Расчеты с подотчетными лицами
Расчеты с подотчетными лицами
СОДЕРЖАНИЕ
Введение......................................................................................................... 3
1. Характеристика
расчетов с подотчетными лицами.... 5
1.1 Понятие и бухгалтерский учет расчетов с
подотчетными лицами........................................................................................................................... 5
1.2 Обзор законодательства, регламентирующего расчеты
с подотчетными лицами.......................................................................... 7
1.3 Состав первичных документов и учетных регистров
по расчетам с подотчетными лицами...................................................................... 9
2. Аудит расчетов с
подотчетными лицами......................... 10
2.1 Подготовительная деятельность, последовательность
и содержание отдельных этапов аудиторской проверки..... 10
2.2 Типичные нарушения при осуществлении расчетов с
подотчетными лицами........................................................................ 14
2.3 . Оформление результатов аудиторской проверки.......... 18
3. Аудит расчетов с
подотчетными лицами в ООО «Приоритет» 20
3.1 Краткая организационно-экономическая
характеристика ООО «Приоритет»............................................................................................... 20
3.2 Аудит расчетов с подотчетными лицами в ООО
«Приоритет» 22
Заключение................................................................................................... 26
Список использованной
литературы.......................................................... 28
Приложение 1.............................................................................................. 31
Приложение 2.............................................................................................. 34
Приложение 3.............................................................................................. 36
Приложение 4.............................................................................................. 38
Расчеты с подотчетными лицами имеют место практически
на каждом предприятии и весьма разнообразны, т.к. включают в себя: приобретение
за наличный расчет запасных частей, материалов, топлива, канцелярский товаров;
оплату мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств; расходы на
командировки по территории Российской Федерации и за границу; представительские
расходы.
Как правило, в практической деятельности любого
предприятия расчеты с подотчетными лицами носят массовый характер и связаны со
многими другими разделами учета, например, операциями по кассе, расчетами с
поставщиками и подрядчиками, операциями по движению материальных ценностей и
т.д., что обуславливает высокую трудоемкость и актуальность аудита расчетов с
подотчетными лицами.
Целью данной работы является изучение действующего
порядка аудиторской проверки на предприятии и применения полученных знаний для
анализа правильности отражения в бухгалтерском учете расчетов с подотчетными
лицами в ООО «Приоритет» за 2004 год.
Достижение поставленной цели обуславливает решение
следующих задач:
-
рассмотреть порядок учета, состав первичных и
учетных регистров расчетов с подотчетными лицами в соответствие с действующими
правилами бухгалтерского учета и нормативными документами;
-
рассмотреть этапы проведения аудиторской проверки
расчетов с подотчетными лицами;
-
на основании полученных знаний провести аудиторскую
проверку расчетов с подотчетными лицами в ООО «Приоритет» и сделать аудиторское
заключение.
При аудиторской проверке расчетов с подотчетными
лицами используются различные методы получения аудиторских доказательств, к
которым можно отнести следующие: наблюдение или участие в инвентаризации;
наблюдение за выполнением хозяйственных или бухгалтерских операций; устный
опрос; получение письменных подтверждений; проверка документов, полученных
клиентом от третьих лиц; проверка документов, подготовленных на предприятии
клиента; проверка арифметических расчетов; анализ.
Объектом настоящего исследования является состояние
учета расчетов с подотчетными лицами в ООО «Приоритет» в 2004 году.
Практическая значимость настоящего исследования
состоит в том, что бы определить соответствие отражения расчетов с подотчетными
лицами в ООО «Приоритет» действующим нормативным документам и дать рекомендации
на основании сделанного заключения.
Данная работа состоит из трех глав. В первой главе
будут рассмотрены основы отражения расчетов с подотчетными лицами в
бухгалтерском учете, основные первичные документы и нормативные акты,
касающиеся данного раздела учета, а также основные ошибки, возникающие в
процессе ведения данного раздела учета. Во второй главе будет рассмотрен
порядок проведения аудита расчетов с подотчетными лицами. В третьей главе будет
проведен аудит расчетов с подотчетными лицами предприятия оптовой ООО
«Приоритет» за 2004 г.
Под подотчетными лицами в бухгалтерском учете понимают работников организации (в том числе и совместителей), которым выданы из
кассы наличные деньги с условием представления отчета об их использовании
(отсюда и термин - "под отчет").
Список подотчетных лиц, а также порядок выдачи в
организации наличных денег под отчет устанавливает руководитель.
Работник, получивший подотчетную сумму, должен за нее
отчитаться, представив в бухгалтерию авансовый отчет (с приложением документов,
подтверждающих расходы).
При этом организация может выдавать денежные средства
подотчетным лицам на следующие цели: на хозяйственные нужды; на командировочные
расходы; на оплату представительских расходов.
К расходам на хозяйственные нужды относят затраты по
приобретению в розничной торговой сети канцелярских или хозяйственных
принадлежностей, материалов, бензина на АЗС, оплате мелкого ремонта и т.п.
Командировочные расходы возникают в следствие оплаты
расходов работнику предприятия, направленного в командировку. Командировка - это поездка работника в другую местность
для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы по
распоряжению работодателя. При этом служебные поездки
работников, постоянная работа которых протекает в пути или имеет разъездной
характер, командировками не признаются.
В командировку может быть направлен только штатный
работник организации, с которым заключен трудовой договор. Поездка в другую
местность работника, с которым заключен гражданско-правовой договор (например,
договор подряда или поручения), командировкой не считается.
В соответствии с действующим законодательством
командированному работнику оплачиваются: расходы по найму жилого помещения;
расходы по проезду к месту командировки и обратно; суточные; другие расходы
(например, оплата услуг связи или почты). На оплату таких
расходов работнику перед его отъездом в командировку выдается аванс.
Представительские расходы - это затраты
организации по приему и обслуживанию представителей других организаций,
участвующих в переговорах для установления и поддержания сотрудничества, а
также участников, прибывших на заседания совета (правления) организации.
Полный перечень представительских расходов приведен в
статье 264 НК РФ (1).
Согласно этой статье, к представительским расходам
относятся затраты: по проведению официального приема (завтрака, обеда, ужина
или другого аналогичного мероприятия) представителей других организаций; по
транспортному обеспечению представителей других организаций, связанному с их
доставкой до места проведения встречи и обратно; по буфетному обслуживанию лиц,
участвующих во встрече во время переговоров; по оплате услуг переводчиков, не состоящих
в штате организации.
Этот перечень является исчерпывающим. Поэтому затраты
на организацию развлечений и отдыха, оплату виз, а также на оплату проживания
участников переговоров представительскими расходами не являются.
Учет по расчетам с подотчетными лицами ведется на
счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Это активно-пассивный счет, сальдо
которого отражает сумму задолженности подотчетных лиц предприятию или сумму
возмещенного перерасхода и вновь выданные под отчет средства на основании
расходных кассовых ордеров, по кредиту — суммы, использованные согласно
авансовым отчетам и сданные в кассу по приходным кассовым ордерам.
Выдачу денежных авансов
подотчетным лицам отражают по дебету счета 71 и кредиту счета 50 «Касса».
Расходы, оплаченные из подотчетных сумм, списывают с кредита счета 71 в дебет
счетов 07 «Оборудование к установке», 08 «Вложения во внематериальные активы»,
10 «Материалы», 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» 20
«основное производство», 25 «Общепроизводственные расходы», 26
«Общехозяйственные расходы», 28 «Брак в производстве», 29 «Обслуживающие
производства и хозяйства», 97 «Расходы будущих периодов», 41 «Товары», 44.2
«Коммерческие расходы», 44.1 «Издержки обращения», 45 «Товары отгруженные», 50
«Касса», 51 «Расчетный счет», 52 «Валютный счет», 55 «Специальные счета в
банках», 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», 73 «Расчеты с персоналам по
прочим операциям», 76 «Расчеты с прочими дебиторами и кредиторами», 79
«Внутрихозяйственные расчеты», 84 «Нераспределенная прибыль», 94 «Недостачи и
потери от порчи ценностей» в зависимости от характера расходов. Возвращенные в
кассу остатки неиспользованных сумм списывают с подотчетных лиц в дебет счета
50 «Касса». (План счетов бухгалтерского учета (6))
Аналитический учет по счету
71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждой авансовой выдаче.
В силу того, что расчеты с подотчетными лицами
затрагивают несколько разделов как бухгалтерского, так и налогового учета
перечень законодательных актов достаточно велик.
Основные положения по отражению расходов с
подотчетными лицами в бухгалтерском учете регламентированы в Федеральном
"О бухгалтерском учете" (3)
Порядок выдачи средств на хозяйственные нужды и
правила оформления выдачи оговорены в «Порядке ведения кассовых операций» (5).
В связи с тем, что расчеты с подотчетными лицами
осуществляются в наличной форме, то размер расчетов подотчетного лица при
оплате наличными должен отвечать нормам Указания Центрального Банка РФ (7), в
соответствие с которым предельный размер расчетов наличными по одной сделке с
одним юридическим лицом не должен превышать 60 000 руб.
Расчеты с подотчетными лицами оказывают влияние на
налогообложение предприятия в разрезе налога на прибыль организаций, налога на
добавленную стоимость, налога на доходы физических лиц и единого социального
налога, т.е. они находят свое отражение в следующих главах Налогового Кодекса
РФ (1). Глава 21 «Налог на добавленную стоимость», регламентирует правила
списания НДС при осуществлении расходов за счет подотчетных средств. Глава 23
«Налог на доходы физических лиц» и глава 24 «Единый социальный налог»
регламентируют порядок обложения НДФЛ и ЕСН сумм, полученных работником под
отчет. Глава 25 «Налог на прибыль организаций» оговаривает порядок учета
расходов, произведенных за счет средств, выданных под отчет, при расчете
налогооблагаемой прибыли.
Кроме того, расчеты с подотчетными лицами находят свое
отражение в Положении по бухгалтерскому чету № 10/99 «Расходы организации» (12)
При оформлении командировочных расходов учитываю нормы
Трудового Кодекса РФ (2), который оговаривает перечень лиц, которые могут быть
направлены в командировку, а также порядок оплаты командированного сотрудника в
выходные и праздничные дни.
Размер суточных для бюджетных организаций
устанавливается Постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 93.
При направлении сотрудника в командировку за границу
РФ применяют следующие нормативные акты: Закон РФ «О валютном регулировании и
валютном контроле» (4), Положение Банка России (8), Инструкцию Банка России
(9), Положение по бухгалтерскому учету № 3/200 «Учет активов и обязательств,
выраженных в иностранной валюте» (11)
Основными документами, которые применяются при
оформление расчетов с подотчетными лицами, и подлежат изучению при аудиторской
проверке, являются: авансовые отчет; приказы о направлении сотрудников в
командировки; командировочные удостоверения; копии загранпаспортов с отметками
о пересечении границы; список лиц, которым разрешено получение наличных денег
из кассы; сметы представительских расходов; приказы об утверждении смет
представительских расходов; оправдательные первичные документы.
Операции по расчетам с подотчетными лицами находят
свое отражение в следующих бухгалтерский регистрах: журнал-ордер № 7,
объединяющий в себе аналитический и синтетический учет расчетов с подотчетными
лицами (при журнально-ордерной форме учета); главная книга; иные регистры
аналитического и синтетического учета расчетов с подотчетными лицами, в
зависимости от принятой на предприятии форме ведения бухгалтерского учета.
Подготовительная
деятельность до начала проверки предполагает получение аудитором материалов
заседаний акционеров и отчетности по хозяйственной деятельности, выяснение
направления и масштаба работы, проведение беседы с администрацией и персоналом
бухгалтерии, получение необходимой информации от банков, налоговой службы и
других организаций, с которым клиент имеет деловую связь.
В результате
предварительного ознакомления аудитор делает вывод о степени деловой
безупречности клиента и принимает решение о проведении аудиторской проверки или
отказе от нее.
После принятия решения о проведение аудиторской
проверки, перед началом основной проверки расчетов с подотчетными лицами
аудитор должен составить примерную программу изучения документов в зависимости
от состояния данного раздела учета на предприятии. Для сбора информации при
составлении программы аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами можно
использовать вопросник, приведенный в Приложении 1 .
По результатам проведенного опроса у аудитора должно
сложиться определенное мнение о состоянии расчетов с подотчетными лицами на
предприятии. Представленный вопросник позволяет сделать аудитору целый ряд
промежуточных выводов, на основании которых он в последствии определит
достоверность отчетных данных.
Для выявления каждого из возможных нарушений или
злоупотреблений разработан определенный набор контрольных процедур. Основными
контрольными процедурами являются:
Процедура 1.1.1 — проверка
соответствия подотчетных лиц, получающих наличные деньги их кассы на
хозяйственные расходы, списку лиц, имеющих на это право, утвержденному
руководителем предприятия.
Процедура 1.1.2 — проверка получения
подотчетных сумм денежных средств лицам, не отчитавшимся по ранее полученным
авансам.
Процедура 1.1.3. — проверка
соответствия фактического расходования подотчетных сумм целям на которые они
выданы.
Процедура 1.1.4. — наличие
подотчетных лиц в штате предприятия.
Процедура 1.1.5. — проверка
правильности списания подотчетных сумм за счет чистой прибыли предприятия. В
случаях, когда решением руководителя предприятия сумма, выданная под отчет, не
возвращена и списывается за счет чистой прибыли, аудитору необходимо
удостовериться в том, что, во-первых, решение о списании действительно
существует, во-вторых, что с подотчетных сумм удержан подоходный налог, а также
начислены все соц. фонды.
Процедура 2.1.1 — проверка полноты
оправдательных документов по командировкам, приложенных к авансовым отчетам.
Процедура 2.1.2. — проверка наличия
приказов о направлении работников в командировку.
Процедура 2.1.3 — проверка
правильности возмещения командировочных расходов. Нормы возмещения
командировочных расходов определяются в соответствие с нормативными
документами, действующими на период действия командировки:
Процедура 2.1.4. — проверка
правильности ведения учета командировочных расходов в пределах норм и сверх
норм.
Процедура 2.2.1 — проверка удержания
подоходного налога с сумм превышения командировочных расходов сверх
установленных норм.
Процедура 3.1.1 — проверка
правильности отражения в учете НДС по приобретенными подотчетным лицами
материальным ценностям. НДС выделяется и относится на счет 19 лишь при покупке
ТМЦ у организаций оптовой торговли при наличии приходного кассового ордера,
накладной и счета-фактуры с выделенной отдельной строкой НДС При покупки ТМЦ в
розничной торговой сети суммы НДС не выделяются и относятся на себестоимость
вместе с их стоимостью.
Процедура 4.1.1 — проверка
соответствия фактических размеров представительских расходов сметам. Представительские
расходы — это затраты предприятия по приему и обслуживанию представителей
других предприятий, организаций и учреждений (включая иностранных), прибывших
для переговоров с целью установления и поддержания взаимовыгодного
сотрудничества, а также участников, прибывших на заседание совета (правления)
предприятия и ревизионной комиссии. К представительским расходам относятся
затраты, связанные с проведением официального приема (завтрака, обеда или
другого аналогичного мероприятия) представителей (участников), их транспортным
обеспечением, посещением культурно зрелищных мероприятий, буфетным обслуживанием
во время переговоров и мероприятий культурной программы, оплатой услуг
переводчиков, не состоящих в штате предприятия.
Включение
представительских расходов в себестоимость продукции (работ, услуг)
производится в пределах смет, утвержденных руководителем предприятия, которые
не должны превышать нормативно утвержденных норм, и только при наличии
оправдательных первичных документов, в которых должны быть указаны дата, место,
программа проведения деловой встречи (приема), список приглашенных с обоих сторон.
Страницы: 1, 2, 3, 4
|