Составление деловых документов
• эмблему (товарный знак или знак обслуживания);
• наименование организации;
• название вида документа (приказ);
• дату и номер документа;
• место издания;
• заголовок к тексту;
• текст;
• подпись;
• визы.
Подготовка приказа включает следующие стадии:
• изучение существа вопроса и сбор необходимых сведений;
• подготовку проекта приказа;
• согласование проекта;
• подписание руководителем.
Заголовок является обязательным реквизитом приказа. Он должен
быть сформулирован четко, кратко, выражать основное содержание документа и
отвечать на вопрос «О чем?», например:
О проведении аттестации персонала организации
Об увеличении уставного капитала общества
Текст приказа состоит, как правило, из двух частей:
• констатирующей, в которой дается обоснование
распорядительных действий. В качестве обоснования может выступать как необходимость
реализации намеченных целей и решения задач, поставленных перед предприятием,
так и какой-либо нормативный правовой акт - внутренний или изданный вышестоящим
органом (например, решение совета директоров, нормативный документ
государственных или муниципальных органов). Если предписываемые действия не
нуждаются в пояснении, констатирующую часть можно не приводить;
• распорядительной, в которой содержатся поручения. Каждое
поручение выделяется в самостоятельный пункт, включающий следующее: наименование
должности, фамилию, инициалы исполнителя (или исполнителей); содержание
поручения; срок выполнения поручения. Эта часть начинается словом «ПРИКАЗЫВАЮ»,
которое печатается прописными буквами, без разрядки, с абзаца.
Работник службы делопроизводства должен организовать
ознакомление сотрудников предприятия с содержанием приказов, как издаваемых на
предприятии, так и тех, которые прямо или косвенно касаются его деятельности.
Как правило, один экземпляр вывешивается на стенде объявлений, а на другом
экземпляре работники, ответственные за его исполнение, должны поставить свои
подписи.
Если приказ вводит в действие какие-либо документы, то они
оформляются в виде пронумерованного приложения к нему, а в соответствующем
пункте распорядительной части делается отметка «прилагается». На последнем
листе каждого приложения ставит визу готовивший его руководитель подразделения
или вышестоящий руководитель. Приложение должно иметь соответствующее название
(«Список...», «Перечень...», «План...», «График...» и т. п.). В его правом
верхнем углу печатается слово «Приложение», номер (в том случае, если
приложений несколько), а также номер и дата приказа, к которому оно относится.
Если приложением к приказу является утверждаемый документ
(положение, инструкция), то в соответствующем пункте распорядительной части
должно быть указание на это. В правом верхнем углу приложения размещается гриф
утверждения документа, содержащий слово «Утверждаю», номер и дату приказа.
Если регламентированные приказом действия носят регулярный
или нормативный характер и их выполнение предписывается на весь период действия
данного приказа, то срок исполнения обычно не указывают и количество
исполнителей по каждому пункту (подпункту) не ограничивают.
Приказ вступает в силу с момента подписания, если в тексте не
указана конкретная дата.
Сроки хранения приказов по основной деятельности:
• по работе предприятия в целом - от 10 лет до ликвидации
предприятия (в случае, если предприятие является источником комплектования
госархива, - постоянно);
• по административно-хозяйственным вопросам - пять лет.
Приказы по личному составу
Приказ о приеме на работу
Издание приказа о приеме на работу представляет собой
завершающий этап документирования заключение трудового договора как
юридического факта и происходит в трехдневный срок. В государственных
управленческих структурах, учреждениях и организациях приказ о приеме на работу
может иметь текстовую форму содержательной части и включать следующие основные
положения: обозначение распорядительного действия; фамилию, имя, отчество;
профессию или должность; наименование структурного подразделения; дату начала
трудового договора или его срок; условия оплаты труда; испытательный срок. Если
приказ о приеме составляется на несколько сотрудников, то каждый пункт должен
касаться отдельного работника.
Для оформления и учета лиц, принимаемых на работу по
трудовому договору, применяют две унифицированные формы приказа (распоряжения)
о приеме на работу: форму № Т-1 составляет лицо, ответственное за прием, на
одного работника, № Т-1а - на группу работников. В них указывают коды
организации и формы приказа; наименование структурного подразделения; должность
(специальность, профессию); фамилию, имя, отчество работника; срок действия
трудового договора; табельный номер; срок испытания, если работнику
устанавливается испытание при приеме на работу; условия приема на работу и
характер предстоящей работы (по совместительству, в порядке перевода из другой
организации, для замещения временно отсутствующего работника, для выполнения
определенной работы и др.). При заключении с работником (работниками) трудового
договора на неопределенный срок в реквизитах «Дата» (форма № Т-1) или «Период
работы» (форма № Т-1а) строку (графу) «по» не заполняют.
Подписанный руководителем организации или уполномоченным на
это лицом приказ (распоряжение) объявляют работнику (работникам) под расписку.
На основании приказа (распоряжения) работник кадровой службы вносит запись в
трудовую книжку о приеме на работу и заполняет соответствующие сведения в
личной карточке, а в бухгалтерии открывают лицевой счет работника.
Основным преимуществом унифицированных форм приказа
(распоряжения) о приеме на работу является их сравнительная простота, гораздо
меньшая формализованность по сравнению с текстовой формой, во многом
произвольной. В унифицированных формах не надо делать отметки о согласии
работника с условиями труда, о прохождении им необходимого инструктажа,
медицинского осмотра и т. д. Однако это влечет за собой необходимость
составления листков согласования, медицинского осмотра, листа прохождения
инструктажа и т. д.
В случае неявки работника без уважительной причины на работу
в установленный день приказ может быть признан недействительным.
Приказ о переводе на другую работу. Перевод на другую работу
на том же предприятии, в учреждении, организации, а также перевод на другое
предприятие, в учреждение, организацию либо в другую местность, хотя бы вместе
с предприятием, учреждением, организацией, допускается только с согласия
работника, за исключением случаев, предусмотренных ст. 72 и 74 Трудового
кодекса РФ.
Перевод на другую работу оформляется индивидуальным приказом
по форме № Т-5 или № Т-5а, включающим следующую информацию:
Ø
причину
перевода;
Ø
условия
труда на прежнем и новом месте работы (участок работы, профессия, должность, размер
ставки, оклада и т.д.)
Поскольку унифицированная форма не содержит отражающих
процедуру перевода реквизитов, она требует составления дополнительных
документов: листка прохождения инструктажа, листка медицинского осмотра,
справки о несданных материальных ценностях, и т.д.
Приказ подписывает руководитель организации (учреждения,
предприятия) и визируют начальники структурных подразделений прежнего и нового
мест работы. Обязательное требование - подпись работника, подтверждающая его
согласие с переводом.
Приказ о направлении в командировку. Приказ о направлении в
командировку по форме № Т-9 или № Т-9а составляет работник кадровой службы на
основании служебного задания, подписывает руководитель организации или
уполномоченное им лицо.
В приказе должны быть указаны: фамилия, имя, отчество,
должность командируемого; структурное подразделение; цель, время и место
командировки. При необходимости могут быть указаны также источники оплаты
командировочных расходов или другие условия направления в командировку. Кроме
того, заполняются журналы учета командированных работников.
Приказ о предоставлении отпуска. Приказ о предоставлении
отпуска по форме № Т-6 или Т-6а составляется работником кадровой службы или
уполномоченным на это лицом, подписывается руководителем организации или
уполномоченным на это лицом, объявляется работнику под расписку. На его
основании делают отметки в личной карточке и лицевом счете, а также производят
расчет заработной платы за отпуск.
Приказ о прекращении трудового договора. Согласно ст. 77 Трудового
кодекса РФ основаниями прекращения трудового договора являются:
1) соглашение сторон;
2) истечение срока трудового договора, за исключением
случаев, когда трудовые отношения фактически продолжаются и ни одна из сторон
не потребовала их прекращения;
3) расторжение трудового договора по инициативе работника;
4) расторжение трудового договора по инициативе работодателя;
5) перевод работника по его просьбе или с его согласия на
работу к другому работодателю или переход на выборную работу (должность);
6) отказ работника от продолжения работы в связи со сменой
собственника имущества организации, изменением подведомственности
(подчиненности) организации либо ее реорганизацией;
7) отказ работника от продолжения работы в связи с изменением
существенных условий трудового договора;
8) отказ работника от перевода на другую работу вследствие
состояния здоровья в соответствии с медицинским заключением;
9) отказ работника от перевода в связи с перемещением
работодателя в другую местность;
10) обстоятельства, не зависящие от воли сторон;
11) нарушение установленных настоящим Кодексом или иным
федеральным законом правил заключения трудового договора, если это нарушение
исключает возможность продолжения работы.
Трудовой договор может быть прекращен и по другим основаниям,
предусмотренным настоящим Кодексом и иными федеральными законами. Во всех
случаях днем увольнения работника является последний день его работы.
Процедуру увольнения отражают два основных документа:
1) инициативный документ (при увольнении по собственной
инициативе - заявление работника, которое оформляется в качестве
самостоятельного документа; при увольнении по окончании срока действия
трудового договора или по инициативе работодателя - приказ (распоряжение)
администрации предприятия (учреждения, организации);
2) приказ о прекращении действия трудового договора (в
традиционной форме или по форме № Т-8 при прекращении действия трудового
договора (контракта) с одним работником или № Т-8а при увольнении нескольких
работников). Приказ о прекращении (расторжении) трудового договора (увольнении)
содержит следующее:
·
обозначение
распорядительного действия (прекратить действие трудового договора, уволить);
·
фамилию,
имя, отчество, должность работника;
·
место
работы;
·
основание
прекращения (расторжения) трудового договора (увольнения) причем запись
производится в точном соответствии с формулировкой действующего
законодательства Российской Федерации со ссылкой на соответствующую статью;
делается ссылка на документ, на основании которого готовится приказ и прекращается
действие трудового договора с указанием его даты и номера;
·
дату
увольнения.
При увольнении материально ответственного лица к приказу
прилагается документ об отсутствии материальных претензий к работнику, а при
расторжении трудового договора по инициативе работодателя в случаях,
предусмотренных действующим законодательством Российской Федерации, -
мотивированное мнение (в письменной форме) выборного профсоюзного органа.
На основании этого приказа делают запись в личной карточке,
лицевом счете, трудовой книжке, производят расчет с работником.
Приказ составляется работником отдела кадров на всех
сотрудников (за исключением тех, кого увольняет вышестоящий орган), визируется
начальником структурного подразделения, подписывается руководителем организации
или уполномоченным им на это лицом, а затем объявляется работнику под расписку.
Срок хранения такого приказа - 75 лет.
документ
реквизит текст конфиденциальный
Задание
7.
Особенности оформления договора (контракта)
Ответ:
Договоры
Общие положения
Договором признается соглашение двух или нескольких лиц об
установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей.
Форма договора - внешнее выражение взаимного волеизъявления
сторон. Договор может быть заключен в любой форме, предусмотренной для
совершения сделок, если законом для договоров данного вида не установлена
определенная форма. Облечение договора в надлежащую форму имеет важнейшее
юридическое значение. Несоблюдение требуемой законом формы может повлечь за
собой недействительность договора. Если стороны договорились заключить договор
в определенной форме, он считается заключенным после придания ему условленной
формы, хотя бы законом для договоров данного вида такая форма не требовалась.
Закон обычно дает лишь общие указания на то, в каких случаях
сделки подлежат заключению в устной, письменной (в том числе нотариальной)
форме или в форме конклюдентных действий (т. е. действий, которые и без
произнесенных слов свидетельствуют о волеизъявлении заключить договор).
Пункт 2 ст. 434 Гражданского кодекса РФ перечисляет
возможности заключения договоров в письменной форме, однако законодательными
актами различных уровней выбор сторонами вариантов письменной формы договора
может быть ограничен. На современном этапе данное ограничение может быть выражено
путем предписания при заключении договора в письменной форме избирать бумажный
носитель.
Для определенных видов договоров предписывается только
письменная форма их совершения. Так, согласно ст. 362 Гражданского кодекса РФ
договор поручительства должен быть совершен в письменной форме. Несоблюдение
письменной формы влечет недействительность данного договора. То же правило
действует, в частности, в отношении кредитного договора.
Письменные договоры заключаются путем:
а) составления единого документа, подписываемого обеими
сторонами;
б) обмена несколькими письменными документами (письмами,
телеграммами и др.), исходящими от сторон и выражающими их взаимосогласованную
волю;
в) принятия к исполнению заказа контрагента.
Составление единого документа - основной, наиболее
применяемый способ оформления договорных отношений. Сущность его заключается в
том, что стороны подписывают документ, который содержит их взаимное
волеизъявление.
В соответствии с п. 2 ст. 160 Гражданского кодекса РФ при
совершении сделок допустимо использование факсимильного воспроизведения
подписи, электронной цифровой подписи либо иного аналога собственноручной
подписи в случаях и в порядке, предусмотренных законодательными актами или
соглашением сторон. Таким образом, договоры, совершаемые и подписываемые
электронным способом, в настоящее время приобрели реальную юридическую силу и
соответствуют формальным требованиям к сделкам, заключаемым в простой
письменной форме. Использование электронной цифровой подписи регулируется
Федеральным законом от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ «Об электронной цифровой
подписи».
Существуют разнообразные формы договоров, которые отражают
сложившуюся правовую ситуацию между различными организациями, предприятиями;
между администрацией предприятия и работником; между сотрудниками и т.д.
Договор аренды
По договору аренды (имущественного найма) арендодатель
(наймодатель) обязуется предоставить арендатору (нанимателю) имущество за плату
во временное владение и пользование или во временное пользование. В аренду
могут быть переданы земельные участки и другие обособленные природные объекты,
предприятия и другие имущественные комплексы, здания, сооружения, оборудование,
транспортные средства и другие вещи, которые не теряют своих натуральных свойств
в процессе их использования (непотребляемые вещи). В договоре аренды должны
быть указаны данные, позволяющие определенно установить имущество, подлежащее
передаче арендатору в качестве объекта аренды. При отсутствии этих данных в
договоре условие об объекте, подлежащем передаче в аренду, считается не
согласованным сторонами, а соответствующий договор не считается заключенным.
Договор поручения
Договор поручения - гражданско-правовой договор, в
соответствии с которым одна сторона (поверенный) обязуется совершить от имени и
за счет другой стороны (доверителя) определенные юридические действия. Права и
обязанности по сделке, совершенной поверенным, возникают непосредственно у
доверителя. Договор поручения может быть заключен с указанием срока, в течение
которого поверенный вправе действовать от имени доверителя, или без такого
указания.
Договор поставки
Договор поставки - гражданско-правовой договор, в
соответствии с которым поставщик, т. е. продавец, осуществляющий
предпринимательскую деятельность, обязуется передать в обусловленный срок или
сроки производимые или закупаемые им товары покупателю для использования в
предпринимательской деятельности или в иных целях, не связанных с личным,
семейным, домашним и иным подобным использованием. Это наиболее распространенный
из используемых в предпринимательской деятельности видов договора
купли-продажи. Все его условия должны быть конкретными, не допускающими
двойственного толкования.
Типовой договор о полной материальной ответственности
Согласно ст. 244 Трудового кодекса РФ письменные договоры о
полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной
ответственности, т. е. о возмещении работодателю причиненного ущерба в полном
размере за недостачу вверенного работникам имущества, заключается с
работниками, достигшими возраста восемнадцати лет и непосредственно
обслуживающими или использующими денежные, товарные ценности или иное
имущество. Перечни работ и категорий работников, с которыми могут заключаться
указанные договоры, а также типовые формы этих договоров утверждаются в
порядке, устанавливаемом Правительством РФ.
Постановлением Министерства труда и социального развития РФ
от 31 декабря 2002 г. № 85 утверждены Перечень должностей и работ, замещаемых
или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные
договоры о полной индивидуальной материальной ответственности за недостачу
вверенного имущества и Перечень работ, при выполнении которых может вводиться
полная коллективная (бригадная) материальная ответственность за недостачу
вверенного работникам имущества, а также соответствующие типовые формы
договоров.
Трудовой договор
Согласно ст. 56 ТК РФ трудовой договор - соглашение между
работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется
предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить
условия труда, предусмотренные трудовым законодательством и иными нормативными
правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором,
соглашениями, локальными нормативными актами и данным соглашением, своевременно
и в полном размере выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется
лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию, соблюдать
правила внутреннего трудового распорядка, действующие у данного работодателя. В
силу этого запрещено требовать от работника выполнения не перечисленных в
договоре функций, кроме тех, которые предусмотрены Трудовым кодексом РФ и
соответствующими федеральными законами. Положения договора могут быть изменены
только по соглашению сторон. Трудовой договор вступает в силу со дня
подписания, если не предусмотрено иное.
Страницы: 1, 2, 3
|