скачать рефераты

МЕНЮ


Значение секретарской службы во 2 отделе милиции


Журнал регистрации внутренних документов

Индекс и дата документа

Кто подписал

Краткое содержание документа

Исполнитель (кому поручен документ)

Подпись исполнителя

Подпись автора документа

Отметка об исполнении

1305

17.05.2005

Самойлова Н.М.

Поручение по уголовному делу № 112654

Алехин А.В.

Алехин

Самойлова

Исполнено









5.3 Контроль за исполнением документов


Во 2-ом отделе милиции в обязанность секретаря также входит контроль за исполнением документа. Здесь применяются индивидуальные сроки исполнения, которые фиксируются в резолюции руководителя. Срок исполнения документа – 10 дней, после поступления его в отдел.

Для ведения контроля в регистрационном журнале секретарь делает отметку об ответственном исполнителе, который берется из резолюции руководителя на документе.

Контрольная картотека не ведется.

Порядок выполнения контроля за исполнением документа:

1. После проставления резолюции руководителя, документ передается для исполнения исполнителю.

2. При этом исполнитель должен расписаться в журнале, тем самым удостоверяя, что ему переданы документы для исполнения.

3. Если документ исполнен, т.е. в нем полностью выполнены все поставленные задания, то исполнитель приносит его секретарю и отмечает в журнале, что документ исполнен.

4. Если исполнитель не успевает исполнить документ в срок, то об этом докладывается руководителю и назначаются новые сроки исполнения.


Журнал контроля за исполнением документов

Входящий номер

Номер уголовного дела

Фамилия следователя

Фамилия исполнителя

Подпись исполнителя в получении документа

Подпись следователя

Отметка об исполнении









5.4 Номенклатура дел организации


Номенклатура – список дел, заводимых в организации с указанием сроков их хранения и проставления индекса дела.

В моем учреждении существует номенклатура дел, состоящая из документов, создаваемых в процессе их деятельности.

Во 2-ом отделе разрабатывается индивидуальная номенклатура дел, т.е. конкретно для данной организации.

Разработка индивидуальной номенклатуры дел начинает проводиться с 20 декабря, согласовывается с архивом, утверждается руководителем и с 1 января нового календарного года вводится в действие.

Для составления номенклатуры дел во 2-ом отделе милиции необходимо:

1. Уточнить круг вопросов, которыми будет заниматься организация в течение года. Этим занимается руководитель и секретарь.

2. Выявив круг документов, подлежащих включению в номенклатуру дел, секретарь приступает к составлению заголовков дел.

Заголовок дела секретарь составляет из вида документов (заявления, жалобы) или указывает род заводимого дела (переписка).

При составлении заголовков секретарь использует такие признаки, как номинальный, авторский и корреспондентский.

Номинальный признак указывает на вид документа, подшиваемого в дело. Например: Предложения, заявления и жалобы граждан и материалы их проверок.

Авторский признак – указывается на основании таких реквизитов, как название организации или подписи.

Корреспондентский – по реквизиту "адресат" и используется при составлении заголовков к делам по переписке.

3. Установить названия разделов номенклатуры дел.

Первым разделом номенклатуры дел во 2-ом отделе милиции ставится секретариат, ему присваивают индекс "1".

4. Расположить заголовки дел в номенклатуре в определенной последовательности с учетом степени важности документов.

5. Закрепить расположение всех разделов и дел в номенклатуре индексацией дел, т.е. присвоением номера разделам и делам.

6. Оформить и заполнить графы номенклатуры дел.

В первой графе проставляется индекс дела, включенного в номенклатуру дел.

Во вторую графу вносятся названия заголовков дел.

В третьей графе указывается количество дел.

В четвертой графе – срок хранения дела.

В пятой графе "Примечания" проставляются отметки в течение года.


5.4 Номенклатура дел в организации


2 Городской отдел милиции

Номенклатура дел

01.01.2005

Н.Новгород

На 2005 год


Индекс дела

Заголовок дела

Кол-во дел

Срок хранения и № статьи по перечню

Примечания


1. Организация управления




1-1

Учредительные документы организации (устав, договор и др).


Постоянно ст.37а


1-2

Должностные инструкции работникам фирмы


3 г. после замены новыми ст.56


1-3

Штатное расписание 2 ГОМ


Постоянно ст.52а


1-4

Приказы по основной деятельности


Постоянно ст.19а


1-5

Приказы о приеме на работу, переводах, увольнениях, поощрениях, премировании.


75 л. ст.19б


1-6

Приказы о предоставлении отпусков, взысканиях, командировках.


3 г. ст. 19в


1-7

Протоколы общих собраний сотрудников 2 ГОМ


Постоянно ст.17


1-8

Решения, распоряжения местных органов власти и управления


До минования надобности ст.5б


1-9

Документы ревизий фирмы органами власти, финансового контроля ( акты, справки, докладные записки и др).


Постоянно ст.27а



1-10

Докладные записки сотрудников, представляемые руководств 2 ГОМ


5 л. ст.51


1-11

Предложения, заявления и жалобы граждан и материалы их проверок


5 л.



2. Планирование




2-1

Годовой план работы 2 ГОМ по основным видам деятельности


Постоянно ст.166а


2-2

Квартальные планы работы 2 ГОМ по основным видам деятельности


3 г. ст.168б



3. Организация производственной деятельности




3-1

Переписка по вопросу работы нарсуда, прокуратуры


5 л.


3-2

Переписка с ПДО-1


5 л.



4. Финансирование




4-1

Годовой финансовый план 2 ГОМ


Постоянно ст.206б


4-2

Квартальные финансовые планы 2 ГОМ


3 г. ст.206в


4-3

Месячные приходно-расходные кассовые ведомости и ордера


1 г. ст.289б



5. Учет и отчетность




5-1

Годовые статистические отчеты по основной деятельности


Постоянно ст.239б


5-2

Квартальные статистические отчеты по основным видам деятельности


5 л. ст.239г


5-3

Годовые бухгалтерские отчеты и балансы


Постоянно ст.303б


5-4

Квартальные бухгалтерские отчеты и балансы


3 г. ст.310

При условии завершения ревизии

5-5

Акты о приеме, сдаче и списании имущества и материалов


3 г. ст.310

То же

5-6

Авансовые отчеты


3 г. ст.310

То же

5-7

Лицевые счета


75 л. – "В" ст.311а


5-8

Расчетно-платежные ведомости на выдачу зарплаты и премий


3 г. ст.312

При отсутствии лицевых счетов – 75 л.

5-9

Доверенности на получение денежных сумм и товарно-материальных ценностей ( в т.ч. аннулированные)


3 г. ст.314


5-10

Гарантийные письма


3 г. ст.315


5-11

Журналы регистрации счетов, кассовых ордеров, доверенностей, платежных поручений


3 г. ст.319


5-12

Листки нетрудоспособности


3 г. ст.697


5-13

Документы об оплате листков нетрудоспособности


3 г. ст.324


5-14

Книга регистрации листков нетрудоспособности


3 г. ст.699


5-15

Хозяйственные договоры, трудовые соглашения.


3 г. ст.337

После истечения срока действия, при условии завершения ревизии

5-16

Акты приема-сдачи выполненных работ


3 г. ст.1036


5-17

Договоры о материальной ответственности


5 л

После увольнения материально-ответственного лица

5-18

Образцы подписей материально-ответственных лиц


ст.340

До минования надобности

5-19

Заказы на бланки учета и отчетности


1 г. ст.302



6. Работа с кадрами




6-1

Документы, являющиеся основанием для приказов по личному составу (заявления, справки, докладные записки и др.)


3 г. ст.429


6-2

Личные дела


75 л. – "В" ст.498в


1

2

3

4

5

6-3

Личные карточки Т-2


75 л. – "В" ст.504


6-4

Книга учета приема, перемещения, увольнения работников


75 л. ст.508


6-5

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним


50 л. ст.526б


6-6

Невостребованные трудовые книжки


50 л. ст.524


6-7

Книга учета выдачи трудовых книжек и вкладышей к ним


50 л. ст.526а


6-8

Журнал учета командировок


3 г. ст.536а


6-9

Журнал учета выдачи командировочных удостоверений


3 г. ст.537


6-10

Журнал учета отпусков


3 г. ст.547



7. Документационное обеспечение управления




7-1

Журнал регистрации поступающих и отправляемых документов


3 г. ст.106б


7-2

Телефонограммы


1 г.


7-3

Журнал регистрации телефонограмм


1 г. ст.109


7-4

Описи, реестры на отправляемую корреспонденцию


1 г. ст.107


7-5

Реестры на получение посылок


1 г. ст.107


7-6

Журнал учета бланков строгой отчетности


3 г. ст.110а


7-7

Номенклатура дел


До минования надобности ст.95а

Согласованная с архивным органом - постоянно

7-8

Описи дел постоянного и временного (свыше 10 лет) срока


До минования надобности ст.117а

Утвержденные - постоянно

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5


Copyright © 2012 г.
При использовании материалов - ссылка на сайт обязательна.