Проблема анализа содержания труда и структуры затрат рабочего времени менеджера компании

Фирма постоянно расширяет круг и количество своих клиентов за счет качественного обслуживания и предоставления специализированных консультаций по эксплуатации сложной аппаратуры. Тем самым она наращивает собственный оборотный капитал и медленно идет к расширению своей деятельности и открытию новых ремонтных мастерских, а в перспективе и сервисных центров.

В сфере мотивации деятельности сотрудников можно выделить момент принципа формирования заработной платы в зависимости от количества выполненных мастером заказов и премирование по результатам деятельности за перевыполнение плана. Размер оплаты труда по мнению руководства фирмы находится в средних пределах по отношению к фирмам конкурентам.

Дж. Пирсом и Р. Робинсоном был выделен набор ключевых внутренних факторов, исходя из которых строятся действия управляющего.[1]

К фактору кадров относят управленческий персонал; мораль и квалификацию сотрудников; стоимость трудовых отношений в сравнении с отраслевой и стоимостью трудовых отношений у конкурентов; кадровая политика; использование стимулов для мотивирования выполнения работы; возможность контролировать перепады в найме рабочей силы; текучесть кадров и прогулы; особенная квалификация сотрудников; опыт.

Фактор организации общего управления состоит из следующих элементов: организационная структура; престиж и имидж фирмы; организация системы коммуникаций; общая для организации система контроля; организационный климат, культура; использование систематизированных процедур и техники в процессе принятия решений; квалификация, способности, интересы высшего руководства; система стратегического планирования.

Финансовый фактор включает в себя: возможность получения краткосрочных и долгосрочных капиталов; отношение к налогам; возможность использования альтернативных финансовых стратегий; гибкость структуры капитала; контроль за издержками и возможность их снижения; действенная система эккаутинга для учета издержек, бюджета и планирования прибыли.

Эти факторы хоть и действуют в пределах организации, но не всегда находятся под прямым контролем управляющей системы.

Аналитическая часть

1 Сбор практического материала. Инвентаризация затрат рабочего времени

В настоящей главе я представлю анализ структуры затрат рабочего времени менеджера. Такой анализ будет проводиться на основе карты самофотографии рабочего времени менеджера.

Сбор первичных данных проводился в течение двух рабочих недель.
Рассматривается деятельность менеджера отдела, который находится в середине вертикальной цепи подчинения. Это означает, что данный сотрудник подчинен вышестоящему руководителю и сам имеет в своем подчинении сотрудников собственного отдела.

Карты самофотографии рабочего времени за первую и вторую недели наблюдений для 10-ти часового рабочего дня менеджера, представлены в таблицах 1 и 2 соответственно. Причем, для заполнения карт самофотографии рабочего времени использовались шифры элементов затрат рабочего времени, взятые из классификатора рабочего времени, представленного в таблице 3.

Обработка карт самофотографии рабочего времени показывает, что за весь период наблюдения данный специалист выполнял работы в следующем объеме:

Изучение рабочих документов, литературы – 1200 мин.;

Подготовка нормативных документов, справок – 300 мин.;

Подготовка материалов, отчетов – 420 мин;

Консультации по работе – 720 мин;

Участие в совещаниях по теме – 300 мин;

Встреча с коллегами из других подразделений – 840 мин;

Разговоры по телефону – 720 мин;

Повышение квалификации – 180 мин;

Служебные командировки (поездки в пределах города) – 360 мин;

Выполнение общественной работы – 180 мин;

Регламентированные перерывы – 600 мин;

Взаимодействие с подчиненными, клиентами и заказчиками – 60 мин;

Нерегламентированные перерывы – 120 мин.

Таблица 1. Карта самофотографии рабочего времени за первую неделю.

|Изучение документов, литературы |01 |
|Подготовка нормативных документов, справок |02 |
|Подготовка материалов к изданию (печати), |03 |
|отчетов | |
|Консультации по работе (в других |04 |
|подразделениях) | |
|Участие в совещаниях по теме |05 |
|Встреча с коллегами из других подразделений |06 |
|Разговоры по телефону |07 |
|Повышение квалификации |08 |
|Служебные командировки |09 |
|Выполнение общественной работы |10 |
|Регламентированные перерывы (обед, курение, |11 |
|отдых, физпаузы) | |
|Взаимодействие с подчиненными, клиентами и |12 |
|заказчиками | |
|Потери рабочего времени (нерегламентированные |13 |
|перерывы) | |

Проведенный анализ показал, что удельный вес каждого вида затрат в суммарных затратах рабочего времени менеджера равен:

Изучение рабочих документов, литературы – 20%;

Подготовка нормативных документов, справок – 5%;

Подготовка материалов, отчетов – 7%;

Консультации по работе – 12%;

Участие в совещаниях по теме – 5%;

Встреча с коллегами из других подразделений – 14%;

Разговоры по телефону – 12%;

Повышение квалификации – 3%;

Служебные командировки (поездки в пределах города) – 6%;

Выполнение общественной работы – 3%;

Регламентированные перерывы – 10%;

Прочие работы (взаимодействие с подчиненными, клиентами и заказчиками)
– 1%;

Нерегламентированные перерывы – 2%.

На основании полученных данных заполняем таблицу 4, в которой представлена структура фактических затрат рабочего времени и таблицу 5, в которой представлен анализ соответствия фактических затрат рабочего времени выполняемым функциям. При этом графа 2 таблицы 5 заполняется на основании экспертного опроса о целесообразной структуре затрат рабочего времени для данного специалиста с точки зрения задач отдела и функций, порученных данному специалисту.

Таблица 4. Структура фактических затрат рабочего времени специалиста.

|Наименование работ |Всего за период|Удельный |
|(перечень элементов затрат) |наблюдения, мин|вес, % |
|Изучение рабочих документов |1200 |20 |
|Подготовка документов, справок |300 |5 |
|Подготовка материалов, отчетов |420 |7 |
|Консультации по работе |720 |12 |
|Участия в совещаниях |300 |5 |
|Встречи с коллегами из других |840 |14 |
|подразделений | | |
|Разговоры по телефону |720 |12 |
|Повышение квалификации |180 |3 |
|Служебные командировки |360 |6 |
|Выполнение общественных работ |180 |3 |
|Регламентированные перерывы |600 |10 |
|Взаимодействие с подчиненными, |60 |1 |
|клиентами и заказчиками | | |
|Нерегламентированные перерывы |120 |2 |

Таблица 5. Анализ соответствия фактических затрат рабочего времени выполняемым функциям специалиста.

|Наименование работ |Плановые |Фактические |
|(перечень элементов затрат) |затраты |затраты |
| |рабочего |рабочего |
| |времени, мин |времени, мин |
|Изучение рабочих документов |600 |1200 |
|Подготовка документов, справок |720 |300 |
|Подготовка материалов, отчетов |420 |420 |
|Консультации по работе |720 |720 |
|Участие в совещаниях |180 |300 |
|Встречи с коллегами из других |600 |840 |
|подразделений | | |
|Разговоры по телефону |600 |720 |
|Повышение квалификации |600 |180 |
|Служебные командировки |300 |360 |
|Выполнение общественных работ |60 |180 |
|Регламентированные перерывы |600 |600 |
|Взаимодействие с подчиненными, |540 |60 |
|клиентами и заказчиками | | |
|Нерегламентированные перерывы |60 |120 |

Для анализа рациональности использования рабочего времени менеджера компании ООО «Сириус» за каждую неделю наблюдений, представленного в таблицах 6 и 7, необходимо использовать результаты сравнения рекомендуемой и фактической структуры затрат рабочего времени, представленные в таблице 5.

Таблица 6. Анализ затрат рабочего времени специалиста за первую неделю наблюдений.

|Наименование работы |Индек|Продолжител|В том числе |
|(перечень элементов |с |ьность | |
|затрат) |(шифр|работ, | |
| |затра|всего | |
| |т) | | |
| | | |сократить |можно |
| | | |нельзя |сократить |
| | | | |или |
| | | | |исключить |
| | |мин |% к |мин |% к |мин |% к |
| | | |итог| |продо| |продо|
| | | |у | |лж. | |лж. |
| | | | | |данно| |данно|
| | | | | |й | |й |
| | | | | |работ| |работ|
| | | | | |ы | |ы |
|Изучение рабочих |01 |600 |20 |300 |50 |300 |50 |
|документов | | | | | | | |
|Подготовка |02 |150 |5 |150 |100 | | |
|документов, справок | | | | | | | |
|Подготовка |03 |210 |7 |210 |100 | | |
|материалов, отчетов | | | | | | | |
|Консультации по |04 |360 |12 |360 |100 | | |
|работе | | | | | | | |
|Участие в совещаниях |05 |150 |5 |60 |40 |90 |60 |
|Встречи с коллегами |06 |420 |14 |120 |29 |300 |71 |
|из других | | | | | | | |
|подразделений | | | | | | | |
|Разговоры по телефону|07 |360 |12 |60 |17 |300 |83 |
|Повышение |08 |120 |4 |120 |100 | | |
|квалификации | | | | | | | |
|Служебные |09 |150 |5 |25 |17 |125 |83 |
|командировки | | | | | | | |
|Выполнение |10 |90 |3 |60 |67 |30 |33 |
|общественных работ | | | | | | | |
|Регламентированные |11 |300 |10 |300 |100 | | |
|перерывы | | | | | | | |
|Взаимодействие с |12 |30 |1 |30 |100 | | |
|подчиненными, | | | | | | | |
|клиентами и | | | | | | | |
|заказчиками | | | | | | | |
|Нерегламентированные |13 |60 |2 |30 |50 |30 |50 |
|перерывы | | | | | | | |
|Итого | |3 000| 100|1 825|61 |1 175|39 |

Таблица 7. Анализ затрат рабочего времени специалиста за вторую неделю наблюдений.

|Наименование работы |Индек|Продолжител|В том числе |
|(перечень элементов |с |ьность | |
|затрат) |(шифр|работ, | |
| |затра|всего | |
| |т) | | |
| | | |сократить |можно |
| | | |нельзя |сократить |
| | | | |или |
| | | | |исключить |
| | |мин |% к |мин |% к |мин |% к |
| | | |итог| |продо| |продо|
| | | |у | |лж. | |лж. |
| | | | | |данно| |данно|
| | | | | |й | |й |
| | | | | |работ| |работ|
| | | | | |ы | |ы |
|Изучение рабочих |01 |600 |20 |300 |50 |300 |50 |
|документов | | | | | | | |
|Подготовка |02 |150 |5 |150 |100 | | |
|документов, справок | | | | | | | |
|Подготовка |03 |210 |7 |210 |100 | | |
|материалов, отчетов | | | | | | | |
|Консультации по |04 |360 |12 |360 |100 | | |
|работе | | | | | | | |
|Участие в совещаниях |05 |150 |5 |60 |40 |90 |60 |
|Встречи с коллегами |06 |420 |14 |120 |29 |300 |71 |
|из других | | | | | | | |
|подразделений | | | | | | | |
|Разговоры по телефону|07 |360 |12 |60 |17 |300 |83 |
|Повышение |08 |60 |2 |60 |100 | | |
|квалификации | | | | | | | |
|Служебные |09 |210 |7 |35 |17 |175 |83 |
|командировки | | | | | | | |
|Выполнение |10 |90 |3 |60 |67 |30 |33 |
|общественных работ | | | | | | | |
|Регламентированные |11 |300 |10 |300 |100 | | |
|перерывы | | | | | | | |
|Взаимодействие с |12 |30 |1 |30 |100 | | |
|подчиненными, | | | | | | | |
|клиентами и | | | | | | | |
|заказчиками | | | | | | | |
|Нерегламентированные |13 |60 |2 |30 |50 |30 |50 |
|перерывы | | | | | | | |
|Итого | |3 000| 100|1 775|59 |1 225|41 |
2 Анализ затрат рабочего времени

Для обеспечения возможности анализа затрат времени все виды затрат необходимо сгруппировать в отдельные, относительно самостоятельные группы.
Для этого необходимо определить затраты времени по каждому виду затрат, используя шифры классификатора, приведенного в таблице 3:

[pic]
|где|[pic|Затраты времени в j-й день наблюдения по i-му виду |
| |] |работ, мин. |

Затем, необходимо определить удельный вес каждого вида затрат в суммарных затратах:

[pic]
|где|[pic|Общее время наблюдений, мин. Находится по формуле: |
| |] | |

[pic]
|где|[pic|Количество часов, в течение которых в j-й день |
| |] |наблюдения не проводились, час |

В данном случае значение для всех [pic]. Тогда:

[pic]

Полученные таким образом данные заносятся в таблицу 8. При этом расхождение фактических и плановых затрат времени будет положительным, если фактические затраты времени меньше плановых, и отрицательным, если фактические затраты больше плановых.

Таблица 8. Анализ соответствия затрат времени поставленной цели.

|Формулировка цели III |Плановые |Фактически|[pic][pic] |
|уровня |затраты |е затраты | |
| |времени |времени, %| |
| |(эксперт.), %| | |
|1 |2 |3 |4 |
|Изучить документацию |10 |20 |-10 |
|Подготовить документы , |12 |5 |7 |
|справки | | | |
|Подготовить отчет |7 |7 |0 |
|Проконсультироваться по |12 |12 |0 |
|работе, проконсультировать| | | |
|коллег | | | |
|Принять участие в |3 |5 |-2 |
|совещаниях | | | |
|Встретиться с коллегами |10 |14 |-4 |
|Провести телефонные |10 |12 |-2 |
|переговоры | | | |
|Повысить квалификацию |10 |3 |7 |
|Осуществить служебные |5 |6 |-1 |
|командировки | | | |
|Выполнить общественную |1 |3 |-2 |
|работу | | | |
|Использовать |10 |10 |0 |
|регламентированные | | | |
|перерывы | | | |
|Взаимодействие с |9 |1 |8 |
|подчиненными, клиентами и | | | |
|заказчиками | | | |
|Выполнить |1 |2 |-1 |
|нерегламентированные | | | |
|перерывы | | | |

На основании мнения экспертов, представленного в таблице 8, можно оценить структуру затрат рабочего времени менеджера компании ООО «Сириус».
Таким образом, данному менеджеру необходимо сократить затраты времени на:

Изучение документации – на 10% от общего фонда времени;

Встречи с коллегами – на 4% от общего фонда времени;

Участие в совещаниях – на 2% от общего фонда времени;

Выполнение общественной работы – на 2% от общего фонда времени;

Телефонные переговоры – на 2% от общего фонда времени;

Служебные командировки – на 1% от общего фонда времени;

Нерегламентированные перерывы – на 1% от общего фонда времени.

Анализ затрат рабочего времени за две недели наблюдений представлен в таблице 9, где наглядно показано необходимое сокращение затрат рабочего времени по каждому элементу затрат в процентном отношении к фактическим затратам рабочего времени на данную работу:

Таблица 9. Анализ затрат рабочего времени специалиста за весь период наблюдений.

|Наименование работы |Индек|Продолжител|В том числе |
|(перечень элементов |с |ьность | |
|затрат) |(шифр|работ, | |
| |затра|всего | |
| |т) | | |
| | | |сократить |можно |
| | | |нельзя |сократить |
| | | | |или |
| | | | |исключить |
| | |Мин |% к |мин |% к |мин |% к |
| | | |итог| |продо| |продо|
| | | |у | |лж. | |лж. |
| | | | | |данно| |данно|
| | | | | |й | |й |
| | | | | |работ| |работ|
| | | | | |ы | |ы |
|Изучение рабочих |01 |1200 |20 |600 |50 |600 |50 |
|документов | | | | | | | |
|Подготовка |02 |300 |5 |300 |100 |— |— |
|документов, справок | | | | | | | |
|Подготовка |03 |420 |7 |420 |100 |— |— |
|материалов, отчетов | | | | | | | |
|Консультации по |04 |720 |12 |720 |100 |— |— |
|работе | | | | | | | |
|Участие в совещаниях |05 |300 |5 |120 |40 |180 |60 |
|Встречи с коллегами |06 |840 |14 |240 |29 |600 |71 |
|из других | | | | | | | |
|подразделений | | | | | | | |
|Разговоры по телефону|07 |720 |12 |120 |17 |600 |83 |
|Повышение |08 |180 |3 |180 |100 |— |— |
|квалификации | | | | | | | |
|Служебные |09 |360 |6 |60 |17 |300 |83 |
|командировки | | | | | | | |
|Выполнение |10 |180 |3 |120 |67 |60 |33 |
|общественных работ | | | | | | | |
|Регламентированные |11 |600 |10 |600 |100 |— |— |
|перерывы | | | | | | | |
|Взаимодействие с |12 |60 |1 |60 |100 |— |— |
|подчиненными, | | | | | | | |
|клиентами и | | | | | | | |
|заказчиками | | | | | | | |
|Нерегламентированные |13 |120 |2 |60 |50 |60 |50 |
|перерывы | | | | | | | |
|Итого | |6 000| 100|3 600|60 |2 400|40 |

Таким образом, основываясь на мнении экспертов, менеджеру компании ООО
«Сириус» необходимо перераспределить 40% рабочего времени и более полно уделять внимание вопросам:

Взаимодействия с подчиненными, клиентами и заказчиками – на 8% от общего фонда времени;

Повышения квалификации – на 7% от общего фонда времени;

Подготовки исходящих документов и справок – на 7% от общего фонда времени.

Для оценки результативности использования рабочего времени можно применить коэффициент экстенсивности, отражающий использование фонда рабочего времени:

[pic]
|где|[pi|Регламентированные и нерегламентированные перерывы в |
| |c] |работе, мин. |
| |[pi|Фактический фонд рабочего времени, мин. |
| |c] | |

Таким образом, в данном случае, из таблицы 4 видно, что регламентированные перерывы за весь период наблюдений составляют 600 мин., нерегламентированные перерывы составляют 120 мин., а весь фонд рабочего времени составляет 6 000 мин. Тогда:

[pic]

Полученное значение коэффициента экстенсивности для менеджера компании
ООО «Сириус» достаточно низкое и говорит об отсутствии нарушений режима труда и отдыха, однако указывает на имеющиеся резервы лучшего использования фонда рабочего времени.

Далее определим показатели, характеризующие величину потерь рабочего времени по различным причинам:

Коэффициент потерь рабочего времени, зависящих от исследователя, рассчитывается по формуле:

[pic]
|где|[pic|Потери рабочего времени, зависящие от исследователя, мин.|
| |] | |

В данном случае, потери рабочего времени составили примерно 5 минут за каждый день наблюдений, таким образом за весь период наблюдений ПР=50 мин.
Тогда:

[pic]

Полученное таким образом значение коэффициента потерь рабочего времени зависящее от исследователя говорит о том, что данный вид потерь незначителен и не влияет на исследуемую проблему.

Коэффициент потерь рабочего времени, вызванных причинами не зависящими от исследователя рассчитывается по формуле:

[pic]
|где|[pic|Потери рабочего времени из-за нарушений режима работы, |
| |] |мин. |

В данном случае, из таблицы 4 видно, что нерегламентированные перерывы за весь период наблюдений составили 120 мин., из которых 50 мин. – потери рабочего времени, зависящие от исследователя. Следовательно, потери рабочего времени из-за нарушений режима работы составили 70 мин. Тогда:

[pic]

Полученное таким образом значение коэффициента потерь рабочего времени из-за нарушения режима работы также мало, однако указывает на имеющиеся недостатки в организации рабочего времени менеджера компании ООО «Сириус».

Коэффициент потерь рабочего времени на регламентные перерывы, рассчитывается по формуле:

[pic]
|где|[pic|Время на отдых и личные надобности, мин. |
| |] | |

В данном случае, из таблицы 4 видно, что регламентированные перерывы за весь период наблюдений составили 600 мин., следовательно коэффициент потерь составляет:

[pic]

Полученное значение коэффициента потерь рабочего времени на регламентированные перерывы очень велико и говорит о больших резервах лучшего использования рабочего времени. Тем более, что по принятому нормативу регламентные перерывы в работе должны составлять 6% от фонда рабочего времени.

Таким образом на основании вычисленных коэффициентов, можно говорить о том, что у менеджера компании ООО «Сириус» не происходит нарушение режима труда и отдыха, а напротив, имеются значительные резервы лучшего использования рабочего времени.

3 Причины, мешающие рациональному использованию рабочего времени

В результате исследования использования рабочего времени менеджером был выявлен ряд неудовлетворительных моментов в организации его рабочего времени. Причинами к такой ситуации может послужить множество факторов. Это могут быть как факторы внутренней среды организации, так и психологические факторы личности сотрудника.

Со стороны организации мешать рациональному использованию рабочего времени может следующее:

. Не рациональное распределение должностных обязанностей внутри трудового коллектива;

. Отсутствие четкого графика проведения совместных мероприятий различными подразделениями фирмы;

. Использование практики внезапного внедрения дополнительных условий в работу персонала;

. Частые смены руководящих директив о расстановке персонала по должностям, и изменение должностных инструкций;

. Текучесть кадров;

. Отсутствие четкого вертикального разделения властных полномочий;

. Отсутствие горизонтального взаимодействия подразделений и планирования их взаимоотношений;

. Наличие дублирования выполняемых функций;

. Избыточная отчетность, отнимающая много времени на заполнение необходимых отчетов и материалов и т.д.

Со стороны личностных и психологических характеристик сотрудника могут проявляться следующие негативные моменты, влияющие на использование рабочего времени:

. Медлительность в действиях;

. Отсутствие ориентировки на конечную цель, что вызывает выполнение работ без разбора их значимости;

. Повышенная общительность, что увеличивает необоснованные расходы времени;

. Распыление интересов и отсутствие концентрации на каком-либо мероприятии, что вызывает выполнение всех дел сразу и не доведение большинства из них о конца;

. Психологическая доброжелательность и готовность всегда прийти на помощь коллеге, что приводит к выполнению работы другого сотрудника и отставание в выполнении собственных функций;

. Психологическая скромность, которая может вызвать затруднения в выполнении обязанностей и невозможность обратиться за помощью к коллегам или начальнику, а затем и увеличение длительности выполнения работ;

. Психологическая несовместимость внутри трудового коллектива и прочие факторы.

Таблица 10. Факторы помех.

|Виды |Продолжите|Возможные причины |Меры по устранению |
|помех, |льность, |потери времени | |
|занятия |мин | | |
|1 |2 |3 |4 |
|Отсутствие|1200 |Ориентация на |Выполнение работ |
|планирован| |близлежащие цели и |пропорционально их |
|ия | |пропускание дел с |стратегической |
| | |долгосрочной |значимости; |
| | |перспективой, |Ведение |
| | |следовательно, |предварительного |
| | |возникновение |планирования рабочего|
| | |авралов; |дня; |
| | |Отсутствие |Проведение работы с |
| | |каждодневного |психологом по |
| | |планирования рабочего|разрешению проблемы |
| | |дня и сбивание |несобранности; |
| | |графика работы |плохого внимания и |
| | | |памяти |
|Работа в |1450 |Стремление помочь |Выполнение |
|условиях | |коллегам из-за |собственных |
|кризиса | |психологической |профессиональных |
| | |отзывчивости; |обязанностей, а затем|
| | |Нерациональное |принятие на себя |
| | |распределение на |чужих обязанностей; |
| | |отдельные виды |Делегирование |
| | |выполняемой работы; |полномочий; |
| | |Нерациональное |Согласование в |
| | |распределение работ |графиках работы с |
| | |внутри трудового |другими структурными |
| | |коллектива; |подразделениями своей|
| | |Сбои в работе из-за |фирмы и с |
| | |несогласованности в |фирмами-партнерами |
| | |планах работ с | |
| | |контрпартнерами | |
|Обычные |710 |Недостаточное |Отсортировывать все |
|дела и | |планирование; |дела по степени |
|"текучка" | |Перекладывание |важности и выполнять |
| | |перспективных дел на |их в соответствии с |
| | |более поздний срок; |данным реестром; |
| | |Отсутствие механизма |Предварительная |
| | |выполнения ежедневных|подготовка к |
| | |обязанностей |выполнению |
| | | |обязанностей и работ,|
| | | |результат от которых |
| | | |требуется в |
| | | |перспективе; |
| | | |Разработать принцип |
| | | |выполнения ежедневных|
| | | |обязанностей и |
| | | |начинать рабочий день|
| | | |с выполнения рутинных|
| | | |заданий и поручений, |
| | | |в конце рабочего дня |
| | | |проводить ревизию |
| | | |выполненной работы и |
| | | |составлять план на |
| | | |следующий день |

Таблица 11. «Расточители времени».

|Вид помехи |Возможная причина |Меры по устранению |
| |потерь рабочего | |
| |времени | |
|Отсутствие |Ориентация на |Составление плана |
|планирования |действия, а не на |рабочего дня |
| |достижение |Использование |
| |поставленной цели |дневника рабочего |
| | |времени |
| |Отсутствие приоритетов|Выполнение работ в |
| |выполнения работ в |зависимости от их |
| |течение рабочего дня |важности, а не |
| | |срочности |
|Работа в условиях |Нереалистичная оценка |Реалистическое |
|кризиса |времени, отводимого на|планирование затрат |
| |выполнение отдельных |рабочего времени |
| |работ |Ориентация на |
| | |имеющиеся |
| |Ориентация на проблему|возможности |
|Обычные дела и |Отсутствие |Ставьте цели и |
|«текучка» |планирования |стремитесь к их |
| |Отсутствие |достижению |
| |самодисциплины | |

Пути улучшения использования рабочего времени

Проведенные исследования об использовании рабочего времени менеджера позволяют сделать вывод о том, что данный процесс построен не рационально.
Поэтому его необходимо усовершенствовать.

Работа по совершенствованию организации труда менеджера состоит из двух этапов. На первом этапе необходимо закрепить имеющиеся положительные аспекты распределения рабочего времени.

Для анализируемого менеджера положительными признаются распределение времени по присутствию на оперативных совещаниях и в служебных командировках. При этом, нельзя не заметить, что положительные факторы достигнуты по причине их регламентирования руководством предприятия и его структурой.

Прочие статьи расходования рабочего времени данным сотрудником необходимо корректировать.

Для этого необходимо проработать внутренние установки.

. Во-первых, быть более собранным, исключить опоздания на работу и тем самым снизить незапланированные потери рабочего времени;

. Во-вторых, рационально распределить рабочее время внутри недельного и дневного планов;

. В-третьих, исключить вмешиваться в чужие проблемы и обязанности при невыполнении собственных,

. В-четвертых, выйти с предложением по совершенствованию структуры внутрифирменного взаимодействия к руководству предприятием;

. В-пятых, добиться улучшения взаимодействия с другими сотрудниками и синхронизировать работу с партнерами;

. В-шестых, повысить самодисциплину.

Для улучшения наглядности требующихся мероприятий был составлен план организационно-технических мероприятий по улучшению использования рабочего времени, представленный в таблице 12:

Таблица 12. План организационно-технических мероприятий по улучшению использования рабочего времени.

|Раздел |Мероприятия |Меры по |Меры по улучшению |Вид |
|плана |по улучшению |улучшению не|нужны |контрол|
|мероприятий|использования|нужны, так | |я |
| |рабочего |как… | | |
| |времени |(обоснование| | |
| | |) | | |
| | | |Немедленно|В течение | |
| | | | |года | |
| | | |(какие) |(какие) | |
|Планировани|Составление |«Обычные» |Начать с |Реализоват|Постоян|
|е рабочего |плана дня в |дела |ближайшего|ь план в |ный |
|времени |письменной |выполняются |рабочего |течение 3 | |
| |форме |по мере их |дня |месяцев |Ежеднев|
| |Последователь|возникновени| | |ный |
| |ное |я |Начать с | | |
| |планирование | |ближайшего| | |
| |рабочего дня | |рабочего | |Проводи|
| |Использование| |дня | |ть в |
| |метода | | | |конце |
| |«Альпы» | |Начать с | |каждого|
| |Использование| |ближайшего| |рабочег|
| |дневника | |рабочего | |о дня |
| |времени | |дня | |По мере|
| | | | | |выполне|
| | | | | |ния |
|Факторы |Бумажная | |Провести |Согласоват|По мере|
|помех |работа | |структуриз|ь свои |реализа|
| |Посетители | |ацию |действия с|ции |
| |Телефон | |необходимо|коллегами | |
| | | |й работы |и | |
| | | |Снизить |партнерами|ежеднев|
| | | |долю | |ный |
| | | |«текучки» | | |
| | | |и | | |
| | | |отказаться| | |
| | | |от | | |
| | | |незапланир| | |
| | | |ованной | | |
| | | |работы | | |

Заключение

В данной работе было проанализировано содержание труда менеджера компании ООО «Сириус» и подготовлены рекомендации по улучшению рационального использования его рабочего времени.

Анализ использования рабочего времени проводился в двух направлениях: использование фонда рабочего времени и оценка структуры затрат рабочего времени менеджера компании.

Таким образом, в заключении моей работы мне хотелось бы отметить следующее:

Труд менеджера должен быть четко регламентирован и должен соответствовать некоторым основным нормам и правилам.

Оптимизация труда менеджера основывается на исследовании и анализе продолжительности выполнения тех или иных профессиональных обязанностей и должностных инструкций. После сбора первоначальной информации о выполняемых работах, вычисляется их доля в совокупности всех работ.

В результате работы, основываясь на методе экспертных оценок, были выявлены несоответствия плановой продолжительности выполнения каждой из работ ее фактическому значению, и разработан план мероприятий по совершенствованию использования рабочего времени, представленный в таблице 12.

Список использованной литературы

1. Виханский О.С., Наумов А.И. Менеджмент. -М., 1999.

2. Громова О.Н., Свистунов В.М., Мишин В.М. Организация управленческого труда. -М., 1993

3. Дж.К. Грейсон мл, К. О’Дейл. Американский менеджмент на пороге ХХI века. -М., 1991.

4. Кричевский Р.Л. Если Вы руководитель… -М., 1993.

5. Ниссинен И. Время руководителя: эффективность использования. -М.,

1988.

6. Социология труда. Под/ред. Дряхлова Н.И., МГУ, 1993.

7. Управление персоналом организации: Учебник. Под/ред. А.Я. Кибанова.

-М., 1997.

8. Управление проектами. Под/ред. В.Д. Шапиро -С-Пб, 1996г.
-----------------------

[1] О.С. Виханский «Стратегическое управление» - М, 1995г.

-----------------------

[pic]

Рисунок 1. Схема организационной структуры компании ООО «Сириус».

Выполнил студент 3-го курса
Группа № УП4
Студенческий билет №

курсовой проект

по дисциплине:

«Персональный менеджмент»

на тему:

«Проблема анализа содержания труда и структуры затрат рабочего времени менеджера компании ООО «Сириус»»

Страницы: 1, 2