Розвиток комунікаційного процесу ВАТ "Полтавський машинобудівний завод"

Розвиток комунікаційного процесу ВАТ "Полтавський машинобудівний завод"

Кафедра менеджменту і маркетингу

КУРСОВА РОБОТА

з дисципліни «ОСНОВИ МЕНЕДЖМЕНТУ»

На тему : «Розвиток комунікаційного процесу відкритого акціонерного товариства «Полтавський машинобудівний завод»

Полтава 2009

План

Вступ

1.             Комунікаційний процес в організації

1.1 Сутність та значення комунікацій в управлінні

1.2 Типи і психологічні аспекти комунікації

1.3 Подолання комунікаційних перешкод

2.             Аналіз комунікацій в управлінні ВАТ «Полтавамаш»

2.1            Загальна характеристика ВАТ «Полтавамаш»

2.2            Основні результати діяльності ВАТ «Полтавамаш»

2.3            Організаційний аналіз комунікаційних процесів ВАТ «Полтавамаш»

3       Заходи щодо розвитку комунікаційного процесу ВАТ «Полтавамаш»

3.1            Основні стратегічні напрямки подальшого розвитку системи комунікацій ВАТ «Полтавамаш»

3.2            Заходи щодо подальшого розвитку організаційних комунікацій

3.3            Удосконалення міжособистих комунікацій в організації

Висновок

Використана література

Вступ

Менеджмент - це процес ефективного продуктивного виконання роботи завдяки праці інших людей та співпраці з ними. Він дає нам уявлення про численні аспекти нашої повсякденної діяльності в організаціях.

Причиною вивчення менеджменту є те, що ми всі істотно зацікавленні в удосконаленні способу управління організаціями, бо щодня взаємодіємо з ними. Фірми у яких працюють погоні менеджери, часто позбуваються своїх покупців і втрачають прибутки.

Менеджмент як сфера знань не існує ізольовано. Він радше охоплює роботу і практичну діяльність осіб, зв’язані з широким спектром дисципліни.

У кожній організації існує таке поняття як комунікації. Значення ефективної комунікації для менеджерів не можливо переоцінити з однієї простої причини: все, що робить менеджер, передбачає у тій чи іншій формі комунікацію. Менеджер не може приймати рішення, не маючи інформації. Отримати він її може лише за допомогою комунікації.

Коли рішення прийнято, для його повідомлення іншим також необхідна комунікація. Інакше ніхто не дізнається про те, що рішення було прийнято. Найкраща ідея, творча гіпотеза чи найліпший план не може існувати за відсутності комунікації.

Отже, менеджерам потрібні навички ефективної комунікації. Звісно, це не означає, що добрі комунікаційні навички пособі дадуть вам змогу стати успішним менеджером. Проте можна стверджувати, що відсутність комунікаційних навичок може привести до неперервного потоку проблем для менеджера.

Курсова робота дуже важлива в системі підготовки кваліфікованих менеджерів. Вано підсумовує вивчення загальної кількості соціально-економічних, фундаментальних і професійно орієнтованих дисциплін.

У курсовій роботі я розкрию сутність та значення комунікацій в управлінні, розгляну типи та психологічні аспекти комунікацій, і назви можливі подолання комунікаційних перешкод. Зроблю загальний аналіз комунікацій в управлінні ВАТ «Полтавамаш», зроблю загальну характеристику організації яку буду досліджувати, розгляну основні результати діяльності ВАТ і в останньому розділі запропоную заходи щодо покращення розвитку комунікаційного процесу ВАТ. Назву власні пропозиції щодо подальшого розвитку організаційних комунікацій.

І на основі вивчення і аналізу конкретних даних я розгляну діяльність організації, у моєму випадку це відкрите акціонерне товариство Полтавський машинобудівний завод, та його зовнішнього середовища.

Основною метою виконання курсової роботи це є дослідження діяльності організації, вияснення її недоліків і розробка заходів щодо покращення комунікаційного процесу в організації.

Також я розкрию сутність та значення комунікацій в управлінні, внесу пропозиції щодо подолання комунікаційних перешкод. Зроблю аналіз комунікацій в управлінні ВАТ «Полтавамаш». Запропоную сучасний метод який можна запровадити в організації для покращення комунікаційної системи. Відображу заходи щодо розвитку комунікаційного процесу ВАТ «Полтавамаш». Проводити аналіз організації я буду за допомогою документів із підприємства (статут, звіт про фінансові результати за 2006, 2007, 2008 роки).

Ця тема певною мірою актуальна для мене адже мені як майбутньому менеджерові корисно на реальному прикладі досліджувати функціонування ВАТ «Полтавамаш» і робити власні пропозиції для покращення діяльності організації.

1. Комунікаційний процес в організації

1.1 Сутність та значення комунікацій в управлінні

Сутність комунікацій становлять взаємозв'язки між працівниками, підрозділами, організаціями тощо. Вони супроводжують усі процеси, що відбуваються в організації.

Місце комунікацій у процесі менеджменту показано на рис. 1.

Існує два види комунікацій.

1. Між організацією і зовнішнім середовищем. Наприклад, обмін інформацією підприємства зі споживачами відбувається через рекламу, з державою через звіти, з політичною системою - шляхом створення лобі в парламенті.

Під дією зовнішньою оточення проводяться наради, обговорення, телефонні переговори, готуються службові записки, відео стрічки звіти.

2. Між рівнями, підрозділами та працівниками організації. Комунікації можуть здійснюватись:

- від вищих рівнів управління до нижчих, тобто «зверху до низу».

Наприклад, начальник інформує підлеглих про поточні завдання, зміну технології роботи, нові пріоритети та ін.;

- між різними підрозділами (відділами, цехами);

- від нижчих рівнів до вищих. Найчастіше так надходить інформація про недоліки, порушення, страйкову ситуацію;

- між окремими працівниками;

- між менеджером і його робочою групою.

Враховуючи характер передавання інформації, комунікації поділяють па формальні (офіційні), які створені керівництвом організації, та неформальні, сформовані на засадах міжособистісних стосунків в організації.

Основою комунікацій с інформація. Це сукупність повідомлень, які відображають конкретний аспект явища, події, виробничо-господарської діяльності. Вона може надходити за централізованою, децентралізованою та змішаною схемами. Інформацію класифікують за річними ознаками.

За повнотою охоплення явища:

- повна всебічно та повною мірою розкриває сутність явища;

- часткова відображає лише певний аспект явища, не даючи його цілісної характеристики;

- надлишкова - містить дані, що є зайвими і не потрібними для використання у конкретній ситуації.

За періодом дії:

- разова - використовується лише один раз у специфічній ситуації;

- періодична - застосовується та формується систематично, залежно

від потреб;

- довгострокова - використовується протягом тривалого терміну.

За змістом:

- планово-економічна - містить дані про заплановані обсяги

виробництва, реалізації, ціни тощо;

- фінансова - відображає рух грошових коштів на підприємстві, залучення інвестицій, структуру витрат;

- обліковані податкового та управлінського облік щодо діяльності організації;

бухгалтерська - охоплює дані, що використовуються при здійсненні бухгалтерського обліку;

- технологічна - розкриває зміст технології здійснення основних та

супроводжувальних виробничо-господарських операцій;

- довідкова — містить загальнодоступні дані, використання яких полегшує здійснення всіх видів діяльності;

- адміністративна - відображає дані про права, обов'язки відповідальність, правила та процедури в організації.

За рівнем достовірності:

- достовірна – об’єктивно і правдиво характеризує певне явище;

- недостовірна – має сумнівне походження, суб’єктивне забарвлення та потребує перевірки.

Комунікацію я уявляю як процес або потік. Проблеми з комунікацією постають, коли на шляху цього потоку виникають перешкоди або відхилення. Перед тим як комунікація відбудеться, необхідно відобразити її мету у формі повідомлення. Повідомлення передається від відправника до одержувача. Повідомлення кодується і передається за допомогою певного каналу до одержувача, який його декодує, ініційоване відправником. Результатом цього процесу є передання інформації від однієї особи до іншої.

Модель процесу комунікації складається із семи елементів:

1)                джерело комунікації;

2)                кодування;

3)                повідомлення;

4)                канал;

5)                декодування;

6)                одержувач;

7)                зворотний зв'язок.

Відправник ініціює повідомлення шляхом кодування думки. На процес кодування впливають чотири чинники: навички, ставлення, знання та соціально-культурна система.

Повідомлення у процесі комунікації залежить від наших навичок написання текстів. У своїй комунікаційній діяльності ми обмежені рівнем власних знань у тій чи іншій темі. Ми не можемо передавати іншим людям те, чого не знаємо, однак наше знання не повинно бути надто великим, бо в цьому разі не існує небезпека, що одержувач не зрозуміє нашого повідомлення. На нашу поведінку впливає не лише наше ставлення, а й наше становище в соціально-культурній системі, в межах якої ми існуємо. Наші переконання та цінності, а також інші складові нашої культури – все це впливає на нас як на джерело комунікації.

Повідомлення є фактичною фізичною продукцією, виробленою джерелом. На характер повідомлення впливає код або група символів, які ми використовуємо для передачі значення інформації.

Канал є засобом за допомогою якого відбувається переміщення повідомлення. Він обирається джерелом, яке визначає, який канал є формальним, а який не формальним. Формальні створюються організаціями і традиційно збігаються із системою влади в організації. Інші форми повідомлені) (особисті або соціальні) передаються неформальними каналами, які існують у цій організації.

Одержувач — це особа, якій адресовано повідомлення. Однак перед тим, як воно буде отримано, символи, що його складають, необхідно трансформувати у форму, зрозумілу для одержувача. Цей процес називається декодуванням повідомлення.

Останнім елементом процесу комунікації є петля зворотного зв'язку, який забезпечує контроль успішності передання наших повідомлень у тій формі, в якій вони були замислені. Він дає змогу виявити, чи було досягнуто розуміння.

1.2 Типи і психологічні аспекти комунікації

Комунікація в управлінні - це обмін інформацією, в результаті якого керівник одержує інформацію, необхідну для прийняття ефективних рішень і доводить їх до співробітників. Якщо комунікації налагоджені погано, рішення можуть виявитися помилковими, а люди неправильно зрозуміють, чого хоче від них керівник, і можуть погіршитися стосунки між людьми. Ефективність комунікацій часто визначає якість рішень і те як насправді вони будуть реалізовані.

Комунікація являє собою зв'язок між відправником та одержувачем і містить у собі послання. Я не раз помічала, як виразна форма та зміст комунікативних процесів впливають на наші почуття, сприйняття і рішення, приймаючи визнання чи критику, виражаючи пересторогу.

Я хочу відмітити, що між людьми в основному існують два рівні комунікації: площина змісту і площина зв'язків (стосунків).

Площина змісту належить до послання, яке подає відомості про становище речей чи про події. Зміст може бути важливим чи незначним, правильним чи неправильним, актуальним чи неактуальним і мати різне значення для одержувача і відповідника.

Хочу зазначити, що до поняття змісту належить не тільки власне інформація, яка передасться від відправника до одержувача у явній формі, а й метакомунікація.

Поняття «метакомунікація» означає те, що ми читаємо між рядками, і що є істинним змістом комунікації. Такі відомості є часто корисними з погляду їх тіньового змісту.

Наприклад, на пашу пропозицію встановити ділові контакти одержуємо приблизно таку відповіді: ми раді встановити з вами ділові контакти, але наші технічні можливості не дають змога виконати ваше замовлення. Очевидно, партнер або вже має аналогічне замовлення і завантажив свої виробничі потужності, або ж ми помилилися у виборі партнера, в оцінці його виробничих можливостей.

Площина зв'язків (стосунків) між людьми охоплює звертання, сприймання чи відхилення, симпатію чи антипатію, ненависть чи любов. Часто стосунки не декларуються і люди надають перевагу площині змісту, тоді послання має завуальований характер.

Я вважаю, що при проведенні переговорів чи конференцій потрібно намагатися використовувати змістову площину, щоб виключити вплив симпатій і антипатій, оскільки часто голосують не за ту чи іншу пропозицію, а за того, хто її вносить. Результатом допущения помилок в комунікації, оскільки використовуються різні підходи.

Формами комунікації с дигітальна і аналогова комунікація.

Усі відомості, закодовані за допомогою символів, як наприклад, шрифт, цифри — це дигітальні форми комунікації. За їх допомогою можна порівняно точно закодувати послання навіть у найдрібніших деталях.

Дигітальна комунікація мас вільний від емоції характер. Але на мою думку, вона теж має свій недолік - часто призводить до непорозумінь. Помилки можуть виникати при відправленні через неправильне кодування відправником і в одержувача — через неправильну інтерпретацію, а також через неправильний переклад з однієї мови на іншу.

Навпаки, аналогова комунікація має наочний або зворотний характер. До цього виду комунікації належить вся безсловесна комунікація, наприклад, жести, погрози чи доторкування, а також географічна карта, кісточки рахівниці, традиційний циферблат годинника. Ця форма повідомлення, без усякого сумніву, не настільки точна, як дигітальна, однак вона більш зрозуміла і тут менше допускається помилок. Прикладом поєднання аналогової і дигітальної комунікації може служити розмовна мова. Наведення прикладів, креслень або сітьових графіків також являє собою корисне поєднання дигітальної і аналогової комунікації. На мою думку, аналогову комунікацію зручно застосовувати у стосунках між людьми. При цьому можна передати навіть настрій. Наприклад, можна було б провести на аркуші паперу горизонтальну лінію як нульову вісь, що означала б нейтральний настрій. Чим радіснішою і щасливішою почуває себе людина, тим вищою буде позначка над цією віссю, а чим гірший настрій, тим нижче позначка під нульовою віссю.

Механізм сприйняття комунікативних повідомлень я хочу проілюструвати за допомогою так званого «йохарі-вікна» (табл. 1.) названого за іменами Йозефа Люфта і Харрі Інгмана. Це соціально-наукова модель, яка відображає зміни у сприйнятті завдяки комунікації, наприклад, у процесі формування групи (колективу). У цій моделі чотири параметри стосунків між «Я» та іншими (А, В, С, Д)

Таблиця № 1. Параметри стосунків між я і іншими

Квадрат А - це сфера вільної діяльності, де поведінка і мотиви відомі як самій мені, так і іншим. До цієї сфери належать майже всі форми ввічливості, одяг, ділова інформація та ін.

Квадрат В - сфера навчання динамічних тренованих груп: я чогось за

собою не помічаю, але інші це помічають.

Квадрат В - визначається як «сліпа пляма» самовідчуття в соціальних контактах, тобто тут та частина поведінки, яка для інших помітна і зрозуміла, а мені самій невідома і тому не підлягає управлінню.

Квадрат С - це сфера поведінки, яка мені відома, але яку я приховую, від інших. У кожної людини є така сфера особистого, тобто невідомих іншим дій, думок і почуттів.

Квадрат D - охоплює процеси і стани, невідомі ні мені, ні іншим. Вони належать до такої сфери, яка називається у психології «неусвідомлене». Ця сфера обговорюється в тренувальних групах тільки побічно.

Сприйняття інформації відбувається у ході комунікативного процесу. Не менш важливе місце у професійних відносинах займає і письмова комунікація.

До письмових видів комунікації належать записки, листи, електронні листи (e-mail) організаційні періодичні видання, дошки оголошень та інші засоби письмової передачі слів та символів. Я вважаю, що письмові види комунікації більш відчутні, легше піддаються перевірці та краще зберігаються, ніж усні. Як правило, і відправник, і одержувач мають запис комунікації: якщо з'являються запитання стосовно змісту повідомлення, воно є фізично доступним для пізнішого аналізу. Ця властивість особливо важлива для комплексних повідомлень чи повідомлень великого обсягу. Із власних спостережень я можу зробити висновок, то написаному слову приділяється більше уваги, ніж усному. Необхідність викласти свою думку в письмовій формі змушує особу докладніше обміркувати зміст інформації, яку вона прагне передати. Отже, письмові комунікації краще обмірковані, логічніші та зрозуміліші.

Звісно, письмові повідомлення мають і певні вади. Подання інформації у письмовій формі, можливо, є точнішим, однак забирає більше часу. Іншою серйозною вадою письмової комунікації є відсутність зворотного зв'язку. Усна комунікація дає змогу одержувачеві швидко висловити все, що він думає стосовно почутого, тим часом як письмова не має «вбудованого» механізму зворотного зв’язку. Надсилаючи записку ви не маєте жодної гарантії того, що ви маєте отримати: а коли й отримають, не має ніякої гарантії, що одержувач витлумачить її тек, як замислив її відправник. Останній момент характерний також і для усної комунікації, однак у цьому випадку можна просто запропонувати одержувачу коротко переказати те, що він почув. Точний переказ забезпечує за допомогою зворотного зв’язку інформацію про те, що одержувач прийняв повідомлення і зрозумів його.

1.3 Подолання комунікаційних перешкод

Сьогодні у процесі міжособистісного спілкування ми використовуємо численні складні електронні прилади: внутрішнє кабельне телебачення, керовані голосом комп'ютери, мобільні телефони, факс-машини, пейджери та електронну пошту. Наприклад, електронна пошта дає: нам змогу практично негайно передавати письмові повідомлення на комп'ютери, з'єднані разом і оснащені відповідним програмним забезпеченням. На сьогодні електронна пошта є одним з найуживаніших засобів комунікації членів організації між собою. Це швидкий, зручний і дешевий засіб, який дає можливість надіслати одночасно те саме повідомлення десяткам різних людей.

Страницы: 1, 2, 3, 4