Коммуникации в менеджменте
Коммуникации в менеджменте
ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ
УПРАВЛЕНИЯ
КАФЕДРА «МЕНЕДЖМЕНТ»
РЕФЕРАТ
Коммуникации
в менеджменте
Выполнил___________________________
Принял(а)
АЛЕКСАНДРОВА О.Н.
Москва,
2008
СОДЕРЖАНИЕ
Введение…………………………………………………………………………..3
1. Информация как
технологическая основа менеджмента...............................5
1.1. Понятие информации, ее виды и
свойства...................................................5
1.2. Управленческая информация.........................................................................7
1.3. Коммуникативные свойства
информации...................................................11
2. Интегрирующая роль коммуникации.............................................................12
2.1. Понятие коммуникации. Язык......................................................................12
2.2. Два аспекта коммуникации...........................................................................13
2.3. Виды коммуникаций......................................................................................14
2.4. Элементы коммуникации..............................................................................17
3. Коммуникационный процесс...........................................................................18
3.1. Понятие коммуникационного
процесса и его этапы..................................18
3.2. Коммуникативные навыки............................................................................22
3.3. Коммуникационные барьеры........................................................................24
4. Развитие коммуникационных технологий
в менеджменте...........................28
4.1. Современные средства
коммуникации в менеджменте.............................28
4.2. Влияние информационных
технологий на организацию рабочих мест...29
Заключение………………………………………………………………………32
Литература……………………………………………………………………….33
ВВЕДЕНИЕ
Классификация управленческих ролей Г. Минцберга свидетельствует
о том, что межличностные коммуникации находятся в центре деятельности любого
менеджера. По данным исследований, менеджеры от 50 до 90% рабочего времени
проводят в общении с другими людьми. У менеджеров высшего звена процент
рабочего времени, занятый общением, доходит до 90%. Ясно, что в таких условиях
отсутствие навыков межличностных коммуникаций резко снижает эффективность
профессиональной деятельности менеджера и организации в целом.
Каждый сотрудник участвует
ежедневно в процессе обмена информации в организации, и эффективность
коммуникационного процесса влияет на успешность бизнеса в целом. Если
нарушается процесс обмена информацией в организации, то сразу наступает рассогласование
коллективных действий.
В современных
условиях коммуникация
является фактором создания добавленной стоимости. Стоимость, создаваемая
коммуникационным процессом, проявляется в виде репутации организации, деловых
связей, торговой марки, брэнда, патентов, авторских прав, потенциала
сотрудников, ключевых компетенций… Что же делает коммуникации эффективными,
а что препятствует передаче информации в организации? В чем особенность коммуникационного
процесса в современных условиях?
Главным направлением совершенствование процесса коммуникации в
менеджменте является совершенствование коммуникативных навыков всех участников
коммуникативного процесса.
Человек приходит в организацию, руководствуясь личными
целями и личными интересами. У организации
также существуют свои цели и интересы. При
работе человека внутри организации происходит согласование целей
персонала и целей организации. В этом процессе
информация является технологической основой, с помощью которой
происходит это согласование.
Для исполнения роли технологической основы в менеджменте информация
должна обладать определёнными характеристиками и свойствами
– для этого используют различные информационные источники и учитывают
факторы, влияющие на информационное обеспечение, и существующие ограничения
использования информации.
Коммуникации в менеджменте выполняют интегрирующую
роль. Объединение участников
коммуникационного процесса происходит с помощью языкового общения. В
коммуникации обязательно необходимо учитывать ёе два аспекта: личностный
и информационный.
1. ИНФОРМАЦИЯ КАК ТЕХНОЛОГИЧЕСКАЯ
ОСНОВА МЕНЕДЖМЕНТА
Менеджмент
– это, прежде всего, работа с людьми, а их трудовая деятельность служит
объектом управляющего воздействия. Человек принимает решение работать в
той или иной организации, руководствуясь личным интересом и личными целями. В
современной организации одной из главных задач менеджмента является обеспечение
эффективной согласованности (гармонии) личных целей и интересов с целями
бизнеса.
В системе
совместного труда решить эту задачу невозможно без обмена информацией
(без разъяснений, сообщений, сведений о процессе и результате деятельности).
Трудовая
деятельность людей в организации, их отношения в процессе управления могут
опосредованно выступать в виде информации в ее различных формах.
Одним из главных
отличий менеджмента от прежних способов организации коллективных действий
состоит в том, что в нем встроено постоянное обновление. Технологической
основой постоянных обновлений является улавливание необходимой информации об
объекте управления, выработка с её помощью управленческих решений и, в конечном
итоге, передача информации.
1.1. Понятие
информации, ее виды и свойства
Что же такое
информация?
«Нет, пожалуй,
в науке, практике современности понятия распространённее, нежели понятие информация.
И нет в то же время другого понятия, по поводу которого ведется столько
споров, дискуссий, имеется столько различных точек зрения...» – утверждает советский
ученый В.Г. Афанасьев.
Существование
множества определений информации обусловлено сложностью, специфичностью и
многообразием подходов к толкованию сущности этого понятия. В качестве
справки выделим три наиболее распространенные концепции информации,
каждая из которых по-своему объясняет ее сущность.
Первая концепция – концепция К. Шеннона, отражая
количественно-информационный подход, определяет информацию как меру
неопределенности (энтропию) события. Количество информации в том или ином
случае зависит от вероятности его получения: чем более вероятным является сообщение,
тем меньше информации содержится в нем. Этот подход, хоть и не учитывает
смысловую сторону информации, оказался весьма полезным в технике связи и
вычислительной технике, послужил основой для измерения информации и
оптимального кодирования сообщений. Кроме того, он представляется удобным для
иллюстрации такого важного свойства информации, как новизна, неожиданность
сообщений. При таком понимании информация – это снятая неопределенность, или
результат выбора из набора возможных альтернатив.
Вторая
концепция рассматривает информацию как свойство (атрибут) материи. Ее появление связано с
развитием кибернетики и основано на утверждении, что информацию содержат любые
сообщения, воспринимаемые человеком или приборами. Наиболее ярко и образно эта
концепция информации выражена академиком В.М. Глушковым. Он
писал, что «информацию несут не только испещренные буквами листы книги или
человеческая речь, но и солнечный свет, складки горного хребта, шум водопада, шелест
травы». Иными словами, информация как свойство материи создает
представление о ее природе и структуре, упорядоченности, разнообразии и т. д. Она
не может существовать вне материи, а значит, она существовала и будет
существовать вечно; ее можно накапливать, хранить, перерабатывать.
Третья
концепция основана на логико-семантическом (семантика – изучение текста с
точки зрения смысла) подходе, при котором информация
трактуется как знание, причем не любое знание, а та его часть, которая используется
для ориентировки, для активного действия, для управления и самоуправления.
Иными словами, информация – это действующая, полезная, «работающая» часть
знаний. Представитель этой концепции В.Г. Афанасьев, развивая
логико-семантический подход, дает определение социальной информации: «Информация,
циркулирующая в обществе, используемая в управлении социальными процессами, является
социальной информацией. Она представляет собой знания, сообщения, сведения о
социальной форме движения материи и обо всех других формах в той мере, в какой
она используется обществом...»
Социальная
информация – многоуровневое знание. Она характеризует:
·
общественные
процессы в целом – экономические, политические, социальные, демографические,
культурно-духовные и т.д.;
·
конкретные
процессы, происходящие
в различных ячейках общества, на предприятиях, в кооперативах, семьях и т. д.;
·
интересы
и стремления различных социальных групп – рабочего класса, молодежи, пенсионеров,
женщин и др.
В самом общем
смысле под социальной информацией понимают знания, сообщения, сведения о
социальной форме движения материи и обо всех других ее формах в той мере, в
какой они используются обществом, вовлечены в орбиту общественной жизни. Другими
словами, информация есть содержание логического мышления, которое,
воспринимаясь с помощью слышимого или видимого слова, может быть использована
людьми в их деятельности.
1.2.
Управленческая информация
Информация
– источник жизненной силы, кровь организации. Без информации совет директоров
(мозг организации) не может принять ключевых решений, отдел снабжения, кадров,
финансовые службы, производственные цеха не могут получать и преобразовывать
ресурсы в продукт. Без информации организация превращается в зомби, не имеющего
разума, спотыкающегося и бредущего без определенного направления.
Управленческая
информация –
это набор фактов, которые могут быть полезны для менеджера при разработке и
реализации управленческих решений. Управленческая информация может быть объективной
(факты, документы) и субъективной (мнения, суждения).
Рассмотрим характеристики
управленческой информации:
·
объем);
·
достоверность;
·
стоимость;
·
насыщенность;
·
открытость;
·
ценность.
Среди качественных характеристик объёма информации
выделяют избыточность, достаточность и недостаточность.
Информационная избыточность об объекте
управления повышает качество решения, однако увеличивает время на принятие
решения и повышает стоимость информации. Для принятия важных решений иногда
требуется дублирование информации, т. е. создание информационной
избыточности,
Напротив, недостаток информации
затрудняет выработку правильного решения, увеличивает степень риска, требует
современных экономико-математических методов для повышения вероятности
правильного решения. Недостаток информации часто возникает искусственно из-за монополизации
различных сведений, которая проявляется в двух направлениях:
• засекречивание (обоснованное или необоснованное)
части необходимых сведений;
• стремление отдельных лиц или организаций монопольно
обладать информацией для повышения своего социального и материального статуса.
Выход должен быть в демократизации информационных
процессов, то есть в широком доступе к интересующей информации через различные
каналы всех заинтересованных лиц.
Достаточный уровень информации — это минимально полный
объем информации для конкретного человека, при котором он может принять
обоснованное управленческое решение.
Современные руководители постоянно решают нелегкую для
себя задачу: какую информацию и в каком объеме следует давать тому или иному работнику?
Достоверность во многом зависит от
методики документооборота. Чем меньше людей принимают участие в сборе, передаче
и обработке информации, тем выше ее достоверность. Об одном и том же событии
можно получить разную информацию в зависимости от методики ее сбора и
обработки. Достоверность зависит от времени прохождения информации. Даже
абсолютно достоверная информация, пришедшая к информанту слишком поздно, может
стать ложной, например информация о курсах акций на бирже.
Стоимость информации характеризуется
снижением уровня затрат ресурсов (материалов, времени, денег) на принятие правильного
решения. Она характеризует информацию как товар, имеющий потребительную
стоимость.
Насыщенность информации – это соотношение
полезной и фоновой информации. Полезная управленческая информация – это
информация, которая имеет непосредственное отношение к объекту управления. Фоновая
информация служит для лучшего восприятия полезной (профессиональной) информации
за счет улучшения настроения, поднятия эмоционального уровня. Фоновая
информация может включать: шутки, анекдоты, сведения о материальном и моральном
стимулировании, предупреждение о предстоящей информации, вспомогательную и
вводную информацию. Если фоновой информации нет, то полезная оценивается
человеком как «сухая» и плохо воспринимается.
Открытость информации — это возможность
предоставления ее различным контингентам людей. Существует три уровня открытости
информации:
· секретная (государственная тайна) — отражает глобальные
потребности общества и имеет ограничения на использование;
· конфиденциальная (для служебного
пользования)
— отражает интересы общества, потребности группы или коллектива людей. Имеет
ограничения на использование. К конфиденциальной относятся сведения о
потенциале организации (кадровом, технологическом, научном и т.п.);
· публичная (открытая) — отражает интересы
общества, потребности и интересы людей. Не имеет ограничений на использование.
Ценность информации это
соответствие ценностным ориентирам деятельности человека или организации.
Какая информация
нужна организации?
Важно
различать данные и информацию. Данные рассматривают как сырье, некий
случайный набор отдельных фактов. Сегодня данные регистрируются на множестве
носителей: записанные на бумаге, пленке, магнитных и оптических дисках данные
могут принимать любые формы. Но только когда соответствующие данные
отобраны, организованы и должным образом обобщены, получается информация. К
качеству управленческой информации предъявляются требования, так как от
этих ее характеристик зависит качество управленческого решения, сила и точность
управленческого воздействия.
Откуда появляется
информация в организации?.
Специалисты
называют шесть основных способов выработки информации:
·
самонаблюдение
– это
собственные источники информации человека (образование, опыт, квалификация и
др. приобретенные знания);
·
взаимодействие
– взаимный
обмен информацией;
·
сообщение
– это
письма, отчеты, специально организованные исследования;
·
анализ – это выработка информации
путем количественных моделей и методов принятия решений;
·
оценка
собственного поведения – квалификация и опыт;
·
образование
и опыт – совокупность
практически усвоенных знаний, умений и навыков.
Кто создает это
поле данных, из которого впоследствии формируются массивы управленческой
информации? При управлении информацией и при превращении ее в базу
корпоративных знаний необходимо учитывать, что ко всем информационным
источникам приложил руку человек.
Для того чтобы
факты не превращались в суждения, а отвечали характеристикам управленческой
информации, необходимо данные обрабатывать непосредственно в месте
возникновения. А для этого необходимо определить перечень источников,
поставляющих данные для управленческой информации.
Итак, необходимые
факты для разработки управленческих решений получаем из данных. А
суждения являются результатом анализа специалистов и менеджеров и
оформляются в виде выводов с закреплением авторства.
1.3. Коммуникативные
свойства информации
Информационные
технологии могут сделать вашу жизнь как более легкой, так и более трудной. Все
зависит от вашего отношения к ней. Для того чтобы информация пронизывала
организацию и повышала эффективность ее работы, необходимо осуществить ее
передачу на те уровни и рабочие места, где она необходима для выполнения работ
и осуществления управленческого воздействия. Для этого информация должна
обладать коммуникативными свойствами.
Страницы: 1, 2, 3
|