Системотехнический подход к организации
Системотехнический подход к организации
Содержание
Введение
1. Линейная
карта распределения ответственности
2.
Использование ЛКРО для синтеза организационной структуры
Литература
Введение
Управление организацией -
это процесс адаптации. Таков краеугольный камень современной методологии
менеджмента. Ничто в управлении не происходит немотивированно. Все имеет свою
причину, все определяется архисложным хитросплетением влияния многих
переменных, внешней и внутренней среды организации. Организация представляет
собой открытую систему, целостность, состоящую из многочисленных
взаимозависимых частей взаимосвязанных частей.
Цель настоящей работы -
структурировать элементы организации в подсистемы, которые , в свою очередь
образуют единую систему управления объектом. В современных условиях степень
прогнозируемости явлений невелика, а потому конкурентоспособность объекта
определяется знанием руководителем научных подходов и принципы менеджмента.
Определяющих его систему управления. В связи с этим понимание ключевых
подсистем в системе управления, как совокупности взаимозависимых компонентов,
призвано обеспечить эффективность процесса управления и адаптацию объекта к
внешней среде.
В работе я исследую
систему управления предприятия, используя линейную карту распределения
ответственности.
Для составления карты
распределения ответственности необходимо первоначально представить предприятие,
затем перечислить его основные структурные подразделения, определить степень
ответственности каждого и решаемые задачи.
Фирма АО
"Ректайм" учреждена на основании действующего законодательства РФ в
целях ведения предпринимательской деятельности в сфере оказания рекламных услуг
и издания СМИ. По своей организационно-правовой форме фирма АО
"Ректайм" является обществом с ограниченной ответственностью. Это
наиболее распространенная в России форма объединений. Уставный капитал общества
образован из доли каждого участника, что определяется в Учредительном договоре.
В пределах своей доли участники несут ответственность за деятельность Общества.
Это удобно, поскольку обеспечивает необходимую свободу действий и возможность
смело идти на оправданный риск. Кроме того, в условиях жесткой конкуренции,
когда борьба за финансовую поддержку малого бизнеса является очень острой,
образованный таким образом капитал позволяет изыскать необходимые финансовые
ресурсы для становлении бизнеса. Высшая власть в Обществе принадлежит Общему
собранию Учредителей, к компетенции которого относится решение вопросов о реорганизации
или ликвидации Общества, изменения Устава, величины капитала и др. Члены
Общества, согласно законодательству РФ, вправе передать, уступить, завещать
свою долю в Уставном капитале другим физическим лицам. По письменному заявлению
она выдается в натуральном или денежном виде. Учредителями Общества являются
частные лица. Целью деятельности Общества является развитие предпринимательской
деятельности и извлечения прибыли на рынке производства и реализации товаров и
услуг рекламного характера. ОАО «Ректайм» было учреждено в 2007 году. Общество
имеет собственную печать и расчетный счет в банке.
На Рис.1. представлена
организационная структура управления АО "Ректайм". Данная структура
является идеальной, т.е. планируемой в перспективе развития фирмы. Связь между
исполнительным директором и исполнительным директором предполагает обеспечение
взаимозаменяемости руководящего звена, что позволяет добиться гибкости системы
управления объектом в современных условиях.
Рис.1. Структура
управления предприятия
Так как фирма является по
своей сути малым предприятием, то поступающий объем бухгалтерской информации
невелик и бухгалтер фирмы вполне самостоятельно может справиться с обработкой
данных, использую при этом возможности прикладной программ 1С: Предприятие.
Программа соответствует нормативным документам, определяющим порядок ведения
бухгалтерского учета на предприятиях различных форм собственности. Программа
работает в диалоговом режиме, предоставляет пользователю возможности быстрого и
качественного составления проводок финансово-хозяйственных операций, их
исправления, анализа и расчетов по ним. Используемая в программе форма учета
содержит всю необходимую бухгалтеру информацию, причем никакие сведения по
сравнению с традиционными бумажными формами учета не упускаются. Программа
имеет дружественный интерфейс, дизайн, пригодный для многочасовой работы перед
экраном. Процесс работы сопровождается сообщениями и напоминаниями, предостережениями.
Такая организация рабочего места главного бухгалтера позволяет фирме
существенно упростить структуру и состав финансового отдела и повысить его
управляемость.
Работа фирмы
характеризуется основной схемой взаимоотношений - «линия», т.е. передача
управленческих воздействий от субъекта управления к объекту в виде набора
конкретных функций или процедур. С помощью линейной схемы можно реализовывать
линейные или функциональные связи. Это самая простая по построению схема, на ее
основе хорошо работают организационные структуры в небольших фирмах при высоком
профессионализме руководителя и его авторитете. С помощью данной схемы
реализуются линейные и функциональные связи между персоналом. Такое построение
вполне оправдано в силу малых размеров организации, профессионализма
руководителей. Часть своих функции генеральный директор делегирует
исполнителям. Однако, в структуре отсутствует обратная связь, что и является
причиной возникновения неформальных групп и конфликтов, как упоминалось ранее.
По своему типу организационная управления фирмы соответствует
линейно-функциональной структуре. Достоинством такой структуры является
возможность привлечения к руководству более компетентных в конкретной области
специалистов, оперативность в решении нестандартных ситуаций, быстрый рост
профессионализма функциональных руководителей, получение непротиворечивых
заданий и распоряжений, полная ответственность персонала за результаты своей
работы. Однако, для построения более эффективного принятия данного вида
структуры необходимо построение схемы взаимоотношений «колесо», базирующейся на
обеспечении обратной связи между руководителями и его подчиненными.
В ведении исполнительного
директора находится рекламный отдел. Это наиболее гибкий, по своей структуре, и
инновационный отдел. В состав рекламного отдела входят:
менеджер
по полиграфии
руководитель
рекламной группы журнала
руководитель
рекламной группы агентства
Им соответственно
подчинены менеджеры по рекламе, которые, в свою очередь, руководят работой
рекламных агентов. Функции сотрудников рекламного отдела является
интегрированными, что создает возможность перестановки кадров в зависимости от
специфики поступающих заказов.
Функции сотрудников
рекламного отдела являются:
*
поиск, сбор и
анализ информации о рекламодателях и других потребителях услуг и продукции
фирмы, исходя из всего перечня продукции и услуг
*
поиск и сбор
сопутствующей деловой информации (о конкурентах, поставщиках, потребителях),
способствующей более рациональному грамотному и доходному ведению деятельности
фирмы
*
ведение делового
документооборота, доставка информационных материалов, иной рабочей
документации, корреспонденции и/или продукции
*
ведение деловых
переговоров со сторонними организациями с целью предложения и сбыта услуг и
продукции фирмы (получение заказа) на максимально выгодных условиях для АО
"Ректайм"
*
осуществление
согласовательных процессов со сторонними организациями в ходе выполнения
договорных обязательств фирмы перед ними
*
своевременная и
полная передача соответствующим отделам и/или их работникам полученной в ходе
работы информации и материалов, контроль сроков готовности и соответствия
требованиям заказчика, выдаваемой отделами продукции
*
контроль и
своевременное обеспечение оплат от сторонних организаций заказчиков, обеспечение
притока финансовых средств в фирму
Финансовый отдел также
подчинен исполнительному директору. На основании Устава АО "Ректайм"
главный бухгалтер осуществляет следующие функции:
ведение
бухгалтерской, статистической и иной отчетности
составляет
и готовит к сдаче баланс
отстаивает права
налогоплательщиков перед фискальными органами РФ
Информационный,
производственный и отдел обслуживания подчинены генеральному директору фирмы.
В функции
производственного отдела входят:
подготовка
базовых моделей макетов
организация
производственного процесса третьих лиц (подрядчиков, субподрядчиков). Например,
обеспечение выполнения типографских работ в ЗОА « Еманжелинский Дом Печати» в
рамках заказа, тиража и т.д.
принятие
решений об экономической эффективности базовых моделей
выставление
рекомендательных расценок на производимую продукцию (услугу)
Входящий информацией
производственного отдела является заказ, а основным видом продукции - макет.
Заказ характеризуется:
*
пояснение
заказчика
*
пояснение
изготовителя
*
возможными
образцами заказчика
*
возможными
образцами изготовителя
*
себестоимостью
изготовления (бумага, краска, технические материалы и т.д.)
Основными функциями
отдела информации являются:
сбор и
анализ информация
поддержание
оперативной связи с органами местного самоуправления
систематизация
информации
обеспечение
собственной интерпретации информации
подготовка текстов,
обеспечивающих максимально потное соответствие излагаемой информации факту,
т.е. выполнение принципов правдивости и достоверности.
Описанная структура имеет
свою иерархию, т.е. управленческие процессы осуществляются руководителями двух
уровней:
1 Уровень. Представители высшего уровня
управленческой иерархии, обладающие наибольшей властью и ответственностью за
деятельность фирмы. Таковыми являются генеральный директор и исполнительный
директор. В функции генерального директора входят определение зада фирмы,
разработка долгосрочных планов, формулировка политики м выполнения
представительских функций. Исполнительный директор в соответствии с разработанной
стратегической линией координирует деятельность рекламного отдела, а также
соизмеряет осуществление поставленных перед фирмой задач с ее финансовыми
возможностями.
2 Уровень. Менеджеры-контролеры. Они надзирают
за работой исполнителей и претворяют в жизнь планы, разработанные на 1 Уровне.
3 Уровень - это непосредственные исполнители
управленческих и производственных программ.
Таким образом, на основе полученных
данных составим линейную карту распределения ответственности (рис. 2).
Линейная карта распределения
ответственности
Обязанности,
полномочия, виды функциональной деятельности
|
Генеральный директор
|
Исполнительный директор
|
Менеджер по рекламе
|
2ой менеджер по рекламе
|
3ий менеджер по рекламе
|
Журналисты
|
Начальник отдела производства
|
Определение основ политики действий
и постановка задач
|
1
|
1
|
5
|
5
|
5
|
5
|
5
|
Функции руководства планированием и
контролем работ
|
2
|
1
|
3
|
3
|
4
|
5
|
5
|
Фиксация отношений между
центральным аппаратом и производственными отделениями
|
1
|
1
|
5
|
5
|
5
|
5
|
5
|
Контроль планов расширения, слияния
и приобретения
|
2
|
1
|
3
|
3
|
3
|
4
|
5
|
Выбор принципов и процедур сбыта
|
3
|
3
|
2
|
2
|
1
|
2
|
4
|
Координация прогнозов и перспектив
сбыта продукции
|
1
|
1
|
3
|
2
|
3
|
4
|
2
|
Координация планов рекламы
|
4
|
2
|
1
|
1
|
1
|
2
|
4
|
Координация программ освоения новой
продукции
|
1
|
1
|
2
|
2
|
2
|
4
|
2
|
Выбор методов и процедур
финансового контроля
|
1
|
2
|
3
|
3
|
3
|
4
|
3
|
Координация бюджетов
|
1
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
4
|
Администрирование финансирования
|
3
|
3
|
4
|
2
|
1
|
2
|
4
|
Координация администрирования
капитальных вложений
|
1
|
2
|
3
|
3
|
3
|
3
|
2
|
Администрация координации планов
страхования и взаимоотношений с акционерами
|
1
|
1
|
3
|
3
|
3
|
3
|
2
|
где
1 – фактическая
ответственность;
2- общее руководство;
3 – необходимость
консультирования;
4 – возможность
консультирования;
5 – необходимость ставить
в известность.
ЛКРО – это графическая
форма представления информации об организационной структуре и распределении
полномочий в ней. Однако эта модель не позволяет анализировать неформальные
отношения в организации или подразделении, и, следовательно, служит только для
формального описания распределения ответственности и удобства сравнения
различных должностных лиц – формальных элементов системы.
2. Использование ЛКРО
для синтеза организационной структуры
где
+ - непосредственное руководство;
- фактическое выполнение;
- общее
руководство;
-
стыковка задач;
-
особые случаи стыковки задач;
- обязательное уведомление о результате.
Заключение
Управление - это творческий
процесс, и здесь важны не только знание общих основ теории менеджмента и
специальные знания, но и умение анализировать конкретные ситуации, сложившиеся
в данной системе управления, и делать из анализа, и делать правильные выводы.
Декомпозиция системы
управления на ее составные части делает объект управления более «осязаемым»,
труд субъекта управления - целенаправленным. Анализ системы ОАО «Ректайм»
выявил 4 основных ее подсистемы: целевую, обеспечивающую, функциональную и
управляющую.
Исследуемая система
управления является развивающейся и, адаптируясь к современной экономической
действительности, использует в процессе управления функцию маркетинга. И здесь
необходимо осознание двойственной природы маркетинга. С одной стороны, маркетин
г- это набор определенных функций, которые реализуются на уровне среднего звена
управления, но, с другой стороны, это философия бизнеса, основа его рыночной
стратегии. Инструмент формирования имиджа фирмы и управления ее персоналом.
Использованная в данной
работе линейная карта распределения ответственности и ее использование для
синтеза организационной структуры позволили наиболее полно рассмотреть
функциональную структуру данного предприятия.
1.
Абовский Н.П.
Творчество в строительстве: системный подход, законы развития, принятия
решений. - Красноярск: Стройиздат, 1992.
2.
Ансофф И. Новая
корпоративная стратегия. - СПб.: Питер Ком, 2008.
3.
Маркова В.Д.
Кузнецова С.А. Стратегический менеджмент: Курс лекций. - М. ИНФРА-М; Новосибирск;
Сибирское соглашение, 2008.
4.
Менеджмент
организации / Под ред. 3.П. Румянцевой. - М.: ИНФРА-М, 2004.
5.
Мескон М.X.,
Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента. - М.: Дело, 1992.
6.
Мильнер Б.3.
Теория организаций. - М.; ИНФРА-М, 2007.
7.
Семь нот
менеджмента / Под ред. В. Красновой, А Привалова. - М.: ЗАО "Журнал
Эксперт", 2007.
8.
Системный анализ
и основы биосферного мышления / Под ред. Р. П. Чапцова. - Челябинск, 2003.
9.
Томпсон А.,
Стрикленд. Дж./ Стратегический менеджмент: искусство разработки и реализации
стратегий. -М.: ЮНИТИ, 2007
10.
Управление
организацией / Под ред. А.Г, Поршнева и др. - М.: ИНФРА - М, 2007.
11.
Управление
проектами: зарубежный опыт / Под ред. Шапиро В.Д. - СПб.: «ДваТрИ», 2002.
12.
Фатхутдинов Р.А.
Стратегический менеджмент. - М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2007.
|