Значение секретарской службы во 2 отделе милиции
Журнал регистрации
внутренних документов
Индекс и
дата документа
|
Кто
подписал
|
Краткое
содержание документа
|
Исполнитель
(кому поручен документ)
|
Подпись
исполнителя
|
Подпись
автора документа
|
Отметка об
исполнении
|
1305
17.05.2005
|
Самойлова
Н.М.
|
Поручение
по уголовному делу № 112654
|
Алехин А.В.
|
Алехин
|
Самойлова
|
Исполнено
|
|
|
|
|
|
|
|
5.3 Контроль за исполнением документов
Во 2-ом отделе милиции в
обязанность секретаря также входит контроль за исполнением документа. Здесь
применяются индивидуальные сроки исполнения, которые фиксируются в резолюции
руководителя. Срок исполнения документа – 10 дней, после поступления его в
отдел.
Для ведения контроля в
регистрационном журнале секретарь делает отметку об ответственном исполнителе,
который берется из резолюции руководителя на документе.
Контрольная картотека не
ведется.
Порядок выполнения
контроля за исполнением документа:
1. После проставления
резолюции руководителя, документ передается для исполнения исполнителю.
2. При этом исполнитель
должен расписаться в журнале, тем самым удостоверяя, что ему переданы документы
для исполнения.
3. Если документ
исполнен, т.е. в нем полностью выполнены все поставленные задания, то
исполнитель приносит его секретарю и отмечает в журнале, что документ исполнен.
4. Если исполнитель не
успевает исполнить документ в срок, то об этом докладывается руководителю и
назначаются новые сроки исполнения.
Журнал контроля за
исполнением документов
Входящий
номер
|
Номер
уголовного дела
|
Фамилия
следователя
|
Фамилия
исполнителя
|
Подпись
исполнителя в получении документа
|
Подпись
следователя
|
Отметка об
исполнении
|
|
|
|
|
|
|
|
5.4 Номенклатура дел организации
Номенклатура – список дел, заводимых в организации с
указанием сроков их хранения и проставления индекса дела.
В моем учреждении
существует номенклатура дел, состоящая из документов, создаваемых в процессе их
деятельности.
Во 2-ом отделе
разрабатывается индивидуальная номенклатура дел, т.е. конкретно для данной
организации.
Разработка индивидуальной
номенклатуры дел начинает проводиться с 20 декабря, согласовывается с архивом,
утверждается руководителем и с 1 января нового календарного года вводится в
действие.
Для составления номенклатуры
дел во 2-ом отделе милиции необходимо:
1. Уточнить круг
вопросов, которыми будет заниматься организация в течение года. Этим занимается
руководитель и секретарь.
2. Выявив круг
документов, подлежащих включению в номенклатуру дел, секретарь приступает к
составлению заголовков дел.
Заголовок дела секретарь
составляет из вида документов (заявления, жалобы) или указывает род заводимого
дела (переписка).
При составлении
заголовков секретарь использует такие признаки, как номинальный, авторский и
корреспондентский.
Номинальный признак указывает на вид документа,
подшиваемого в дело. Например: Предложения, заявления и жалобы граждан и
материалы их проверок.
Авторский признак – указывается на основании
таких реквизитов, как название организации или подписи.
Корреспондентский – по реквизиту "адресат" и
используется при составлении заголовков к делам по переписке.
3. Установить названия
разделов номенклатуры дел.
Первым разделом
номенклатуры дел во 2-ом отделе милиции ставится секретариат, ему присваивают индекс
"1".
4. Расположить заголовки
дел в номенклатуре в определенной последовательности с учетом степени важности
документов.
5. Закрепить расположение
всех разделов и дел в номенклатуре индексацией дел, т.е. присвоением номера
разделам и делам.
6. Оформить и заполнить
графы номенклатуры дел.
В первой графе
проставляется индекс дела, включенного в номенклатуру дел.
Во вторую графу вносятся
названия заголовков дел.
В третьей графе
указывается количество дел.
В четвертой графе – срок
хранения дела.
В пятой графе "Примечания"
проставляются отметки в течение года.
5.4 Номенклатура дел в организации
2 Городской отдел милиции
Номенклатура дел
01.01.2005
Н.Новгород
На 2005 год
Индекс дела
|
Заголовок дела
|
Кол-во дел
|
Срок
хранения и № статьи по перечню
|
Примечания
|
|
1.
Организация управления
|
|
|
|
1-1
|
Учредительные
документы организации (устав, договор и др).
|
|
Постоянно
ст.37а
|
|
1-2
|
Должностные
инструкции работникам фирмы
|
|
3 г. после
замены новыми ст.56
|
|
1-3
|
Штатное
расписание 2 ГОМ
|
|
Постоянно
ст.52а
|
|
1-4
|
Приказы по
основной деятельности
|
|
Постоянно
ст.19а
|
|
1-5
|
Приказы о
приеме на работу, переводах, увольнениях, поощрениях, премировании.
|
|
75 л.
ст.19б
|
|
1-6
|
Приказы о
предоставлении отпусков, взысканиях, командировках.
|
|
3 г. ст.
19в
|
|
1-7
|
Протоколы
общих собраний сотрудников 2 ГОМ
|
|
Постоянно
ст.17
|
|
1-8
|
Решения,
распоряжения местных органов власти и управления
|
|
До
минования надобности ст.5б
|
|
1-9
|
Документы
ревизий фирмы органами власти, финансового контроля ( акты, справки,
докладные записки и др).
|
|
Постоянно
ст.27а
|
|
1-10
|
Докладные
записки сотрудников, представляемые руководств 2 ГОМ
|
|
5 л. ст.51
|
|
1-11
|
Предложения,
заявления и жалобы граждан и материалы их проверок
|
|
5 л.
|
|
|
2.
Планирование
|
|
|
|
2-1
|
Годовой
план работы 2 ГОМ по основным видам деятельности
|
|
Постоянно
ст.166а
|
|
2-2
|
Квартальные
планы работы 2 ГОМ по основным видам деятельности
|
|
3 г.
ст.168б
|
|
|
3.
Организация производственной деятельности
|
|
|
|
3-1
|
Переписка
по вопросу работы нарсуда, прокуратуры
|
|
5 л.
|
|
3-2
|
Переписка с
ПДО-1
|
|
5 л.
|
|
|
4.
Финансирование
|
|
|
|
4-1
|
Годовой
финансовый план 2 ГОМ
|
|
Постоянно
ст.206б
|
|
4-2
|
Квартальные
финансовые планы 2 ГОМ
|
|
3 г.
ст.206в
|
|
4-3
|
Месячные
приходно-расходные кассовые ведомости и ордера
|
|
1 г.
ст.289б
|
|
|
5. Учет и
отчетность
|
|
|
|
5-1
|
Годовые
статистические отчеты по основной деятельности
|
|
Постоянно
ст.239б
|
|
5-2
|
Квартальные
статистические отчеты по основным видам деятельности
|
|
5 л.
ст.239г
|
|
5-3
|
Годовые
бухгалтерские отчеты и балансы
|
|
Постоянно
ст.303б
|
|
5-4
|
Квартальные
бухгалтерские отчеты и балансы
|
|
3 г. ст.310
|
При условии
завершения ревизии
|
5-5
|
Акты о
приеме, сдаче и списании имущества и материалов
|
|
3 г. ст.310
|
То же
|
5-6
|
Авансовые
отчеты
|
|
3 г. ст.310
|
То же
|
5-7
|
Лицевые
счета
|
|
75 л. – "В"
ст.311а
|
|
5-8
|
Расчетно-платежные
ведомости на выдачу зарплаты и премий
|
|
3 г. ст.312
|
При
отсутствии лицевых счетов – 75 л.
|
5-9
|
Доверенности
на получение денежных сумм и товарно-материальных ценностей ( в т.ч.
аннулированные)
|
|
3 г. ст.314
|
|
5-10
|
Гарантийные
письма
|
|
3 г. ст.315
|
|
5-11
|
Журналы
регистрации счетов, кассовых ордеров, доверенностей, платежных поручений
|
|
3 г. ст.319
|
|
5-12
|
Листки
нетрудоспособности
|
|
3 г. ст.697
|
|
5-13
|
Документы
об оплате листков нетрудоспособности
|
|
3 г. ст.324
|
|
5-14
|
Книга
регистрации листков нетрудоспособности
|
|
3 г. ст.699
|
|
5-15
|
Хозяйственные
договоры, трудовые соглашения.
|
|
3 г. ст.337
|
После
истечения срока действия, при условии завершения ревизии
|
5-16
|
Акты
приема-сдачи выполненных работ
|
|
3 г.
ст.1036
|
|
5-17
|
Договоры о
материальной ответственности
|
|
5 л
|
После
увольнения материально-ответственного лица
|
5-18
|
Образцы
подписей материально-ответственных лиц
|
|
ст.340
|
До
минования надобности
|
5-19
|
Заказы на
бланки учета и отчетности
|
|
1 г. ст.302
|
|
|
6. Работа с
кадрами
|
|
|
|
6-1
|
Документы,
являющиеся основанием для приказов по личному составу (заявления, справки,
докладные записки и др.)
|
|
3 г. ст.429
|
|
6-2
|
Личные дела
|
|
75 л. – "В"
ст.498в
|
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6-3
|
Личные
карточки Т-2
|
|
75 л. – "В"
ст.504
|
|
6-4
|
Книга учета
приема, перемещения, увольнения работников
|
|
75 л.
ст.508
|
|
6-5
|
Книга учета
движения трудовых книжек и вкладышей к ним
|
|
50 л.
ст.526б
|
|
6-6
|
Невостребованные
трудовые книжки
|
|
50 л.
ст.524
|
|
6-7
|
Книга учета
выдачи трудовых книжек и вкладышей к ним
|
|
50 л.
ст.526а
|
|
6-8
|
Журнал
учета командировок
|
|
3 г.
ст.536а
|
|
6-9
|
Журнал
учета выдачи командировочных удостоверений
|
|
3 г. ст.537
|
|
6-10
|
Журнал
учета отпусков
|
|
3 г. ст.547
|
|
|
7.
Документационное обеспечение управления
|
|
|
|
7-1
|
Журнал
регистрации поступающих и отправляемых документов
|
|
3 г.
ст.106б
|
|
7-2
|
Телефонограммы
|
|
1 г.
|
|
7-3
|
Журнал
регистрации телефонограмм
|
|
1 г. ст.109
|
|
7-4
|
Описи,
реестры на отправляемую корреспонденцию
|
|
1 г. ст.107
|
|
7-5
|
Реестры на
получение посылок
|
|
1 г. ст.107
|
|
7-6
|
Журнал
учета бланков строгой отчетности
|
|
3 г.
ст.110а
|
|
7-7
|
Номенклатура
дел
|
|
До
минования надобности ст.95а
|
Согласованная
с архивным органом - постоянно
|
7-8
|
Описи дел
постоянного и временного (свыше 10 лет) срока
|
|
До
минования надобности ст.117а
|
Утвержденные
- постоянно
|
|
|
|
|
|
|
|
Страницы: 1, 2, 3, 4, 5
|