Применение контроля в управлении организацией
Применение контроля в управлении организацией
Федеральное агентство по образованию
Белгородский государственный технологический университет
им. В.Г. Шухова
Кафедра социологии
Индивидуальное домашнее задание
по
дисциплине «Социология организаций»
на тему: «Применение
контроля в управлении организацией»
Выполнила:
ст. гр.
УП-31
Уварова Н.В.
Научный руководитель:
канд.
социол. наук, доц.
Реутов
Н.Н.
Белгород
2010 г.
СОДЕРЖАНИЕ
ВВЕДЕНИЕ
Глава 1. Понятие «контроль» и его сущность
1.1 Содержание и виды контроля
1.2 Контроль как функция управления
Глава 2. Способы контроля за поведением персонала в
организации
2.1 Контроль через социализацию индивидов к групповым нормам
2.2 Контроль через групповое давление
2.3 Контроль через принуждение
Глава 3. Осуществление организационного контроля
3.1 Проблемы осуществления контроля
3.2 Концепция контроллинга в организации
3.3 Организационно-методические основы создания системы
контроллинга на предприятии
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
ЛИТЕРАТУРА
ПРИЛОЖЕНИЕ
Одной из причин
финансового кризиса компаний является отсутствие у руководства своевременной,
полной и точной информации не только о будущем, но и о настоящем финансовом
состоянии предприятия или фирмы. А все потому, что бюджетирование, или
финансовое (кадровое, производственное) планирование, в большинстве российских
компаний носит поверхностный характер. Соответственно, это не позволяет
эффективно управлять организацией, принимать точные и взвешенные управленческие
решения.
Контроль - не просто
модно, это залог конкурентоспособности фирмы. Так как позволяет управлять
в режиме реального времени, и значительно улучшить экономические показатели
работы предприятия, повысить эффективность использования всех ресурсов. Именно
поэтому, применение системы контроля (контроллинг) в организации актуально в
настоящее время.
В современных условиях
перед управленческой командой стоит тройная задача. Во-первых,
обеспечить поступление информации, отражающей реальное положение дел.
Во-вторых, организовать унифицированную, сжатую, четкую и простую форму ее
подачи. И, в-третьих, организовать своевременность поступления информации.
Только оперативность сбора и обработки данных, их значимость и актуальность
позволяют принимать эффективные решения и вовремя реагировать на внешнюю
ситуацию. Как говорят эксперты, мало пользы от точной информации, если она
поступила слишком поздно.
Современная концепция
управления предприятием, обеспечивающая вышеуказанный алгоритм, получила
название контроллинга. И если западный бизнес, в условиях жесткой конкуренции,
давно живет по этим правилам, то в российской деловой среде эти модные ростки
впервые стали появляться лет пять - семь назад. Их возникновение было вызвано
высокой динамикой развития рынка и возникновением острой конкуренции на нем.
Объект изучения в
работе – контроль в
социальном управлении.
Предмет изучения – контроль в управлении организацией.
Цель:
1.
изучить
особенности применения контроля в управлении организацией;
2.
рассмотреть
основы создания службы контроллинга в организации.
Задачи:
1. раскрыть понятия «контроль» и
«контроллинг», их сущность;
2. описать способы контроля за
поведением персонала в организации;
3. проанализировать осуществление
организационного контроля через систему контроллинга.
Для написания работы использовались
теории и концепции русских и зарубежных исследователей. Контроль в организации
через мотивацию раскрывается благодаря исследованиям Лаймана Портера и Эдварда
Лоулера (теория мотивации Портера – Лоулера)[1]. Американский социолог М. Итон,
российский ученый А.И. Кравченко рассматривали осуществление контроля в
организации[2].
Контроль обычно осуществляется в
малых группах, через идентичность. Это раскрывается в концепции социальной
идентичности Г. Тэджфела и Д.Тернера[3], а также в теории
социального обмена Дж. Xоманс – одного из создателей теории малой
группы[4].
Контроль невозможен без конформизма
членов группы к нормам, ценностям, мнению коллектива и лидера. Впервые модель
конформности была продемонстрирована в известных экспериментах С. Аша,
осуществленных в 1951 г., также он рассматривал формирование малых социальных
групп, противостояние и одобрение общественного мнения.
Также поведение индивидов в группе, и
его изменение изучал С. Московичи - французский психолог и социолог[5].
Он отмечал, что «когда люди объединяются в группы, (и это естественно!) они
думают совершенно по-другому, чем по – отдельности».
Американский психолог К. Левин
оказал большое влияние на технологию разрешения конфликтов, ему принадлежит
идея проведения групповых тренингов для изменения тех или иных особенностей
поведения. «Обычно легче изменить индивидуумов, собранных в группу, чем
изменить каждого из них в отдельности»[6].
Все теории и концепции послужили
основой для создания современной системы контроллинга. Конечно, в основе
системы контроллинга лежит регулярный и своевременный сбор информации, ее анализ
и планирование дальнейшей деятельности. Но «производят» данную информацию,
собирают и анализируют – люди. Именно людям приходится адекватно реагировать на
рыночные изменения и быстро принимать эффективные управленческие решения. В
условиях обострения конкуренции, больше шансов получает то предприятие, которое
добивается цели с наименьшими затратами. А для этого необходимо эффективное
управление. Эффективное управление организацией – это эффективное управление
информацией в ней. Контроллинг, как более гибкая, по сравнению с традиционным
учетом, система, позволяет решать эти задачи. Специалисты подчеркивают, что
учет лишь учитывает, то есть подводит итог проделанной работе, а система
контроллинга позволяет не просто определить все проблемные места в работе
предприятия, но и предоставляет инструментарий для того, чтобы устранить их. Таким
образом, в работе рассматривается: контроль за поведением членов организации;
система контроллинга.
1.1
Содержание и виды контроля
Термин «контроль» не
является однозначным. В переводе с французского слово «контроль» означает
проверочный документ, оформленный в двух экземплярах.
В течение длительного
времени понятие контроля связывалось, прежде всего, с проверкой правильности
составления документов, записей в массовых журналах и т.д. Контроль как явление
ассоциировался с деятельностью бухгалтеров, кассиров, финансовых работников.
В словарях и
энциклопедиях контроль определяется как проверка чего-либо; проверка
правильности тех или иных действий в области производства и управления;
наблюдение с целью проверки; учреждение или тот, кто занимается проверкой
отчетности, деятельности какого-либо другого учреждения или ответственного лица.
Как видно из
вышесказанного, исторически первоначальным является объяснение контроля как
проверки правдивости и достоверности документов. Следующим этапом стало представление
о контроле как проверке соответствия действий поставленным целям, задачам,
действующим законам. Третий этап включил в контроль и анализ отклонений,
раскрытие их причин.
Совместная, коллективная
деятельность людей, тем более в эпоху разделения труда, объективно
требует управления и контроля. Контроль в современных организациях находит
отражение:
1) в делопроизводстве,
отчётности;
2) в проверке реализации
целей и задач;
3) в функции управления,
позволяя анализировать причины успеха / неуспеха деятельности.
Контроль в общем виде
позволяет выяснить, как организация продвигается к намеченной цели,
установить степень отклонений и выбрать соответствующие действия или
альтернативный курс. Система
контроля в организации обеспечивает обратную связь между ожиданиями,
первоначальными планами и достигнутыми реальными показателями, а также даёт
возможность предвидеть кризисные ситуации.
Мы будем рассматривать, контроль,
как составная часть управления экономическими объектами и процессами, заключающаяся
в наблюдении за объектом с целью проверки соответствия наблюдаемого
состояния объекта желаемому и необходимому состоянию, предусмотренному
законами, положениями, инструкциями, др. нормативными актами, а также
программами, планами, договорами, проектами, соглашениями.
Реализуя контрольную
функцию, субъект управления создает необходимые предпосылки для нормального
функционирования хозяйствующего субъекта и достижения намеченных целей, как в
стратегической перспективе, так и при решении вопросов оперативного характера.
Содержание контроля раскрывают такие процедуры, как:
Þ
сбор, обработка и
анализ информации о фактическом положении дел в структурных подразделениях;
Þ
сравнение
полученных данных с запланированными показателями;
Þ
выявление
отклонений и анализ их причин;
Þ
разработка
системы мероприятий для достижения намеченных целей.
В современной практике
управления используются различные виды контроля.
По контролируемым
объектам различают:
· контроль хода производственных
процессов,
· технологический контроль
· финансовый контроль
· контроль трудовой дисциплины и т.д.
По периодичности контроль может быть: систематический,
периодический и разовым.
По широте охвата различают: общий и выборочный
контроль.
Выделяют три аспекта
управленческого контроля:
· установление стандартов - ясное и четкое формулирование
целей, которые должны быть достигнуты в намеченный период времени. Стандарты
базируются на планах, разрабатываемых организациями. Одновременно формируется
система показателей результативности деятельности управляемого объекта и его
структурных элементов, позволяющая точно определить, что должно быть получено
для достижения намеченных целей (объем, продажа, прибыль, стоимость сырья и
материалов и т.д.);
· измерение фактически достигнутых
результатов за
определенный период и их сравнение с ожидаемыми.
В ходе сравнения
оценивается, насколько допустимы или относительно безопасны обнаруженные
отклонения от стандартов; подготовка необходимых корректирующих действий,
способствующих приведению фактических положения дел к запланированным
результатам. На этом этапе могут пересматриваться и сами стандарты.
Основными причинами
необходимости контроля являются:
Þ
неопределенность,
сложность и динамичность среды;
Þ
предупреждение
возникновения кризисных ситуаций посредством обнаружения несоответствий и
ошибочных действий до того, как они нанесут предприятию ощутимый вред;
Þ
поддержание
успеха путем сопоставления фактических результатов и плановых показателей и
оценки темпа продвижения предприятия к намеченным целям.
Действенность и эффективность контроля обеспечиваются при соблюдении
следующих требований:
·
использование
заранее принятых стандартов;
·
соответствие
функции, подлежащей измерению;
·
доступность для
своевременного понимания (позволяющая немедленно определить отклонение от норм
и стандартов);
·
результативность,
способность продуцировать четкие корректирующие меры;
·
последовательный
характер контрольных процедур;
·
базирование на
реальных целях и задачах, ориентированных на объективные факты.
Современные исследования
в области управленческого контроля в организациях базируются на системном
подходе. При этом изучается контроль внутри организации (которая в
данном случае представляет собой закрытую систему) и внешний контроль,
осуществляемый по отношению к основным подсистемам организации (организация рассматривается
как открытая система). Американский исследователь организаций Р. Эдвардс
разработал типологию управленческого контроля, в соответствии с которой выделяются
следующие виды контроля:
1.
простой - осуществляемый на личностном
уровне, где главную роль выполняют межличностные отношения;
2.
структурный - осуществляемый на уровне системных
ролевых отношений, основой которого являются формальные институционализованные
связи, основанные на интернализованных нормах, характерных для данной организации
и данной корпоративной культуры;
3.
технический - осуществляемый в ходе выполнения
определенного вида деятельности в соответствии с определенными управленческими,
информационными или социотехническими технологиями;
4.
бюрократический - основанный на безличных формальных
отношениях, т.е. на правилах, инструкциях и распоряжениях, определяемых
существующей иерархией данной организации.
В ходе функционирования
каждой организации возникает культурно одобряемая система управленческого и социального
контроля, сочетающая все основные четыре вида.
Для осуществления
эффективного контроля в условиях организации используется несколько способов,
с помощью которых руководители могут успешно направлять усилия персонала и
регулировать распределение и движение ресурсов.
Управленческий контроль касается,
прежде всего, поведения работников в организации, следовательно, как социальный
контроль.
1.2
Контроль как функция управления
Управление — сознательное целенаправленное
воздействие со стороны государства, экономических субъектов, на людей и
экономические объекты, осуществляемое с целью направить их действия и получить
желаемые результаты.
Из определения следует,
что управление – воздействие на объект для достижения цели. Контроль,
в свою очередь, деятельность, направленная на обнаружение и ликвидацию
отклонений от принятых целей организации.
Именно поэтому контроль -
одна из ведущих функций управления после целеполагания. Если не выработана
цель, то и нечего контролировать. В связи с этим контроль – это процесс и
способ обеспечения достижения организацией своих целей.
Руководители начинают осуществлять функцию контроля с того
самого момента, когда они сформулировали цели и задачи и создали организацию.
Контроль очень важен, для того чтобы организация функционировала успешно. Без
контроля совместной деятельности на предприятии начинается хаос.
Функция контроля – это такая характеристика управления, которая позволяет
выявить проблемы и скорректировать соответственно деятельность организации до того,
как эти проблемы перерастут в кризис.
В самом общем виде
контроль есть часть управленческого процесса, которая в содержательном плане
предусматривает получение информации о результатах управленческих воздействий.
В контроле как функции
управления можно выделить две основные стороны:
а) познавательную, связанную
с восприятием и изучением информации;
б) воздействующую, заключающуюся
в возможности обеспечить управляющую систему данными для осуществления корректирующих
мер.
При оценке роли и
места функции контроля в управлении, следует помнить, что контроль занимает в управленческом
цикле последнее место лишь логически, но отнюдь не по значению.
Содержание функции
контроля в
конкретной ситуации определяется структурой и содержанием других функций
управления (планирования, организовывания, мотивирования). В то же время
принятая система контроля будет влиять на содержание систем планирования,
организации деятельности, мотивирования.
Рассмотрим взаимосвязь
контроля с другими управленческими функциями.
Тесная связь контрольной
функции с функцией планирования проявляется в формулировании целей и
контрольных показателей, которые фиксируются в соответствующих планах, а также
в том, что временные периоды осуществления обеих функций должны совпадать. Это
означает, что по периодам осуществления контроль должен быть трех видов:
стратегический, тактический и оперативный.
Связь контроля с
функцией организации прослеживается в решении проблемы централизации -
децентрализации и установлении субъекта и объекта контроля. Чем выше
нестабильность среды, тем актуальнее применение децентрализации по разным
уровням иерархии. Субъекты и объекты контроля (подразделения, персонал) должны
быть четко указаны в положениях о подразделениях и должностных инструкциях.
Результаты контроля, в
соответствии с теорией Портера - Лоулера, являются необходимым условием
для мотивации персонала, т. к. именно результат (степень достижения
цели) ведет к удовлетворенности трудом, и человек будет стремиться повторить то
производственное поведение, которое привело к возникновению этого чувства.
Именно поэтому критерии оценки труда должны быть четко сформулированы и быть
понятны исполнителям. В этом смысле эффективность системы мотивации
определяется эффективностью системы контроля.
Страницы: 1, 2, 3
|