Принципы взаимодействия руководителя и секретаря

Одна из главных задач секретаря - будь чутким посредником между руководителем и подчиненными. Он должен приложить максимум усилий для создания благоприятной обстановки и деловых отношений с другими сотрудниками. Зная режим и характер работы руководителя, секретарь может в случае необходимости оказать помощь сотрудникам в организации приема их руководителем; помочь составить документ, удовлетворяющий личную просьбу и т.п. Секретарю важно установить деловые контакты с сотрудниками различных подразделений своего предприятия. В некоторых случаях секретарю приходится выступать от имени руководителя. Очень важно уметь вежливо и четко давать нужные указания, контролировать их выполнение.

1.3 Механизм взаимодействия руководителя и секретаря

Одним из важнейших деловых контактов, как руководителя, так и секретаря, является механизм взаимодействия между ними.

Вообще, началом совместной работы руководителя и секретаря должна быть вводная беседа-инструктаж. Инициатива ее проведения принадлежит руководителю. Однако не будет нарушение субординации со стороны секретаря попросить разрешения на такую беседу, предварительно подготовив вопросы для беседы, выяснение которых поможет быстрее установить нужный контакт, избежать многих ошибок. Во время вводной беседы руководитель должен подробно рассказать секретарю о методах своей работы, привычном для него стиле, личных привычках, а также сформулировать основные требования, которые он будет предъявлять к секретарю. Секретарь должен принять к сведению полученную информацию, пожелания руководителя, уяснить свои обязанности, права, пределы компетенции, оценить ответственность предстоящей работы, определить свое место и положение в коллективе. [9. с 423]

Секретарь руководителя является одним из его главных помощников. В его обязанности входит помощь руководителю в выполнении его основных обязанностей. Квалифицированный секретарь позволяет руководителю сберегать до 40% его рабочего времени. Значительное место в работе любого руководителя занимают телефонные переговоры. Они отнимают у руководителя от 4 до 10% рабочего времени и, кроме того, нарушают запланированный ход работы. Поэтому все вызовы руководителя должны идти только через секретаря, который "фильтрует" и оценивает их с точки зрения их важности и срочности. Для этого секретарь должен:

Хорошо знать круг лиц и организаций, с которыми необходимо соединять руководителя в любое время;

Уметь выделять вопросы, относящиеся к компетенции руководителя и других работников;

Отсылать абонента к тому руководителю или работнику, который может решить вопрос по существу.

Эффективная совместная работа руководителя и секретаря возможна только при условии полного взаимного доверия между ними. Это доверие базируется на единстве взглядов, общем понимании целей и задач работы, увлеченности делом, стремлением добиться высокой эффективности работы своей организации, достаточной профессиональной подготовке, исполнительности и надежности секретаря, усвоении индивидуального стиля работы руководителя, умении понимать и прогнозировать ход его мыслей и логику суждений, взаимном уважении.

Чтобы взаимоотношения "руководитель-секретарь" успешно развивались, важно научиться правильно координировать совместную работу, устанавливать регламент работы. В каждом конкретном случае должны быть учтены специфические условия и факторы работы, личностные особенности руководителя и секретаря. К ним относятся: время прихода на работу, доклада о корреспонденции и текущих делах, время и продолжительность обеденного перерыва, приема посетителей, время ухода с работы. [9. с 425]

Успешное сотрудничество между руководителем и секретарем возможно только при соответствии их рабочего ритма, основой которого являются задачи, стоящие перед организацией и плановые сроки их решения. Различные аспекты решения задач субъективно отражаются в рабочих планах руководителя. Именно она определяют ритм работы секретаря. Соответствие рабочего ритма руководителя и секретаря - это не только организационно - техническая задача, но и психологическая. Характер каждого человека индивидуален. Поэтому выработка единого рабочего ритма происходит в процессе взаимного познания и приспособления двух индивидуальностей. Хороший секретарь изучает особенности характера, мышления, манеры поведения, разговора, логику принятия управленческих решений своего начальника и старается помочь ему в достижении эффективности его работы. Руководитель, в свою очередь, исходя из индивидуальных особенностей секретаря, должен помогать ему повышать свой профессиональный уровень, всесторонне развиваться. Обычно взаимоотношения руководителя и секретаря складываются следующим образом: или руководитель наилучшим образом использует способности своего секретаря и дает ему широкую инициативу, или он не хочет выявить и использовать способности своего секретаря, довольствуясь тем, что есть. На практике чаще всего складывается последний вариант работы: большинство руководителей не используют своих секретарей наилучшим образом. Как правило, секретарь звонит по телефону либо отвечает на звонки, готовит кофе или приглашает посетителей. Часто сами руководители не умеют планировать время, и это оказывает большое влияние на эффективность работы их секретарей. Между тем если руководитель правильно организовывает свое время и свои рабочие взаимоотношения с секретарем, то это делает их взаимодействие максимально эффективным.

Важными факторами успеха работы личного секретаря является умение вести себя с людьми и способность создать впечатление, повышающее авторитет руководителя. Секретарь должен быть важным звеном в системе контактов своего руководителя, обеспечивая эффективную связь и своевременное принятие необходимых мер. Секретарь является личным представителем своего руководителя, и выполнение этой ключевой роли требует умения производить благоприятное впечатление на работников организации и представителей других фирм. Роль секретаря руководителя, как она определяется в брошюре Европейской ассоциации профессиональных секретарей, состоит в том, чтобы знать существо деятельности своего руководителя и уметь значительную часть этой работы брать на себя.

Глава 2. Особенности взаимодействия руководителя и секретаря в судебной практике

2.1 Принципы взаимодействия руководителя и секретаря

Во второй части курсовой работы рассмотрено взаимодействие руководителя и секретаря на предприятии. Руководитель, как особый вид работников, является важной составной частью коллектива, а секретарь - это лицо предприятия. Он первый, с кем сталкивается пришедший в учреждение посетитель, первый, с кем встречается, начиная свой трудовой день руководитель, первый, кто отвечает на телефонные звонки.

Взаимодействие руководителя и секретаря в службе судебных приставов по ХМАО-Югре довольно таки хорошо прослеживается. Руководитель и секретарь, каждый, выполняет свои обязанности и функции.

Во-первых, у руководителя и секретаря осуществляется эффективная совместная работа (она основана на условии полного взаимного доверия между ними, что также соблюдается).

Во-вторых, между ними наблюдается единство взглядов, у них общее понимание целей и задач работы, увлеченность делом, они оба стремятся добиться высокой эффективности работы своего предприятия.

В-третьих, и руководитель, и секретарь соблюдают регламент работы. Они оба приходят во время на работу, секретарь каждое утро докладывает руководителю о корреспонденции и о текущих делах, у них не совпадает время обеденного перерыва, что необходимо для эффективной работы.

В-четвертых, все телефонные переговоры, которые в компетенции секретаря, он решает, непосредственно от руководителя, чем делает его день свободней на 3 - 6%;

Но помимо того, что взаимодействие руководителя и секретаря осуществляется в полной мере, существуют также и отрицательные стороны их взаимодействия:

Во-первых, руководитель часто отсутствует, и секретарю приходиться решать многие вопросы самостоятельно;

Во-вторых, мало времени на отдых, так как очень большой поток людей;

В-третьих, немаловажным является техническое оснащение помещения, а так как отдел ССП по ХМАО-Югре, не имеет постоянного здания, это очень влияет на работу предприятия: при переездах в новые здания, работа отдела останавливается, что ухудшает эффективность работы, руководителю приходиться менять свой график.

В-четвертых, зачастую, руководитель не докладывает секретарю, о своих изменениях в плане рабочего дня, о том, куда он отлучается и надолго ли. Такое взаимодействие принимает форму "исчезнувшего менеджера", покинувшего офис и не предупредившего своего секретаря. Соответственно, такого руководителя невозможно найти, когда нужно.

Таким образом, взаимодействие руководителя и секретаря осуществляется в полной мере, за исключением небольших минусов.

2.2 Совершенствование взаимодействия руководителя и секретаря

Для того чтобы взаимодействие руководителя и секретаря было максимально эффективным, секретарь должен правильно планировать свое рабочее время. Руководитель должен четко регламентировать порядок совместной работы с секретарем. Согласованность совместной работы достигается составлением графика рабочего времени, в котором должны быть четко определены функции руководителя и секретаря на предстоящий день, неделю, с ежедневным почасовым перечнем выполнения работ. Конечно же, жизнь вносит в график свои коррективы, но в целом, он должен выполняться очень строго обеими сторонами. Менеджер должен помнить, что ведение ежедневника - это часть работы секретаря, а не его. Идеальна следующая схема: когда руководитель каждое утро уточняет порядок совместной работы с секретарем, вносит коррективы в уже намеченные мероприятия. Желательно также каждый вечер уточнять дела на завтра, строго контролировать их выполнение.

Примерная рабочая схема дня может помочь Вам достичь положительных результатов в работе.

Первая половина рабочего дня:

Прийти на работу за 15 мин. до прихода руководителя для того, чтобы привести себя в порядок, проверить состояние рабочих мест, составить или уточнить план на предстоящий день.

Подобрать в соответствии с планом нужные документы и дела.

Получить корреспонденцию, ознакомиться с содержанием и зарегистрировать. Отложить документы, требующие первоочередного решения руководителя.

По остальным документам подготовить варианты возможных ответов или распределить по исполнителям. Опытный секретарь никогда не положит на стол руководителю все корреспонденцию, предварительно не проработав ее. Рекомендуется для облегчения ознакомления руководителя с корреспонденцией выделять основную мысль путем подчеркивания фломастером или маркером. Кроме того, секретарь должен подобрать документы, относящиеся к вопросам, содержащимся в корреспонденции, чтобы руководитель мог глубже изучить вопрос и принять правильное решение.

Просмотреть поступившие обзоры, отчеты, ведомственные издания, приглашения, а также сообщения о конференциях, встречах, юбилейных торжествах и других мероприятиях. Даты и время проведения всех мероприятий записать в своем календаре-органайзере.

Разложить поступившую корреспонденцию в зависимости от срочности исполнения. Телеграммы, срочные факсы немедленно передать руководителю.

Оставить у себя документы, необходимые для текущей информационно-справочной работы.

Доложить руководителю о полученной корреспонденции.

Уточнить вместе с руководителем содержание намечаемых мероприятий на текущий день и на следующий. Если возникают изменения, то секретарь должен сделать соответствующие пометки в своих записях. Нужно уточнить соответствие записей в своем ежедневнике и ежедневнике руководителя. Последовательность мероприятий должна быть одинаковой. Различие будет в мероприятиях секретаря по выполнению намеченного. Например, если у руководителя сделана запись "в 15: 00 быть на совещании", то у секретаря она будет выглядеть так: "14: 20 - напомнить о совещании, сообщить водителю (телефон), чтобы подал машину не позднее 14: 30".

Передать по телефону (или лично) указания руководителя соответствующим исполнителям об истекающих сроках исполнения документов.

Работа с посетителями, телефонные переговоры (в течение всего дня).

Подшивка исполненных документов в дела.

Выполнение работ на компьютере.

Организация копирования документов в соответствии с указаниями руководителя.

Вторая половина рабочего дня

Продолжение работы с посетителями и на телефоне.

Сбор и подготовка для подписи исполненных документов.

Доложить руководителю об исполненных документах, взять у руководителя отработанные им документы.

Обработать и отправить исходящие документы адресатам.

Наметить мероприятия на следующий день.

Конец рабочего дня

Просмотреть свой ежедневник и проинформировать соответствующие отделы о необходимости подготовки к проведению определенных мероприятий (прием делегации, подготовка к совещанию, заказ гостиницы и т.п.).

Если руководитель остается работать после окончания рабочего дня, обеспечить его всей необходимой информацией, материалами.

Привести в порядок свое рабочее место, убрать документы, закрыть на ключ сейф, все шкафы с документами, выключить из сети технические средства.

Рекомендации руководителю, как эффективно планировать время с помощью секретаря.

выделяйте каждый день время на обсуждение с секретарем своей рабочей нагрузки;

никогда не назначайте встречи сами, пусть это делает секретарь;

если вас нету в офисе, то вы должны звонить, как минимум, два раза в день, чтобы справиться об изменениях в планах и оставленных для вас сообщениях;

делайте пометки в ежедневнике о том, когда закончить выполнение той или иной работы. Если вы укажите время начала и окончания решения той или иной задачи, то наверняка уложитесь в этот промежуток. Согласуйте это время с секретарем. В этом случае, если кто-то позвонит, и попросит назначить с вами встречу, секретарь может судить по вашему ежедневнику, насколько вы доступны в это время;

планируя дневную работу, выделяйте время на нее с запасом. Например, если вам нужно написать отчет за час, отведите в ежедневнике полтора часа.

Исходя из выше сказанного, на наш взгляд, это поможет руководителю и секретарю, для более эффективной работы и взаимодействия.

Заключение

В заключении хотелось бы сказать, что взаимодействие секретарей и их руководителей - один из краеугольных камней работы любой организации, поэтому вопрос об эффективности такого взаимодействия не оставляет равнодушным никого. Конечно, в каждой организации существуют свои законы, негласные правила общения в диаде "руководитель - секретарь", которые нужно принимать во внимание.

Руководитель - особый работник в организации и поэтому ему присуще некоторые особенности, которые отличают его от других членов коллектива. Секретарь - это лицо фирмы. Он первый, с кем сталкивается пришедший в учреждение посетитель, первый, с кем встречается, начиная свой трудовой день руководитель, первый, кто отвечает на телефонные звонки.

Все данные нормы рассмотрены в 1 главе данной курсовой работы. Также проведена практика по взаимодействию руководителя и секретаря в службе судебных приставов по ХМАО-Югре, вследствие которой были выявлены положительные и отрицательные стороны взаимодействия между ними. Проанализировав их, были предложены методы совершенствования взаимодействия руководителя и секретаря, которые смогли бы способствовать более эффективной работе.

В ходе написания данной курсовой работы, поставленные цели и задачи были выполнены.

Сделаем вывод, что в результате совершенствования взаимодействия руководителя и его секретаря, возникает возможность увеличить эффективность труда, сократить время выполнения работ, а также сохранить положительные взаимоотношения между ними.

Список литературы

1. Акимов Т.А. "Теория организации", г. Москва 2003г., - 217-220с.,

2. Балашов А.П. "Основы менеджмента", г. Москва 2008г., - 104-116с.,

3. Веснин В.Р. Практический менеджмент персонала. Пособие по кадровой работе. г. Москва 2002г.,

4. Виханский О.С., Наумов А.И. "Менеджмент", г. Москва 2007г., - 176-184с., - 379-389с.,

5. Егоршин А.П. "Управление персоналом", г. Нижний Новгород 2001г., 608-627с.,

6. Королева В.И. "Основы менеджмента", г. Москва 2008г., - 420-441с.,

7. Майкл Х. Мескон, Майкл Альберт, Франклин Хедоури "Основы менеджмента", г. Москва, г. Санкт - Петербург, г. Киев 2007г.,149-158с., 702с.,

8. Райченко А.В., Хохлова И.В. "Менеджмент", г. Москва 2007г., - 147с.,

9. Резник С.Д., "Персональный менеджмент", г. Москва 2006г., - 415-430с.,

10. Сетков В.И. "Основы общего менеджмента", г. Москва 2007г.,-139-141с., - 163-168с.,

11. Шеметов П.В., Чередникова Л.Е., Петухова С.В., "Основы менеджмента", г. Москва 2008г., - 278-292с.,

12. http://infospy.ru/Articles/article_storyid_2508.html

13. http://www.top-personal.ru/magazines.html

14. http://www.pragmatist.ru/category/vlast-i-rukovodstvo

15. http://www.erudition.ru/referat/ref/id.45909_1.html

16. http://bibliotekar.ru/biznes-60/4. htm

17. http://www.bibliotekar.ru/biznes-33/12. htm

18. http://www.rukovoditely.ru/

19. http://www.wiki. saripkro.ru/images/1_6. doc