати праці конкретних робітників, бригад, за окремими ділянками та цехами підприємства відповідно до результатів їх роботи.

Особливістю створення такої таблиці стандартних управлінських рішень є можливість її розширення залежно від кількості робітників, окремих ланок чи бригад, агрегатів та цехів підприємства.

При вирішенні завдань підготовки управлінських рішень на основі економічного аналізу в якості підготовчого етапу виступає опис ситуацій, у яких персонал обов'язково має ухвалити рішення.

Процес управління традиційно грунтується на практичній обізнаності персоналу в деталях змісту керованих процесів, за групами повторюваних ситуацій. Як правило, дані про такі ситуації відкладаються в пам'яті працівника, що з ними стикався. У пам'яті також залишаються дані про заходи, вжиті з кожної ситуації та одержані результати. В документах оперативно-технічної звітності можна знайти лише розрізнені дані про результати ухвалених рішень у тих чи інших ситуаціях. Але у сконцентрованому, систематизованому з позицій відображення всіх етапів процесу управління ділянкою, цехом чи підприємством у вигляді, що є придатним для подальшого моделювання цих етапів, таких даних немає.

Тому досить актуальним є розроблення класифікації ситуацій, за якими необхідним є втручання управлінського персоналу, для різних рівнів системної ієрархії та різних ланок управління одного рівня. Велике значення має класифікація вказаної інформації за ступенем її повторюваності в часі, за кількісними межами її змін, за приналежністю її до виконавців виробничо-
154

Менеджмент: теорія та практика го процесу. В основі цієї роботи лежить створення класифікації управлінських завдань з досліджуваного об'єкту та опис їх ор-ганізащйно- економічної суті. При цьому для умов цеху описують відмінність функцій управління, наприклад, обсягом виробництва продукції начальника цеху, його заступника чи помічників, начальників ділянок, змінних майстрів та диспетчера, дають склад техніко-економічних показників та інформації. Що при цьому використовуються, особливості передання цієї інформації від ланки до ланки управління. Цінність цієї роботи тим вища, чим більше розробок охоплює типізація процесів загалом управління, загалом цеху та конкретних технологічних переділів.

При створенні масивів інформації у наведених типових сукупностях вирішують завдання кількісного обмеження можливого Інтервалу коливання значень техніко-економічних показників. Іакі Інтервали за окремими показниками (кількість агрегатів розмаїття асортиментних груп та підгруп, технологічних ділянок І т.І.) допомагають розв'язати проблему типізації інформаційних масивів та підсистем АСУ. На цій основі відповідно до умов конкретних підприємств та цехів з'являється можливість здійснення логічного контролю над правильністю даних, що готуються для обробки на ЕОМ.

Спеціальні кількісні обмеження відхилень значень технологічних параметрів та техніко-економічних показників передбачають видання даних про відхилення на екран та друк з комп ютера лише у випадку перевищення ними певних нормативних величин, за якими дійсно потрібним є управлінське втручання. Якщо відхилення окремих показників, наприклад, знаходяться в межах 0,1-0,5% від абсолютного їхнього планового значення при загальному позитивному результаті діяльності агрегату, ділянки чи цеху, то ці відхилення в оперативному аналізі не повинні надаватися управлінському персоналу. При загальному негативному результаті передбачають до видання з
ЕОМ у певній послідовності всіх негативних відхилень з пріоритетом найбільшого з них у спадаючій послідовності. Найкращим варіантом є видання лише негативних відхилень окремих показників, Що перевищують рівень відхилення загального результату діяльності. Найбільш обгрунтованим варіантом вирішення цього завдання є розроблення моделей формування показників — основи лобального, проміжних та локальних критеріїв управління та идання на їх основі відповідної аналітичної інформації загаль-

155

О.А. Подсолонко ного та локального значення, яку використовує управлінський персонал.

Без вирішення цього завдання можливі випадки, коли з 30-40 параметрів виробничо-технологічного процесу один матиме позитивне відхилення на 3-4% від нормативного значення, та його дія перекриватиме негативні відхилення решти параметрів. При цьому комп'ютер видаватиме великий обсяг інформації з цих неіснуючих відхилень та відволікати управлінський персонал від вирішення важливіших, поточних чи перспективних завдань. Тому в алгоритмі надання даних про негативні відхилення враховують ці особливості.

Класифікація управлінських завдань, ситуацій, що потрубу-ють втручання управлінського персоналу, та відповідно необхідної для цього інформації включає в себе не лише межі можливих коливань технологічних параметрів та техніко-еко-номічних показників, але й ті межі, при перевищенні яких в існуючих логічних взаємозв'язках варто їх видавати з ЕОМ у відповідних ланках управління.

2.2.5. Управління в умовах комп'ютеризації Управління через усунення диспропорцій розвитку підприємств

На підприємствах проблеми створення АСУП вирішують з урахуванням динамічності їхніх діяльності та розвитку. При цьому доводиться вирішувати, перш за все, завдання забезпечення пропорційного розвитку підприємства. Як правило, забезпечення пропорційного розвитку здійснюється через усунення диспропорцій у певних складових частинах об'єкту та його діяльності. Тому часто серед найперших завдань підсистем в АСУ є ті, вирішення яких дозволяє керівникові контролювати вузькі місця в керованому об'єкті.

Підприємство розвивається нерівномірно як за окремими цехами та службами, так і всередині кожного цеху за окремими ділянками:
Вдосконалювання окремих агрегатів так само здійснюється нерівномірно. Весь агрегат покращується не комплексно, а ніби по етапах. Спочатку вдосконалюють окремі його складові частини, а потім виникає необхідність у розвитку інших

156

Менеджмент: теорг'я та практика його частин. Змінивши продуктивність агрегата та повністю основної ділянки, стикаються з необхідністю розширення вузьких місць на допоміжних ділянках.

Ці особливості нерівномірного розвитку будь-якого об'єкту управління орієнтують усю систему управління в першу чергу на ліквідацію такої диспропорційності, як правило, через створення нових диспропорційних факторів. Тому виникає необхідність розгляду можливості створення таких підсистем і таких комплексних АСУ, які б могли постійно розвиватися.

З'являється потреба в розробленні такої системи управління, такого її математичного забезпечення, які б дозволили представити систему не у статичному, не в завершеному вигляді. Такий підхід має враховувати, що докорінним чином можуть змінитися кількісні показники функціонування об'єкту, його якісні характеристики, склад продукції, що випускається на діючих агрегатах, та ресурси матеріальні, паливні, енергетичні. Проблему створення таких рухливих систем управління та АСУ, що не мають чітких меж, на сьогодні поки що не розв'язано теоретично, методологічно та тим більше практично. Але саме на практиці, на підприємствах є вихідні передумови для її розв'язання.

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10