Ведение распорядительной документации

Ведение распорядительной документации

Оглавление

Введение

1. Распорядительные документы. Общие положения

2. Общие требования к документационному обеспечению

Западно-Сибирского управления

3. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов в Западно-Сибирском управлении Ростехнадзора

Заключение

Список литературы

Приложения

Введение

Независимо от организационно-правовой формы юридического лица, характера и направления деятельности организации, её структуры и численности, руководитель любой организации наделяется правом осуществлять распорядительную деятельность и, соответственно, издавать распорядительные документы.

Основным назначением издания оранизационно-распорядительных документов является решение задач регулирования и координации деятельности всей организации в целом и каждого её подразделения в отдельности. Это позволяет органам управления организации обеспечивать максимальный эффект деятельности организации, вне зависимости от того, какие цели преследует организация в своей деятельности.

Поэтому соответствующее составление и оформление распорядительной документации - одна из наиболее важных сторон деятельности любой организации, службы.

Федеральная служба по экологическому, технологическому и атомному надзору (далее – Ростехнадзор) является федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по контролю и надзору в сфере безопасного ведения работ, связанных с пользованием недрами, промышленной безопасности, безопасности при использовании атомной энергии (за исключением деятельности по разработке, изготовлению, испытанию, эксплуатации и утилизации ядерного оружия и ядерных энергетических установок военного назначения), безопасности электрических и тепловых установок и сетей (кроме бытовых установок и сетей), безопасности гидротехнических сооружений (за исключением судоходных гидротехнических сооружений, а также гидротехнических сооружений, полномочия по осуществлению надзора за которыми переданы органам местного самоуправления), безопасности производства, хранения и применения взрывчатых материалов промышленного назначения, а также специальные функции в области государственной безопасности в указанной сфере, в сфере охраны окружающей среды в части, касающейся ограничения негативного техногенного воздействия, а также функции по организации и проведению государственной экологической экспертизы федерального уровня.

Ростехнадзор осуществляет свою деятельность непосредственно и через свои территориальные органы во взаимодействии с другими федеральными органами исполнительной власти, органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации, органами местного самоуправления, общественными объединениями и иными организациями[1].

Территориальный орган Федеральной службы по экологическому, технологическому и атомному надзору - Западно-Сибирское управление Федеральной службы по экологическому, технологическому и атомному надзору (далее – Западно-Сибирское управление Ростехнадзора), сокращенное наименование - Западно-Сибирское управление Ростехнадзора является территориальным органом межрегионального уровня, осуществляющим функции Ростехнадзора в установленной сфере деятельности на территории Новосибирской, Омской и Томской областей[2].

В связи с тем, что моя трудовая деятельность связана с исполнением государственных функций, возложенных на Западно-Сибирское управление Ростехнадзора, мне интересно проследить организацию подготовки распорядительной документации.

Именно поэтому, актуальность данной темы в том, что распорядительные документы являются наиболее важными документами и требуют особой тщательности и аккуратности при оформлении, ведении и обеспечении сохранности на протяжении длительного срока. Вследствие этого, навыки по составлению и оформлению распорядительных документов, организация работы с ними необходимы для каждого, имеющего дело с документами.

Цель данной работы: провести исследования деятельности Западно-Сибирского управления Ростехнадзора в части подготовки распорядительной документации.

Для достижения поставленной цели необходимо рассмотреть следующие задачи (положения):

-          понятие о распорядительных документах, общие положения;

-          общие требования к документационному обеспечению Западно-Сибирского управления Ростехнадзора;

-          особенности подготовки и оформления отдельных видов документов в Западно-Сибирском управлении Ростехнадзора (постановление, приказ, распоряжение).

1.                Распорядительные документы. Общие положения

Распорядительные документы содержат решения, направленные в системе управления сверху вниз, т.е. от вышестоящего к подведомственному, от руководителя организации к его подчиненным.

Основанием для издания распорядительного документа может быть исполнение принятых законодательных, нормативных правовых актов и иных решений вышестоящих органов[3].

Можно выделить следующие стадии подготовки и издания распорядительного документа:

-подготовка текста проекта распорядительного документа;

-оформление и согласование проекта;

-удостоверение (подписания) документа;

-его регистрация;

-направление распорядительных документовна исполнение соответствующим должностным лицам;

-исполнение документов;

-контроль за их исполнением;

-помещение исполнительных документов в дело[4].

При единоличном принятии управленческих решений издаются приказы, выписки из приказов, распоряжения.

При коллегиальном принятии решений издаются протоколы, выписки из протоколов.

Все распорядительные документы издаются на общем бланке документа и ли бланка вида документа (при его наличии)[5].

Подготовка проекта распорядительного документа может быть поручена одному или нескольким структурным подразделениям. При разработке проектов сложных и больших распорядительных документов могут создаваться рабочие группы[6].

Текст распорядительного документа, как правило, состоит из констатирующей и распорядительной части.

Констатирующая часть текста является введением в существо рассматриваемого вопроса. В ней перечисляются факты, события, даются оценки.

Основную нагрузку несёт распорядительная часть текста документа, которая излагается в повелительной форме. Она делится на пункты. В каждом пункте указываются исполнитель и срок исполнения. В предпоследнем пункте указывается (при необходимости) документ, утративший силу и подлежащий изменению в связи с изданием данного документа. Последним пунктом в приказах, решениях, распоряжениях указывается лицо, на которое возлагается общий контроль за исполнением документа.

Если нет указания на дату вступления его в силу в тексте самого распорядительного документа, он вступает в силу с момента подписания или доведения до сведения[7].

2.       Общие требования к документационному обеспечению Западно-Сибирского управления Рсотехнадзора

Общие требования к документационному обеспечению управления, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами, в том числе с распорядительными, в Западно-Сибирском управлении Ростехнадзора изложены в Инструкции по делопроизводству в Западно-Сибирском управлении Федеральной службы по экологическому, технологическому и атомному надзору, утвержденной приказом Западно-Сибирского управления Ростехнадзора от 21.05.2009 г. № 255-пр (далее – Инструкция).

Инструкция разработана на основе Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 8 ноября 2005 г. № 536, зарегистрированным Министерством юстиции Российской Федерации 27 января 2006 г. № 7418, а также в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 19 января 2005 г. № 30 «О Типовом регламенте взаимодействия федеральных органов исполнительной власти» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, № 4, ст. 305), Типовым регламентом внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 28 июля 2005 г. № 452 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, № 31, ст. 3233), Инструкции по делопроизводству в центральном аппарате Федеральной службы по экологическому, технологическому и атомному надзору, утвержденной приказом Ростехнадзора от 23 октября 2006 г. № 928.

Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения (приложение 1).

3. Особенности подготовки и оформления отдельных видов

документов в Западно-Сибирском управлении Ростехнадзора

Постановление, приказ, распоряжение

Приказами и распоряжениями оформляются решения нормативного характера, а также по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам работы Западно-Сибирского управления Ростехнадзора.

Проекты приказов (распоряжений) готовят и вносят отделы на основании поручений руководителя Западно-Сибирского управления Ростехнадзора, его заместителей либо в инициативном порядке.

Проекты приказов по кадровым вопросам готовит отдел кадров, спецработы и правового обеспечения на основании соответствующих представлений.

Обеспечение качественной подготовки проектов приказов (распоряжений) и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на руководителей отделов, которые готовят и вносят проект.

Контроль за правильностью оформления проектов постановлений, приказов (распоряжений) осуществляет отдел документооборота и правового обеспечения.

В случаях, определяемых руководителем Западно-Сибирского управления Ростехнадзора, или его заместителем, организующим и контролирующим деятельность отдела, разработавшего соответствующий проект, этот проект сопровождается пояснительной запиской, которая должна содержать краткое изложение существа подготовленного документа, обоснование необходимости его принятия (издания) и правовые основания для этого, а также сведения о согласовании данного документа.

Проекты приказов (распоряжений) и приложения к ним визируются исполнителем и руководителем отдела, внесшим проект, руководителями отделов, которым в проекте предусматриваются задания и поручения, начальником административно-кадрового отдела и спецработы а также специалистами по правовому обеспечению. Возражения по проекту приказа (распоряжения), возникающие при согласовании, излагаются в справке, которая прилагается к проекту.

Если в процессе согласования в проект приказа вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит перепечатке и повторному согласованию.

Проекты приказов (распоряжений), представляемые руководителю на подпись, визируются заместителями руководителя в соответствии с распределением обязанностей.

Проекты приказов (распоряжений) печатаются на стандартных бланках установленной формы и докладываются для подписи при необходимости со справкой, которая должна содержать краткое изложение сути приказа, обоснование его необходимости, а также сведения о том, на основании чего подготовлен проект и с кем согласован.

Оформление проекта постановления, приказа, распоряжения в точном соответствии с установленными требованиями является обязанностью непосредственного исполнителя этого проекта.

Ответственность за своевременную и качественную подготовку проектов постановлений, приказов и распоряжений, их согласование с заинтересованными сторонами несут руководители отделов, на которых возложены подготовка и представление проектов этих документов.

Оборотная сторона последнего листа проекта постановления, приказа, распоряжения Западно-Сибирского управления Ростехнадзора должна быть оформлена в соответствии с приложением № 2.

Проекты постановлений, приказов и распоряжений визируют и согласовывают нижеуказанные должностные лица в следующей последовательности.

Визирование:

исполнитель;

начальник административно-кадрового отдела и спецработы;

начальник отдела, подготовившего соответствующий проект (проект вносит);

должностное лицо, осуществляющее правовое обеспечение деятельности Западно-Сибирского управления Ростехнадзора.

Согласование:

начальники отделов, которым в соответствующем проекте предусматриваются задания и поручения;

начальники отделов, в части содержащихся в соответствующем проекте вопросов, относящихся к их компетенции;

начальник отдела кадров, спецработы и правового обеспечения;

заместитель руководителя Западно-Сибирского управления Ростехнадзора, координирующий и контролирующий деятельность отдела, подготовившего соответствующий проект.

Примечание - При временном отсутствии (отпуск, болезнь, командировка) руководителя, начальника из числа указанных в настоящем пункте визирование проекта постановления, приказа, распоряжения вправе осуществлять лицо, исполняющее его обязанности.

Согласование проекта при числе участвующих в нём лиц более трех может быть оформлено в листе согласования (приложение № 3-5).

В случае, если проект надлежит согласовать с территориально удаленными должностными лицами или при необходимости выполнения поручения в сжатые сроки допускается сбор согласующих подписей на листах согласования, предусмотренных для каждого должностного лица (приложение № 4).В этом случае на обороте последнего листа проекта реквизит «Проект согласован:» оформляется следующим образом: «Проект согласован. Листы согласования прилагаются: указываются фамилии и инициалы должностных лиц, согласовавших проект».

Если при представлении проекта постановления, приказа, распоряжения на визирование тому или иному руководителю, начальнику у него возникает возражение против содержания данного проекта, несогласие с его отдельными положениями, а также по приложениям к нему, то проект документа обязательно должен быть завизирован со ссылкой на наличие возражений (замечаний). Это возражение (несогласие) с соответствующим обоснованием должно быть изложено в справке о разногласиях в табличной форме, прилагаемой к данному проекту (приложение № 6 ).

Приложения к постановлениям, приказам, распоряжениям визируются (на обороте последнего листа указанного проекта документа) должностным лицом, внесшим проект документа, который несет ответственность за точность указанных в приложении данных.

Визы проставляются на уровне не ниже 2 см от нижнего края листа. Возражения по проекту документа излагаются в отдельной справке, которая прилагается к проекту.

Если в процессе согласования в проект документа вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит повторному визированию. Повторное визирование не требуется, если при доработке в проект документа внесены уточнения редакционного характера, не изменившие его содержания.

Основные организационные принципы деятельности Коллегии Западно-Сибирского управления Ростехнадзора и порядок документирования результатов ее заседаний определены Положением о Коллегии Западно-Сибирского управления Ростехнадзора и Регламентом Коллегии Западно-Сибирского управления Ростехнадзора.

Если по результатам рассмотрения представленного на визирование проекта постановления, приказа, распоряжения усматривается необходимость внесения в него принципиального изменения, то этот проект должен быть перепечатан и повторно представлен на визирование.

При выявлении в проекте постановления, приказа, распоряжения (на этапе его рассмотрения на предмет возможности визирования) редакционных и иных ошибок, не влияющих на существо проекта, он подлежит перепечатке с целью устранения этих ошибок, при этом представлять его на повторное визирование не требуется.

Проекты постановлений, приказов, распоряжений представляются на подпись только после завершения процесса их визирования лицами. Вместе с соответствующим проектом в необходимых случаях представляется пояснительная записка.

После подписания подлинник постановления, приказа, распоряжения незамедлительно передается в административно-кадровый отдел и спецработы для регистрации и размножения. Вместе с подлинником в указанный отдел передается указатель рассылки документов (далее - указатель рассылки), а также текст подлинника с приложениями (если таковые имеются) в электронной форме на дискете 3, 5 дюйма с наименованием файла в установленном порядке для внесения в базу данных САДД.

Датой постановления, приказа, распоряжения Западно-Сибирского управления Ростехнадзора является дата его подписания.

Постановления, приказы, распоряжения нумеруются по каждой группе документов отдельно порядковой нумерацией в пределах календарного года.

Подписанные вышеперечисленные документы (кроме приказов по личному составу), направляются в административно-кадровый отдел и спецработы.

Приказы по личному составу регистрируются отделом кадров, спецработы и правового обеспечения.

Подлинники организационно-распорядительных документов хранятся в течение одного года по месту их регистрации, а затем передаются на архивное хранение.

Размноженные экземпляры постановлений, приказов, распоряжений заверяются (при необходимости) печатью и направляются адресатам согласно указателям рассылки.

В указателях рассылки во всех случаях предусматривается направление по одному размноженному экземпляру вышеуказанных документов руководителю Западно-Сибирского управления Ростехнадзора, его заместителям и отделу, разработавшему соответствующий документ.

Замена разосланного документа (в случае обнаружения в нем опечаток или по другим причинам) производится по распоряжению руководителя Западно-Сибирского управления Ростехнадзора или его заместителя, подписавшего документ.

Проект приказа (распоряжения) во исполнение постановления, приказа, распоряжения Федеральной службы по экологическому, технологическому и атомному надзору должен быть подготовлен в течение 10 дней, если не установлен другой срок.

Приказ (распоряжение) имеет следующие реквизиты:

Герб Российской Федерации.

Наименование территориального органа федерального органа исполнительной власти.

Наименование вида документа – приказ.

Дата и номер приказа. Дата оформляется словесно-цифровым способом, номер состоит из знака «№» и порядкового номера приказа.

Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста приказа. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок печатается полужирным шрифтом через 1 межстрочный интервал.

Например:

О проведении мероприятия по контролю

Заголовок к документам, оформленным на бланках с продольным расположением реквизитов, выравнивается по центру. Распоряжения, как правило, заголовка не имеют.

Текст (постановления, приказа, распоряжения) отделяется от заголовка 2-3 межстрочными интервалами и печатается шрифтом размером № 14 через 1,5 интервала от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Страницы: 1, 2