Языковые конструкции деловых писем: письмо-просьба
Языковые конструкции деловых писем: письмо-просьба
Языковые конструкции деловых писем: письмо-просьба
Письмо-просьба
- это, пожалуй, наиболее распространенная форма деловой переписки. Количество
ситуаций, вызывающих необходимость обращения с просьбой от имени юридического
либо физического лица, не поддается учету. Это получение информации, образцов
продукции, согласование действий, побуждение к какому-либо действию и пр.
Композиция
и структура письма-просьбы мало чем отличается от стандартных. Как правило,
текст письма-просьбы состоит из двух частей:
1. Вводная часть, где в повествовательной
форме излагается существо дела, объясняются побудительные мотивы, причины
обращения с просьбой. Здесь часто используются следующие стандартные выражения:
причина
обращения
В
связи с неполучением... ;
Учитывая
социальную значимость ... ;
Принимая
во внимание (наше многолетнее сотрудничество)... ;
Учитывая
(долговременный и плодотворный характер наших деловых связей)... ;
Ввиду
несоответствия Ваших действий ранее принятым договоренностям... ;
Ввиду
задержки получения груза... ;
Исходя
из результатов переговоров по вопросу о... и т. п.
цель
обращения
В
целях выполнения распоряжения... ;
В
целях скорейшего решения вопроса... ;
Для
согласования вопросов... ;
В
целях обеспечения безопасности прохождения груза... ;
Во
избежание конфликтных ситуаций... и т. п.
ссылки
на основание для обращения
В
соответствии с достигнутой ранее договоренностью…;
В
связи с обращением в наш адрес... ;
На
основании устной договоренности... ;
На
основании нашего телефонного разговора... ;
Согласно
постановлению правительства... ;
Согласно
протоколу о взаимных поставках... и т. п.
Все
перечисленные выражения необходимо использовать с учетом контекста и речевой
ситуации.
Почти
все стандартные выражения начинаются с производного предлога или с предложного
сочетания. Следует обратить внимание на правильность использования этих
предлогов с именами существительными, cтоящими в основном в родительном и дательном
падежах.
2.
Собственно просьба. Здесь в ключевую фразу письма входят слова, образованные от
глагола просить. Его использование объясняется этикетными требованиями к
деловым текстам и психологическими законами делового общения - человек охотнее
соглашается выполнить действие, выраженное в форме просьбы, нежели в форме
требования.
В ряде случаев сама просьба, высказанная
описательно, может и не содержать этого глагола, например: Мы надеемся, что Вы
сочтете возможным рассмотреть наше предложение в указанный срок.
Просьба
может излагаться от первого лица единственного числа ("Прошу..."), от
первого лица множественного числа ("Просим..."), от третьего лица
единственного числа (в этом случае употребляются существительные с
собирательным значением: "Дирекция просит...", "Администрация
просит...", "Совет трудового коллектива просит..." и т. п.), от
третьего лица множественного числа, если употребляется несколько
существительных с собирательным значением (Администрация и Совет трудового
коллектива просят...).
Если
письмо-просьба является многоаспектным, то композиция второй части такого
письма может выглядеть следующим образом (части композиции должны
соответствовать абзацному членению текста):
Прошу...
(Просим...)
Одновременно
прошу... (Также просим...)
А
также прошу... (А также просим...)
и
т. д.
При
составлении письма-просьбы следует учесть и такие рекомендации:
1.
Излагая просьбу, подчеркните вашу заинтересованность или заинтересованность
вашей организации в ее исполнении.
2.
Ни при каких условиях не начинайте письмо со слова "Прошу..." -
тактичнее сначала объяснить мотивы вашего обращения (даже в том случае, когда
все детали уже согласованы с адресатом).
3.
Не спешите благодарить адресата заранее. Этим вы ставите и себя, и адресата в
неловкое положение. Старайтесь поблагодарить, когда узнаете, что ваша просьба
удовлетворена.
При
формулировке просьбы часто используют следующие стандартные выражения:
Обращаемся
(обращаюсь) к Вам (вам) с просьбой...
...об
отправке в наш адрес...
...о
направлении в мой адрес...
...о
высылке в адрес нашей организации...
...о
предоставлении мне...;
Просим
(прошу) Вас (вас)...
...сообщить
(нам)...
...выслать
(мне)...
...срочно
представить...
...немедленно
доложить...
...известить
(руководство предприятия) о...
...проинформировать
меня о...;
Прошу
Вашего (вашего) согласия на...
...отправку
в адрес...
...предоставление
нам...
...ознакомление
... с...
...передачу
... следующего оборудования... ;
Просим
Вашего (вашего) содействия в...
...получении...
...скорейшей
отправке...
...предоставлении
дополнительной информации относительно...
...проведении...
;
Прошу
Ваших (ваших) указаний...
...на
заключение договора о...
...на
выдачу со склада предприятия ... представителю...
...на
оформление документов о...
...на
пересмотр... ;
Просим
Вас не отказать в любезности и ... .
Список литературы
Для
подготовки данной работы были использованы материалы с сайта http://www.gramma.ru/
|