Совершенствование организации труда руководителя органа госуправления
- реалистичность
планирования;
- письменная форма
формируемого плана;
- перенос несделанного.
Невыполненные рабочие действия и мероприятия текущего планового периода должны
быть перенесены в рабочий план следующего планового периода в том случае, если
они не потеряли своей актуальности;
- установление
временных норм и планируемых сроков исполнения работ, включенных в план
рабочего периода. В плане следует задавать точные временные нормы на
планируемые действия;
- установление
приоритета (степени важности) для каждой из работ, включенных в план;
- делегирование
(перепоручение) работ. В плане должны найти отражение и те работы, которые
делегируются для исполнения другим сотрудникам. Применительно к данной
категории работ должно быть запланировано время для осуществления руководителем
контроля сроков, качества решения и т.д.[5]
Важнейшим из всех
периодов планирования для руководителя является день. Планирование дня включает
в себя определение конкретного действия в заданный момент времени, а не
ограничивается только выявлением цели, желания или намерений, как это может
быть применительно к прочим периодам планирования. Планирование на день создает
предпосылки для того, чтобы жить в настоящем. План на день должен создать обзор
всех дел дня и помочь руководителю наиболее эффективно использовать рабочее
время. План на день определяет конечные цели работы в порядке их значимости.
Формируется план преимущественно в конце предыдущего дня или в начале
планируемого дня.
Для разработки плана
рабочего дня можно воспользоваться методом "Альпы", который
предполагает реализацию следующих пяти стадий, базирующихся на использовании
основных принципов и правил планирования рабочего времени (данный метод может
быть использован и для разработки плана рабочей недели):
Составление полного
перечня планируемых работ на текущий день. Данный перечень должен быть
составлен с учетом предварительного распределения работ по приоритетности их
выполнения.
Определение планируемой
продолжительности каждой из намеченных к выполнению работ и общего бюджета
рабочего времени.
Резервирование рабочего
времени с учетом соотношения 60:40.
Принятие решений по
делегированию работ, намеченных руководителем к исполнению.
Контроль и перенос
несделанного. Контроль выполнения заданий и использования рабочего времени
является последним пунктом в системе индивидуального планирования.
Осуществление контрольных мероприятий позволяет руководителю (специалисту)
получить необходимую информацию для проведения анализа структуры фактических
затрат рабочего времени и приступить к поиску возможных путей совершенствования
своей работы.
Важнейшим звеном
месячного (годового) планирования является определение ключевых направлений
деятельности. На основе данных направлений руководитель (специалист) должен
разработать личный план деятельности и бюджет на предстоящий месяц (год). При
этом имеющееся в распоряжении руководителя (специалиста) время
индивидуализируется в календарном плане работы настолько точно, на сколько это
возможно на месяц (год) вперед.[6]
1.3
Организация рабочего места управленческого персонала
В комплексе мер,
обеспечивающих высокую эффективность труда управленческого персонала, важная
роль отводится рационализации рабочих мест.
Исходя из требований
научной организации труда, организация рабочего места включает в себя:
оснащение его всем необходимым в соответствии с характером выполняемой работы,
рациональное расположение необходимого оснащения, создание удобных и комфортных
условий работы, предотвращение вредного воздействия на человека неблагоприятных
факторов внешней среды.
Рациональная
организация рабочего места предполагает правильную его планировку и оснащение.
Планировка рабочего места - рациональное пространственное расположение самого
рабочего места, а также всех необходимых элементов оснащения в зоне трудовых
действий работника. Следовательно, рациональная планировка рабочего места
предполагает такое размещение всех технических средств и рабочих материалов,
которое позволяет работать без лишних движений, приводящих к утомлению и
дополнительным затратам времени.
Планировка рабочего
места должна исходить из требований организации рационального трудового
процесса и эргономики.
Нормативные данные
определяют размеры зон оптимальной досягаемости, в которых работа наиболее
утомительна. Принимая во внимание эти размеры, можно приступать к решению
вопроса о размещении отдельных средств труда и рабочих материалов, учитывая их
назначение и частоту использования.
Различают нормальную и
максимальную рабочие зоны. В нормальной зоне деятельности (работа
осуществляется кистью и пальцами рук, согнутых в локте) должны располагаться
наиболее часто используемые средства, предметы труда и выполняться основные
виды работ. В максимальной зоне (работа здесь осуществляется вытянутыми
руками), размещаются средства и предметы труда, используемые значительно реже.
Оснащение рабочих мест
предполагает обеспечение их необходимыми средствами связи, требуемыми видами
вычислительной и оргтехники, служебной мебелью и т.п. При этом следует помнить
о том, что на рабочем месте не должно находиться ничего лишнего, что затрудняет
работу и обслуживание рабочего места.
Учитывая большое
разнообразие используемых средств вычислительной и организационной техники,
обязательным элементом обслуживания рабочих мест работников, занятых
управленческим трудом, является своевременное представление услуг
соответствующих ремонтных служб. В настоящее время наиболее прогрессивной
формой является плановое регламентированное обслуживание, позволяющее не только
своевременно устранять возникающие неполадки в работе технических средств, но и
предотвращать их путем проведения соответствующей профилактической работы на
базе использования специально разрабатываемых графиков обслуживания.[7]
Основное требование,
предъявляемое к рациональной планировке рабочего места, - обеспечение экономии
времени на поиск средств и предметов труда. Проектируя планировку рабочего
места, необходимо руководствоваться следующими требованиями:
- на поверхности
рабочего стола не должно быть ничего лишнего;
- средства труда и
используемый инвентарь должны иметь строго определенное место, при этом
наиболее часто используемые из них должны располагаться в пределах нормальной
зоны досягаемости;
- рабочие документы
должны располагаться так, чтобы обеспечивалась их наилучшая обозримость.
Хорошая обозримость в сочетании с постоянством мест хранения должны свести на
нет потери времени на поиск необходимых документов. Нормальной является такая
организация труда, при которой слово "искать" вообще исключено из
лексикона руководителя;
- движения работника должны
быть экономными с позиции затрат времени и сил.
Рациональная
организация рабочих мест предполагает их оснащение необходимой мебелью и, при
необходимости, современными средствами регистрации, обработки и передачи
информации. Учитывая это, рабочие места в служебных помещениях следует
размещать с учетом взаимосвязей работников в процессе трудовой деятельности,
принимая во внимание последовательность выполняемых ими работ.
Площадь рабочего места
должна определяться и соответствовать действующим санитарным нормам, а мебель -
удовлетворять функциональным, гигиеническим, психофизиологическим и
эстетическим требованиям. По установленным в нашей стране санитарным нормам
минимальная площадь одного рабочего места составляет 4 м2. Для руководителей
организаций эта площадь равна 24-55 м2.
Номенклатура и
количество соответствующих технических средств на рабочем месте должна
определяться исходя из характера выполняемых работником должностных
обязанностей и объема связанных с ними работ.
Наряду с традиционными
рабочими местами работников персонала управления, в настоящее время большое
распространение получили автоматизированные рабочие места (АРМ). Организация и
оснащение этих рабочих мест имеет свою специфику и особенности.
Автоматизированное
рабочее место представляет собой проблемно-ориентированный
программно-технический комплекс, включающий технические и программные средства,
информационное и методическое обеспечение, предназначенный для решения задач
пользователя в некоторой предметной области и оперативного удовлетворения его
информационных и вычислительных запросов непосредственно на рабочем месте в
режиме диалога с ЭВМ. Принципиальной особенностью применения АРМ является
привлечение потребителей информации или конечных пользователей непосредственно,
без помощи программистов и операторов ЭВМ, к активному использованию
вычислительной техники.
АРМ, как инструмент
рационализации и интенсификации деятельности управленческих работников,
обеспечивает выполнение в автоматизированном режиме таких функций, как
информационно-справочное обслуживание, учет, анализ, контроль, а также
реализацию отдельных задач прогнозного характера.
АРМ служит для
автоматизации комплекса работ по подготовке, преобразованию, редактированию,
передачи цифровой и текстовой информации, выполнения необходимых вычислений,
организации взаимодействия пользователя с ЭВМ.
Проектирование и
внедрение АРМ предполагает, что основные операции по накоплению, переработке и
хранению информации возлагаются на средства вычислительной техники;
пользователь выполняет ручные операции, требующие творческого подхода, и,
используя выходную информацию, принимает необходимые решения. Контролируя
работу вычислительных средств, пользователь вносит необходимые изменения в
значения параметров моделируемых процессов и исходные данные в процессе
реализации регламентируемых должностной инструкцией видов деятельности.
При всех вариантах
проектирования АРМ пользователь должен иметь возможность использовать лично
устройства, позволяющие ему выполнить требуемый объем работ. К таким устройствам
относятся алфавитно-цифровые или графические дисплеи, устройства ввода-вывода
информации, накопители на магнитных носителях. Опосредствованное использование
могут находить устройства связи ЭВМ между собой и с ЭВМ верхнего уровня,
средства передачи и приема информации на расстоянии.[8]
Экономический эффект от
внедрения АРМ складывается из двух составляющих. Во-первых, это повышение
качества управленческих решений, принимаемых с помощью информации,
предоставляемой АРМ. Во-вторых, это эффект получаемый за счет снижения
трудоемкости выполнения отдельных операций.
С
помощью АРМ целесообразно решать задачи, ограниченные по своим информационным
связям на входе и выходе с другими задачами, т.е. локальные в информационном
отношении задачи.
АРМ присущ диалоговый
метод решения задач, который позволяет использовать практический опыт
сотрудников при решении задач с недостаточно четко формализованным алгоритмом.
Проектирование и
внедрение АРМ основывается на принципах проектирования систем обработки данных,
основными из которых являются:
- принцип максимальной
ориентации на конечного пользователя. Реализация данного принципа достигается
созданием средств адаптации АРМ к уровню подготовки пользователя и возможностью
его обучения (самообучения) непосредственно на данном АРМ;
- принцип проблемной
ориентации. Обеспечивает ориентацию АРМ на решение определенного класса задач,
объединенных общей технологией обработки данных, единством режимов работы и
эксплуатации;
- принцип соответствия
информационным потребностям пользователя. К определению состава и функций АРМ
следует приступать только после установления информационных потребностей
пользователя, которые обеспечивают выполнение возложенных на него функций.
Обязательным условием
разработки эффективного АРМ является совместное участие будущего пользователя и
разработчика в этом процессе. Это обеспечивает лучшее осознание всех проблемных
ситуаций, стимулирует творческую деятельность пользователя АРМ, способствует
повышению качества разработки АРМ.
Высокая эффективность
АРМ должна обеспечить превращение их в надежные и доступные средства накопления
опыта управленческих работников, анализа, оценки и выработки экономически
целесообразных решений.
Глава
2. Особенности организации труда руководителей государственных органов
2.1
Руководители органов государственного и муниципального управления
Управленческий труд или
труд в сфере управления является частью совокупного общественного труда. Наряду
с этим это труд работников аппарата управления по реализации функций
управления, направленных на достижение целей органа управления.
Работники органов
государственного и муниципального управления, выполняющие определенные функции
управления либо способствующие их выполнению, разделяются на основе общей
классификации.
По общей классификации,
осуществляемой на основе Единой номенклатуры должностей служащих, работники
органов управления, как и другие работники умственного труда, разделяются на
основе их функциональной роли и по видам выполняемых работ на три категории:
руководители, специалисты, технические исполнители.
Руководство в
литературе по социальному управлению определяется как персонифицированное
управления. Поскольку управление в социальных системах есть процесс воздействия
субъекта управления на объект посредством реализации основных функций
управления (планирование, организация, контроль и учет, регулирование и
координирование), то руководитель осуществляет воздействие на управляемый
объект посредством реализации всей совокупности основных функций управления.
Другими словами, руководитель планирует работу подчиненных ему работников,
организует, контролирует и учитывает, а также регулирует и координирует их
труд.
Специалист выполняет
одну или две функции управления.
Технический исполнитель
осуществляет одну или несколько вспомогательных функций управления.
В литературе по
социальному управлению выделяют три вида умственного труда: эвристический,
административный, операторный.
В качестве
эвристического труда, в наиболее полной мере отражающего природу творческой
умственной деятельности, рассматривается труд руководителей и специалистов.
Этот труд с точки зрения функционального назначения характеризуется как труд по
исследованию и решению различных проблем.
Эвристический труд в
зависимости от содержания включает два вида операций: аналитические и
конструктивные.
Аналитические операции
заключаются в сборе необходимой для принятия решений информации и ее анализ.
Конструктивные операции
обеспечивают подготовку и принятие управленческих решений.
Административный труд,
т.е. труд руководителей, направлен на непосредственное управление действиями и
поведением людей при осуществлении ими производственной деятельности.
Эвристический характер
управленческого труда, и особенно административный труд, определяют сложность
управленческого труда.
Высокая частота
переключения внимания руководителей при исполнении ими своих служебных
обязанностей определяет высокую напряженность административного труда.
Процесс
административного труда включает целый ряд операций: коммуникационных (прием
сотрудников и посетителей), информационных (прием и передача устных сообщений,
работа с документами), распорядительных (отдача письменных и устных
распоряжений и указаний, установление заданий исполнителям составление и
утверждение инструкции, устный инструктаж по выполнению заданий и поручений),
координационных (согласование действий подразделений и работников путем
проведения совещаний, разработки планов мероприятий), контрольно-оценочных
(контроль исполнения управленческих решений, планов, заданий, поручений, оценка
результатов работы исполнителей и подразделений, поощрение и наложение
санкций).[9]
Операторный труд
выполняется техническими исполнителями, и включает различные виды операций:
документационные (оформление документов, их копирование, размножение,
транспортировка, хранение, прием и выдача), коммуникационно-технические (ввод и
вывод информации в ЭВМ, телефаксы), вычислительные (ввод, обработки и вывод
информации из ЭВМ).
Руководитель в
государственном и муниципальном управлении — это должностное лицо, наделенное
полномочиями по принятию управленческих решений, обязательных для исполнения
подчиненными ему работниками.
Руководители
разделяются по источнику получения полномочий на руководителей органов
государственного или муниципального управления и руководителей структурных
подразделений органов государственного или муниципального управления.
Полномочия руководителей органов государственного и муниципального управления
определяются законодательством. Руководители структурных подразделений органов
управления наделяются полномочиями, которые им делегирую руководители органов
управления. При этом ответственность с руководителей органов управления за
делегированные ими полномочия не снимается.
1.Принципам
руководства на руководителей, осуществляющих руководство на основе принципа
единоначалия, и руководителей, действующих на основе принципа коллегиальности.
К первым относятся главы администрации территориальных образований,
руководители министерств, управлений, отделов, а также структурных подразделений
органов государственного и муниципального управления. Ко вторым относятся
председатели правительств и комитетов. Руководители, осуществляющие руководство
на единоначальной основе, наделяются правом единоличного принятия
управленческих решений. Такие руководители могут образовывать коллегии в
качестве совещательных органов.
2.Форме
управленческих отношений на руководителей линейных (административных) и
функциональных. Линейные (административные) руководители образуют (создают)
орган или систему органов государственного или муниципального управления
территориального образования, назначают на должность работников и освобождают
от нее, выносят поощрения работникам за достигнутые успехи в работе и взыскания
за допущенные ими недостатки в ней и т.п. К линейным (административным)
руководителям относятся: главы администраций территориальных образований,
министры, начальники отделов и управлений отраслевой и межотраслевой
компетенции, председатели комитетов по вопросам руководства аппаратом комитета.
Основными обязанностями линейных (административных) руководителей являются:
подбор и расстановка кадров; определение обязанностей, прав и ответственности
подчиненных работников; планирование, организация, контроль, учет, оценка,
регулирование и координирование труда этих работников; поддержание на высоком
уровне трудовой и производственной дисциплины. Образно говоря, линейный
(административный) руководитель определяет, «что делать» подчиненным ему
работникам и «как делать» порученную им работу. Такой характер руководства
осуществляется, как ранее отмечалось, при линейном типе схемы организационной
структуры управления, применяемом на нижних ступенях управления — в органе
(отделе) отраслевой или межотраслевой компетенции, не имеющем структурных
подразделений и состоящем из небольшого количества работников. На более высоком
уровне управления, например, на уровне руководства администрацией
территориального образования, глава администрации является линейным
(административным) руководителем. По своему административно-финансовому
комплексу управления он выполняет все четыре основные функции социального
управления: планирует, организует, контролирует и учитывает, регулирует и
координирует работу непосредственно подчиненных ему структурных подразделений и
органов управления территориального образования. По другим комплексам он
выполняет только две основные функции социального управления: планирование и
организация. Функция планирования выполняется главой администрации при
утверждении планов работы органов управления территориального образования и
положения о каждом органе, в котором указаны функции органа, являющиеся
постоянным планом работы органа. Глава администрации выполняет и функцию
организации работы администрации, так как он образует администрацию и
утверждает порядок организации ее работы в виде Регламента работы
администрации. Функции контроля и учета, а также регулирования и
координирования он делегирует своим заместителям и управляющему делами
администрации, которые являются функциональными руководителями администрации.
Функциональными руководителями являются также руководители структурных
подразделений администрации, которым глава администрации делегировал полномочия
по выполнению вспомогательных функций, обеспечивающих деятельность
администрации. К функциональным руководителям относятся, как уже ранее
указывалось, председатель правительства и его заместители1, а также
заместители руководителей органов государственного и муниципального управления
и руководители структурных подразделений этих органов, председатели комитетов
(по вопросам межотраслевого регулирования и координирования).[10]
Страницы: 1, 2, 3
|