Ведение делопроизводства в организации, учреждении
Ведение делопроизводства в организации, учреждении
Ведение делопроизводства в организации, учреждении.
Кирсанова М.В.
1. Организация документооборота (общие положения).
1.
Документооборот — это движение документов в организации с момента их получения
или создания до завершения исполнения или отправки. Правильная организация
документооборота способствует оперативному прохождению документов в аппарате
управления, равномерной загрузке подразделений и должностных лиц, оказывает
большое положительное влияние на управленческий процесс в целом.
2.
Документооборот в учреждении осуществляется в виде потоков документов,
циркулирующих между пунктами обработки информации (руководителями учреждения и
структурных подразделений, специалистами и квалифицированными служащими) и
пунктами технической обработки собственно документов (машинописным бюро,
копировально-множительной службой и т.д.).
По
отношению к аппарату управления различают поступающие, отправляемые и
внутренние документы. В учреждении поступающие документы, в свою очередь,
делятся на направляемые руководителям, в структурные подразделения и отдельным
исполнителям. Кроме того, в подразделениях создаются документы, часть из
которых отправляется за пределы учреждения, — отправляемые документы, а другая
циркулирует внутри учреждения — внутренняя документация.
3.
При проектировании и рационализации документооборота руководствуются
положениями, выработанными практикой делопроизводства и совершенствования
организации управленческого труда.
При
движении документов следует руководствоваться принципом однократного пребывания
документа в одном структурном подразделении или у одного исполнителя.
Различные
операции по обработке документа следует выполнять параллельно, чтобы сократить
время его пребывания в сфере делопроизводства и повысить оперативность
исполнения. Например, копирование документа, в исполнении которого должны
принимать участие несколько лиц, и одновременная передача копий всем
исполнителям.
Копии
с документа снимают после рассмотрения его руководителем и нанесения резолюции.
Количество копий соответствует количеству исполнителей; подлинник передается
ответственному исполнителю (как правило, фамилия его стоит в резолюции первой).
Учетно-информационные данные о ходе исполнения документа могут передаваться по
телефону или другим путем, но без возвратного движения документа.
4.
Схемы движения всех документов в организации разрабатываются руководителем
службы делопроизводства (общего отдела, канцелярии, секретариата и т.д.) для
различных категорий документов: поступающих в организацию, отправляемых из
организации и внутренних документов (приказы по основной деятельности, по
личному составу, протоколы, акты, письменные и устные обращения граждан и
т.д.). Движение документов в организации, учреждении, где есть служба
документационного обеспечения управления, например канцелярия, показано на
схеме 3.1.
Схема
3.1. Движение документов в учреждении
----------
- поступающие документы,
-
- - - - - - - документы, отправляемые из организации,
*
* * * * * - внутренние документы.
2. Регистрация и учет поступающих в организацию
документов.
Все
поступающие в организацию документы независимо от способа поступления (почта,
телеграф, фельдсвязь, спецсвязь, факс, спринтсвязь и т.д.) передаются
конкретному должностному лицу службы делопроизводства.
При
поступлении документа по почте до вскрытия конверта проверяют правильность их
доставки по адресу, целостность конвертов, упаковки, а также документов и
вложений. Неправильно адресованные или поврежденные документы возвращаются
отправителям. Конверты с корреспонденцией, поступившей в адрес конкретного
работника с пометкой «лично», передаются работнику без вскрытия. Если в
конверте служебный документ, то адресат после прочтения возвращает его в
канцелярию для регистрации. В отдельных случаях (на документе нет даты, адреса
отправителя) вместе с документом необходимо сохранять конверты. Конверты с
обращениями граждан сохраняются всегда.
Прежде
чем зарегистрировать документ, необходимо его предварительно рассмотреть.
Предварительное рассмотрение документов работником службы делопроизводства
существенно повышает эффективность управленческого процесса в целом. Главная
цель предварительного рассмотрения документа — установить подразделение или
должностное лицо, которому необходимо направить документ на рассмотрение. Надо
всегда иметь в виду, что нет необходимости все документы передавать
руководителю учреждения. Во многих учреждениях руководители получают 80-90%
всех поступающих документов, а затем переадресовывают их своим заместителям.
При этом решение принимается по 2-3% документов. Последующие резолюции ничего
нового исполнителю не дают. На подпись также передаются 90-95% отправляемых
документов. Такой порядок снижает обоснованность решений и их оперативность
(время ожидания рассмотрения в 2-3 раза превышает время работы над документом),
инициативу и ответственность исполнителей.
При
предварительном рассмотрении документа необходимо учитывать важность его
содержания, сложность и новизну поставленных вопросов, авторство, вид
документа.
Исходя
из оценки документа и в соответствии с функциями структурных подразделений производится
распределение поступающих документов. Документы, адресованные конкретным
должностным лицам, как правило, после регистрации передаются им. Допускается
при отсутствии руководителя передавать документ для исполнения должностному
лицу с последующей информацией руководителя.
Предварительное
рассмотрение документов осуществляют секретари-референты, заведующие
канцелярией, секретариатами, общими отделами, помощники руководителя и т.д.
После предварительного рассмотрения документы направляются на регистрацию или
регистрируются этим же должностным лицом.
На
всех регистрируемых документах в правом нижнем углу первой его страницы
проставляется регистрационный штамп: