скачать рефераты

МЕНЮ


Справочник по делопроизводству

Справочник по делопроизводству

Серия «Деловая библиотека»



М.Ю. Рогожин












СПРАВОЧНИК

ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ










МОСКВА

ЮСТИЦИНФОРМ

2005


УДК 65 ББК 65.050.2 Р59


Рогожин М.Ю.

Справочник по делопроизводству. — М.: ЗАО Юстицинформ, 2005.- 192с.

ISBN 5-7205-0597-0

Практическое пособие, в доступной и удобной форме освещающее все ключевые вопросы организации делопроизводства документационного обеспечения управления — ДОУ современного предприятия (организации, учреждения). Материал пособия излагается комплексно, на основе законодательства, нормативно-правовых актов, новейших организационно-распорядительных и нормативно-методических документов, регламентирующих организацию делопроизводства.

Издание адресовано руководителям предприятий всех форм собственности, их заместителям по управлению, сотрудникам делопроизводства (служб ДОУ), а также студентам и слушателям специализированных курсов по специальности 350800 -<Документоведение и документационное обеспечение управления».

УДК 65 ББК 65.050,2


ISBN 5-7205-0597-0 ЗАО «Юридический Дом «Юстицинформ», 2005


РАЗДЕЛ 1

Организационно-правовые основы делопроизводства предприятия (организации, учреждения)


Глава 1

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО ПРЕДПРИЯТИЯ: ЦЕЛЬ, ФУНКЦИИ, ПРИНЦИПЫ ФУНКЦИОНИРОВАНИЯ


1.1           Понятие делопроизводства


Разговор об организационно-правовых основах делопроизводства предприятия представляется вполне оправданным начать с определения этого понятия. Точнее, с определений, поскольку терминологически понятие «делопроизводство» требует определенной дифференциации.

Так в соответствии с государственным стандартом РФ ГОСТ P51I4I-9S1 делопроизводство (документационное обеспечение управления — ДОУ) представляет собой отрасль деятельности, обеспечивающую «документирование и организацию работы с официальными документами». Таким образом, данное определение сразу же позволяет вычленить в рассматриваемой отрасли деятельности два самостоятельных, но в то же время тесно связанных и взаимодополняющих направления:

Документирование:

организация работы с документами.

Поясним, что документирование управленческой деятельности предприятия — это совокупность выполняемых согласно определенным правилам действий по записи и оформлению соответствующей информации на материальных носителях в виде бумажных или электронных документов. Под документом, как это следует из ГОСТ Р51141-98, следует понимать зафиксированную (т.е, записанную и оформленную надлежащим образом) «на материальном носителе информацию с реквизитами — совокупность элементов содержания и оформления, обеспечивающих надлежащую подготовку документа с учетом функционального назначения последнего и его юридическую силу, позволяющими ее идентифицировать».

В свою очередь, управление документацией предприятия — это совокупность выполняемых согласно определенным правилам действий по учету, систематизации, хранению документов, а также их перемещению (выдаче и приему в места хранения). Уточним также, что документации — это не что иное, как упорядоченная (т.е. сгруппированная в соответствии с определенными правилами) совокупность документов, образующихся и процессе деятельности предприятия.

Схематически понятие «делопроизводство» (ДОУ) в рассматриваемом терминологическом значении и его важнейшие составляющие представлены на схеме 1.

Коротко упомянем еще о двух определениях делопроизводства — определениях «неофициальных», но тем не менее сохраняющих свое значение для надлежащей организации повседневной управленческой деятельности.

Согласно одному из них делопроизводство — это структурное подразделение, в компетенцию которого входит общая организация документировании деятельности и управления документацией предприятия.

Согласно другому определению под делопроизводством может также пониматься участок работы, предназначенный для выполнения действий по записи и оформлению информации на материальные носители, а также последующему учету, систематизации, хранению и перемещению документированной информации (в виде бумажных или электронных документов). Иными словами, это — одно или несколько помещений, соответствующим образом приспособленных для выполнения перечисленных действий, и прежде всего для учета, систематизации, хранения и перемещения документов.

Поэтому оправданно звучат распоряжения вроде: «Получите документ №... в делопроизводстве» или «Сдать текст документа в делопроизводство на оформление».

Продолжая разговор о делопроизводстве предприятия — на этот раз в классическом толковании этого понятия — обратимся к рассмотрению его назначения. Для этого уважаемым читателям предлагается поближе познакомиться с целью делопроизводства, его основными функциями и принципами функционирования.


Схема I. Делопроизводство как направление повседневной деятельностью по управлению предприятием

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО

(документационное обеспечение управления — ДОУ)




 

ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ



УПРАВЛЕНИЕ ДОКУМЕНТАЦИЕЙ (документационный менеджмент)




Запись информации


Учет документов




Оформление информации


Систематизация документов







Перемещение документов


Хранение документов


бумажных или электронных документов). Иными словами, это — одно или несколько помещений, соответствующим образом приспособленных для выполнения перечисленных действий, и прежде всего для учета, систематизации, хранения и перемещения документов7.

Поэтому оправданно звучат распоряжения вроде: «Получите документ №... в делопроизводстве» или «Сдать текст документа в делопроизводство на оформление».

Продолжая разговор о делопроизводстве предприятия — на этот раз в классическом толковании этого понятия — обратимся к рассмотрению его назначения. Для этого уважаемым читателям предлагается поближе познакомиться с целью делопроизводства, его основными функциями и принципами функционирования.

Принцип надежности предусматривает гарантированное обеспечение потребностей предприятия документированной информации.

Принцип своевременности, в свою очередь, означает, что требуемая документированная информация должна поступать в распоряжение предприятия к определенному сроку (в конкретный период времени).

Принцип комплексности предполагает согласованное и целенаправленное удовлетворение потребностей предприятия в различных видах документированной информации, и первую очередь информации управленческой.

Принцип упорядоченности означает, что документированная информация перемещается (между предприятием и его партнерами, а также внутри предприятия) в соответствии с функциональным назначением и «пропускными» возможностями каналов информационного обмена, предусмотренных, в частности, схемой документооборота предприятия (подробнее о документообороте см. далее).

И наконец, принцип гибкости означает способность подсистемы обеспечения документированной информацией к саморазвитию в зависимости от условий функционирования.

Глава 2

ПРАВОВЫЕ ОСНОВЫ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА ПРЕДПРИЯТИЯ

2.1 Законодательство, нормативно-правовые акты, организационно-распорядительные и нормативно-методические документы, на основе которых осуществляется общая регламентация делопроизводства


Рассмотрение правовых основ делопроизводства предприятия представляется является целесообразным начать с краткой характеристики законодательных, нормативно-правовых актов, организационно-распорядительных и нормативно-методических документов, в соответствии с которыми осуществляется общая регламентация делопроизводства. На основе актов и документов, относящихся к упомянутым категориям, предприятия (организации, учреждения) разрабатывают локальные акты, а также внутренние организационно-распорядительные, нормативно-методические и иные документы, уточняющие порядок осуществления деятельности по обеспечению потребностей в документированной информации с учетом конкретных условий функционирования предприятий (организаций, учреждений) и особенностей управления ими.

Итак, в настоящее время общая регламентация делопроизводства осуществляется на основе следующих актов и документов'':

Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ);

Государственный стандарт РФ ГОСТ Р5П41-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»;

Государственный стандарт РФ ГОСТ Р6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;

Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (2000 г.);

Общероссийский классификатор управленческой документации

(ОКУД) ОК 011-93 (1993 г., с изм.. и доп. 1999-2002 гг.);

Санитарные нормы и правила СанПин 2.2.2 / 2.4.1340-03 «Гигиенические требования к персональным ЭВМ и организации работы»10;

Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления (1995 г.);

Квалификационный справочник должностей служащих (1998 г., с изм. и доп. 1999—2002 гг.)11;

Основные правила работы архивов организаций (2002 г.);

Методические рекомендации ВНИИДАДФАС РФ«Унификация текстов управленческих документов» (1998 г.);

Методические рекомендации ВНИИДЛДФАС РФ «Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (2003 г.);

Методические рекомендации ВНИИДАД ФАС РФ «Ведение делопроизводства в организации» (2004 г.).

В этом перечне не представлен законодательный акт. регламентирующий делопроизводство. Дело в том, что такого документа в отечественном законодательстве пока нет. Известно, однако, что на протяжении нескольких последних лет ведется разработка проекта Федерального закона «О документационном обеспечении управленческой деятельности». Предполагается, что с принятием данного закона будут окончательно сформированы правовые условия для документационного обеспечения управленческой деятельности органов власти всех уровней, а также юридических и физических лиц.

Рассмотрим приведенные акты и документы более подробно.

Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) представляет собой документ, отражающий совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях, в учреждениях и организациях. Учитывая, что данный документ вступил в силу более 15 лет назад, в настоящее время его положения применяются в части, не противоречащей положениям российского законодательства и более поздних нормативно-правовых актов по вопросам делопроизводства (ДОУ). ГСДОУ включает в себя основные положения, а также общефедеральные, отраслевые и субъектные методические документы по вопросам делопроизводства (ДОУ). Примечательно, что наряду с базовыми требованиями к документированию и управлению документами ГСДОУ содержит также требования к органам, осуществляющим указанную деятельность, — службам (отделам, группам и пр.).

Государственный стандарт РФ ГОСТ Р51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» содержит краткую характеристику основных терминов и определений, используемых в делопроизводстве и архивном деле. Термины и определения разделены на три группы — общие, относящиеся к оформлению документов и относящиеся к архивам (архивному делу). Отметим, что отдельные характеристики, содержащиеся в документе, нуждаются в актуализации. Кроме того, в государственном стандарте отсутствуют характеристики некоторых терминов, вошедших в делопроизводство и архивное дело в течение последних лет".

Государственный стандарт ГОСТ Р6.30-2003 «Унифицированные системы документации (УСД). Унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД). Требования к оформлению документов» устанавливает состав реквизитов документов, требования к их оформлению, а также требования к бланкам документов. Бланк документа — набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба РФ. Действие указанного стандарта распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к УСОРД и включенные в ОКУД ОК 011-93 (см. далее), при этом его требования носят рекомендательный характер.

Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти устанавливает общие требования к функционированию служб делопроизводства (ДОУ), документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в федеральных органах исполнительной власти. Положения данной инструкции могут применяться в целях осуществления делопроизводства в других органах власти, а также на предприятиях в организациях, учреждениях с учетом специфики их деятельности при разработке соответствующих внутренних организационно-распорядительных документов (инструкций по делопроизводству (ДОУ).

Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) ОК 011-93" охватывает унифицированные системы документации и формы документов, разрешенных к применению на предприятиях (в организациях, учреждениях). Классификатор предназначен для регистрации форм документов, упорядочения потоков документированной информации, сокращения количества применяемых форм документов (в том числе посредством исключения из обращения неунифицированных форм и случаев дублирования документированной информации) в сфере управления, а также для рациональной организации контроля за применением унифицированных форм документов. С практической точки зрения для делопроизводства предприятия наиболее важное значение имеют унифицированные формы документов в составе упоминавшейся ранее УСОРД (класс 0200000) Отметим также, что содержание классификатора систематически обновляется.

Санитарные нормы и правила СанПин 2.2.2 / 2.4.1340-03 «Гигиенические требования к персональным ЭВМ и организации работы» направлены на предотвращение неблагоприятного влияния, на здоровье человека вредных факторов производственной среды и трудового процесса при работе с ПЭВМ. Требования документа распространяются как на общие условия и организацию работы с ПЭВМ, так и на сами ПЭВМ, а также периферийные устройства в составе вычислительных комплексов (принтеры, сканеры, клавиатура, модемы внешние, электрические компьютерные сетевые устройства, устройства хранения информации, блоки бесперебойного питания и пр.) на базе ПЭВМ, включая устройства отображения информации (видеодисплейные терминалы (ВДТ) всех типов). Кроме того, в соответствующих разделах указанных санитарных норм и правил конкретизированы требования к помещениям с ПЭВМ, их микроклимату, уровням электромагнитного излучения, шумов, вибрации и освещенности рабочих мест. Перечисленные требования должны надлежащим образом учитываться при внедрении в делопроизводство компьютерных технологий и их последующем использовании.

Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления'* предназначены для расчета норм времени и организации работы в службах (отделах, группах и пр.) делопроизводства (ДОУ). На основе данного документа производится определение трудоемкости работ, численного и квалификационного состава работников соответствующих структурных подразделений. Кроме того, в документе содержатся общие требования к организации труда работников. В нормативной части документа представлены данные о затратах времени на производство отдельных операций в составе работ по делопроизводству, а в приложении — примерный расчет трудоемкости работ и численности работников соответствующей квалификации.

Квалификационный справочник должностей служащих" предназначен для решения вопросов, связанных с регулированием трудовых отношений, обеспечением эффективной системы управления работниками структурных подразделений делопроизводства (ДОУ). На основе характеристик, содержащихся в справочнике, рационализируется организация труда, оптимизируется численный и квалификационный состав работников структурных подразделений делопроизводства (ДОУ). Справочник содержит квалификационные характеристики основных должностей руководителей, специалистов и технических исполнителей, организующих и непосредственно осуществляющих делопроизводство (ДОУ) предприятия. На основе положений документа разрабатываются (уточняются) тексты соответствующих должностных инструкций, в том числе для работников, совмещающих функции, отнесенные к различным должностям, либо занимающих так называемые производные должности, например, не делопроизводителя, а старшего делопроизводителя, не заведующего канцелярией, а начальника группы делопроизводства в составе службы ДОУ с аналогичными функциями и полномочиями.

Основные правила работы архивов организаций предназначены для надлежащей организации деятельности архивов предприятий (организаций, учреждений) (соответствующих структурных подразделений в составе служб делопроизводства (ДОУ). Правила являются обязательными для исполнения архивами как государственных, так и негосударственных предприятий (организаций, учреждений). В приложениях к Правилам представлены формы документов, обеспечивающих надлежащую работу архива.

Методические рекомендации «Унификация текстов управленческих документов» предназначены для руководства в процессе осуществления деятельности по унификации содержания основных управленческих документов предприятия. Унификация указанных документов позволяет упорядочить состав управленческой документации предприятия, оптимизировать и стандартизировать содержание соответствующих документов и на этой основе сократить сроки подготовки и обработки документов, а также сроки принятия управленческих решений, основанных па использовании документированной информации. В Методических рекомендациях освещаются особенности унификации текстов наиболее распространенных управленческих документов. Кроме того, на конкретных примерах рассматривается специфика языка и стиля управленческих документов.

Методические рекомендации «Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» предназначены для руководства в процессе осуществления деятельности по оптимизации состава организационно-распорядительной документации (ОРД) предприятия с учетом положений ГОСТ Р6.30-2003. В документе содержится краткая характеристика некоторых новых терминов и определений, используемых в делопроизводстве, а также методические рекомендации, но основным вопросам, касающимся оформления ОРД предприятия. В рамках самостоятельных разделов Методических рекомендации освещаются, кроме того, особенности подготовки текстов основных управленческих документов, порядок изготовления бланков и документов, порядок использования оттиска печати при оформлении документов, а также оформления документов, передаваемых по каналам электросвязи. В документе содержатся указания о порядке внедрения требований ГОСТ Р6.30-2003, об организации контроля за соблюдением правил оформления документов и об ответственности за нарушение соответствующих требований и правил.

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7


Copyright © 2012 г.
При использовании материалов - ссылка на сайт обязательна.