скачать рефераты

МЕНЮ


Совершенствование информационной системы управления кадров и работы с личным составом Главного управления Федеральной службы исполнения наказания по Иркутской области

Раздел 2. Анализ структуры документооборота ГУФСИН

2.1 Анализ схемы документооборота


Управление кадров ведёт учёт сотрудников, как самого Управления, так и подразделений, непосредственно подчинённых ГУФСИН (исправительные колонии, следственные изоляторы и т.д.), расположенных по всей территории Иркутской области.

Личные дела младшего начсостава подразделений формируются и хранятся в подразделениях, там же оформляются приказы по младшему начсоставу, составляются графики отпусков, заполняется служебная карточка формы № 2, на основе которой ведется картотека, как в самом подразделении, так и в Главном управлении и другие документы.

Личные дела офицерского состава подразделений, оформляются в подразделениях и пересылаются в Главное управление. Служебная карточка на лиц офицерского состава ведется в каждом подразделении и Главном управлении. Таким образом, офицерский состав ГУФСИН учитывается в Главном управлении, независимо от того, где проходит службу сотрудник. Поэтому при дальнейшем описании документооборота Управления кадров приказ по личному составу подразумевает офицерский личный состав (от младшего лейтенанта до полковника).

В таблице 2.1 приведена схема документооборота, в которой представлены основные процессы деятельности Управления кадров.

Таблица 2.1

Схема документооборота

Продолжение таблицы 2.1

Ежегодно в декабре месяце кадровыми работниками подразделений проводится сверка своих данных с данными Главного управления. С данными подразделений сверяются личные дела (обновление справки-объективки, сверяется специальное звание сотрудника, должность, изменения в социальном статусе, месте жительства и т. п.) офицерского состава и служебная карточка формы № 2 на младший начсостав, которые ведутся в Управлении. На сверку данных всех подразделений уходит 2 месяца (по 2 дня на одно подразделение).

Все документы, необходимые для формирования личного дела сотрудника заполняются в Отделе кадров. После этого Отдел кадров передаёт личное дело в Хранилище. При увольнении сотрудника личное дело 1 год хранится в Хранилище, а затем передаётся в Архив. В хранилище хранится 3 700 личных дел офицерского и младшего начсостава Главного управления, остальные личные дела хранятся в подразделениях. Личные дела занимают 7 высоких стеллажей.

Практически документационная деятельность Управления кадров не автоматизирована. В трёх отделах, инспекции и хранилище установлено по 1 компьютеру. Компьютеры не соединены в локальную сеть. С помощью ПК печатаются приказы, справки, отчёты в MS Word. Никаких автоматизированных БД не ведётся.

Для более полного представления о деятельности Управления кадров и работы с личным составом, его документооборота удобно построить DFD-диаграммы.

На рисунке 2.1 представлена контекстная DFD-диаграмма, которая показывает внешние по отношению к системе адресаты и адресанты данных, с которыми система взаимодействует.

Рис. 2.1 Контекстная DFD-диаграмма


Внешняя сущность Отделы кадров подразделений ГУФСИН моделирует инспекторов отделов кадров подразделений ГУФСИН непосредственно ведущих учёт и работу с младшим начсоставом подразделений, а также формирующих личные дела офицерского состава подразделений.

Внешняя сущность Кандидат моделирует физическое лицо, которое претендует на офицерскую должность в ГУФСИН.

Внешняя сущность Сотрудник моделирует физическое лицо, которое в настоящий момент является сотрудником; уволенного сотрудника; начальников отделов ГУФСИН.

Внешняя сущность Бухгалтерия моделирует бухгалтерский учёт движения кадров.

Внешняя сущность Юридическая служба моделирует службу, входящую в состав Организационного управления ГУФСИН, осуществляющую юридический контроль оформления документов и визирование приказов по личному составу.

Внешняя сущность Архив моделирует подразделение ГУФСИН, осуществляющее хранение личных дел уволенных сотрудников.

Внешняя сущность ФСИН России моделирует головную организацию (г. Москва), осуществляющую контроль над деятельностью ГУФСИН по Иркутской области.

Оформление движения кадров при приёме на работу, переводе на другую должность, предоставлении отпуска, увольнении и т.п. Движение кадров оформляется приказом по личному составу, который включает в себя такие пункты как принять, перевести, назначить на должность, откомандировать, предоставить отпуск (инспекторы Отдела кадров оформляют отпуск по уходу за ребенком, учебный отпуск, отпуск по семейным обстоятельствам) уволить, уволить в связи со смертью, установить стаж, надбавку, внести изменения в учётные документы и др.

Инспекторы Отдела кадров формируют сводные приказы по личному составу на основании поступающих сведений, документов от подразделений ГУФСИН, а также документов наработанных внутри Отдела кадров.

Ведение документации по делопроизводству включает в себя ведение карточки формы №1, карточки формы № 3, штатно-должностной книги, книги учета трудовых книжек, книга учета приказов по личному составу и др.

Отдел прохождения службы и передает в Отдел кадров данные, для внесения изменений по званию в карточку формы № 1.


2.1 Ведение отчетности


Ведение отчётности – оформление и предоставление ежемесячной отчётности в ФСИН России (отчет о составе кадров, отчет о состоянии профессиональной подготовки кадров и работе учебных центров и другие).

Отчетность формируется путем сбора информации из учетных документов, картотек, которые ведутся в отделе, а также справочных данных картотеки служебной карточки формы № 2 Хранилища личных дел. В таблице 2.2 представлена периодичность предоставления некоторых отчетов в Федеральную службу исполнения наказания, расположенную в Москве.


Таблица 2.2

Периодичность предоставления отчетности Отделом кадров Главному управлению кадров ФСИН

Наименование представляемого документа

Периодичность представления

Сроки представления

Алфавитная карточка формы № 1

постоянно

Одновременно с представлением на присвоение специального первого звания среднего и старшего начальствующего состава, воинского звания офицерского состава или о зачислении в кадры ФСИН России

Сведения о движении начальствующего и офицерского состава

постоянно

10 числа каждого месяца

Отчет о составе кадров ГУФСИН и его подразделений

годовой

5 января

Отчет о состоянии профессиональной подготовки кадров и работе учебных центров

годовой

5 января


При нарушении служебной дисциплины подчиненным сотрудником начальник учреждения или органа уголовно-исполнительной системы обязан предупредить его о недопустимости таких действий, а при необходимости, в зависимости от тяжести совершенного проступка и степени вины, провести служебную проверку, наложить на виновного дисциплинарное взыскание или передать материалы о проступке на рассмотрение суда чести.

Дисциплинарное взыскание должно соответствовать тяжести совершенного проступка и степени вины. При определении вида и меры взыскания принимаются во внимание: характер проступка, обстоятельства, при которых он был допущен, прежнее поведение сотрудника, допустившего проступок, признание им своей вины, его отношение к службе, знание правил ее несения и другое.

При нарушении дисциплины совместно несколькими лицами дисциплинарные взыскания налагаются на каждого виновного в отдельности и только за совершенное им нарушение (с учетом степени вины сотрудника в совершенном проступке).

Увольнение из уголовно-исполнительной системы является крайней мерой дисциплинарного взыскания.

Для снятия дисциплинарного взыскания, наложенного старшим начальником, непосредственный начальник возбуждает соответствующее ходатайство по инстанции.

Все поощрения и дисциплинарные взыскания, за исключением объявленных устно, подлежат учету. Учет поощрений, дисциплинарных взысканий, решений судов чести ведется сотрудниками кадровых подразделений в журналах по учету взысканий и поощрений.

Формирование приказов о поощрениях и наказаниях включает в себя:

1. Оформление приказа на основании данных рапортов начальников отделов, материалов выездной комиссии.

2. Передача копии приказа в заинтересованные подразделения: бухгалтерию, отделы кадров подразделений ГУФСИН, Хранилище.

Подготовка материалов служебных расследований по травмам, увечьям и гибели сотрудников на основании отчётов о дисциплинарной практики, поступающих из отделов кадров подразделений ГУФСИН.

Рис. 2.2 Декомпозиция второго уровня «Воспитательный отдел»


Сводный график отпусков подписывается ответственным инспектором Отдела прохождения службы и наград и утверждается руководителем ГУФСИН.

Форма графика отпусков унифицирована и включает реквизиты: наименование организации, название вида документа, дата, индекс, место составления, гриф утверждения, заголовок к тексту, текст, подпись, визы согласования.

Содержательная часть графика отпусков (реквизит «Текст») представляет собой таблицу с графами: табельный номер работника; фамилия, имя, отчество; должность; даты отпуска (его продолжительность); изменение даты ухода в отпуск и выхода на работу (по месяцам и числам); основание изменения даты ухода в отпуск и выхода на работу.

При необходимости переноса срока отпуска на другое время инспектором ОПСиН с согласия работника и руководителя отдела, где он работает, вносятся изменения в график отпусков.

В цёлях сокращения количества внутренних документов уточнение времени отпуска рекомендуется проводить в оперативном порядке, без составления заявления. В течение года в график вносятся фактические сроки пребывания каждого работника в очередном отпуске и причины, вызвавшие изменение ранее установленных сроков отпусков.

Также ОПСиН занимается формирование кадрового резерва. Кадровый резерв – группа специалистов, обладающих способность к управленческой деятельности, отвечающих требованиям, предъявляемым должностью, подвергшихся отбору и прошедших подготовку.

Начальник отдела подает рапорт на рассмотрение кандидатуры для занесения ее в кадровый резерв (резерв функционирования – на руководящую должность). На аттестационной комиссии проводится аттестация сотрудника, по решению которой его зачисляют или не зачисляют в кадровый резерв. Оригинал бланка аттестации и рапорт приобщаются к личному делу сотрудника.

Деятельность Инспекции по личному составу заключается в Проведении служебных расследований и Формировании отчетности для ФСИН России (рис. 2.2).

По рапорту сотрудника проводится служебное расследование. Оно заключается в сборе объяснительных со свидетелей факта нарушения, формирования заключения служебного расследования и вынесения решения по жалобе: либо снятие взыскания с сотрудника или отказ в этом.

Сотрудники, признанные в установленном порядке незаконно или необоснованно перемещенными по службе, отстраненными от замещаемой должности либо пониженными в должности, сниженными в специальном звании, а также незаконно уволенными со службы из уголовно-исполнительной системы, подлежат восстановлению соответственно в должности, специальном звании, на службе.

Восстановление в прежнем специальном звании сотрудников, состоящих в должностях рядового и младшего начальствующего состава, производится приказами начальников, принявших ранее решение о снижении их в звании, либо вышестоящих начальников.

Рис. 2.3 Декомпозиция второго уровня «Инспекция по личному составу»

Сотрудники, признанные незаконно уволенными, восстанавливаются на службе приказами начальников, которым предоставлено право назначения на должность, либо вышестоящих начальников. Основанием для издания приказов о восстановлении на службе являются утвержденные указанными начальниками заключения служебных проверок, а также вступившие в силу решения суда о признании увольнения незаконным.

В заключениях о восстановлении сотрудников на службе и специальном звании указываются периоды, засчитываемые в выслугу лет, дающую право на пенсию, а также на получение процентной надбавки за выслугу лет, в выслугу в специальном звании. Засчитываемые в службу периоды указываются в приказе о восстановлении сотрудника на службе и специальном звании.

Заключения по материалам служебных проверок, а также копии приказов о восстановлении в должности, специальном звании, на службе приобщаются к личным делам сотрудников.

Представления к восстановлению сотрудников в прежних специальных званиях направляются: для лиц младшего начальствующего состава - в кадровые подразделения, начальники которых приняли решение о снижении в специальном звании; для лиц среднего и старшего начальствующего состава - в управление кадров ГУФСИН России.

Сотрудникам, незаконно или необоснованно перемещенным по службе, пониженным в должности и т. п. выплачивается денежное довольствие по должности, с которой они были уволены, и по специальному званию, в котором они состояли, за период до их восстановления в должности, специальном звании или на службе.

В приказах о восстановлении сотрудников в должности, специальном звании, на службе, указываются их должности, должностные оклады и установленные надбавки и периоды, за которые им выплачивается денежное довольствие.

Также Инспекция формирует отчеты о дисциплинарной практике: о взысканиях сотрудников.

В таблице 2.3 приведен небольшой перечень документов, оформляемых Управлением кадров при осуществлении своей деятельности (с разбивкой на процессы), и технические средства, используемые при этом. Знак «Б» означает использование бланка документа, напечатанного в типографии.


Таблица 2.3

Технические средства, используемые в делопроизводстве Управления кадров

Документы

Технические средства

1

2

Прием на работу нового сотрудника

1. Заявление кандидата

Ручка

2. Анкета кандидата

РучкаБ

3. Автобиография

РучкаБ + ПК

4. Обязательство о неразглашении сведений, составляющих государственную и служебную тайну

РучкаБ

5. Копия свидетельства о браке

Ксерокс

6. Копия документа об окончании образовательного учреждения

Ксерокс

7. Справка о здоровье (заключение врачебной комиссии)

ПК

8. Заключение о приеме на работу

РучкаБ

9. Контракт (в 2-х экземплярах)

ПК

10. Бланк присяги

РучкаБ

11. Приказ о назначении на должность

ПК

12. Служебная карточка формы № 2

РучкаБ

Присвоение первоочередного звания

1. Представление к присвоению специального звания

ПК

2. Запись в служебной карточке формы № 2

РучкаБ

Присвоение очередных специальных званий

1. Представление

ПК

2. Приказ

ПК

3. Копии приказа (для Хранилища, Бухгалтерии, Отдела прохождения службы и наград)

Ксерокс

4. Запись в служебной карточке формы № 2

РучкаБ

Аттестация

1. Характеристика аттестуемого сотрудника

ПК

2. Бланк аттестации

РучкаБ

Перемещение сотрудников

1. Рапорт (заявление) сотрудника или представление к перемещению

РучкаБ

2. Приказ о перемещении

ПК

3. Копии приказа о перемещении (Бухгалтерия)

Ксерокс

4. Запись в служебной карточке формы № 2

РучкаБ

Увольнение

1. Рапорт (заявление) сотрудника

Ручка

2. Лист собеседования

РучкаБ

3. Представление на увольнение

ПК

4. Приказ об увольнении

ПК

5. Запись в служебной карточке формы № 2

РучкаБ

6. Копии приказа об увольнении

Ксерокс

7. Обходной лист

РучкаБ

8. Выписка об увольнении предоставляемая сотруднику

ПК

Формирование ежемесячной отчетности для Минюста РФ

1. Отчеты (о составе кадров, о состоянии профессиональной подготовки кадров и др.)

ПК

Предоставление отпуска

1. График отпусков

ПК

2. Отпускное удостоверение

ПК

Страницы: 1, 2, 3


Copyright © 2012 г.
При использовании материалов - ссылка на сайт обязательна.