скачать рефераты

МЕНЮ


Процесс создания комплекса документов в MS Word при помощи функции слияния на примере ООО "Актив"

Составные документы можно печатать или видоизменять по отдельности. Это может быть сделано как для всех документов, так и для подмножества документов.

Печать составных документов. На вкладке Почта в группе Завершение выбираем пункт Завершить и объединить, а затем щелкаем Печать документов.

Предстоит выбрать, следует ли печатать весь набор документов, только копию, отображаемую в настоящий момент, или подмножество документов, определяемое по указанному номеру записи.

Изменение отдельных копий документа. На вкладке Почта в группе Завершение необходимо выбрать пункт Завершить и объединить, а затем щелкнуть по Изменить отдельные документы.

Нужно выбрать, следует ли редактировать весь набор документов, только копию, отображаемую в настоящий момент, или подмножество документов, определяемое по указанному номеру записи. Приложение Word сохраняет копии, которые требуется отредактировать, в виде единого файла, где они отделены друг от друга с помощью разрывов страницы.

Сохранение основного документа. Нужно помнить, что составные документы сохраняются отдельно от основного. Основной документ удобно хранить отдельно, поскольку он может оказаться полезен при выполнении последующих слияний.

При сохранении основного документа сохраняется и его подключение к файлу данных. В следующий раз, когда документ будет открыт, приложением будет задан вопрос, нужны ли сведения из этого файла данных для нового слияния в основной документ.

В случае ответа Да документ открывается с данными из первой записи, полученными в результате слияния.

В случае ответа Нет подключение между основным документом и файлом данных разрывается. Основной документ становится стандартным документом Word [12].

1.3.         Отправка персонального сообщения электронной почтой


Когда нужно отправить одинаковую информацию нескольким людям из списка, например, всем клиентам фирмы, не обязательно печатать письма и отправлять их по почте. Вместо этого можно использовать слияние для создания сообщения, которое может быть отправлено по списку адресов электронной почты.

Все сообщения при этом содержат один и тот же тип сведений, но содержимое каждого отдельного сообщения уникально. Например, каждое электронное сообщение может быть персонифицировано путем обращения к каждому клиенту по имени. Уникальные данные для каждого сообщения поступают из записей файла данных.

Как и в случае со стандартным письмом, готовящимся к печати, можно на вкладке Рассылки, чтобы вставить поля слияния в документ, содержащий текст сообщения, который называется стандартным сообщением.

Эти поля слияния будут заменены информацией из источника данных, например, из таблицы или списка контактов.

При использовании мастера необходимо убедиться, что поставлена опция Сообщения электронной почты на Этапе 1. Если мастер не используется, можно указать список электронных адресов, по которым нужно разослать сообщения, для этого необходимо щелкнуть на кнопку Выбрать получателя в группе Начать слияние на вкладке Рассылки [12].

Есть три варианта:

-                   ввести новый список получателей;

-                   использовать существующий список получателей;

-                   выбрать получателей из списка контактов Outlook.

Процесс слияния включает в себя следующие действия:

-                   создание электронного сообщения. Основной документ содержит текст и графику, которые одинаковы для всех электронных сообщений. Например, логотип компании или основной текст сообщения;

-                   подключение документа электронной почты к списку адресов. Список адресов является источником данных, который приложение Word использует при слиянии. Это файл, содержащий те адреса электронной почты, на которые будет осуществляться рассылка сообщений;

-                   уточнение списка получателей. Word создает сообщение для каждого адреса электронной почты в списке адресов. Если требуется создать сообщения только для определенных адресов из этого списка, можно выбрать, какие следует включить адреса или записи;

-                   добавление рамок, называемых полями слияния, в документ электронного сообщения. При выполнении процедуры слияния поля слияния заполняются данными из списка адресов;

-                   предварительный просмотр и завершение слияния. Прежде чем рассылать весь набор сообщений, каждое из сообщений можно предварительно просмотреть.

Word преобразует стандартное сообщение в электронное сообщение и отправляет его всем получателям по всем выбранным адресам.


1.4.         Создание и печать наклеек


Большинство организаций хранят информацию о своих покупателях или клиентах на рабочем листе или в базе данных, чтобы использовать ее для различных целей. Например, информация об адресе может быть использована для отправки стандартного письма или рекламных брошюр. Также она может быть использована для печати почтовых наклеек, которые можно прикрепить к посылкам или каталогам [5].

Чтобы создать листы почтовых наклеек, сначала нужно приготовить источник данных, а затем основной документ, выбрав тип и стиль наклеек, которые будем использовать. Word создаст ячейки размера, равного размеру наклейки, установит на странице размер листа наклеек, чтобы каждая запись печаталась отдельной наклейкой на листе. Поля слияния вставляются в одну ячейку в качестве шаблона для всех остальных ячеек. Когда слияние осуществится, наклейки можно напечатать или создать новый документ наклеек, который можно использовать, если нужно отправить что-либо той же группе получателей.

Если требуется использовать наклейки для групповой рассылки по списку адресов, можно использовать слияние для создания листа наклеек. Каждая наклейка содержит адрес из списка.

Процесс слияния влечет за собой следующие общие шаги:

-                   настройка наклеек. Разметка наклеек настраивается один раз для всех наклеек в слиянии. Документ, используемый при слиянии, называется основным документом. В основном документе наклейки можно также настроить любое содержимое, которое требуется повторить на каждой наклейке, например, логотип компании или обратный адрес на отсылаемых наклейках;

-                   подключение наклеек к списку адресов. Список адресов — это источник данных, который используется при слиянии в Microsoft Office Word. Он

представляет собой файл, содержащий адреса, которые будут напечатаны на

наклейках;

-                   уточнение списка получателей. Для каждого адреса из списка рассылки в Word создается наклейка. Если требуется создать наклейки только для определенных адресов из списка рассылки, можно выбрать, какие адреса или записи должны быть включены;

-                   добавление рамок, называемых полями слияния, в наклейки. При выполнении слияния, поля слияния заполняются сведениями из списка адресов;

-                   предварительный просмотр и завершение слияния. Можно просмотреть каждую наклейку перед тем, как напечатать весь набор [12].

Делая вывод, нужно отметить, что процесс слияния является оптимальным решением для таких массивов документов, где большую их часть составляет постоянный текст, и лишь малую часть составляет переменная информация, например обращение, справочные данные и т.д.

При помощи слияния можно создавать комплексы документов, обращаясь к одной постоянной базе данных, которая будет содержать всю переменную информацию.

Слияние позволяет с оптимальными затратами организовать массовые рассылки как по почте так и по E-mail, предоставляет возможность создавать наклейки и конверты.

Слияние удобно в использовании и позволяет сэкономить время и энергию, которые пришлось бы затратить на создание массива отчасти схожих документов.

Глава 2. Создание комплекса документов средствами MS Word на примере предприятия ООО «Актив»

2.1 Слияние документов в деятельности ООО «Актив»


Для применения метода слияния в приложении MS Word возьмем ангарский филиал фирмы ООО «Актив», именуемый как «Икс-мастер».

Данный филиал находится на рынке уже более 6 лет и имеет хорошую репутацию и большие перспективы. Деятельность филиала развивается в двух направлениях:

-                   Торговля спортивной продукцией. Покупателю предоставлен широкий ассортимент одежды и обуви, тренажеров, велосипедов, различного инвентаря, туристического снаряжения и наградной продукции.

-                   Организация различного рода спортивных мероприятий. Политика фирмы заключается не только в продаже спортивных товаров, но и в большинстве случаев в проведении спортивных мероприятий города, где фирма могла выступать одним из организаторов подобного мероприятий, так и непосредственно принимать в них участие.

Для реализации своего товара магазин «Икс-мастер» использует два способа: реализация через прямой платеж и так называемый безналичный платеж, т.е. с перечислением суммы платежа на банковский счет компании.

Безналичные продажи осуществляются магазином различным фирмам, организациям, спортивным центрам, образовательным учреждениям и т.д.

В базе данных магазина имеется список всех покупателей, которые делали заказы по безналичному платежу. Данный список содержит наименование организации, контактные данные, сведения о лице, делавшего заказ и др. Этот список можно использовать как источник данных для слияния документов. Данная база создана средствами MS Excel и заполняется менеджером по безналичным платежам.

Одними из основных функций секретаря в организации являются:

-                   прием поступающей в организацию документации;

-                   прием посетителей;

-                   работа со средствами связи (в частности отправка писем по электронной почте);

-                   создание и оформление документов;

-                   организация совещаний.

Так как головной офис и другие филиалы организации находятся в разных городах, общение между офисами затруднительно, поэтому «Икс-мастер» очень редко пользуется почтовой рассылкой, в основном вся корреспонденция оправляется по электронной почте. Это значительно экономит рабочее время и затраты на отправку и получение корреспонденции.

Вся контактная информация, касающаяся других сотрудников фирмы, храниться у секретаря в базе данных Outlook, которая может служить источником данных для создания документов при помощи опции слияния. Секретарю необходимо лишь набрать текст сообщения и разослать его адресатам. В случае рассылки однотипного письма для некоторого числа адресатов, секретарь для экономии времени может использовать слияние документов.

Варианты применения данных источников данных для слияния:

1.                 Рассылка ежеквартальных сообщений электронной почты заказчикам,

оповещающих о появившихся новых продуктах и скидках. Чтобы персонализировать эти сообщения для лучших заказчиков, в файл данных можно добавить столбец «Строка приветствия», где можно ввести такое обращение, как «Уважаемая г-н Ильин, это спортивный комплекс, как раз то, что вы искали…». Поместив поле «Строка приветствия» в основной документ, можно таким образом включать эти обращения в конце определенных сообщений;

2.                 При наличии каких-то вопросов (разрешения каких-либо проблем), касающихся заказа, фирма также может рассылать письма. Например: для выполнения безналичного заказа, магазин сделал заявку поставщику, но в меру каких-либо обстоятельств, произошла задержка. Для того чтобы не связываться персонально со всем списком заказчиков, намного эффективнее и экономичнее разослать им письма с предупреждением о задержке;

3.                 Также письма могут рассылаться при каких-либо изменениях в «Икс-мастер». Например, магазин расширяется и решит переехать в другое место. С помощью электронной почты можно разослать клиентам письма с предупреждениями и с записями новой контактной информации;

4.                 При организации спортивных мероприятий, потенциальным потребителям в качестве рекламы, также могут рассылаться письма с текстом о предстоящем событии и др.

5.                 Рассылки писем-оповещений. Например, о предстоящих собраниях, совещаниях, приглашений на торжественные мероприятия, касающиеся культурной стороны жизни фирмы;

6.                 Рассылки писем, касающиеся основной деятельности филиала;

7.                 Общения с работниками других филиалов и главного офиса фирмы. Например, поздравления с Новым годом;

8.                 Переписка с поставщиками и т.д.


2.2 Создание письма при помощи слияния документов


Начнем с того, что на всех офисных компьютерах ангарского филиала, установлен Microsoft Office 2007, поэтому для создания управленческой и другой документации, работниками активно используется такое приложение, как MS Word.

Однако данный редактор используется в основном лишь для набора текста и простого форматирования при помощи стандартных инструментов. Остальной потенциал этой программы (такие опции, как слияние, создание форм, запись макросов и т.д.) не используется.

Письмо приглашение

Создадим письмо для сотрудников филиалов с приглашением на торжественное мероприятие в честь юбилея ангарского филиала «Икс-мастер».

Для начала, необходимо создать основной документ, который будет содержать текст с приглашением (см. Приложение 1).

Для написания можно использовать бланк письма, с имеющимися уже на нем реквизитами фирмы. Данный бланк хранится в шаблонах текстового редактора.

Необходимо запустить приложение MS Word. Для этого нужно зайти в Пуск/ Все программы/ Microsoft Office/ Microsoft Word 2007 и запустить редактор. Откроется пустой документ.

Чтобы начать слияние в группе Начать слияние на вкладке Рассылки необходимо выбрать пункт Начать слияние, а затем пункт Пошаговый мастер слияния.

После выбора Пошагового мастера слияния, откроется область задач Слияние, в которой представлен Этап 1 из шести этапов мастера.

Дальше, нужно щелкнуть по типу документа, который нужно создать. Это будет Электронное сообщение, теперь необходимо щелкнуть внизу области на Далее. Открытие документа.

В области задачи Слияние отобразится Этап 2.

На этом этапе предстоит выбрать основной документ, который и будет основой для слияния.

Это будет Шаблон. Затем нужно нажать на Выбор шаблона и в появившемся диалоговом окне выбрать шаблон Бланк письма. Подтвердить клавишей ОК.

После выбора, нужно щелкнуть на Далее. Выбор получателей.

Этап 3, необходимо выбрать получателей.

Также это можно сделать на вкладке Рассылки в группе Слияние, щелкнув по команде Выбрать получателей.

Нужно использовать список «Контакты» приложения Outlook, для этого необходимо выбрать пункт Контакты Outlook.

Далее нажать на Выбор папки контактов и после выбора папки, появляется окно Получатели слияния.

Теперь необходимо ограничить список получателей, для этого нужно установить флажки напротив тех получателей, которые должны быть включены в список, и снять флажки напротив тех получателей, которые должны быть исключены из списка (см. рис. 2.1.).

Необходимо щелкнуть на ОК, чтобы закрыть диалоговое окно Получатели слияния.

Теперь пришла очередь заполнения бланка письма. Следующим этапом станет заполнение полей слияния, которые будут заменяться меняющейся информацией из источника данных.










Рис. 2.1. Выборка получателей слияния из списка


В данном письме необходимо заполнить лишь строку приветствия. Для этого нажав на Строка приветствия, в всплывшем окне нужно выбрать параметры приветствия.

В формате строки необходимо выбрать обращение Уважаемый, форма обращения – Иван Иванович мл. и в конце поставить Восклицательный знак.

В строке Просмотр можно прокрутить полученные обращения. Если обращения выглядят верно, необходимо нажать ОК (см. рис. 2.2.).

После того, как все поля добавлены в основной документ, можно просмотреть предварительные результаты слияния. Если эти результаты соответствуют ожиданиям, можно завершить слияние.

В области просмотр можно щелкнуть по кнопке Следующая запись, чтобы просмотреть добавленные поля слияния для каждого получателя в связанном источнике данных.










Рис. 2.2. Параметры строки приветствия


Последним итоговым является Этап 6 Завершение слияния.

Для завершения слияния необходимо в графе Слияние выбрать Электронная почта (см. рис. 2.3.).

Страницы: 1, 2, 3, 4


Copyright © 2012 г.
При использовании материалов - ссылка на сайт обязательна.