Справочник по делопроизводству
Справочник по делопроизводству
Серия
«Деловая библиотека»
М.Ю. Рогожин
СПРАВОЧНИК
ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ
МОСКВА
ЮСТИЦИНФОРМ
2005
УДК 65 ББК 65.050.2 Р59
Рогожин М.Ю.
Справочник по делопроизводству. — М.:
ЗАО Юстицинформ, 2005.- 192с.
ISBN 5-7205-0597-0
Практическое пособие, в доступной и
удобной форме освещающее все ключевые вопросы организации делопроизводства
документационного обеспечения управления — ДОУ современного предприятия
(организации, учреждения). Материал пособия излагается комплексно, на основе
законодательства, нормативно-правовых актов, новейших
организационно-распорядительных и нормативно-методических документов,
регламентирующих организацию делопроизводства.
Издание адресовано руководителям
предприятий всех форм собственности, их заместителям по управлению, сотрудникам
делопроизводства (служб ДОУ), а также студентам и слушателям специализированных
курсов по специальности 350800 -<Документоведение и документационное
обеспечение управления».
УДК 65 ББК 65.050,2
ISBN 5-7205-0597-0 ЗАО
«Юридический Дом «Юстицинформ», 2005
РАЗДЕЛ 1
Организационно-правовые основы делопроизводства
предприятия (организации, учреждения)
Глава 1
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО ПРЕДПРИЯТИЯ: ЦЕЛЬ,
ФУНКЦИИ, ПРИНЦИПЫ ФУНКЦИОНИРОВАНИЯ
1.1
Понятие делопроизводства
Разговор об организационно-правовых
основах делопроизводства предприятия представляется вполне оправданным начать с
определения этого понятия. Точнее, с определений, поскольку терминологически
понятие «делопроизводство» требует определенной дифференциации.
Так в соответствии с государственным
стандартом РФ ГОСТ P51I4I-9S1
делопроизводство (документационное обеспечение управления — ДОУ) представляет
собой отрасль деятельности, обеспечивающую «документирование и организацию работы
с официальными документами». Таким образом, данное определение сразу же
позволяет вычленить в рассматриваемой отрасли деятельности два самостоятельных,
но в то же время тесно связанных и взаимодополняющих направления:
Документирование:
организация работы с документами.
Поясним, что документирование
управленческой деятельности предприятия — это совокупность выполняемых согласно
определенным правилам действий по записи и оформлению соответствующей
информации на материальных носителях в виде бумажных или электронных
документов. Под документом, как это следует из ГОСТ Р51141-98, следует понимать
зафиксированную (т.е, записанную и оформленную надлежащим образом) «на
материальном носителе информацию с реквизитами — совокупность элементов
содержания и оформления, обеспечивающих надлежащую подготовку документа с
учетом функционального назначения последнего и его юридическую силу,
позволяющими ее идентифицировать».
В свою очередь, управление документацией
предприятия — это совокупность выполняемых согласно определенным правилам
действий по учету, систематизации, хранению документов, а также их перемещению
(выдаче и приему в места хранения). Уточним также, что документации — это не
что иное, как упорядоченная (т.е. сгруппированная в соответствии с
определенными правилами) совокупность документов, образующихся и процессе
деятельности предприятия.
Схематически понятие «делопроизводство»
(ДОУ) в рассматриваемом терминологическом значении и его важнейшие составляющие
представлены на схеме 1.
Коротко упомянем еще о двух определениях
делопроизводства — определениях «неофициальных», но тем не менее сохраняющих
свое значение для надлежащей организации повседневной управленческой
деятельности.
Согласно одному из них делопроизводство
— это структурное подразделение, в компетенцию которого входит общая
организация документировании деятельности и управления документацией
предприятия.
Согласно другому определению под
делопроизводством может также пониматься участок работы, предназначенный для
выполнения действий по записи и оформлению информации на материальные носители,
а также последующему учету, систематизации, хранению и перемещению
документированной информации (в виде бумажных или электронных документов).
Иными словами, это — одно или несколько помещений, соответствующим образом
приспособленных для выполнения перечисленных действий, и прежде всего для
учета, систематизации, хранения и перемещения документов.
Поэтому оправданно звучат распоряжения
вроде: «Получите документ №... в делопроизводстве» или «Сдать текст документа в
делопроизводство на оформление».
Продолжая разговор о делопроизводстве
предприятия — на этот раз в классическом толковании этого понятия — обратимся к
рассмотрению его назначения. Для этого уважаемым читателям предлагается поближе
познакомиться с целью делопроизводства, его основными функциями и принципами
функционирования.
Схема I.
Делопроизводство как направление повседневной деятельностью по управлению
предприятием
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО
(документационное обеспечение
управления — ДОУ)
|
|
|
|
ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ
ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
|
|
УПРАВЛЕНИЕ ДОКУМЕНТАЦИЕЙ
(документационный менеджмент)
|
|
|
|
Запись информации
|
|
Учет документов
|
|
|
|
Оформление информации
|
|
Систематизация документов
|
|
|
|
|
|
|
Перемещение документов
|
|
Хранение документов
|
|
|
|
|
|
бумажных или электронных документов).
Иными словами, это — одно или несколько помещений, соответствующим образом
приспособленных для выполнения перечисленных действий, и прежде всего для
учета, систематизации, хранения и перемещения документов7.
Поэтому оправданно звучат распоряжения
вроде: «Получите документ №... в делопроизводстве» или «Сдать текст документа в
делопроизводство на оформление».
Продолжая разговор о делопроизводстве
предприятия — на этот раз в классическом толковании этого понятия — обратимся к
рассмотрению его назначения. Для этого уважаемым читателям предлагается поближе
познакомиться с целью делопроизводства, его основными функциями и принципами
функционирования.
Принцип надежности предусматривает
гарантированное обеспечение потребностей предприятия документированной
информации.
Принцип своевременности, в свою очередь,
означает, что требуемая документированная информация должна поступать в
распоряжение предприятия к определенному сроку (в конкретный период времени).
Принцип комплексности предполагает согласованное
и целенаправленное удовлетворение потребностей предприятия в различных видах
документированной информации, и первую очередь информации управленческой.
Принцип упорядоченности означает, что
документированная информация перемещается (между предприятием и его партнерами,
а также внутри предприятия) в соответствии с функциональным назначением и
«пропускными» возможностями каналов информационного обмена, предусмотренных, в
частности, схемой документооборота предприятия (подробнее о документообороте
см. далее).
И наконец, принцип гибкости означает
способность подсистемы обеспечения документированной информацией к
саморазвитию в зависимости от условий функционирования.
Глава 2
ПРАВОВЫЕ ОСНОВЫ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА
ПРЕДПРИЯТИЯ
2.1 Законодательство, нормативно-правовые
акты, организационно-распорядительные и нормативно-методические документы, на
основе которых осуществляется общая регламентация делопроизводства
Рассмотрение правовых основ делопроизводства
предприятия представляется является целесообразным начать с краткой
характеристики законодательных, нормативно-правовых актов,
организационно-распорядительных и нормативно-методических документов, в
соответствии с которыми осуществляется общая регламентация делопроизводства. На
основе актов и документов, относящихся к упомянутым категориям, предприятия
(организации, учреждения) разрабатывают локальные акты, а также
внутренние организационно-распорядительные, нормативно-методические и иные
документы, уточняющие порядок осуществления деятельности по обеспечению
потребностей в документированной информации с учетом конкретных условий
функционирования предприятий (организаций, учреждений) и особенностей
управления ими.
Итак, в настоящее время общая
регламентация делопроизводства осуществляется на основе следующих актов и документов'':
Государственная система документационного
обеспечения управления (ГСДОУ);
Государственный стандарт РФ ГОСТ
Р5П41-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»;
Государственный стандарт РФ ГОСТ
Р6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система
организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению
документов»;
Типовая инструкция по делопроизводству в
федеральных органах исполнительной власти (2000 г.);
Общероссийский классификатор
управленческой документации
(ОКУД) ОК 011-93 (1993 г., с изм.. и
доп. 1999-2002 гг.);
Санитарные нормы и правила СанПин 2.2.2
/ 2.4.1340-03 «Гигиенические требования к персональным ЭВМ и организации
работы»10;
Межотраслевые укрупненные нормативы
времени на работы по документационному обеспечению управления (1995 г.);
Квалификационный справочник
должностей служащих (1998 г., с изм. и доп. 1999—2002 гг.)11;
Основные правила работы архивов
организаций (2002 г.);
Методические рекомендации ВНИИДАДФАС
РФ«Унификация текстов управленческих документов» (1998 г.);
Методические рекомендации ВНИИДЛДФАС РФ
«Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению
документов» (2003 г.);
Методические рекомендации ВНИИДАД ФАС РФ
«Ведение делопроизводства в организации» (2004 г.).
В этом перечне не представлен
законодательный акт. регламентирующий делопроизводство. Дело в том, что такого
документа в отечественном законодательстве пока нет. Известно, однако, что на
протяжении нескольких последних лет ведется разработка проекта Федерального
закона «О документационном обеспечении управленческой деятельности».
Предполагается, что с принятием данного закона будут окончательно сформированы
правовые условия для документационного обеспечения управленческой деятельности
органов власти всех уровней, а также юридических и физических лиц.
Рассмотрим приведенные акты и документы
более подробно.
Государственная система документационного
обеспечения управления (ГСДОУ) представляет собой документ, отражающий
совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к
документированию управленческой деятельности и организации работы с документами
в органах государственного управления, на предприятиях, в учреждениях и
организациях. Учитывая, что данный документ вступил в силу более 15 лет назад,
в настоящее время его положения применяются в части, не противоречащей
положениям российского законодательства и более поздних нормативно-правовых
актов по вопросам делопроизводства (ДОУ). ГСДОУ включает в себя основные
положения, а также общефедеральные, отраслевые и субъектные методические
документы по вопросам делопроизводства (ДОУ). Примечательно, что наряду с
базовыми требованиями к документированию и управлению документами ГСДОУ
содержит также требования к органам, осуществляющим указанную деятельность, —
службам (отделам, группам и пр.).
Государственный стандарт РФ ГОСТ
Р51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» содержит
краткую характеристику основных терминов и определений, используемых в
делопроизводстве и архивном деле. Термины и определения разделены на три группы
— общие, относящиеся к оформлению документов и относящиеся к архивам (архивному
делу). Отметим, что отдельные характеристики, содержащиеся в документе,
нуждаются в актуализации. Кроме того, в государственном стандарте отсутствуют
характеристики некоторых терминов, вошедших в делопроизводство и архивное дело
в течение последних лет".
Государственный стандарт ГОСТ Р6.30-2003
«Унифицированные системы документации (УСД). Унифицированная система
организационно-распорядительной документации (УСОРД). Требования к оформлению
документов» устанавливает состав реквизитов документов, требования к их
оформлению, а также требования к бланкам документов. Бланк документа — набор
реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа, включая
бланки документов с воспроизведением Государственного герба РФ. Действие
указанного стандарта распространяется на организационно-распорядительные
документы, относящиеся к УСОРД и включенные в ОКУД ОК 011-93 (см. далее), при
этом его требования носят рекомендательный характер.
Типовая инструкция по делопроизводству в
федеральных органах исполнительной власти устанавливает общие требования к
функционированию служб делопроизводства (ДОУ), документированию управленческой
деятельности и организации работы с документами в федеральных органах
исполнительной власти. Положения данной инструкции могут применяться в целях
осуществления делопроизводства в других органах власти, а также на предприятиях
в организациях, учреждениях с учетом специфики их деятельности при разработке
соответствующих внутренних организационно-распорядительных документов
(инструкций по делопроизводству (ДОУ).
Общероссийский классификатор
управленческой документации (ОКУД) ОК 011-93" охватывает унифицированные
системы документации и формы документов, разрешенных к применению на
предприятиях (в организациях, учреждениях). Классификатор предназначен для
регистрации форм документов, упорядочения потоков документированной информации,
сокращения количества применяемых форм документов (в том числе посредством
исключения из обращения неунифицированных форм и случаев дублирования
документированной информации) в сфере управления, а также для рациональной
организации контроля за применением унифицированных форм документов. С
практической точки зрения для делопроизводства предприятия наиболее важное
значение имеют унифицированные формы документов в составе упоминавшейся ранее
УСОРД (класс 0200000) Отметим также, что содержание классификатора
систематически обновляется.
Санитарные нормы и правила СанПин 2.2.2
/ 2.4.1340-03 «Гигиенические требования к персональным ЭВМ и организации
работы» направлены на предотвращение неблагоприятного влияния, на
здоровье человека вредных факторов производственной среды и трудового процесса
при работе с ПЭВМ. Требования документа распространяются как на общие условия и
организацию работы с ПЭВМ, так и на сами ПЭВМ, а также периферийные устройства
в составе вычислительных комплексов (принтеры, сканеры, клавиатура, модемы
внешние, электрические компьютерные сетевые устройства, устройства хранения
информации, блоки бесперебойного питания и пр.) на базе ПЭВМ, включая
устройства отображения информации (видеодисплейные терминалы (ВДТ) всех типов).
Кроме того, в соответствующих разделах указанных санитарных норм и правил
конкретизированы требования к помещениям с ПЭВМ, их микроклимату, уровням
электромагнитного излучения, шумов, вибрации и освещенности рабочих мест.
Перечисленные требования должны надлежащим образом учитываться при внедрении в
делопроизводство компьютерных технологий и их последующем использовании.
Межотраслевые укрупненные нормативы
времени на работы по документационному обеспечению управления'* предназначены
для расчета норм времени и организации работы в службах (отделах, группах и пр.)
делопроизводства (ДОУ). На основе данного документа производится определение
трудоемкости работ, численного и квалификационного состава работников
соответствующих структурных подразделений. Кроме того, в документе содержатся
общие требования к организации труда работников. В нормативной части документа
представлены данные о затратах времени на производство отдельных операций в
составе работ по делопроизводству, а в приложении — примерный расчет
трудоемкости работ и численности работников соответствующей квалификации.
Квалификационный справочник должностей
служащих" предназначен для решения вопросов, связанных с регулированием
трудовых отношений, обеспечением эффективной системы управления работниками
структурных подразделений делопроизводства (ДОУ). На основе характеристик,
содержащихся в справочнике, рационализируется организация труда, оптимизируется
численный и квалификационный состав работников структурных подразделений
делопроизводства (ДОУ). Справочник содержит квалификационные характеристики
основных должностей руководителей, специалистов и технических исполнителей,
организующих и непосредственно осуществляющих делопроизводство (ДОУ)
предприятия. На основе положений документа разрабатываются (уточняются) тексты
соответствующих должностных инструкций, в том числе для работников, совмещающих
функции, отнесенные к различным должностям, либо занимающих так называемые
производные должности, например, не делопроизводителя, а старшего
делопроизводителя, не заведующего канцелярией, а начальника группы делопроизводства
в составе службы ДОУ с аналогичными функциями и полномочиями.
Основные правила работы архивов
организаций предназначены для надлежащей организации деятельности архивов
предприятий (организаций, учреждений) (соответствующих структурных
подразделений в составе служб делопроизводства (ДОУ). Правила являются
обязательными для исполнения архивами как государственных, так и
негосударственных предприятий (организаций, учреждений). В приложениях к
Правилам представлены формы документов, обеспечивающих надлежащую работу
архива.
Методические рекомендации «Унификация
текстов управленческих документов» предназначены для руководства в процессе
осуществления деятельности по унификации содержания основных управленческих
документов предприятия. Унификация указанных документов позволяет упорядочить
состав управленческой документации предприятия, оптимизировать и
стандартизировать содержание соответствующих документов и на этой основе
сократить сроки подготовки и обработки документов, а также сроки принятия
управленческих решений, основанных па использовании документированной
информации. В Методических рекомендациях освещаются особенности унификации
текстов наиболее распространенных управленческих документов. Кроме того, на
конкретных примерах рассматривается специфика языка и стиля управленческих
документов.
Методические рекомендации
«Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению
документов» предназначены для руководства в процессе осуществления деятельности
по оптимизации состава организационно-распорядительной документации (ОРД)
предприятия с учетом положений ГОСТ Р6.30-2003. В документе содержится краткая
характеристика некоторых новых терминов и определений, используемых в
делопроизводстве, а также методические рекомендации, но основным вопросам,
касающимся оформления ОРД предприятия. В рамках самостоятельных разделов
Методических рекомендации освещаются, кроме того, особенности подготовки
текстов основных управленческих документов, порядок изготовления бланков и
документов, порядок использования оттиска печати при оформлении документов,
а также оформления документов, передаваемых по каналам электросвязи. В
документе содержатся указания о порядке внедрения требований ГОСТ Р6.30-2003,
об организации контроля за соблюдением правил оформления документов и об
ответственности за нарушение соответствующих требований и правил.
Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7
|