Управление эффективностью деятельности персонала на основе функционально-стоимостного анализа
Управление эффективностью деятельности персонала на основе функционально-стоимостного анализа
ФЕДЕРАЛЬНОЕ
АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ И НАУКЕ
Реферат
Управление эффективностью
деятельности персонала на основе функционально-стоимостного анализа
Волгоград 2007
План
Введение
1
Сущность
и принципы функционально-стоимостного анализа деятельности управленческого
персонала
2
Этапы
функционально-стоимостного анализа
2.1 Подготовительный этап
2.2 Информационный этап
2.3 Аналитический этап
2.4.Творческий этап
2.5 Исследовательский этап
2.6 Рекомендательный этап и этап внедрения
Заключение
Введение
Метод
функционально-стоимостного анализа (ФСА) занимает важное место в системе
прогрессивных инструментов совершенствования управления, содействующих
повышению эффективности трудовой деятельности и производства.
Так как одним
из принципов ФСА является функциональный подход, высокая универсальность которого
доказана многолетней практикой, то этот метод стали применять также в области
организации труда и систем управления.
Функциональный
подход имеет большое значение для понимания системы. Именно функции определяют
структуру, содержание системы управления, распределение прав, полномочий и
ответственности отдельных органов и должностных лиц.
Соотнесение
функций органа управления с управляемым объектом дает информацию о том,
насколько необходим этот орган. Соответствие функций системы управления
функциям производственной системы — необходимое условие эффективного построения
систем управления организацией, так как система управления существует не сама
по себе, не для себя, а для обеспечения эффективного функционирования
производственной системы.
Одни менеджеры
считают ФСА достаточно сложным для понимания и применения. Другие наоборот,
простым известным методом, но им не совсем понятна технология его применения.
Третья категория менеджеров вообще не видит возможности его практического
применения. Целью данной работы является раскрытие сущности
функционально-стоимостного анализа и его применение для совершенствования
деятельности управленческого персонала.
1 Сущность и принципы функционально-стоимостного анализа
деятельности управленческого персонала
Функционально-стоимостный
анализ - метод технико-экономического исследования функций управленческого
персонала организации, направленный на поиск резервов снижения затрат на
управление и достижение наилучших производственно-коммерческих результатов на
основе выбора эффективных способов управления.
ФСА
основывается на принципах:
·
функционально-стоимостного
подхода, который означает ис- следование функций управленческого персонала по
выработке, обоснованию, принятию и реализации управленческих решений для
достижения запланированного объема и состава товаров и услуг при минимальном
уровне затрат на управление и производство;
·
системного
подхода, означающего исследование объекта как системы, включающей в себя другие
составные элементы, без которых невозможно осуществление функций управления:
кадры управления, технические средства управления, организационная структура
управления, технология управления, информация, решения. Рассматриваются
внутренние связи между элементами объекта, которые находятся во взаимодействии,
а также внешние связи объекта, которые являются частью системы управления более
высокого уровня;
·
народнохозяйственного
подхода к оценке результатов управленческой деятельности и затрат на персонал
аппарата управления организации. Народнохозяйственный подход требует анализа и
оценки функций и их носителей на всех этапах жизнедеятельности системы
управления (создания, функционирования, развития). Этот подход проявляется в
постановке и решении проблем с общегосударственных позиций;
·
коллективного
творчества для поиска и выработки наиболее
эффективных вариантов совершенствования управления, который состоит в том, что
при проведении ФСА используется различное сочетание интуитивных, дедуктивных и
других способов мышления. При этом для решения задач привлекают широкий круг
специалистов разного профиля и разных уровней управления;
·
соответствия
степени значимости функций затратам и уровню качества их реализации, который
заключается в том, что определяются важность каждой функции системы управления
в сравнении с другими функциями, фактические затраты на их осуществление и
качество их выполнения. Затем происходит сопоставление значимости функций с
затратами на их реализацию и уровнем качества их осуществления. Этот прием
позволяет дать экономическую оценку существующей и
предлагаемой системе управления.
·
Основные
задачи ФСА:
·
достижение
наилучшего соотношения между эффективностью работы аппарата управления и
затратами на его содержание;
·
снижение
затрат на производство выпускаемой продукции и оказание услуг, повышение их
качества;
·
повышение
производительности труда управленческих работников и рабочих производственных
подразделений;
·
улучшение
использования производственных фондов, материальных, трудовых и финансовых
ресурсов;
·
сокращение
или ликвидация брака.
2 Этапы функционально-стоимостного анализа
ФСА включает
в себя следующие этапы: подготовительный, информационный, аналитический,
творческий, исследовательский, рекомендательный, внедренческий.
Рассмотрим их
подробнее.
2.1 Подготовительный этап
На подготовительном
этапе выбирается объект анализа, определяются конкретные задачи проведения ФСА
и составляется рабочий план.
Объектом
анализа может быть аппарат управления организации в целом или отдельное
функциональное подразделение, аппарат управления цехом, участком, отдельный
управленческий работник.
На этом этапе
проводится комплексное исследование состояния производства и управления
организации.
В результате
исследования выявляются узкие места в сфере производства. Наиболее
распространенные недостатки в сфере производства: высокая текучесть кадров,
недостаток квалифицированных работников, большие простои оборудования,
отсутствие отдельных комплектующих изделий и материалов, низкий уровень
специализации и ритмичности производства, неудовлетворительный уровень
технологии и производительности труда, производственной культуры рабочих,
высокая трудоемкость и себестоимость продукции, низкий уровень качества
изделий, большой удельный вес брака и т.д.
Наличие узких
мест в производственной системе, как правило, является следствием недостаточно
четкой работы (или просчетов) системы управления организации в целом, а также
цехов, участков, бригад. Поэтому анализ и выявление недостатков в производстве
позволяют находить узкие места в управлении им (например, низкий уровень
качества продукции может явиться следствием плохой работы
конструкторско-технологических подразделений).
Затем
выявляются недостатки в управлении тем или иным производственным подразделением
(цехом, участком, бригадой), в функционировании той или иной подсистемы
управления (линейного руководства, функциональной, целевой, обеспечения). В
свою очередь, в каждой подсистеме выявляются недостатки по отдельным элементам
(кадры, технические средства управления, информация и т.д.).
При
комплексном исследовании широко используется экспертный (устный или анкетный)
опрос руководителей, специалистов управления, рабочих. В результате
обследования выбирается объект для первоочередного проведения ФСА.
Перечень
конкретных задач проведения ФСА зависит от выбранного объекта анализа.
Важнейшие задачи, решаемые с помощью ФСА системы управления: снижение расходов
на управление, совершенствование управления организацией в целом и ее отдельным
подразделением, а также цехом, участком, бригадой; улучшение организационной
структуры аппарата управления, уточнение функций отдельных подразделений и
должностных лиц, повышение качества процессов выработки, обоснования, принятия
и реализации управленческих решений, совершенствование кадрового, технического,
информационного обеспечения системы управления.
ФСА
деятельности управленческого персонала будет рассмотрен на примере работы
отдела внешней кооперации и комплектации (ОВКиК) машиностроительного
предприятия.
Данный выбор
объясняется ОВКиК ролью в обеспечении предприятия материальными ресурсами
(удельный вес комплектующих изделий в себестоимости товарной продукции
составляет 65—70%) и наличием больших резервов в его работе.
Важнейшие
задачи анализа деятельности ОВКиК: совершенствование технологии управления
внешней кооперацией и комплектацией, совершенствование организационной
структуры ОВКиК, уточнение функций отдела и его работников, повышение качества
выполнения функций, рационализация взаимосвязей отдела с другими
подразделениями и внешними организациями, совершенствование кадрового, информационного,
технического обеспечения ОВКиК, снижение расходов на выполнение функций
управления.
2.2 Информационный этап
На данном
этапе проводится сбор, изучение и систематизация данных, характеризующих
систему управления, отдельные ее подсистемы или работников.
Источником
информации, является например такие документы, как планы и годовые отчеты
работы организации, положения о подразделениях аппарата управления, должностные
инструкции, стандарты, штатное расписание, схемы управления организацией и ее подразделениями,
данные бухгалтерской отчетности и т.д.
Изучение
данных включает:
1)
описание
состава и содержания выполняемых функций объекта анализа;
2)
уяснение
сущности объекта анализа и характера процессов выработки, обоснование, принятие
и реализация управленческих решений;
3)
характеристику
кадров управления, применяемых технических средств, информации, используемой объектом
в своей работе; организационной структуры и методов управления;
4)
изучение
внедряемых или планируемых мероприятий по совершенствованию управления;
5)
изучение
передового опыта в организациях-аналогах; подготовку информации для определения
затрат на выполнение управленческих функций на основе нормативной документации
и экспертного опроса, а также в результате изучения форм статистической
отчетности и штатного расписания;
6)
построение
функционально-целевой модели системы управления организацией или ее отдельной
частью, где приводится состав функциональных, целевых и обеспечивающих подсистем
и взаимосвязей между ними.
В нашем
случае источниками информации при анализе работы ОВКиК служат отчеты и справки
по комплекции, положение об отделе, должностные инструкции, организационная
структура ОВКиК, штатное расписание отдела, схемы документооборота, формы,
документы, данные, исходящие и поступающие в ОВКиК, данные бухгалтерской
отчетности, материалы анкетного и устного опроса всех работников отдела и
складского хозяйства.
2.3 Аналитический этап
На
аналитическом этапе осуществляются: формулировка, анализ и классификация
функций, их декомпозиция, определяются затраты на выполнение функций. Здесь
оценивается степень значимости функций, определяются степень и причины
несоответствия между значимостью функций и уровнем затрат на их реализацию,
качеством выполнения функций.
Функции
управления необходимо разделить на главные, основные и вспомогательные.
Главная
функция - это функция, для осуществления которой создано анализируемое
подразделение аппарата управления организации.
Для ОВКиК
главная функция - управлять внешней кооперацией и комплектацией.
Основные
функции необходимы для реализации главной функции организации, без них не может
быть осуществлена главная функция.
Вспомогательные,
функции способствуют осуществлению какой-либо из основных функций.
Выявление
основных функций и отделение их от вспомогательных имеет важное значение, так
как среди последних находятся излишние или не свойственные отделу функции —
важный источник излишних затрат и, следовательно, резерв снижения затрат на
выполнение совокупности управленческих функций.
Классификация
функций позволяет построить функционально-стоимостную диаграмму, которая
представляет собой графическое изображение функций системы управления или
отдельного подразделения (рис. 1).
Рис. 1
Функционально-стоимостная диаграмма деятельности отдела внешней кооперации и
комплектации
Диаграмма
строится по следующим правилам.
Все функции
ОВКиК заключаются на диаграмме между двумя вертикальными пунктирными линиями.
Левая граничная линия находится между анализируемой основной функцией и
функцией более высокого уровня (главной функцией отдела). Основные функции
располагаются на горизонтальной линии. Правая граничная линия находится между
анализируемой основной функцией управления и функцией более низкого уровня. Все
вспомогательные функции располагаются либо над, либо под основными функциями.
Это необходимые вспомогательные или излишние, несвойственные функции.
При помощи
тестов «Как?», «Зачем?», «Когда?» отсеиваются излишние и несвойственные функции.
Функции, не отвечающие ни на один из этих вопросов, должны быть изъяты из
диаграммы и состава функций отдела, так как относятся к категории излишних или
несвойственных. Все основные функции по направлению слева направо должны
отвечать на вопрос «Как?», а по направлению справа налево — на вопрос «Зачем?».
Все вспомогательные функции должны отвечать на вопрос «Когда?» (когда возможно
осуществление основной функции?). В случае необходимости количество тестов
можно увеличить.
Затем при
помощи специальной формы определяются затраты на осуществление функций ОВКиК.
В табл. 1
приведен расчет затрат на выполнение функции «Определять потребности в
комплектующих изделиях».
Таблица
1
Определение затрат на
осуществление функции ОВКиК
Затраты на
выполнение функции определяются следующим образом. При расчете затрат на
выполнение функций учитываются фонд заработной платы с начислениями на
социальное страхование и расходы на содержание и эксплуатацию вычислительной
техники. Это составляет 95% всех затрат на выполнение функций ОВКиК.
Суммарная
стоимость технических средств, используемых при выполнении анализируемой
функции, составляет (2000 + 35 000) = 37 000 руб. Пусть срок службы технических
средств при укрупненном расчете будет равен 10 годам. Тогда годовые
амортизационные отчисления составят (37 000 : 10) = 3700 руб.
Месячный фонд
рабочего времени одного работника равен в среднем 173,4 ч. Данные технические
средства используются при расчете потребности один раз в год в течение примерно
месяца (160 ч). Значит, доля амортизационных отчислений, приходящихся на
выполнение данной функции, составит (3700 : 12) = 308 руб.
Затраты труда
на выполнение функции в месяц составят (5500 + 3200) = 8700 руб. Но данная функция
выполняется в период, меньший месяца (160 ч), поэтому затраты составят (8700 х
160 : 173,4) = 8028 руб. Отчисления на социальное страхование равны (8028 х х
0,359) = 2882 руб. Затраты на выполнение функции составят (8028 + 2882 + 308) =
11218 руб.
Подобным
образом рассчитываются затраты на осуществление всех остальных функций ОВКиК.
Данные,
полученные в результате формулировки, классификации функций ОВКиК и определения
затрат на их осуществление, которые формируются на основе отчетной документации
и экспертного опроса специалистов и руководителей отдела, сведены в табл. 2.
Таблица
2
Формулировка и
классификация функций ОВКиК
№ п/п
|
Наименование
функции (глагол + существительное)
|
Дополнение
к наименованию функции
|
Вид
функ-
ции
(основная или вспомога-
тельная)
|
Затраты
на осуществле-
ние
функций в течение года, руб.
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
1
|
определять
|
потребности
|
в
комплектующих изделиях
|
О
|
11 218
|
2
|
составлять
|
заявки
|
на
комплектующие изделия
|
О
|
600
|
3
|
подавать
|
заявки
|
на
комплектующие изделия
|
О
|
400
|
4
|
получать
|
средства
|
на
комплектующие изделия
|
О
|
600
|
5
|
заключать
|
договора
|
на
поставку
|
О
|
1 500
|
6
|
составлять
|
спецификации
|
на
комплектующие изделия
|
О
|
3340
|
7
|
акцептовать
|
счета
|
на
комплектующие изделия
|
О
|
15 000
|
8
|
руководить
|
работой
|
складов
|
О
|
22 300
|
9
|
разрабатывать
|
лимиты
|
на
комплектующие изделия
|
О
|
5 200
|
10
|
снабжать
|
цеха
|
комплектующими
изделиями
|
О
|
13 000
|
11
|
разрабатывать
|
нормы
|
на
комплектующие изделия
|
В
|
5 000
|
12
|
защищать
|
заявки
|
на
комплектующие изделия
|
В
|
3 000
|
13
|
изыскивать
|
источники
|
на
дополнительную поставку
|
В
|
700
|
14
|
рассчитывать
|
штрафы
|
за
несвоевременную поставку договоров
|
В
|
1630
|
15
|
контролировать
|
выполнение
|
договоров
|
В
|
20 000
|
16
|
предъявлять
|
претензии
|
поставщикам
|
В
|
1 000
|
17
|
составлять
|
протоколы
|
разногласий
|
В
|
2 770
|
18
|
проверять
|
цены
|
на
комплектующие изделия
|
В
|
800
|
19
|
регистрировать
|
поступление
|
комплектующих
изделий
|
В
|
13420
|
20
|
контролировать
|
приемку
|
комплектующих
изделий
|
В
|
2 700
|
21
|
контролировать
|
хранение
|
комплектующих
изделий
|
В
|
4680
|
22
|
реализовывать
|
излишки
|
комплектующих
изделий
|
В
|
5 340
|
23
|
рассчитывать
|
остатки
|
комплектующих
изделий
|
В
|
1 000
|
24
|
вести
|
учет
|
комплектующих
изделий
|
В
|
5 000
|
25
|
контролировать
|
использование
|
комплектующих
изделий
|
В
|
5 000
|
26
|
вести
|
отчетность
|
о
работе ОВКиК
|
В
|
5 000
|
Страницы: 1, 2
|