Справочник по делопроизводству
4. Права архива
Для
выполнения вогюженныч «дач и функции архив имеет право: И 4 I.
контролировать выполнение установленных правит работы с документами в структурных подразделениях
учреждения.
4.2.
запрашивать от структурных подразделений учреждения све-1 дения. необходимые для работы архива, с
учетом обеспечения выполнения всех возложенных на
архив задач л функций.
5.
Ответственность заведующего архива
5.1.
Заведующий архивом несет ответственность за выполнение возложенных на архив
задач и функции.
Приложение 5
ПРИМЕРНЫЕ ТЕКСТЫ
ДОЛЖНОСТНЫХ ИНСТРУКЦИЙ
РАБОТНИКОВ СЛУЖБЫ ДОУ97
а) Должностная инструкция начальника службы ДОУ
I. Общие положения
1.1. Начальник службы ДОУ
отвечает:
1.1.1.За работу службы, своевременное и качественное выпол
нение ею задач по предназначению.
1.1.2.За исполнительскую и трудовую дисциплину
сотрудников
службы.
1.1.3.За сохранность документов (сведений),
содержащих госу
1.1.4.дарственную и служебную тайну.
1.1.5.За обеспечение безопасных условий труда, поддержание
порядка, выполнение правил пожарной
безопасности в помещени
ях службы.
1.2.Квалификационные требования: высшее профессиональное
(техническое или инженерно-экономическое) образование и стаж
1.3.работы на руководящих должностях в соответствующей профилю
1.4.предприятия отрасли не менее 5 дет
1.5.В практической деятельности должен
руководствоваться:
1.3.1.Инструкцией по документационному обеспечению
управ
ления предприятием (инв. № ...).
1.3.2.Положением о службе ДОУ (инв. № ...).
1.3.3.Правилами внутреннего трудового распорядка
(инв. № ...).
1.3.4.Правилами охраны труда и техники
безопасности, обеспе
1.3.5.чения производственной санитарии и
противопожарной защиты
: (инв.
№№ ...,...,...).
1.3.5. Настоящей должностной инструкцией.
1.4. Должен знать:
II. Должностные обязанности
2,1.
Начальник службы ДОУ обязан:
2.1.1.Возглавлять работу службы и эффективно руководить ею.
2.1.2.Обеспечивать своевременное и качественное выполнение
службой возлагаемых на нее повседневных задач в строгом соотвеииний с
утвержденным порядком работы.
2.1.3.Руководить разработкой и ведением служебной документтаиии.
2.1.4.Обеспечивать рациональное' использование материальных, технических и иных средств службы в
интересах выполнения задано предназначению.
2.1.5.Обеспечивать надежную защиту документов и информации]составляющих государственную и служебную
тайну.
2.1.6.Руководить обучением подчиненных, создавать им условия для повышения квалификации.
2.1.7.Осуществлять контроль за соблюдением подчиненными правил внутреннего трудового распорядка,
требовании техники безопасности,
2.1.8.Использовать по отношению к подчиненным прсдоснные права по их поощрению (привлечению к
ответственности).
2.2.
Начальник службы ДОУ должен своевременно и в полил/ч объеме отрабатывать и предсташшть
соответствующим должностным» лицам
отчетную и иную служебную документацию.
2.3.
Регламент рабочего времени начальника службы ДОУ соответствует нормам
федерального законодательства о труде. Время труда и отдыха п течение рабочего дня регламентируется
«Правилами внутреннего трудового распорядка»
предприятия.
В
случае служебной необходимости начальник службы ДОУ может привлекаться к выполнению своих
обязанностей сверхурочно, порядке, предусмотренном положениями федерального
законодательства о труде.
III Права работника
3.1.
Начальник службы ДОУ имеет право:
3.1.1.Принимать
решения к целях обеспечения повседневной деятельности службы — по всем вопросам, относящимся к его компетенции.
3.1.2.Представлять заместителю генерального директор;) предприятия по управлению свои предложения по
поощрению ( к ответственности) работников службы — в тех сдукшх. когсобственных полномочий недостаточно.
3.1.3.Готовить и заместителю генерального директора предприятия по управлению свои
предложения по еовершен-авованию работы службы (ее дополнительному
финансированию,
материально-техническому обеспечению и т.п.).
3.1.4.Участвовать в работе коллегиальных органов управления при рассмотрении вопросов, касающихся работы
службы ДОУ,
IV. Ответственность. Порядок оценки труда
работника
4.1. Начальник службы ДОУ несет
административную, дисциплинарную и
материальную ответственность за:
4.1.1.Нарушение
положений руководящих документов по вопросам
организации работы службы.
4.1.2.Невыполнение служебных указаний заместителя генерального директора по управлению.
4.1.3.Не сохранение государственной и служебной тайны.
4.1.4.Неправомерное использование предоставленных служебных полномочий, а также использование их в
личных идеях.
4.2. Основным критерием оценки
труда начальника службы полнота, своевременность и качество исполнения им должностных обязанностей в соответствии с настоящей
Инструкцией.
3.1.2.Осуществлять контроль за сроками исполнения докумеци
тов и их правильным оформлением.
3.1.3.Организовывать работу по регистрации, учету,
хранению
передаче в соответствующие структурные подразделения докуме
тов текущего делопроизводства, в том числе приказов и раелоряж
ним руководства, по формированию дел и их сдаче на хранение,
3.1.4.Разрабатывать инструкции по ведению
делопроизводстве
на предприятии и организовывать их внедрение.
3.1.5.Принимать меры по обеспечению работников
канцелярия
необходимыми инструктивными и справочными
материалами.
также инвентарем, оборудованием, оргтехникой,
техническими
средствами управленческого труда.
3.1.6.Осуществлять методическое руководство записей де- лопроизводства в подразделениях, контроль за правильным форми рованием. хранением и своевременной сдачей дел в
архив, подготовку справок о соблюдении сроков исполнения документов.
3.1.7.Обеспечивать печатание и размножение служебных доку-вментов.
3.1.8.Участвовать в подготовке созываемых
руководством сове-
шаний, организовывать их техническое обслуживание, оформления
командировочных документов, регистрацию
работников, прибывав
ющих в командировку.
3.2.Заведующий канцелярией должен своевременно и
в полном
объеме отрабатывать и представлять
соответствующим должностными
лииам отчетную И иную служебную документацию.
3.3.Регламент рабочего времени заведующего канцелярией со-
ответствует нормам федерального
законодательства о труде. Вре
труда и отдыха в течение рабочего
дня регламентируется Прави.
ми
внутреннего трудового распорядка» предприятия.
В случае служебной
необходимости заведующий канцеляри. может
приатекаться к выполнению своих обязанностей сверхуро но, в
порядке, предусмотренном положениями федерального за нодательства о труде.
IV. Права работника
4.1. Заведующий канцелярией
имеет право:
4.1.1.
Принимать решения в целях обеспечения повседневно деятельности канцелярии — по всем вопросам,
относящимся к компетенции.
4.1.2. Представлять начальнику
службы ДОУ свои предложения
• по поошрснию (привлечению к ответственности) работников кан
не ,|;1р!П1 — и теч случаях, когда собственных полномочий недостач-
I ТОЧНО.
4.1.3. Гоювнть и предстаатять
начальнику службы ДОУ свои пред-
и по совершенствованию работы
канцелярии (ее дополни-
[ тельному финансированию,
материально-техническому обеспече-г.п.).
4.1.4. Участвовать в работе коллегиальных органов управления
при рассмотрении вопросов, касающихся работы канцелярии.
V. Ответственность. Порядок оценки труда
работника
5.1. Заведующий канцелярией
несет административную, дисцип
линарную и материальную
ответственность за:
5.1.1.Нарушение положений руководящих документов по воп
росам организации работы канцелярии.
5.1.2.Невыполнение служебных указаний начальника
службы ДОУ.
5.1.3.Несохранение государственной и
служебной тайны.
5.1.4.Неправомерное использование предоставленных служеб
ных полномочий, а также использование их в
личных целях.
5.2. Основным критерием оценки
труда заведующего канцеляри
ей является полнота, своевременность
и качество исполнения ею дол
жностных обязанностей в соответствии
с настоящей Инструкцией.
Оценку
труда заведующего канцелярией уполномочен осуществлять начальник службы ДОУ. Полномочия
начхчьника службы ДОУ по
применению мер поощрения и взыскания в отношении заведующего канцелярией определены соответствующей
должностной инструкцией и Положением о материальном стимулировании работников предприятия (инв. №№ ...,...).
в)
Должностная инструкция заведующего архивом (начальника отдела хранения
документов)
ие
положения
1.1. Заведующий архивом отвечает:
I • 1.1. За работу архива, своевременное и
качественное выполнением задач по предназначению.
1.1.2.За исполнительскую и трудовую дисциплину сотрудник*»
архива.
1.1.3.За сохранность документов (сведений), содержашич г осу.
дарственную и служебную тайну.
1.1.4.За обеспечение безопасных условии труда, поддержания
прялка, выполнение правил пожарной
безопасности в помешещИ
ях бюро.
1.2.Квалификационные требовании; среднее профессиональным
образование и стаж работы по делопроизводству не менее 2 лет. |
1.3.В практической деятельности должен руководствоваться: I
1.3.1.Инструкцией по документационному обеспечению управ
ления предприятием (инв. № ...).
1.3.2.Положением об архиве {инв. № ...).
1.3.3.Правилами внутреннего трудового распорядка {инв. № ..,)•
1.3.4.Правилами охраны труда и техники безопасности, обеспе
чения производственной санитарии и
противопожарной защитив
(пни. №№ ...,...,...).
1.3.5. Настоящей должностной
1.3.6.
инструкцией.
1.4. Должен знать;
1.4.1.Нормативно-правовые акты, другие документы и материалы
по вопросам деятельности архива.
1.4.2.Порядок учета документов, состоящих на временном и по-
стоя ином хранении.
1.4.3.Организационную
структуру предприятия.
1.4.4.Ведомственные стандарты унифицированной систем
организационно-распорядительной документации (УСОРД).
1.4.5.Основы научной организации труда п ведомственных ар-
хивах.
1.4.6.Основы трудового законодательства РФ {в части касаю
щейся).
II. Общие должностные обязанности
2.1.
Заведующий архивом обязан:
2.1.1.Возглавлять работ)' архива и эффективно рукоиолнп. им.
2.1.2.Обеспечивать своевременное и качественное иыполнеь
архивом возлагаемых на него повседневных
задач и строгом со
ветствии с утвержденным порядком работы.
2.1.3.Руководить разработкой и ведением служебной докул
тации.
Обеспечивать рациональное использование материальных,
технических и иных средств архива в интересах
выполнения задач
но предназначению.
2.1.4.Обеспечивать надежную защиту документов и информации,
спсктяюшнх государственную и служебную тайну.
2.1.5.Руководить обучением подчиненных, создавать им условия
для повышения квалификации.
2.1.6.Осуществлять
контроль за соблюдением подчиненными
правил внутреннего трудового распорядка,
требований техники бе
зопасности.
2.1.7.Использовать соотношению к подчиненным предоставлен
ные права по их поощрению (привлечению к
ответственности).
III. Специальные должностные обязанности
3.1.
Заведующий архивом обязан:
3.1.1.Обеспечивать в соответствии с установленным порядком
прием, регистрацию, систематизацию, хранение
и использование
документов.
3.1.2.Руководить работой по составлению справочного аппарат
та, облегчающего учет и использование
архивных документов.
3.1.3.Оказывать методическую помощь в поиске необходимых
документов.
3.1.4.Инструктировать работников структурных. подразделений
предприятия о порядке формирования, подготовки и сдачи дел в
архив.
3.1.5.Контролировать своевременность поступления в архив до
кументов, законченных делопроизводством.
3.1.6.Обеспечивать проведение работы по экспертизе ценности
архивных документов, формированию документом в дела постоян
ного и временного хранения.
3.1.7.Руководить работой по составлению описей дел для пере
дачи документов в государственные архивы, составлению актов об
Уничтожении документов, сроки хранения которых истекли.
3.1.8.Осуществлять контроль за состоянием документов, своевре
менностью их восстановления, соблюдением в
помещениях архива
Условий, необходимых для обеспечения сохранности
документов.
3.1.9.Организовывать работу по ведению учета документооборота
и количества дел, выдаче архивных справок на
основе данных, име
ющихся в документах архива.
1.4.1.Нормативно-правовые акты, другие документы и матери;,
лы по организации документашюнного обеспечения управления.
1.4.2.Технологию работы службы ДОУ.
1.4.3.Методы исследования, анализа, проектирования и разим
тия документашюнных систем.
1.4.4.Методы проектирования и актуализации баз и банков дан
ных. используемых на предприятии для нужд
ДОУ.
1.4.5.Порядок оформления, классификации, хранения, экспер
тизы ценности документов.
1.4.6.Организационно-методические документы по проектиро
ванию и эксплуатации автоматизированных
информационных сис
тем управления.
1.4.7.Основы программирования.
1.4.8.Документоведение, включая отечественный и зарубежный
опыт в области документашюнного обеспечения
управления.
1.4.9.Основы эрюномикн, социальной психологии и социолог
экономики, организации труда и управления предприятием.
1.4.10. Основы трудового
законодательства РФ (в части касаю
щейся).
II. Должностные обязанности
2.1.
Документовед обязан:
2.1.1.Подготавливать предложения по обеспечению эгономи
ческих условий труда, рационализации рабочих мест работников
службы ДОУ предприятия.
2.1.2.Разрабатывать унифицированные системы документации
и табели документов различного назначения и уровня управления,
классификаторы документированной информации.
2.1.3.Организовывать внедрение систем ведения документации.
2.1.4.Принимать меры по упорядочению состава документов и
информационных показателей, сокращению их
количества и опти
мизации документопотоков.
2.1.5.Участвовать в отборе документов, передаваемых на государ
стенное хранение, организации хранения и
экспертизе ценности
документов.
2.1.6.Принимать участие в постановке задач, проектировании,
эксплуатации и совершенствовании {в части
информационного
обеспечения) автоматизированных информационных
систем и си
стем ДОУ, разработке новейших информационных
технологий.
2.1.7.
Изучать и обобщать передовой отечественный и зарубежный опыт в области ДОУ, разрабатывать
нормативно-методические документы
по указанным вопросам.
2.1.8.
Принимать участие в работе по подбору, расстановке и повышению квалификации кадров службы ДОУ
предприятия. ' 2.2.
Документовед должен своевременно и в полном объеме отрабатывать и представлять начальнику службы
ДОУ отчетную и иную служебную
документацию.
I 2.3. Регламент рабочего времени документоведа соответствует нормам федерального законодательства о труде.
Время труда и отдыха в
течение рабочего дня регламентируется «Правилами внутреннего трудового распорядка» предприятия.
В
случае служебной необходимости Документовед может привлекаться к выполнению своих обязанностей
сверхурочно, в порядке, предусмотренном положениями федерального
законодательства о труде.
III. Права работника
3.1.
Документовед имеет право:
3.1.1.Принимать
решения в целях обеспечения повседневной
деятельности — по всем вопросам,
относящимся к его компетенции.
3.1.2.Запрашивать у должностных лиц предприятия, начальник
ков структурных подразделений информацию по
всем вопросам,
;
относящимся к его компетенции.
3.1.3. Готовить и представлять
начальнику службы ДОУ предлог
жения по совершенствованию
организации ее работы,
IV. Ответственность. Порядок оценки труда работника
4.1. Документовед несет
административную, дисциплинарную и
Материальную ответственность за:
4.1.1.Нарушение положений
нормативно-правовых актов, дру-
: гих документов и материалов по ДОУ (в часта касающейся).
4.1.2.Невыполнение служебных
указаний начальника службы ДОУ.
4.1.3.Несохранение государственной
и служебной тайны.
4.1.4. Неправомерное
использование предоставленных служеб
ных полномочий, а также использование их в личных целях.
4.2. Основным критерием
оценки труда документоведа является
полнота, своевременность и качество исполнения им должностных
обязанностей в соответствии с настоящей Инструкцией.
Оценку труда документоведа
уполномочен осуществлять начальник службы ДОУ. Полномочия начальника службы ДОУ
по применению мер поощрения и взыскания в отношении документоведа определены
соответствующей должностной инструкцией и Положением о материальном
стимулировании работников предприятия(инв. №№ ).
Должностная инструкция
инспектора по контролю за исполнением поручений (документов и резолюций)
I. Общие положения
1.1. Инспектор по контролю
за исполнению поручений (документов и резолюций) (далее — инспектор по КИД)
отвечает за полное своевременное и качественное осуществление контроля за
надлежавшим исполнением приказов, поручений и распоряжений руководителя
предприятия, связанных с подготовкой документов, а так же за сохранность
используемых в работе документов (свеленив содержащих государственную и
служебную тайну.
1.2. Квалификационные требования:
среднее профессиопальвное образование без предъявления требований к стажу
работ1Яили начальное профессиональное образование, специальна1Яподготовка по
установленной программе и стаж работы по профилю не менее 3 лет, в том числе на
данном предприятии не менее 1 года.
1.3. В практической
деятельности должен руководствоваться: |
1.3.1.Инструкцией по
документашюнному обеспечению управвлепия предприятием (инв. № ...).
1.3.2.Положением
о службе ДОУ предприятия (инв. № ...).
1.3.3.Правилами внутреннего
трудового распорядка
1.3.4.Правилами охраны труда и
техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной
зашить!!(инв. №№ ).
1.3.5. Настоящей должностной
инструкцией.1.4. Должен знать
1.4.1. Нормативно-правовые
акты, другие документы и матсриа-1 лы по организации контроля за исполнением
поручений, докумен тов и резолюций.
Формы и методы контроля исполнения поручений, документов и
резолюций.
1.4.2.Организационную структуру
предприятия.
1.4.3.Схему организационного
взаимодействия службы ДОУ со структурными подразделениями предприятия.
Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7
|