Значение секретарской службы во 2 отделе милиции

4.2 Протоколы

Пример оформления протокола

Анализ протокола

В данном документе имеются следующие недочеты:

1. Название документа написано не вразрядку.

2.          От даты до места составления документа – 3 интервала.

3.          Инициалы и фамилия председателя, секретаря и присутствующих оформлено не столбиком.

4.          Слова "СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ И ПОСТАНОВИЛИ" расположены по центру строки.

5.          Текст оформлен через 1 интервал.

6.          От текста до подписи – 2 интервала.

7.          Инициалы в подписи расположены после фамилии.

Оформление протокола в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003

4.3 Акты

Анализ акта

Недочеты документа:

1.          Гриф "УТВЕРЖДАЮ" напечатан от 11 см через 1 интервал.

2.          Слово "УТВЕРЖДАЮ" написан строчными буквами.

3.          Название документа написано не вразрядку.

4.          От даты до места составления документа – 3 интервала.

5.          Введение написано не столбиком.

6.          Текст напечатан через 1 интервал.

7.          От текста до подписи – 2 интервала.

8.          Инициалы в подписи стоят после фамилии.

Оформление акта в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003

4.4 Договоры и трудовые соглашения

Анализ договора

В документе присутствуют следующие недочеты:

1. Название документа написано не вразрядку.

2. От даты до места составления – 3 интервала.

3. От заголовка до текста – 3 интервала (в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003 в договорах от заголовка до текста делают 2 интервала).

4. В подписи инициалы стоят после фамилии.

Оформление договора в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003

Пример оформления трудового соглашения

Анализ трудового соглашения

В данном документе имеются следующие недочеты:

1. От названия организации до названия документа – 2 интервала, по ГОСТу Р 6.30-2003 необходимо 3 интервала.

2. От даты до места составления документа – 3 интервала, по ГОСТу необходимо 2 интервала.

3. От заголовка до текста должно быть 2 интервала, а не 3.

4. Текст оформлен через 1 интервал.

5. От текста до подписи – 2 интервала, по ГОСТу должно быть 3.

Оформление трудового соглашения по ГОСТу Р 6.30-2003

4.5 Пример оформления приказа по основной деятельности

Анализ приказа по основной деятельности

1.          Название документа написано слитно.

2.          От названия документа до даты – 3 интервала (по ГОСТу Р 6.30-2003 должно быть 2 интервала).

3.          От места составления документа до заголовка – 2 интервала, должно быть 3 интервала.

4.          От заголовка до текста – 3 интервала.

5.          Слово "ПРИКАЗЫВАЮ" расположено по центру, а не от левого поля.

Оформление приказа по основной деятельности в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003

Пример оформления распоряжения

Анализ распоряжения

Недочеты документа:

1. От названия документа до даты – 3 интервала.

2. От места составления до заголовка – 2 интервала.

3. От заголовка до текста – 3 интервала ( в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003 в распоряжения от заголовка до текста делают 2 интервала).

4. Текст оформлен через 1 интервал.

5. В вводной части текста вместо слова "ОБЯЗЫВАЮ" написано слово "ТРЕБУЮ".

6. Между текстом и подписью – 2 интервала.

Оформление распоряжения в соответствии с ГОСТОМ Р 6.30-2003

Пример оформления указания

Анализ указания

В указании присутствуют недочеты:

1. От названия документа до даты – 3 интервала.

2. Название документа написано слитно.

3. От места составления документа до заголовка – 2 интервала.

4. Текст оформлен через 1 интервал.

5. В вводной части текста вместо слова "ПРЕДЛАГАЮ" написано слово "ОБЯЗЫВАЮ".

Оформление указания в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003

Пример оформления решения

Анализ решения

Недочеты документа:

1. От названия документа до даты – 3 интервала.

2. Отсутствует место составления документа.

3. От заголовка до текста – 3 интервала (в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003 в решениях между заголовком и текстом делают 2 интервала).

4. Текст оформлен через 1 интервал.

5. Слово "РЕШИЛ" оформлено центровано.

Оформление решения в соответствии с ГОСТОМ Р 6.30-2003

4.6 Пример оформления приказа по личному составу

Анализ приказа по личному составу

В документе присутствуют следующие недочеты:

1.          Название документа оформлено не вразрядку.

2.          От даты до места составления – 3 интервала.

3.          Слово "ПРИНЯТЬ" оформлено по центру, а не от левого поля.

4. Фамилия сотрудника написано строчными буквами (в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003 в приказах по личному составу фамилия должна быть написана прописными буквами).

5. Текст оформлен через 1 интервал.

6. Между текстом и подписью – 2 интервала.

7. В реквизите "подпись" инициалы стоят после фамилии.

Оформление приказа по личному составу в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003

4.7 пример оформления объяснительной записки

Анализ объяснительной записки

В данном документе следующие недочеты:

1. Адресат оформлен от 11 см, должен быть оформлен от 8,5 см.

2. В адресате между должностью и фамилией нет интервала, инициалы стоят после фамилии.

3. Название документа написано по центру, а нужно от левого поля.

4. Дата расположена после подписи, а необходимо после названия документа.

5. Инициалы в подписи расположены после фамилии.

Оформление объяснительной записки в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003

4.8 Пример оформления докладной записки

Анализ докладной записки

В документе имеются следующие недочеты:

1. Между датой и местом составления документа – 3 интервала, необходимо 2 интервала.

2. Адресат оформлен от 11,5 см, а должен быть оформлен от 8,5 см.

3. В адресате между должностью и фамилией нет интервала, инициалы стоят после фамилии.

4. От адресата до заголовка – 2 интервала, нужно 3.

5. В подписи инициалы стоят после фамилии.

Оформление докладной записки в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003

4.9 Справки

Анализ справки

В данном документе имеются следующие недочеты:

1.          Название документа написано не вразрядку.

2.          От даты до места составления документа – 3 интервала, по ГОСТу Р 6.30-2003 делается 2 интервала.

3.          Между местом составления документа и заголовком – 2 интервала, необходимо 3.

4.          Текст напечатан через 1 интервал.

5.          От текста до подписи – 2 интервала.

6.          В подписи инициалы стоят после фамилии.

Оформление справки в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003

4.10 Пример оформление выписки из приказа по личному составу

Анализ выписки из приказа по личному составу

В документе имеются следующие недочеты:

1.          От даты до места составления документа – 3 интервала, необходимо 2. От места составления документа до заголовка – 2 интервала, а нужно 3. Слово "ПРИНЯТЬ" оформлено с красной строки.

2.          Фамилия написана строчными буквами, а по ГОСТу Р 6.30-2003 фамилия должна быть оформлена прописными буквами.

3.          Текст оформлен через 1 интервал.

4.          Слово "основание" и словосочетание "с приказом ознакомлен" написаны с красной строки, а необходимо от левого поля.

5.          От текста до подписи сделано 2 интервала, а должно быть 3.

6.          Заверительная надпись "Верно" оформлена через 1 интервал, а необходимо 1,5 или 2 интервала.

7.          От подписи до заверительной надписи "Верно" сделано 2 интервала, а по ГОСТу между ними должно быть 3 интервала.

8.          В подписи инициалы стоят после фамилии.

Оформление выписки из приказа по личному составу в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003

Пример оформления выписки из приказа по основной деятельности

Анализ выписки из приказа по основной деятельности

Недочеты документа:

1. От названия организации до названия документа сделано 2 интервала, а по ГОСТу должно быть 3 интервала.

2. От даты до места составления документа – 3 интервала, а необходимо 2.

3. От места составления документа до заголовка – 2 интервала, а должно быть 3 интервала.

4. Текст оформлен через 1 интервал.

5. Слово "ПРИКАЗЫВАЮ" оформлено по центру строки, а необходимо от левого поля.

6. От текста до подписи – 2 интервала.

7. От подписи до заверительной надписи "Верно" - 2 интервала.

8. Заверительная надпись "Верно" оформлена через 1 интервал.

9. Инициалы в подписи стоят после фамилии.

Оформление выписи из приказа по основной деятельности в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003

Пример выписки из протокола

Анализ выписки из протокола

В данном документе имеются следующие недочеты:

1.          От названия организации до названия документа – 2 интервала.

2.          От даты до места составления документа – 3 интервала.

3.          От повестки дня до основной части документа – 2 интервала.

4.          Слова "СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ" расположены по центру строки.

5.          Текст напечатан через 1 интервал.

6.          От текста до подписи – 2 интервала.

7.          Заверительная надпись "Верно" оформлена через 1 интервал.

8.          Инициалы в подписи стоят после фамилии.

Оформление выписки из протокола в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003

4.11 Пример оформления характеристики

Анализ характеристики

В документе присутствуют следующие недочеты:

1.        От даты до места составления документа – 3 интервала.

2.        От места составления до заголовка – 2 интервала (в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003 в характеристике от места составления документа до заголовка – 3 интервала).

3.        От заголовка до текста делают 2 интервала.

4.        В подписи инициалы стоят после фамилии.

5.        Текст оформлен через 1 интервал.

Оформление характеристики в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003

Пример оформления копии

Анализ копии

В копии присутствуют следующие недочеты:

1. Слово "КОПИЯ" написано посередине строки, отсутствует разрядка ( в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003 слово "КОПИЯ" оформляется через № интервала от верхнего среза листа вразрядку прописными буквами).

2. Адресат оформлен от 11 см.

3. В адресате от названия организации до фамилии отсутствуют интервалы.

4. Текст оформлен через 1 интервал.

5. В подписи инициалы стоят после фамилии.

Оформление копии в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003

5. Организация документооборота обработка входящих, исходящих и внутренних документов

5.1 Обработка входящих, исходящих и внутренних документов

Обработка входящих документов

В данной организации входящие документы проходят следующие этапы:

1.          Прием документов.

2.          Рассмотрение документов руководителем, проставление резолюции.

3.          Регистрация документов с внесением сведений из резолюции в журнал регистрации.

4.          Передача документа исполнителю.

5.          Контроль за исполнением документа.

6.          Исполнение документа.

7.          Подшивка документов в дело.

Обработка исходящей документации

Обработка исходящей документации состоит из следующих этапов:

1.          Составление исполнителям проекта документа.

2.          Передача документа секретарю.

3.          Передача документа секретарем на подпись исполнителю.

4.          Простановка номера на документе.

5.          Регистрация документа.

6.          Отправление документа адресату.

7.          Подшивка копии в дело.

Обработка внутренних документов

Во 2 отделе милиции внутренними документами в основном являются поручения следователей участковым инспекторам, которые регистрируются в журнале регистрации внутренних документов.

Внутренние документы проходят следующие этапы:

1.          Составление проекта документа.

2.          Проверка правильности составления проекта документа секретарем.

3.          Передача документов на резолюцию руководителю.

4.          Регистрация документа.

5.          Проставление индекса на документе.

6.          Подшивка копии в дело.

7.          Передача исполнителю.

5.2 Регистрация входящих, исходящих и внутренних документов

Регистрация документов во 2-ом отделе милиции осуществляется секретарем, который проставляет на них индекс и дату регистрации.

При регистрации документов секретарь делит их на 3 основные группы:

1.          Входящие – поступающие из других организаций.

2.          Исходящие – отправляемые из данной организации, т.е. из отдела.

3.          Внутренние – создаваемые и остающиеся внутри организации.

Входящие документы секретарь регистрирует, сражу же, в день поступления, а не откладывает на следующий день. Исходящие и внутренние документы регистрируются только после подписи руководителя.

Для регистрации входящих, исходящих и внутренних документов ведутся специальные журналы регистрации, где секретарь записывает всю необходимую информацию о документе.

Входящие, исходящие и внутренние документы также имеют регистрационный номер, включающий в себя только порядковый номер документа, следующим за номером последнего документа, например: 1305 – порядковый номер документа по журналу регистрации.

Регистрационные номера присваиваются входящим, исходящим и внутренним документа в пределах календарного года, т.е. с 01.01.2005 г. по 31.12.2005 г.

Регистрация удобна тем, что секретарь может быстро найти нужный документ, необходимый исполнителю, при этом, не заставив исполнителя долго ждать.

Журнал регистрации входящих документов

Журнал регистрации исходящих документов

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5