скачать рефераты

МЕНЮ


Справочник по делопроизводству

Как свидетельствует практика, на больших и средних предприятиях со значительными потребностями в документированной информации соответствующие полномочия передаются от руководителя предприятия, например генерального директора, к одному из его заместителей (допустим, к заместителю по управлению), а от последнего в свою очередь — к должностному лицу, непосредственно отвечающему за организацию делопроизводства предприятия (к примеру, руководителю соответствующего структурного подразделения — службы ДОУ). На предприятиях, испытывающих менее значительные потребности в документированной информации, делегирование полномочий по управлению делопроизводством, как правило, производится, минуя «посредника», т.е. от руководителя к непосредственному организатору ДОУ, при этом отнюдь не исключается личное участие уполномоченного должностного лица в выполнении определенных задач (действий) по подготовке и обработке документов предприятия.

Последнее замечание недвусмысленно указывает на необходимость привлечения к выполнению задач (действии), вытекающих из потребностей предприятия в документированной информации, дополнительных ресурсов, и прежде всего персонала соответствующей квалификации и численности — персонала, который представляет собой один из объектов управления делопроизводством.

Однако управлять «персоналом вообще» с требуемой эффективностью невозможно. Для этого работники предприятия, в том числе и привлекаемые к выполнению задач (действий) по делопроизводству, должны быть, во-первых, также наделены соответствующими полномочиями, во-вторых, обеспечены необходимыми для надлежащего выполнения задач (действий) ресурсами (в том числе средствами труда) и, в-третьих, должны получить в свое распоряжение должным образом оборудованные рабочие места (помещения).

Кроме того, указанные работники должны выполнять порученные им задачи (действия) согласованно, не мешая, а помогая, друг другу. И, наконец, кто - го должен время от времени осуществлять оперативное вмешательство в их работу — в частности, оказывая им, помощь советом или делом, доводя до их сведения новую управленческую информацию, осуществляя контроль за выполнением тех или иных задач (действий) (т.е., проще говоря, проверяя, насколько своевременно, полно и качественно выполняется данная работа) и т.д.

Наиболее разумным будет сорганизовать этих работников в составе обособленного структурного подразделения, функционально предназначенного именно для того, чтобы гарантированно обеспечить потребности предприятия в документированной информации и надлежащее выполнение вытекающих из них задач (действий). Здесь, видимо, настало время вновь обратиться к некоторым положениям ГСДОУ.

3.2 Организация делопроизводства как структура, обеспечивающая потребности предприятия в документированной информации


В соответствии с разд. 5 ГСДОУ делопроизводство (ДОУ) предприятия (организации, учреждения) «осуществляется специальной службой, действующей на правах самостоятельного структурного подразделения». Необходимо подчеркнуть, однако, что в тех случаях, когда формирование такой службы (условно — службы ДОУ) или другого аналогичного по функциональному назначению структурного подразделения представляется нецелесообразным, например, в силу сравнительно небольших потребностей предприятия в документированной информации выполнение задач (действий) по подготовке и обработке управленческих документов следует возложить на специа1ьно уполномоченное и надлежащим образом подготовленное к их выполнению должностное лицо (в том числе по совместительству) — секретаря, инспектора и пр. Такой вариант является оптимальным для так называемых малых предприятий. В качестве функционального предназначения службы ДОУ (выполняющего се функции должностного лица) ГСДОУ определяет внедрение на предприятии единого порядка работы с документами (их подготовки и обработки), а также последующее совершенствование форм и методов указанной работы, в том числе посредством более широкого применения средств автоматизации и механизации делопроизводственных процессов. Этот же раздел документа определяет общий порядок комплектования службы ДОУ работниками требуемой квалификации и численности, а также нормирования работ по делопроизводству (ДОУ). Общие указания относительно требований к организации рабочих мест и обеспечению условии труда работников службы ДОУ содержатся в прил. 12 к ГСДОУ. Наконец, согласно данному приложению в качестве основных организационно-распорядительных документов, регламентирующих деятельность службы, следует рассматривать положение о службе ДОУ и должностные инструкции ее работников.

Все перечисленные вопросы имеют особое значение для надлежащего функционирования службы ДОУ и будут соответствующим образом освещены далее. А сейчас остановимся на предусмотренных ГСДОУ вариантах организационной структуры, или организации службы ДОУ.

Так, обеспечение потребностей в документированной информации министерств (ведомств) РФ и субъектов Федерации, иных аналогичных организаций и учреждений предписывается возлагать на упраа1ения делами в составе:

секретариата (включает приемную, секретариат министра (руководителя ведомства, организации, учреждения), секретариаты заместителей министра (руководителя), секретариат коллегии, протокольное бюро);

инспекции при министре (руководителе ведомства, организации, учреждения) (включает канцелярию (бюро переписки), бюро учета и регистрации документов, экспедицию, машинописное бюро, копировально-множительное бюро, телетайпную);

отдела писем (жалоб) (отдел по работе с обращениями, поступающими в ад рее министерств; (ведомства, организации, учреждения);

отдела совершенствования работы с документами и внедрения технических средств (ТС) (средств автоматизации и механизации) делопроизводственных процессов;

центрального архива (архив).

Примерная организационная структура управления делами министерства (ведомства, иной аналогичной организации, учреждения) представлена на схеме 3.

В свою очередь, обеспечение потребностей в документированной информации государственных предприятий, научно-исследовательских, проектных, конструкторских организаций и вычислительных центров, высших учебных заведений и других аналогичных организаций предписывается возлагать на отделы (службы) документационного обеспечения управления (канцелярии) в составе:

группы (отдела) учета и регистрации;

группы (отдела) контроля;


Схема 3. Примерная организационная структура управления делами



Схема 4. Примерная организационная структура отдела (службы) ДОУ (канцелярии) государственного предприятия



группы (отдела) совершенствования работы с документами и внедрения технических средств (средств автоматизации и механизации);

группы (отдела) рассмотрения писем (жалоб) (рассмотрения обращений, поступающих в адрес предприятия (организации);

секретариата; экспедиции; машинописного бюро; копировально-множительного бюро; архива.

Примерная организационная структура отдела (службы) ДОУ (канцелярии) государственного предприятия (организации) представлена на схеме 4.

Что касается негосударственных предприятий (организаций), в том числе ассоциаций, концернов, акционерных обществ (включая совместные), кооперативов и др., то в них структура службы ДОУ (иного аналогичного подразделения) определяется органами руководства. Примерная организационная структура службы ДОУ негосударственного предприятия (организации) представлена на схеме 5.


Схема 5. Примерная организационная структура службы ДОУ негосударственном предприятия (организации). (Данные должности могут наметаться специалистами административного отдела Прим. авт.)



Наконец, обеспечение потребностей в документированной информации органов местного управления (власти) и аппаратов (правлении) общественных организаций предписывается возлагать на общие отделы в составе:

секретариата;

канцелярии (группы делопроизводства);

группы контроля;

протокольной группы;

группы совершенствования работы с документами (внедрения технических средств);

группы рассмотрения писем (жалоб);

машинописного бюро;

копировально-множительного бюро;

архива.

Примерная организационная структура общего отдела органа местного управления (власти), аппарата (правления) общественной организации представлена на схеме 6.



3.3 Расчет комплектования службы ДОУ персоналом требуемой квалификации и численности


центрального архива (архив).

Примерная организационная структура управления делами министерства (ведомства, иной аналогичной организации, учреждения) представлена на схеме 3.

В свою очередь, обеспечение потребностей в документированной информации государственных предприятий, научно-исследовательских, проектных, конструкторских организаций и вычислительных центров, высших учебных заведений и других аналогичных организаций предписывается возлагать на отделы (службы) документационного обеспечения управления (канцелярии) в составе:

группы (отдела) учета и регистрации;

группы (отдела) контроля;

Общий порядок комплектования службы ДОУ работниками требуемой квалификации и численности предполагает: выполнение расчетов, необходимых для определения объема работ (по видам и в целом) по подготовке и обработке управленческих документов; определение на основе расчетных данных примерного квалификационного и численного состава службы ДОУ (по подразделениям (участкам работ) и к целом); проверку расчетов, их уточнение (при необходимости); подготовку проектов соответствующих документов. Выполнение расчетов для определения объема работ (по пилам и в целом) по подготовке и обработке управленческих документов следует производить исходя из реальных потребностей предприятия в


Таблица /. Пример расчета для определения объема работ по подготовке и обработке управленческих документов


1. СЗВ с учетом затрат времени на организационно-техническое обслуживание рабочих мест и отдых персонала составляют: СЗВп = 9 157х Ку = 10073 чел. - часа. 2. Примерна» численность специалистов'2 , исходя из значения показателя полезного фонда рабочего времени одного работники (Фпв) составит: СЗВп: Фпв = 10 073: 2006 = 5 ед.

Определение примерного квалификационного и численного со става службы ДОУ (см. п. 2) про изводится на основе расчетных дан пых об .объеме работ по ДОУ. В необходимых случаях к состав службы ДОУ мот вводиться так называемые производные должности — ст. делопроизводитель. мл. документовед, мл. архивариус и т.н.

Значение показателя полезного фонда рабочего времени для таких должностей определяется с учетом поправочного коэффициента КП., отражающего уровень квалификации. При этом для должностей с более высоком квалификацией значение КП принимается равным 1 ,.>, а с более низкой — 0.8.

Предлагаем пример расчета.

Ранее было установлено, что для выполнения перечисленных табл. 1 объемов работ по ДОУ требуется 5 работников с квалификацией «специалист». Однако эти же работы могут быть выполнены и работниками более низкой квалификации, например младшим» специалистами.

Величина полезного фонда рабочего времени младшего специалиста составит (условно):

Фпв (м) = 2006 x 0,8 = 1605 чел. -часов. Следовательно, выше указанный объем работ по ДОУ (10 073 чел-часа) может быть выполнен либо 6 младшими специалистами, один из которых будет выполнял и основной вид работы, и порученный ему по совместительству, либо 5 младшими специалистами и 1 старшим специалистом:

10073: 1605--=6,2ед.

Последующая проверка предварительных расчетов производится с целью их уточнения. В необходимых случаях расчеты выполняются повторно для установления истинных значений.

Окончательные результаты берутся за основу при подготовь проектов документов, определяющих квалификационный и численный coстав службы ДОУ. Важнейшим из них является штатное расписание".

Введение в действие штатного расписания осуществляется после утверждения документа руководителем предприятия (посредством издания соответствующего приказа). Бланк штатного расписания представлен на стр. 33, а пример приказа о введении штатного рас писания в действие — на стр. 34.

ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО «БЕГА»

ПРИКАЗ

24 ноября 2005 г.     г. Екатеринбург    №863-п


О ВВЕДЕНИИ В ДЕЙСТВИЕ ШТАТНОГО РАСПИСАНИЯ

В соответствии с Программой организационного развития предприятия (раздел VII «Оптимизация системы документационного обеспечения управления») на 2005-2007 гг.

ПРИКАЗЫВАЮ:

1.Сформировать на предприятии с 1 января 2006 года службу документационного обеспечения управления (далее служба ДОУ). Утвердить проект штатного расписания службы ДОУ на 2006 год (приложение 1 к настоящему приказу) и рассматривать его в дальнейшем как дополнение к штатному расписанию предприятия, утвержденному приказом генерального, директора ОАО «Вега - от 00.00.0000 № 000-п.

2.Установить на 2006 год следующую организационную структуру службы ДОУ:,,. (указать конкретно).

3.Установить предельную штатную численность службы ДОУ на 2006 год в... единиц.

4.Утвердить Положение о службе ДОУ (приложение 2 к настоящему приказу).

5.Утвердить должностные инструкции работников службы ДОУ (приложение 3 к настоящему приказу).

6.Вопросы материального обеспечения повседневной деятельности службы ДОУ возложить на заместителя генерального директора по материально-техническому и административно-хозяйственному обеспечению.

7.Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя генерального директора предприятия по управлению.

Генеральный директор

 ОАО «Вега»  личная подпись А.А.Агеев

Согласовано:

Начальник юридического отдела личная подпись Б.В. Горина


3.4 Организация нормирования работ по делопроизводству (ДОУ)


Рассмотрим далее организацию нормирования по делопроизводству (ДОУ). Уточним, что в соответствии с Нормами времени па работу по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти" к основным видам работ по ДОУ, подлежащим нормированию, относятся:

документационное обеспечение деятельности управленческих

структур";

составление и ведение номенклатуры дел;

документирование деятельности коллегиальных органов, сформированных при руководстве;

подготовка документов;

обработка документов;

работы по архивному хранению документов (в том числе с применением автоматизированных технологий).

Обеспечение надлежащего нормирования видов работ по ДОУ, для которых нормы не предусмотрены, осуществляется на основе норм, разработанных предприятием. Кроме того, в случае значительного отклонения содержания фактически выполняемых работ по делопроизводству по сравнению с принятыми в нормах времени, разработанных Центральным бюро нормативов по труду (иной аналогичной организацией), предприятие вправе рассчитать соответствующие нормы времени.

И в том и в другом случае целесообразно использовать так называемый метод технического нормирования, основанный на регистрации и последующей обработке данных хронометражных замеров соответствующих видов работ (отдельных операций). Разработка норм производится предприятием с учетом следующих основных особенностей.

Во-первых, для определения нормы времени на выполнение каждого конкретного вида работы (отдельной операции в рамках соответствующего вида работы) следует определить единицу измерения объема работы, например, на документ, на машинописный лист. Надело, на печатный знак и т.д. При этом расчет затрат времени производится в часах (человеко-часах), а в качестве единиц измерения объема работы могут быть использованы следующие:

документ — конкретный вид управленческого документа с уни- фицированным содержанием (представленным в виде трафаретной го текста или текстового шаблона) и стандартизированным оформ- лением — например, некоторые виды приказов по персоналу, справ- ки.,акты и т.п.;

дело — упорядоченная совокупность документов, объединенный между собой по определенному признаку и помешенных к отдельную твердую обложку, не превышающая по объему 150 листов фор-|мата А4 (210x297 мм):

машинописный лист (лист) — текстовый оригинал формата А4, заполненный с одной (лицевой) стороны через 1,5 межстрочных ин- тервалах и содержащий 38—41 строку длиной 60—64 печатных знака;

печатный знак— цифровой, алфавитный или иной символ, используемый в процессе перевода исходного— рукописного и аудио- оригинала в машинописную форму. В необходимых случая, норма времени может устанавливаться в расчете на 100 или ин количество печатных знаков*'.

Во-вторых, в нормах времени должны быть надлежащим образом учтены время на производство работ по обслуживанию рабочих мест, а также время на отдых и личные потребности работников , включая физкультурные паузы.

В-третьих, в нормах времени должно быть надлежащим образом учтено применение автоматизированных технологий подготовки и обработки документов. При этом принимается во внимание состав программно-технических средств, содержание и последовательность выполнения соответствующих видов работ (операций) по ДОУ.

3.5 Требования к организации рабочих мест и труда персонала службы ДОУ


После рассмотрения основных вопросов организации нормирования работ представляется вполне логичным перейти к освещению требований, предъявляемых к организации рабочих мест и труда персонала делопроизводства (службы ДОУ). Уточним в этой связи, что одной из основных обязанностей работодателя является обеспечение на предприятии «...условий, отвечающих требованиям охраны и гигиены труда» (ст. 22 ТК РФ). В свою очередь работники предприятия имеют право па «...рабочее место, соответствующее условиям, предусмотренным государственными стандартами организации труда», а также на «полную достоверную информацию об условиях труда...» (ст. 21 TK РФ). Конкретные требования к организации рабочих мест и труда персонала делопроизводства (службы ДОУ) содержатся в:

разделе 2 «Норм времени на работы документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти»;

Санитарных нормах и правилах СанПин 2.2.2./2.4.1340-03 «Гигиенические требования к персональным ЭВМ и организации работы»*.

Рациональная организация рабочих мест и труда работников делопроизводства (службы ДОУ) предприятия включает:

планировку служебных помещений в соответствии с технологией выполняемой в них работы, обеспечивающую наиболее эффективное использование рабочих площадей;

размещение мебели и специализированного оборудования с учетом обязанностей работников и состава выполняемых ими работ (операций):

создание и поддержание необходимого комфорта, способствующего эффективному труду;

своевременное получение работниками информации, необходимой для надлежащего выполнения порученных работ (операций), — в виде консультаций, а также инструктивных и справочных материалов (документов);

установление оптимального режима труда и отдыха:

создание и поддержание служебных в помещениях и на рабочих местах оптимального микроклимата;

защиту работников от воздействия вредных факторов производственной среды;

регулярное проведение в служебных помещениях и на рабочих местах комплекса работ по техническому обслуживанию и профилактике, а также необходимых санитарно-гигиенических мероприятий.

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7


Copyright © 2012 г.
При использовании материалов - ссылка на сайт обязательна.