Документальное обеспечение управления
Документальное обеспечение управления
НОУ СПО
Челябинский юридический колледж
Контрольная работа по дисциплине " Делопроизводство"
Студент группы ЮЗ-01-10-10 Г.В. Гладков
Преподаватель Мурзина
Челябинск
2011
СОДЕРЖАНИЕ
Введение
1. Регистрация документов как процесс
создания банка данных о документах организации
2. Номенклатура дел
3. Должностная инструкция
4. Заключение
5. Список использованной литературы
Введение
Тема
организации работы с документами в современных условиях имеет сейчас большую
актуальность, так как от правильного выбора технологии работы зависит успех
любой организации.
В
современных условиях для повышения эффективности управления необходимо
совершенствование работы с документами, так как всякое управленческое решение
всегда базируется на информации, на служебном документе.
Организация
работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию
и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально
ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом.
1. Регистрация документов
как процесс создания банка данных о документах организации
Организационно-правовые документы являются правовой основой
деятельности организации и содержат положения, основанные на нормах
административного права и обязательные для исполнения. Организационная
деятельность учреждения фиксируется в организационно-правовых документах,
содержащих правила, нормы, положения, определяющие статус организации, ее
компетенцию, структуру, штатную численность и должностной состав,
функциональное содержание деятельности организации в целом, ее подразделений и
работников, их права, обязанности, ответственность и другие аспекты. Организационно-правовые
документы в обязательном порядке проходят процедуру утверждения уполномоченным
на это органом вышестоящей организацией, руководителем данной организации, коллегиальным
органом (например, общим собранием акционеров, советом директоров и др.) или
руководителем структурного подразделения в зависимости от вида и разновидности
документа. Утверждаться организационные документы могут непосредственно
руководителем, распорядительным документом руководителя (приказом или
распоряжением) или коллегиальным органом. Датой организационно-правового
документа является дата его утверждения. С точки зрения срока
действия организационно-правовые документы относятся к бессрочным: они
действуют впредь до их отмены или до утверждения новых (исключение составляет
штатное расписание, которое разрабатывается и утверждается ежегодно). По мере
изменения характера деятельности учреждения и организации труда в
организационно-правовые документы могут вноситься изменения, для чего
руководитель издает распорядительный документ (приказ или распоряжение). В
случае реорганизации деятельности разрабатываются и утверждаются новые
организационно-правовые документы. Текст большинства
организационно-правовых документов состоит из разделов, имеющих собственные
заголовки и разделенных на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. В процессе подготовки
организационно-правовые документы в обязательном порядке проходят процедуру
согласования (визирования) со всеми заинтересованными подразделениями и лицами,
юридической службой (юристом), заместителями руководителя организации или одним
из заместителей, курирующим соответствующее направление деятельности
организации. К организационно-правовым документам относятся устав,
учредительный договор, положение об организации, положение о структурном
подразделении, положение о коллегиальном (совещательном органе) организации,
регламент, штатное расписание, инструкция, должностная инструкция. Организационно-правовые
документы оформляются на стандартном листе бумаги (формат А4) или на общем
бланке (в зависимости от вида документа), при этом обязательными реквизитами
являются следующие, а именно: наименование организации (также указывается
наименование подразделения, если документ утверждается руководителем
подразделения), наименование вида документа, дата, номер документа, заголовок к
тексту, подпись, гриф утверждения. Распорядительные
документы это документы, в которых фиксируются решения административных и
организационных вопросов деятельности организации. Эти документы регулируют и
координируют деятельность, позволяют органу управления обеспечивать реализацию
поставленных перед ним задач. Независимо от организационно-правовой формы, характера и
содержания деятельности организации, ее компетенции, структуры и других
факторов руководство любой организации наделяется правом осуществлять
исполнительно-распорядительную деятельность и, соответственно, издавать
распорядительные документы .
2. Номенклатура дел
Ин-декс дела
|
Заголовок дела
|
Кол-во
ед. хр.
|
Срок хранения и № статей по перечню
|
Примечания
|
01-Канцелярия
|
01-01
|
Номенклатура дел организации
|
|
Пост.
Ст.67
|
|
01-02
|
Организационные документы (устав, учредительные документы и
др.)
|
|
Пост.
ст.13, ст.14, ст.30
|
|
01-03
|
Положение о структурных подразделениях
|
|
Пост. ст.16
|
|
01-04
|
Приказы генерального директора по основной деятельности
|
|
Пост. Ст.6а
|
|
01-05
|
Переписка с управой района "Ларино-Садовники" по
основным вопросам деятельности
|
|
5л. ЭПК
ст. 12
|
|
01-06
|
Обращения граждан личного характера (предложения,
заявления, жалобы)
|
|
5л. ЭПК
ст. 56
|
В случае неоднократного обращения 5л. После последнего
рассмотрения
|
02-Управление по персоналу
02/1-Отдел кадров
|
02/1-01
|
Должностные инструкции сотрудников
|
|
Пост.
Ст.35
|
|
02/1-02
|
Штатные расстановки
|
|
70 лет
ст.34
|
|
02/1-03
|
Приказы генерального директора по личному составу (приём,
перевод, увольнение)
|
|
75 лет ЭПК
Ст.66
|
|
02/1-04
|
Приказы генерального директора по предоставлению отпусков,
дежурствах и командировках
|
|
5л.
Ст.66
|
|
02/1-05
|
Приказы генерального директора по основной деятельности.
Копии
|
|
До минования надобности
Ст.6а
|
|
02/2-Отдел труда и заработной платы
|
3. Должностная инструкция
I. Общие положения
-степень самостоятельности работника при выполнении должностных
обязанностей;
-ответственность за принимаемые решения;
-отношение к работе;
-эффективность и качество труда;
-профессиональные знания;
-опыт практической деятельности, определяемый стажем работы по
специальности;
-другие факторы.
II. Должностные обязанности
-чинить при любых погодных условиях, выходящие из строя механизмы;
-выполнять распоряжения руководителя.
III. Права
-
Присутствовать на заседаниях, собраниях организации (структурного
подразделения) по вопросам деятельности организации (структурного
подразделения);
-Участвовать
в обсуждении вопросов относительно исполняемых им обязанностей;
-Вносить на
рассмотрение руководителя организации (структурного подразделения) предложения
по улучшению деятельности организации (структурного подразделения) и
совершенствованию методов работы коллектива; замечания по деятельности
структурного подразделения; варианты устранения имеющихся в деятельности
организации (структурного подразделения) недостатков;
-Осуществлять
взаимодействие с сотрудниками всех (отдельных) структурных подразделений;
-Запрашивать
лично или по поручению руководителя организации информацию и документы,
необходимые для выполнения его должностных обязанностей;
-Привлекать
специалистов всех структурных подразделений к решению задач; требовать от
руководителя организации оказания содействия в исполнении должностных
обязанностей.
IV. Ответственность
-отвечает за "хамство";
-отвечает за несвоевременное
исполнение распоряжений;
-отвечает за
нарушение отчётов.
Должностная
инструкция разработана в соответствии с отделом
организации и оплаты труда
Заключение
Документ,
как носитель информации, выступает в качестве непременного элемента внутренней
организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие
их частей. Информация является основанием для принятия управленческих решений,
служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также
материалом для справочно-поисковой работы.
Кроме
того, документирование во многих случаях является обязательным, предписывается
законом и актами государственного управления, поэтому оно является одним из
средств укрепления законности и контроля.
Список использованной литературы
регистрация документ номенклатура должностной
инструкция
1. Андреева В.И.
Делопроизводство. М.: АО "Бизнесшкола "ИнтелСинтез". Издание
второе. 2004
2. Андреева В.И., Батюк
С.Н. Инструкция по документационному обеспечению организации. М.: АО
"Технолюкс2". 2002
3. Ермакова И.Н. Артемов
О. Ю. Фирма: Управление. Кадры. Документы. М.: АтлантЦентр. 2003.
4. Кузнецова Т.В. Лосев
В.И. Управленческая документация: Учебное пособие. М.: Экономика 2005.
5. Фельзер А.Б. Миссерман
М.А. Делопроизводство: Справочное пособие. Киев: Высшая школа 2003.
Размещено на
|