Вычислительная техника в управлении на примере управления международных связей ВГУЭС

Дисковод для гибких дисков. Существуют два стандарта: 5.25” и 3.5”. На сегодняшний день большинство компьютеров поставляется с дисководом 3.5”, однако при наличии большого парка дискет 5.25”, можно установить второй дисковод в системный блок

Жёсткий диск (фиксированный диск, винчестер). На сегодняшний день наиболее распространены диски объёмом от 1 до 4 ГБ. Для большинства приложений вполне достаточно объёма 0,8-1 ГБ, однако для работы с полноцветными графическими изображениями или вёрсткой, то необходим диск в 1.5- 2 ГБ или даже больше. Следует придать значение не только емкости диска, но и его временным характеристикам. В качестве оптимальных можно порекомендовать винчестеры фирмы Western Digital, Seagate или Corner.

Оперативная память (RAM, ОЗУ). Здесь закон простой: чем больше, тем лучше. В настоящее время трудно найти конфигурацию с объёмом памяти менее 4 МБ. Для нормальной работы большинства программных продуктов желательно иметь хотя бы 8 МБ памяти. Однако следует заметить, что при увеличении ОЗУ более чем 32 МБ быстродействие ПК увеличивается менее значительно, и такая конфигурация необходима художникам и мультипликаторам.

Клавиатура. Стандартной в России является 101 - клавишная клавиатуры с английскими и русскими символами.

Мышь. Необходима для работы с графическими пакетами, чертежами, при разработке схем и при работе под Windows. Следует отметить, что некоторое игровое и программное обеспечение требует наличие мыши. Основной характеристикой мыши является разрешающая способность, измеряемая в точках на дюйм (dpi). Нормальной считается мышь, обеспечивающая разрешение 300-400 dpi. Неплохо иметь также специальный коврик под мышь, что обеспечивает её сохранность и долговечность.

Монитор. Выбор этой части ПК следует уделить особое внимание, поскольку от качества монитора зависит сохранность зрения персонала, работающего на компьютере, и общая утомляемость при работе. Мониторы имеют стандартный размер диагонали в 14,15,17,19,20 и 21 дюйм. Необходимый размер диагонали монитора выбирается исходя из разрешения, при котором должна вестись работа. Так, для большинства приложений вполне достаточно иметь 14 дюймовый монитор, который обеспечивает нормальную работу при разрешениях до 800 на 600 точек, однако в последнее время все большее распространение находят мониторы с диагональю 15”.

Звуковая карта. С одной стороны, звуковая карта не является необходимым элементом компьютера, но, с другой стороны, полезно при обучении и написании музыки, изучении языков. Простейшей картой является Adlib, который позволяет воспроизводить только музыку без оцифрованной речи, наиболее же распространены карты SoundBlaster различных модификаций.

CD-ROM. С одной стороны, также не являются необходимой для функционирования компьютера частью, но становится всё более и более популярными в связи с тенденцией поставлять профессиональное, обучающее и игровое программное обеспечение на компакт-дисках.

Принтеры. Одно из наиболее часто используемых периферийных устройств и, несомненно, одно из самых необходимых. В настоящее время распространены три вида принтеров: матричные, лазерные и струйные.

1.5 Интернет и бизнес

1.5.1 Происхождение Интернет

История создания Интернет началась в эпоху "холодной войны", когда после размещения советских ядерных ракет на Кубе состояние обороны США перестало внушать спокойствие, и одной из неотложных задач в сложившейся обстановке была разработка надежной системы связи для передачи больших объемов данных, необходимых для осуществления стратегического анализа и планирования.

Необходима была надежная телекоммуникационная сеть, которая продолжала бы нормально функционировать даже при физическом уничтожении значительной части линий связи. Именно тогда Агентство Перспективного Планирования Министерства Обороны США (DARPA) выступило с инициативой создания "средств взаимосвязи пакетных сетей обработки данных".

Результатом этих усилий в 1970 году стала первая в США компьютерная сеть с пакетной коммутацией, названная в честь породившей ее организации ARPANet и связавшая два университета штата Калифорния в Лос-Анджелесе и Санта-Барбара со Стэндфордским Университетом и Университетом штата Юта в Солт Лейк Сити. К 1972 году количество узлов выросло на порядок. Сорок компьютерных центров могли теперь обмениваться между собой электронной почтой, осуществлять сеансы работы с удаленными на несколько сотен и тысячи километров машинами и передавать файлы с данными.

В 1983 году часть ARPANET, обслуживающая военные организации, выделилась в отдельную сеть, Milnet, которая вскоре исчезла из поля зрения. Оставшаяся же часть ARPANET была постепенно замещена NSFnet и в 1990 году этот процесс был полностью завершен.

В 1990 году Federal Networking Council (Федеральный Совет по Информационным Сетям) отменил требование, заключавшееся в том что для подсоединения к Интернет была необходима рекомендация какого-либо государственного органа США. Это решение послужило началом "эпохи коммерциализации Интернет", поскольку теперь любая организация могла получить доступ к Интернет без каких либо серьезных оговорок или обоснований. Согласно Internet Society на сегодняшний день в мире существует только один регион, не имеющий доступа к Интернет - Центральная и Северная Африка. В остальные странах и регионах, включая Антарктиду, Интернет доступна либо непосредственно либо через другие сети.

1.5.2 Использование Интернета в бизнесе

Когда-нибудь компьютерная сеть будет таким же обычным делом как копировальный аппарат, факс, телефон и сам компьютер. Заниматься бизнесом, не используя сеть будет выглядеть странным.

Сегодня Интернет охватывает порядка 3,5 миллиона соединенных между собой компьютеров, расположенных не только в университетских и научных и военных центрах, как планировалось изначально, но также включает в себя серверы таких известных фирм как General Electric, McDonnel Douglas, Huges, Lokheed и многих других.

Бизнесмены идут в Интернет быстрее, чем какая-либо другая группа пользователей. Все они находят, что Интернет может реально послужить им в проведении маркетинговых исследований, поддержке поставщиков и клиентов, обмене коммерческой информацией и создании совместных предприятий. С помощью Интернет фирмы также могут разрабатывать новую продукцию, принимать заказы, получать необходимую корреспонденцию и официальные документы, вести специализированный информационный поиск в соответствующих учреждениях, например, например, таких как DIALOG Information Services Inc., Data Star, Dun & Bradstreet, Lexis-Nexis и даже непосредственно сбывать свою продукцию.

Каковы же конкретные возможные пути использования Интернет в сфере бизнеса? Большие компании, такие как General Electric Co. или Addison-Wesley Publishing Co. широко используют Интернет для глобальной связи при осуществлении широкомасштабных проектов, требующих объединения усилий нескольких подразделений и филиалов, а также предоставляемые сетью уникальные возможности информационного доступа.

1.5.3 Электронная почта

При наиболее низкой плате за сервис, состоящей, как правило, из ежемесячной платы за арендованный канал или за доступ через коммутируемую телефонную сеть, бизнесмены получают доступ к коммерческим и некоммерческим сетевым услугам в США и других странах. Электронная почта - наиболее популярный вид услуг в Интернет. В то время как в некоторых сетях требуется несколько часов или даже дней на доставку сообщения по e-mail, в Интернет на это уходит не более нескольких минут. Межсетевые протоколы почты обрабатывают загрузку очередей и управление потоком сообщений автоматически.

Передача изображений по каналам e-mail стала также возможной при обмене корреспонденцией благодаря разработке Многоцелевого Межсетевого Расширенного Почтового Протокола, Multipurpose Internet Mail Extensions (MIME). Протокол MIME позволяет включать в почтовое сообщение факсимиле, звук, видео, шрифты, а также символьные наборы для иностранных языков. При этом адресат не нуждается в специальном программном обеспечении, чтобы получить такое сообщение, а для того, чтобы иметь возможность его прочитать, Интернет предоставляет широкий выбор бесплатных утилит.

1.5.4 Рассылочные списки (mailing lists), newsgroups

Интернет не ограничивает бизнесменов одной лишь персональной перепиской. Рассылочные списки дают возможность пользователю послать одно письмо в адрес группового псевдонима. Программное обеспечение в этом случае автоматически посылает копию этого письма каждому адресату в этом списке, экономя тем самым время на персональную рассылку. Коммерческие организации используют такие списки, например, для того, чтобы сообщать о новых изделиях своим интерактивным клиентам. Так как Интернет также поддерживает систему newsgroups (групповые новости) в среде телеконференций USENET, их члены могут получать сообщения и статьи согласно определенному профилю их группы.

С рассылочными списками и newsgroups, не только клиенты имеют выбор получения глобальной информации проблемного или коммерческого характера, но и сами фирмы могут также поддерживать свои собственные рассылочные списки в сочетании с newsgroups. Таким образом, они могут находиться в состоянии постоянного контакта с клиентами, регистрировать их обращения и проводить опросы.

Например, некоторые крупные издания, типа Houston Chronicle, The Village Voice, the New York Times and The Economist, проводят опросы своих читателей, используя данный вид сервиса Интернет. Компании могут также получать информацию от экспертов, адреса которых внесены в специальный географический информационный рассылочный список.

Предприниматели могут присоединяться к рассылочным спискам, с тем, чтобы быть постоянно в курсе обсуждаемых вопросов, относящихся к их сфере деятельности. Например, имеются списки, связанные с темами передачи технологии, исследования японской деловой практики, нефтегазовой промышленности, которая включает ежедневную регистрацию цен на нефть, что весьма актуально для финансовых компаний при принятии инвестиционных решений. Технология newsgroups еще более эффективна, чем рассылочные списки и может поддерживать большее количество участников. В то время как копия сообщения посылается каждому абоненту списка, сообщения для newsgroups посылаются каждой машине, которая подпишется к newsgroups. Таким образом, большее количество людей в newsgroups может читать ту же самую копию статьи или сообщения. В настоящее время сеть USENET имеет больше чем 2,000 newsgroups и более двух миллионов пользователей. Имеются newsgroups, ориентированные на операционные системы, объектом интереса других групп является прикладное программное обеспечение и т.п.

Поскольку Интернет присоединена к глобальной Матрице сетей, которая включает, среди прочих, CompuServe, MCI и Bitnet, предприниматели, имеют возможность доступа через e-mail более чем к 20 миллионам абонентов.

За определенную плату, службы типа ClariNet дают возможность пользователям находить и выбирать то, что их интересует среди традиционных телеграфных новостей, спортивных репортажей, аналитических обзоров, синдицированных информационных столбцов, деловых новостей, информационных бюллетеней и пр. В сущности, абонент ClariNet получает полностью приспособленную к его запросам газету.

1.5.5 Удаленный доступ

Электронная почта, объединенная с быстрыми интерактивными протоколами типа TELNET и протокола передачи файлов (FTP) позволяет предпринимателям продуктивно взаимодействовать через среду Интернет. FTP и TELNET предоставляют клиентам со своих машин разделенный доступ к ресурсам соответствующей удаленной машины в интерактивном режиме (on-line). FTP дает возможность пользователям соединиться с другими компьютерами и осуществить поиск в их каталогах публичного доступа, копирование заинтересовавшей их информации и размещения собственной корреспонденции. TELNET-протокол соединяет пользователей с удаленной машиной и предоставляет им разделенный доступ к ее программным ресурсам.

Посредством FTP и e-mail Интернет позволяет находящимся на значительном расстоянии бизнесменам, ученым, государственным и корпоративным служащим обмениваться проектами документов и комментариями и тем самым способствует быстрому принятию окончательных решений.

1.5.6 Основные клиенты

Это, конечно, прежде всего, крупные промышленные предприятия, включая разработчиков высоких технологий, фирмы - производители компьютеров и оргтехники, нефтяные компании, фармацевтические компании, предприятия здравоохранения, финансовые учреждения и банки. Рост объема передаваемой некоторыми из этих компаний информации превышает 100% в квартал. По данным National Science Foundation (NSF, США) такие фирмы как Xerox, Bell, LSI Logic имеют от четырех до шести с лишним тысяч компьютеров с постоянным выходом в Интернет.

Сказанное выше вовсе не означает, что только индустриальные гиганты могут использовать Интернет. Множество малых предприятий и частных предпринимателей пользуются услугами Интернет через недорогих посредников. В России таковыми посредниками, прежде всего, являются узлы Демос Плюс и уже упоминавшийся узел РЕЛКОМ, а в США имеется целый ряд посредников, например, Delphi или America Online.

Во второй половине 1993 года около ста ведущих журналов начали помещать в Интернет свои оглавления и наиболее существенные статьи и обзоры, а такой журнал как Bites and Bytes Online ежедневно публикует свою полную электронную версию в Интернет.

Само слово Интернет за последние два года стало символом. Более 54 торговых марок, содержащих слово Интернет, зарегистрировано в Службе Патентов и Торговых Марок США. К примеру, это торговые марки систем электронной обработки данных для финансовых служб, центров обучения и консультаций и компьютерных коммуникаций.

Крупнейшие финансовые институты, такие как J.P.Morgan & Co., Lehman Brothers, Pane Webber, а также Federal Reserve Board (США) используют Интернет. По данным упоминавшегося уже NSF, эти компании в настоящее время получают из Интернет объемы информации, в десятки раз превышающие посылаемые в Интернет ими самими. Это дает основание предполагать, что они используют Интернет для проведения своих собственных финансовых исследований.

1.5.7 Корпоративная логистика

Поскольку Интернет является постоянно действующей глобальной сетью, предприниматели, поставщики и клиенты имеют возможность эффективно общаться как в асинхронном режиме, используя e-mail, либо систему сетевых конференций, так и в режиме реального времени, учитывая, разумеется, разницу во временных поясах.

В ряде случаев Интернет даже создать виртуальные компании (virtual companies), сотрудники которых могут жить и работать в совершенно разных местах, общаясь через средства Интернет.

1.5.8 Конкуренция

Возможность располагать самой последней информацией о рынке и своих возможностях на нем исключительно важна для бизнесмена.

Интернет позволяет осуществить это с помощью так называемых discussion lists - дискуссионных групп, насчитывающих в настоящее время по оценкам экспертов порядка 3000. Некоторые из них посвящены вопросам маркетинга, бухгалтерского учета, public relations, использованию высоких технологий и материалов и вопросам контроля качества. Так, в настоящее время множество фирм используют Интернет в целях улучшения качества производства и обслуживания, находя в ряде случаев новые идеи и даже конкретные пути их реализации.

Стратегия поиска конкурентной информации в Интернет включает в себя следующие основные шаги:

1.                 Выбор удаленного севера, который содержит краткие аннотации по интересующей тематике и позволяет осуществлять поиск по ключевым словам. Примеры: NewsFlash в сети NewsNet, Dow Jones News/Retrieval.

2.                 Изучение аналитических инвестиционных обзоров по конкурентам.

3.                 Изучение пресс-релизов, публикуемых конкурентами.

4.                 Сравнительный анализ конкурентов и собственной компании по следующим показателям: курсы акций, доход, оборот и т.п.

5.                 Регулярное наблюдение за конкурентами и их продукцией.

6.                 Изучение тенденций в отрасли. Поиск возможных "белых пятен" и ниш.

7.                 Хранение и архивирование полученной информации на винчестере для дальнейшего использования.

1.5.9 Обратная связь и поддержка клиентов

Помимо всего прочего, Интернет может помочь клиентам и покупателям получать необходимые консультации и поддержку от фирм-производителей и сервисных служб в любое время дня и ночи.

Многие фирмы создают так называемые Bulletin Board Services (BBS) для пользователей, куда помещают ответы на наиболее часто задаваемые вопросы, тем самым используя BBS как инструмент маркетинга. Например, Microsoft Corporation предоставляет своим клиентам базу знаний, содержащую анализ конкретных примеров использования продукции фирмы, практические советы, информацию о нововведениях и другие статьи о продукции фирмы Microsoft.

2. ПРОЕКТНАЯ ЧАСТЬ

2.1 Использование вычислительной техники в Управлении международных связей ВГУЭС

Будучи одним из наиболее компьютеризированных подразделений университета, Управление международных связей (далее УМС) наиболее интенсивно использует персональные компьютеры в своей работе. В таблице 2-1 приведено распределение парка вычислительных машин по отделам Управления.

Таблица 2-1.

Распределение парка вычислительных машин Управления

Наименование отдела

Используемые ПК

Пользователи

Начальник Управления международных связей

Pentium 120, 16Mb, 256K, 1.6Gb, 14”, Internet Access, клавиатура, мышь, pad

Начальник УМС

Информационно-аналитический отдел

486DX2-66, 8Mb, 126K, 520Mb, 14”, Internet Access, CD-ROM 8x, SB16, клавиатура, мышь, pad

Главный специалист по коммерческому направлению.

486DX4-100, 8Mb, 128K, 800Mb, 14”, Internet Access, клавиатура, мышь, pad

Главный специалист по ВЭД

Pentium 120, 16Mb, 256K, 1.6Gb, 14”, Internet Access, клавиатура, мышь, pad

Главный специалист по Интернет, инспектор информационно-аналитического отдела

Pentium 120, 16Mb, 256K, 1.6Gb, 14”, Internet Access, CD-ROM 2x, SB16, клавиатура, мышь, pad

Инспектор информационно-аналитического отдела, инспектор протокольного отдела

Продолжение табл. 2.1

Отдел по работе с европейскими странами, США и Канадой

Pentium 60, 4Mb, 400Mb, 14”, Internet Access, клавиатура, мышь, pad

Главный специалист по американскому направлению, инспектор отдела

Отдел по работе со странами АТР

286-18, 1 Mb, 40Mb, 14”, клавиатура

Главный специалист по азиатскому направлению

Протокольный отдел

486DX4-100, 8Mb, 128K, 800Mb, 14”, Internet Access, клавиатура, мышь, pad

Переводчик отдела, главный специалист по организационно-протокольному направлению

486DX4-100, 20Mb, 256K, 800Mb, 14”, Internet Access, клавиатура, мышь, pad

Главный инженер