Деятельность руководителя по созданию условий эффективного функционирования организации

Обозначение 7С связано с тем, что по-английски названия семи слагаемых успеха начинаются с буквы s: structure (структура), strategy (стратегия), systems (системы), shared values (совместные, т.е. разделяемые всеми, ценностные установки), skills (сумма навыков, умений), style (стиль), staff (состав работников, т.е. кадры).

Рис.2. Семь факторов успеха компании «Маккинси»

По мнению Т. Питерса и Р. Уотермена, можно совершенно четко выделить восемь черт эффективного управления, которыми, как показало их исследование, полностью или частично обладают образцовые американские и, кстати сказать, многие японские компании. В числе этих образцовых компаний были, например, «Макдональдс», «ИБМ», «Проктер энд Гэмбл», «Хьюлетт-Паккард», «Боинг», «Шелл». Названия этих фирм и выпускаемая ими продукция в настоящее время очень хорошо известны в нашей стране, что подтверждает высокую эффективность управления и функционирования этих компаний.

Выявившиеся восемь признаков, которые наиболее полно характеризуют отличительные особенности образцовых, склонных к нововведениям компаний идут в следующем порядке.

1. Ориентация на действия, на достижение успехов. Хотя эти компании могут подходить аналитически к принятию решений, данный факт их не парализует. В ряде передовых компаний стандартная процедура выглядит так: «Сделать это, решить то, поверить это». Такие компании экспериментируют первыми. Они стараются сохранить «быстроту ног» и противодействовать неповоротливости, которая неизбежно появляется с увеличением размеров фирмы. Для большинства благополучных и преуспевающих компаний Запада, Востока и Америки характерно наличие в них от десятка до сотен малых рабочих групп от 4 до 10 человек, которые заняты разработкой новой продукции или решением какой-либо проблемы. Различные организационные структуры (энтузиасты, команды, специальные рабочие группы, «короли», проектные центры, ударные бригады, кружки повышения качества) имеют одну общую черту — эти группы не являются элементами формальной структурной системы компании. Истинная сила малой группы коренится в ее гибкости. Группы, состоящие из малого числа добровольцев, действующих ограниченное время и ставящих собственные цели, обычно оказываются намного эффективнее и продукта и нее, чем группы, сформированные по противоположным принципам, Чем больше таких групп, тем сильнее ориентация компании на действие.

2. Лицом к потребителю. Удовлетворенность потребителя — это важнейший показатель результативности функционирования компании, от которого зависят все показатели эффективности. Конечный результат любого производства — удовлетворение потребителя. Любое предприятие создается и функционирует ради потребителя. В противном случае компания себя изживет. Образцовые компании учатся у людей, которых они обслуживают. Они предлагают необыкновенно высокое качество, обслуживание и надежность — всегда что-то, что служит хорошо и долго. Они преуспевают в индивидуализации наиболее ходовых товаров, т.е. распространенный и часто используемый товар, выпускаемый многими производителями, ассоциируется у потребителя с одной торговой маркой. В эту борьбу за потребителя вовлекается весь коллектив. Многие из новаторских компаний почерпнули идеи своих лучших продуктов от потребителей. Для этого они внимательно и постоянно прислушиваются к публике. Беззаветное служение потребителю лежит в основе концепции социально-этического маркетинга, это базовый принцип внешней политики компании, нацеленной на успех.

3. Самостоятельность и предприимчивость. Эффективные компании способствуют тому, чтобы в организации было много лидеров и новаторов, тех, кого называют «энтузиастами». Эти компании стараются не укорачивать поводок настолько, чтобы это мешало быть творцом, о ком бы из сотрудников ни шла речь. Они поощряют оправданную степень риска и поддерживают удачные начинания. В таких условиях каждый сотрудник имеет право на ошибку, но общее число этих ошибок остается приемлемым для компании.

4. Производительность — от человека. Образцовые компании рассматривают рядовой персонал как главный источник достижений в области качества и продуктивности. Они не одобряют установок типа «мы и они» в области трудовых отношений и не считают основным источником повышения эффективности капиталовложения. В качестве основных принципов корпоративной философии выступают, например, следующие: «наше уважение к индивиду», «отношение к каждому рабочему, как к источнику идей, а не просто как к паре рабочих рук».

5. Связь с жизнью, ценностное руководство. Преуспевающие компании своей жизнеспособности обязаны не организационной форме или административному умению, а силе убеждения и привлекательности этих убеждений для работников компаний. Любая организация, чтобы выжить и добиться успеха, должна обладать солидной системой убеждений и ценностей, из которых она исходит в своей политике и деятельности. Глубокая преданность этим убеждениям является самым важным фактором успеха организации. Иначе говоря, основная философия организации играет гораздо большую роль в ее достижениях, чем технологические или экономические ресурсы, организационная структура, нововведения или соблюдение сроков. Все это есть средство реализации системы ценностей и убеждений. Конкретное содержание убеждений может быть различным у разных компаний, однако спектр этих убеждений весьма ограничен, например: вера в превосходство своей компании, вера в значимость человека как личности, вера в значимость неформального общения сотрудников компании и т.д. Основные черты системы ценностей следующие: качественная, а не количественная форма выражения; формирование системы ценностей и наполнение ее реальной жизнью — это самое главное, что должен делать руководитель и его команда, но создается система ценностей для того, чтобы воодушевить сотрудников, занимающих низшие должности в корпорации. Прививание системы ценностей — каторжная работа для руководителя, которая требует постоянной связи с жизнью.

6. Верность своему делу. Компания должна заниматься тем делом, которое она знает лучше всего. Хотя и имеется ряд исключений, все же шансы на высокую эффективность выглядят гораздо предпочтительнее у компаний, которые разумно придерживаются в основном того дела, которое они знают. Различные преобразования в корпорации, направленные на расширение сфер деятельности, в той или иной мере вызваны диверсификацией производства. Но при этом, если диверсификация отрицает основные ценности корпорации, то она неизбежно приводит к ухудшению ее функционирования. Можно сказать, что если некоторая степень диверсификации является основой устойчивости компании, благодаря повышению ее адаптивности, то «неразборчивая» диверсификация не оправдывает себя.

7. Простота формы, скромный штат управления. Как ни велики были в большинстве своем компании, участвовавшие в исследованиях Т. Питерса и Р. Уотермена), формально они не управлялись с помощью матричной организационной структуры, а те немногие, которые пытались применить эту форму управления, от нее отказались. Внутренние структурные формы и системы образцовых компаний отличаются изящной простотой. Высший уровень управления немногочислен. Например, эффективная компания с оборотом в многие миллиарды долларов, как указывали авторы, может управляться из штаб-квартиры численностью менее 100 человек.

8. Свобода и жесткость одновременно. Образцовые компании предстают одновременно централизованными и децентрализованными. Они по большей части распространяют автономию вплоть до цехов и групп разработчиков продукции. С другой стороны, они являются фанатичными централистами в том, что касается немногочисленных коренных ценностей, которым они привержены.

Необходимо отметить, что не все восемь признаков присутствуют одновременно или в одинаковой степени в деятельности преуспевающих компаний, однако их преобладание является непременной чертой эффективного управления этих компаний.

2. Принципы эффективного управления

2.1 Принципы системного руководства объектом

Что значит руководить?

Это значит создать такую структуру руководства объектом, чтобы принимаемыми решениями, отданными приказами и распоряжениями обеспечить эффективные действия функциональных служб или помощников руководителя по функциональным направлениям по подготовке, организации и обеспечении процесс достижения цели объекта.

Руководство — это функция руководителя, а управление — функция начальника службы управления или ответственного лица за управление. Руководитель в управление объектом должен вмешиваться только в крайнем случае, когда у начальника службы управления недостаточно собственных сил и средств вернуть процесс достижения цели объекта в рамки заданных параметров, т.е. тогда, когда часть функции управления переходит в аспект руководства. В нормальной ситуации руководитель объекта начальнику службы управления должен оказывать помощь только в нормальном обеспечении деятельности службы за счет поддержания ее качественного состояния на высоком уровне.

Что значит «обеспечить объект информацией»?

Это значит собрать информацию, проанализировать ее, важную для достижения цели объекта обработать и документально оформить, сделать выводы и предложения по ее использованию. Не представляющую важность на данный момент тоже обработать документально (рассортировать по направлениям) и сохранить с целью использования в перспективе. К добытой, но не используемой информации следует относиться бережливо, т.к. ее получение связано с определенными затратами. Полученную информацию тоже надо хранить бережливым образом, к ней возможно придется обратиться, коль скоро она попала в поле зрения. Надо всегда помнить, что большего эффекта в деятельности объекта добивается тот, кто лучше владеет информацией.

Что значит «планировать»?

Это значит на основе полученной информации скоординировать усилия всех задействованных подразделений и лиц по выполняемым мероприятиям в процесс достижения цели объекта, по их перечню, местам, объемам, срокам и исполнителям. Чем четче разработан план, тем точнее будут работать последующие службы при разработке модели действий, тем четче будет проходить процесс достижения цели объекта.

Что значит «подобрать технологию»?

Это значит разработать новые, приобрести готовые или усовершенствовать существующие методы и средства эффективного выполнения планов, соответствующих финансовым и материальным возможностям объекта, обеспечивающих высокое качество выполнения с минимизированными сроками в реально сложившихся обстоятельствах.

Что значит «подобрать персонал»?

Это значит принять на работу требуемых специалистов, переподготовить или доподготовить уже имеющихся, чтобы они по своей квалификации были способны эффективно, качественно, в полном объеме и в установленные сроки выполнить планы достижения целей объекта.

Что значит «организовать»?

Это значит расставить все необходимое и обеспечить всем все, что потребуется для достижения целей объекта и таким образом, чтобы подобранный персонал по своей квалификации смог эффективно достигать целей объекта (выполнить планы).

Что значит «управлять»?

Это значит заранее принимаемыми мерами, силами и средствами не допустить отклонений, сбоев и неполадок в процесс достижения цели объекта, а если они все же возникли, то заранее подготовленными мерами, силами и средствами устранение их последствий.

Что значит руководить объектом?

Вспомним, в чем отличие между понятиями «руководить» и «управлять». Руководить — более емкое понятие, чем управлять. Руководить — это действия на этапе планомерной подготовки к процессу достижения цели объекта (в исключительных случаях и управление, как оказание помощи службе управления), а управлять — это оперативные действия службы управления по устранению последствий случившихся сбоев и отклонений. Для эффективного руководства с позиций системы главных функций надо:

А. Знать:

1. Суть теории системы главных функций руководства объектом и практику ее применения, как инструмента руководства.

2. Структуру руководства своим объектом и его место в вышестоящей структуре.

3. Основные и сопутствующие цели, стоящие перед объектом.

4. Какое рабочее место на данный момент является критическим; какая функция в нем самая слабая и именно в чем?

5. На каком рабочем месте самая высокая диспропорция и почему?

6. На каком рабочем месте самое худшее информационное обеспечение или хуже, чем у всех, используется информация и почему?

7. На каком рабочем месте хуже всех планируется работа и реализуются планы работ? В чем ошибки?

8. На каком рабочем месте самая отсталая технология либо работник хуже всех выполняет технологические требования? В чем это заключается?

9. На каком рабочем месте наислабейший работник? В чем его недостатки?

10. Какое рабочем месте хуже всех организовано и подготовлено для данной работы? В чем заключается низкая подготовленность?

11. Какое из рабочих мест самое неподготовленное к предотвращению сбоев и неполадок в работе, а также к ликвидации последствий? В чем состоит эта неподготовленность?

Б. Уметь:

1. Инициировать мотивированные цели или уяснять поставленные цели вышестоящим руководителем и организовывать их достижение (выполнение).

2. Создавать модели достижения целей и действовать по ним.

3. Контролировать качественное состояние своего рабочем месте и рабочем месте своих непосредственных подчиненных.

4. Получать полные данные обо всех рабочих местах более низких уровней исключительно и только для анализа качественного состояния рабочего места подразделений при принятии решения.

5. Создавать структуры руководства объектом в соответствии с системой главных функций.

6. Применять инструментальные и математические методы принятия решения и выбора доминирующего направления действий его реализации.

7. Внедрять и пользоваться автоматизированными системами руководства объектом.

8. Создавать независимую (даже от себя) службу экспертов или подготовить своего независимого эксперта по системам руководства.

9. Научиться руководить своими функциональными службами:

— информационной службой, которая обеспечивает полной информацией, необходимой для функционирования объекта;

— службой планирования, которая готовит всю регламентирующую деятельность объекта документацию;

— технологической службой, которая выбирает наиболее эффективные методы и средства реализации, целей объекта (реализации планов);

— службой персонала, которая обеспечивает объект специалистами соответствующей квалификации;

— организационной службой, которая готовит и обеспечивает процесс достижения цели объекта;

— службой управления в объекте, которая поддерживает функциональный процесс в рамках заданных параметров. Сейчас эти службы есть во всяком результативном объекте,

но в виде разрозненных, не объединенных в систему специалистов и подразделений.

Все эти службы должны иметь своих руководителей, которые руководят рабочими местами сотрудников своих коллективов и которые призваны обеспечить службы (а не объект):

— информационную службу информацией, относящейся к деятельности службы (а не объекта);

— службу планирования исходными плановыми, регламентирующими деятельность службы документами;

— технологическую службу методами, средствами, оснащением и оборудованием, необходимыми технологической службе;

— службу персонала укомплектованным персоналом службы;

— организационную службу упорядоченным персоналом службы, снабжением ее всем необходимым;

— службу управления защитой деятельности службы от случайностей.

10. Сосредотачивать свое внимание на эффективном достижении целей функциональными службами, а именно:

— достоверном и своевременном информационном обеспечении;

— своевременном и полном планировании, добиваясь его оптимизации;

— обеспечении выполнения требований технологии процесса и ее совершенствовании;

— подборе квалифицированного персонала и повышении его квалификации;

— полном обеспечении всех рабочих мест всем необходимым для их функционирования;

— предвидении и предотвращении на всех рабочих местах нарушений процессов достижения целей, т.е. недопущении возникновения нарушений. Нельзя даже мысленно допускать, чтобы нарушение произошло. Как только предполагается появление возможности возникновения нарушений - надо срочно действовать. Это не одно и тоже, что профилактика.

11. Начинать свой рабочий день с «разговора» с компьютером, в котором «рабочая модель всего объекта» и автоматизированная система руководства объектом с последними данными качественного состояния структуры руководства.

12. Следовать следующим принципам:

— совершенствовать рабочие места своих подчиненных, а они будут совершенствовать рабочие места своих подчиненных и т.д.;

— заботиться только о рабочих местах своих непосредственных подчиненных (если им будет оказываться непосредственная помощь, а они то же самое сделают на своем уровне — отличные результаты обеспечены);

— сфера руководства — это забота о рабочих местах начальников служб (непосредственных подчиненных).

Ожидаемыми результатами, их «продукцией» в интересах всего объекта будут: полное информационное обеспечение; качественное планирование; эффективные технологии; высококвалифицированный персонал; отличная организация работ; полное недопущение отклонений в процессе достижения цели объекта и готовность к ликвидации их последствий;

— не допускать даже косвенного вмешательства в руководство (отдачу распоряжений) подчиненным моих подчиненных;

— полученная компьютерная информация является указанием к действию в самой «горячей точке» среди моих непосредственных подчиненных;

— всегда иметь информацию для принятия первоочередных и последующих решений;

— не размениваться на мелочи, на решение второстепенных задач;

13. Действовать по алгоритму:

— четко сформулировать цель;

— принять обоснованное решение, в том числе с применением математических и инструментальных методов, компьютерных систем в частности;

— выбрать главное направление действий по реализации принятого решения,

— системно руководить своим объектом

— постоянно заниматься анализом результатов деятельности своего объекта, сравнивать ожидаемые результаты с фактическими, делать выводы (все по циклическому принципу, «с уточнениями»).

2.2 Эффективный руководитель

Таблица 3

Характеристика черт руководителя

Страницы: 1, 2, 3