Значение секретарской службы во 2 отделе милиции

3.          Гражданство записывается без сокращения.

4.          Языки, которыми владеет работник, указываются полностью без сокращений.

Доступ к материалам личного дела разрешается только специальным уполномоченным лицам. В моем отделе – это работники отдела кадров. Они имеют доступ ко всем материалам личного дела, так как сами же и составляют его. Доступ к персональным данным работников, содержащимся в личных делах, могут иметь руководители структурных подразделений и ответственные должностные лица (однако только к тем данным, которые необходимы для выполнения конкретных функций). Работники отдела кадров ограничивают требуемую информацию (например, если бухгалтерия требует представления данных об иждивенцах для определения льгот по налогам, то предоставляются только те документы, которые содержат указанные сведения). Свободный бесплатный доступ ко всем материалам своего личного дела имеет работник. Однако он не вправе производить какие-либо исправления, вносить записи, извлекать из дела какие-либо документы и помещать новые. Поэтому знакомиться с материалами своего личного дела работник может только в присутствии начальника или специалиста отдела кадров. Если работнику необходимы какие-либо документы (выписки, копии) или записи, он обращается к кадровику, который и оформляет необходимы документы. Также во 2-ом отделе милиции личное дело может выдаваться для ознакомления, но только до конца рабочего дня и под расписку лица-получателя в контрольной карточке, составляемой по следующей форме:

Личное дело ведется на протяжении трудовой деятельности работника.

В отделе кадров 2-ого отдела милиции личные дела хранят только на работающих. Для хранения используются сейфы. После увольнения работника его личное дело извлекается из папки и оформляется для передачи на хранение.

7.4 Учет военнообязанных

Во 2-ом отделе милиции при оформлении на работу секретарь проверяет у всех граждан наличие воинских документов. Одним из главных документов является военный билет, который секретарь принимает от военнообязанных для сверки и представления в военкомат. Для этого секретарь ведет журнал учета военных билетов, принятых от военнообязанных. В случае если гражданин не имеет военного билета и не состоит на учете, то его направляют в военкомат для получения соответствующих документов и постановке на воинский учет. При изменении семейного положения, адреса места жительства, образования, специальности и должности – обо всем об этом секретарь 2 ГОМ заносит в личные карточки граждан, состоящих на воинском учете. Также во 2-ом отделе милиции ведется журнал проверки состояния учета и бронирования граждан.

Журнал учета военных билетов, принятых от военнообязанных

Журнал проверки состояния учета и бронирования граждан

В журналах фамилия оформлена на одной строчке, а имя и отчество отдельно на каждой строчке.

8. Роль стенографии в работе секретаря. Ее применение в данной организации

С каждым днем растет темп жизни, все дороже становится цена минуты, в это же время мы теряем массу времени, пользуясь медленными традиционным письмом. Невозможно представить процесс обучения без бумаги и ручки, а сколько времени отнимает процесс письма на уроке! Хороший конспект лекции в вузе на вес золота. В то же время черновик доклада, курсового и дипломного проектов, заметки врача, юриста, менеджера, писателя, даже домохозяйки, услышавшей новый рецепт по радио – все можно быстро, со скоростью мысли записать, если овладеть упрощенным методом письма.

Некоторые думают, что это очень трудоемкая наука, требующая больших и длительных усилий. На самом деле научиться скорописи можно за несколько месяцев, ведь для этого не нужно заучивать массу правил, основа овладения стенографией – тренировки и не только письменные. Можно "писать" мысленно в дороге, во время просмотра информационных и других телепередач, во время беседы и перед сном.

Основа предлагаемой системы – алфавит – состоит из элементов соответствующих русских рукописных букв. Целые группы сочетаний связаны с алфавитом, поэтому рука легко привыкает воспроизводить их. Сокращения приставок и окончаний тоже укорачивает начертания. В итоге слова пишутся 2-4 движениями.

Очень важное преимущество скорописи – не нужна аппаратура, источник питания, специальная подготовка к записи, достаточно иметь блокнот и ручку, и вы зафиксируете план дел на предстоящий день, месяц, год, вечером, успевая за своими мыслями, занесете пережитое в свой дневник. И не каждый сможет узнать о ваших переживаниях.

Грустно смотреть на журналистов или участников конференций, когда ни успевают записать одно слово, в то время как уже произнесена вся фраза.

Сейчас многие увлекаются разгадыванием кроссвордов, сканвордов, но ведь и чтение стенограмм создает иногда загадки. Не всегда пишущий успевает за речью, бывает, приходится и пропустить слово, и короткое стенографическое начертание оказывается искаженным. Тогда приходится погадать над смыслом записанного, чтобы или заменить пропущенное слово удачным по смыслу, или пофантазировать над искаженным, что бы это значило? Поэтому чтение стенограммы часто превращается в игру-разгадку, что сравнимо с преодолением кроссворда, или досаду, если это служебная стенограмма. Правда, теперь выручает параллельная звукозапись.

Однако записанная на пленку, предположим, лекция – это не конспект для подготовки к экзаменам. Для составления его надо опять все прослушать и переписать по частям, выбирая главное, пропуская повторы, отступления и т.д. Стенографируя, студент уже в процессе письма обрабатывает материал, пропуская все лишнее, и по этому конспекту без письменной расшифровки можно готовиться и к следующему занятию, и к сессии, и к госэкзамену. По этой же причине опытные стенографистки не любят работать по звукозаписи, используют ее как справочный материал.

В процессе обучения необходимо иметь в виду, что качество стенограмм зависит от старого соблюдения некоторых условий:

-            недостаточно знать правила теории, навык письма вырабатывается только в процессе регулярных тренировок;

Стенография развивает память, внимание, грамотность, владение речью, трудолюбие и настойчивость.

В данной организации стенография применяется в следующих случаях:

1.          для записей поручений руководства;

2.          при записи телефонограмм.

Запись стенограмм ведется в блокноте.

После того, как текст застенографирован, я его сразу же расшифровываю.

9. Социально-психологическая компетентность секретаря

9.1 Проявление профессионально важных деловых качеств секретаря

Кроме профессиональных качеств, секретарь также должен обладать и деловыми качествами.

На своем рабочем месте я проявляю следующие деловые качества:

1.        Профессионализм – знание делопроизводства и компьютера позволяет мне грамотно и аккуратно оформить различные материалы и документы.

2.        Дисциплинированность – прихожу на работу за 15 минут до начала рабочего времени, никогда не опаздываю. Опоздания мешают работе и являются признаком того, что на человека нельзя положиться, а секретарю это недопустимо. К поручениям руководителя отношусь аккуратно.

3.        Инициативность – проявляю самостоятельность в пределах своей компетенции. Например, когда к руководителю пришли представители ГУВД Нижегородской области, чтобы спросить у него книгу учета сообщений за 2004 г., то я не дожидаясь указаний руководителя проявила свою инициативность и самостоятельно выдала им материал, так как он находится у меня в канцелярии и руководитель в любом случае попросил бы меня выдать им этот материал.

4.        Организованность – являюсь организатором в планировании рабочего времени, а также в выполнении намеченных мероприятий.

Придя на практику в отдел сразу четко спланировала свой рабочий день:

8.00 – прихожу на работу.

9.00 – получаю корреспонденцию.

10.00 – докладываю руководителю о корреспонденции.

11.00 – собираю для подписи исполненные документы.

12.00 - забираю у руководителя отработанные материалы.

13.00-14.00 – ухожу на обед.

14.00 – подшиваю документы в дела.

14.45 – привожу в порядок рабочее место.

15.00 – ухожу с работы.

5.        Ответственность – мой руководитель уверен, что все поручения будут сделаны вовремя, в установленный срок. Я чувствую ответственность за порученные руководителем дела. Например, ко мне в канцелярию обратилась посетительница с просьбой передать деньги участковому инспектору, так как в этот момент его не было на рабочем месте. Я с ответственностью подошла к данной просьбе, и после прихода участкового, сразу же передала ему деньги.

6.        Осведомленность – хорошо знаю дело своей организации и события происходящие в ней, а также круг обязанностей каждого отделения организации, например следственный отдел занимается выяснением и расследованием обстоятельств, связанных с преступлением; отдел уголовного розыска – раскрывает и оформляет уголовные дела; участковые выезжают по заявлениям граждан, и поэтому когда принимаю посетителя, знаю в какое отделение его направить.

7.        Дипломатичность - секреты учреждения храню так же бережно, как тайны личного характера. Например, я не сплетничаю о сотрудниках своей организации, хотя в учреждении интересовались моим мнением относительно личных симпатий сотрудников. Например, руководитель дал мне напечатать секретный документ, и я держала в тайне его содержание.

8.        Преданность работе – в случае необходимости я остаюсь после работы и завершаю все срочные дела. Например, под конец моего рабочего дня привезли отказные материалы, которые нужно срочно регистрировать, мне пришлось оставаться после рабочего дня до вечера.

9.        Интеллигентность – проявилась у меня при приеме настырного посетителя, который срочно хотел увидеть руководителя, но в это время у начальника было оперативное совещание, и я тактично, вежливо, без отрицательных эмоций попросила посетителя прийти в другое время.

10.   Коммуникабельность – при приходе на практику во 2-ой отдел легко установила контакты с сотрудниками и могла обратиться к ним с любой просьбой

11.   Умение адаптироваться – быстро могла переключиться с одного вида работы на другой, например, после регистрации документов быстро переключалась на работу с компьютером.

12.   Доброжелательность – в общении с посетителями и сотрудниками я всегда готова прийти на помощь и стараюсь сделать все возможное, чтобы помочь человеку.

9.2 Роль внешнего вида секретаря в работе

Совершенно очевидно, что приятная внешность – также является профессионально важным качеством для секретаря. Первый, кого видит любой посетитель – это секретарь, и первое впечатление о предприятии складывается после встречи с секретарем. Поэтому у секретаря должна быть хорошая осанка, аккуратная прическа, ухоженные руки, скромный макияж. О человеке, неряшливо одетом или причесанном, как правило, складывается впечатление, что он также проявляет себя в работе.

Одежда. В моей организации особых требований к одежде не предъявляют, но для того, чтобы стать профессиональным секретарем, я и в одежде стараюсь придерживаться делового стиля. В мой гардероб входит: деловой костюм, белая блузка, туфли на каблуке, иногда одеваю джинсы. В одежде ярких цветов не имею, все цвета гармонично сочетаются друг с другом.

Макияж. Макияж делаю неяркий, наношу неброские тени, слегка крашу ресницы тушью, для губ использую блеск.

Прическа. Волосы укладываю так, чтобы они не мешали мне работать, прическа всегда аккуратная.

Также своевременно делаю маникюр, потому что ухоженные ногти непременный атрибут секретаря.

Духи – почти незаметные.

9.3 Деловой контанкт секретаря и руководителя

Одним из важных деловых контактов является взаимоотношение секретарь-руководитель.

Мое взаимоотношение с руководителем проявляется в следующем:

1.        Так как я являюсь первым помощником своего руководителя, то выполняю работу в его стиле.

2.        Помогаю ему в планировании рабочего времени, а также в выполнении намеченных мероприятий.

3.        Фильтрую потоки корреспонденции, телефонных звонков и посетителей, освобождая руководителя от выполнения вспомогательных технических функций, тем самым способствуя оперативному решению дел.

4.        Если руководитель уходит по делам, то всегда спрашиваю его, куда он уходит и когда вернется.

5.        Печатаю по указанию руководителя различные документы и материалы.

6.        Устанавливаю связи руководителя с сотрудниками учреждения.

7.        Подбираю соответствующие документы руководителю для проведения совещания, однако на совещании не присутствую.

9.4 Деловой контакт секретаря и сотрудников

Секретарь является личным представителем своего руководителя, и выполнение этой ключевой роли требует умение производить благоприятное впечатление на работников организации.

Секретарь должен уметь очень хорошо общаться с самыми разными людьми – сотрудниками, клиентами, представителями сторонних организаций и т.д. Кроме того, он должен уметь быть гибким в общении, находить выход из сложных и неожиданных ситуаций, точно выполняя распоряжения руководства и исходя из интересов компании. Секретарь должен знать деловой этикет и постоянно соблюдать все правила делового общения.

Контакт с сотрудниками у меня проявляется в следующем:

1.        Стараюсь приложить максимум усилий для создания благоприятной обстановки и деловых отношений с другими сотрудниками.

2.        Зная режим и характер работы руководителя, могу в случае необходимости оказать помощь в организации приема их руководителем; помочь составить документ, удовлетворяющий личную просьбу и т.п.

3.        При устройстве на работу сразу установила деловые контакты с сотрудниками различных подразделений своего предприятия.

4.        В некоторых случаях мне приходится выступать от имени руководителя. Стараюсь вежливо и четко давать нужные указания, контролирую их выполнение.

5. В данной организации с сотрудниками поддерживаю хорошие, доброжелательные отношения.

9.5 Роль личного обаяния

Секретарь – это первый представитель учреждения, предприятия или организации, к которому обычно обращается посетитель. Доброжелательно ли он разговаривает с людьми, умеет ли дать деловой совет, какой порядок у него в приемной из всего этого складывает первое впечатление об учреждении.

Роль личного обаяния у секретаря может проявляться и в входе приема и распределения входящих телефонных звонков. По звонку невозможно определить, кто вам звонит – важный клиент или торговый агент, предлагающий купить офисную мебель. Независимо от этого, звонящий должен услышать приятный дружелюбный голос, чтобы он был очарован секретарем даже по телефону.

Если секретарь очень занят, а к нему приходит сотрудник и просит что-то напечатать, секретарь также должен проявить здесь свое обаяние. Суметь вежливо и тактично объяснить, что секретарь сейчас занят и следует подойти в другое время.

Обаяние проявляется у секретаря и во внимание к другим людям. Даже самое маленькое внимание, проявленное к другим, встретит ответную доброту и благодарность.

Для любого посетителя и сотрудника хорошо встретить такого секретаря, на которого можно положиться в трудных ситуациях, и с которым можно обменяться мнением по многим вопросам.

Естественно, надежным помощником руководителя может быть только человек аккуратный и организованный, умеющий ориентироваться в человеческих отношениях, настроениях, характерах, проявлять твердость в определенных ситуациях. Каким бы ни был посетитель, со всеми секретарь должен быть учтив и вежлив без предпочтения.

Хороший секретарь – человек доброжелательный, приветливый, общительный, но не болтливый, обладающий чувством юмора. Шутка, остроумное слово ему помогают при всех обстоятельствах сохранять выдержку, быть спокойным и уравновешенным.

10. Выводы и предложения по ведению делопроизводства в данной организации

В целом прохождение практики во 2-ом отделе милиции мне понравилось, так как я получила все необходимые навыки в своей профессии, а именно: работала на компьютере, принимала посетителей, отвечала на телефонные звонки, регистрировала документы и т.д. Также хотела бы внести некоторые изменения в следующем:

1. Рабочее место секретаря и руководителя.

Рабочее место секретаря расположено в отдельном кабинете, как и положено. Но хотела бы, чтобы приемная секретаря была просторнее по площади, потому что зона для посетителей очень маленькая, да и рабочая зона секретаря, тоже небольшая.

2. Прием посетителей.

Во-первых для посетителей необходимо сделать определенные часы приема, так как этого в отделе нет, посетители приходят в любое время, а во-вторых для посетителей необходимо поставить более удобные стулья, и хотя бы маленький журнальный столик, чтобы в ожидании приема посетители смогли почитать газету или журнал, или выпить чашечку чая или кофе. От такого приема, я думаю, посетители останутся довольными.

3. Регламент работы секретаря и руководителя.

Так как в регламент работы секретаря и руководителя входит время обеденного перерыва, а во 2-ом отделе милиции время обеда секретаря и руководителя совпадает, то я хотела бы, чтобы у секретаря или руководителя было бы другое время обеда. Например:

-            у руководителя с 12 до 13 ч.

-            у секретаря с 13 до 14 ч.

4. Оформление ОРД и документов по личному составу.

Благодаря практики во 2-ом отделе милиции получила больше опыта в оформлении следующих документов: приказов, протоколов, актов, договоров, служебных писем, выписок из приказов, справок, докладных записок и личных документов.

Как только я пришла на практику во 2-ой отдел милиции, то начала все документы оформлять по ГОСТу Р 6.30-2003, так как там они оформлялись неправильно. Например: реквизит "Адресат" мог быть оформлен как от 11 см, так и от 12 см; инициалы в реквизите "Подпись" стояли после фамилии и т.д. И поэтому надеюсь, что после моего ухода документы будут оформляться правильно, по ГОСТу Р 6.30-2003.

5. Организация документооборота.

Организация документооборота заключалась у меня в обработке входящих, исходящих и внутренних документов, а также в регистрации документов. Особых затруднений у меня это не вызвало, так как я быстро обучаема, и сразу вникла в полученное задание. При контроле за исполнением документов ведется журнал контроля, и это очень удобно, так как сразу видишь какие документы исполнены, а какие нет. Хотела бы, чтобы на дверце шкафа была прикреплена номенклатура дел, так как этого нет. При формировании дел выполняются все правила: оформляется обложка дела и заверительная надпись. Дела при хранении дел хранятся аккуратно в шкафах, при передаче дела работнику заполняется лист-заместитель или карта-заместитель, поэтому никакое дело потеряться не может. При передаче документов на архивное хранение во 2-ом отделе милиции имеется "Акт на уничтожение документов и дел", "Форма описи постоянного и длительного сроков хранения" и "Форма внутренней описи документов дела".

6. Оргтехника и автоматизация рабочего места секретаря.

На рабочем месте я хотела бы иметь ксерокс. Он находится в другом кабинете, и для меня это неудобно, так как отксерокопировать какой-то материал меня просят многие сотрудники, а оставлять приемную без секретаря нельзя, и поэтому некоторым сотрудникам приходиться отказывать, и просить их подойти в другой день. Кроме ксерокса, также необходим факс. Факс располагается в кабинете руководителя. Но, находясь, факс у секретаря, у руководителя было бы больше времени на другую работу.

7. Ведение кадровой службы секретарем.

Кроме оформления документов, приема посетителей и телефонных звонков, я также получила опыт в работе кадровой службы. Например: ознакомилась с ведением и заполнением трудовых книжек, научилась оформлять и правильно заполнять записи в трудовой книжке, ознакомилась с формой приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки и вкладышей в нее, а также с формой книги учета движения трудовых книжке и вкладышей в них. Научилась оформлять пенсионные документы, узнала какие документы необходимы работнику для назначении пенсии. Ознакомилась с личными делами и личными карточками работников, а также с документами, которые входят в личное дело. Научилась оформлять журнал учета военных билетов, принятых от военнообязанных, а также журнал проверки состояния учета и бронирования граждан.

8. Роль стенографии в работе секретаря. Ее применение в данной организации. При помощи стенографии я быстро стенографировала поручения руководства и телефонограммы. Также хотела бы, чтобы стенографию знал каждый работник, так как она очень полезна в работе, потому что за 1 минуты работник успевал бы записывать не 15 слов в минуту, а 60-65 слов.

9. Социально-психологическая компетентность секретаря.

С сотрудниками наладила дружелюбные отношения, со всеми разговаривала приветливо, с улыбкой. Все поручения выполняла быстро, аккуратно. Жалоб от сотрудников не получала. В коллективе пользовалась уважением. Внешне была всегда аккуратна. Руководитель относился ко мне, как к профессиональному работнику. Отсюда могу сделать вывод, что я секретарь-профессионал.

Список используемой литературы

1.            Басаков М.И. Делопроизводство и корреспонденция. – Ростов-на-Дону: 2000.

2.            Санкина Л.В. Справочник по кадровому делопроизводству. – М.: 2002.

3.            Стенюков М.В. Справочник секретаря. – М.: 1998.

4.            Воробьев Н.И., Павлюк Л.В. Справочник по делопроизводству и основам работы на компьюторе. – М.: 1998.

5.            Труханович Л.В., Щур Д.Л. Справочник по кадровому делопроизводству. – М: 2003.

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5