Контроль в системе управления организации

Структура организации основана на специализированном разделении труда, то есть работа между людьми распределена не случайно, а закреплена за специалистами, способными выполнить ее лучше всех с точки зрения организации как единого целого.

На предприятии имеют место элементы рациональной бюрократии, имеющие следующие характеристики:

1.  Четкое разделение труда.

2.  Иерархичность уровней управления.

3.  Наличие стройной системы правил и стандартов.

4.  Дух формальной обезличенности.

5.  Найм на работу в соответствии с техническими квалификационными требованиями. Защищенность служащих от произвольных увольнений.

Бюрократическая система имеет следующие отрицательные свойства: преувеличение значимости стандартизированных правил, процедур и норм, обеспечивающих выполнение сотрудниками своих задач, выполнении запросов других подразделений, а также взаимодействие с клиентами. Это приводит к потере гибкости поведения.

2.5 Характеристика внешней среды

Внешняя среда характеризуется рядом факторов.

Таблица 2 - Характеристика внешней среды

В силу того, что территория Военного городка является относительно закрытой системой, влияние внешней среды можно охарактеризовать следующим образом:

По количеству факторов, влияющих на организацию, внешняя среда является не сложной.

По скорости, с которой происходят изменения во внешней среде - малоподвижной.

Определенная.

Анализ внешней среды позволяет выявить критические факторы, которые могут существенно повлиять на деятельность организации. К наиболее критическим факторам можно отнести экономические, политические и социальные факторы. Анализируя их, можно выявить угрозы, которые могут отрицательно сказаться на устойчивом финансовом положении организации, и возможности, которыми организации может воспользоваться при появлении необходимости. К угрозам следует отнести ожидание высоких темпов инфляции, спад дохода населения, сложности в привлечении финансовых ресурсов, высокие налоговые ставки, неплатежи и отсутствие стабильности в обществе. К возможностям можно отнести возможность выхода на внешний рынок вследствие передачи городка в муниципальную собственность.

2.6 Методы управления организации

Основными методами являются административно-распорядительные, которые содержатся в нормах и закреплены юридически. Это правила внутреннего трудового распорядка, коллективный договор.

Правила внутреннего трудового распорядка - это очень важный нормативный документ, регламентирующий прием и увольнение сотрудников, рабочее время, организацию труда, порядок разрешения трудовых споров, получения специальных благ и гарантий, вознаграждения и наказания. Это внутренний нормативный документ.

Коллективный договор - это соглашение между администрацией, профсоюзным комитетом, представляющим трудовой коллектив. Колдоговор направлен на решение производственных и социальных задач и улучшение условий труда рабочих и служащих.

Основными принципами заключения коллективных договоров являются:

1. Соблюдение норм действующего законодательства;

2. Полномочность представителей сторон;

3. Равноправие сторон;

4. Свободы выбора и обобщения вопросов, составляющих содержание коллективного договора;

5. Добровольность принятия обязательств;

6. Реальность обеспечения принимаемых обязательств;

7. Системность контроля и неотвратимости ответственности

Составлены карты процесса каждого отдела, где сформулированы содержания работ, требования к квалификации, исполнители, должность исполнителя, нормативные документы, регламентируемые данный процесс, периодичность и сроки исполнения, нормативные требования к качеству работ и допустимые отклонения, форма записей и выходящий документ.

Кроме этого на предприятии используются следующие методы управления:

-                   экономический метод, который предполагает использование материальных факторов управления.

-                   социально-психологический, предполагает использование в ДУ № 20 методов, которые основываются на воздействии руководства на персонал путем осуществления социальных и психологических факторов мотивации труда.

Эти методы управления состоят в неразрывной связи друг с другом, так как они предназначены для более эффективного управления организацией.

Начальник организации во главу угла ставит производственные вопросы, он представляет организацию на всех значительных и важных переговорах. Но в организации существует профсоюз, который проводит работу с рабочими и пенсионерами.

2.7 Анализ руководителя по Г. Минцбергу

На предприятии существует ярко выраженный авторитарный стиль управления. Небольшие размеры предприятия и расположенность всех структур в одном здании способствуют тому, что руководитель является не символической главой организации, а ее фактическим лидером, участвуя во всех коммуникационных процессах организации. По классификации ролей руководителя по Г. Минцбергу информационную роль данного руководителя можно классифицировать как приемника информации, т.е. он является основным каналом связи своей организации с внешней средой, а роль, связанную с принятием решения, можно классифицировать как распределителя ресурсов.

По типу межличностных ролей начальник ДУ № 20 относится к типу "лидер". Он ответственный за мотивацию и активизацию подчиненных, ответственный за набор, подготовку работников и связанные с этим обязанности (все управленческие действия с участием подчиненных).

По типу информационных ролей относится к типу "представитель". Руководитель передает информацию для внешних контактов организации относительно планов, политики, действия, результатов работы организации, действует как эксперт по вопросам данной отрасли.

По типу роли, связанной с принятием решения относится к ведущему переговоры. Начальник ответственный за представительство организации на всех значительных и важных переговорах.

Рассмотрим теперь стиль руководства по управленческой решетке Моутон - Блейка.

В организации роль руководителя оценивается как 5.5 Это означает, что руководитель уделяет достаточно времени и вниманию, как производству, так и коллективу.

В качестве неформального лидера в организации выступает главный бухгалтер, который очень часто в силу своего авторитета неформально принимает на себя обязанности начальника ДУ № 20. Однако, при всем при этом, принимать принципиально важные решения, важные для предприятия, без руководителя этот неформальный лидер не может.

3. Система контроля на предприятии

Контроль - процесс определения, оценки и информации об отклонениях действительных значений от заданных или их совпадении и результатах анализа. Контролировать можно цели, ход выполнения плана, прогнозы, развитие процесса.

Существует 3 основных вида контроля, которые схожи друг с другом, т.к. имеют одну и ту же цель: способствовать тому, что фактически получаемые результаты были как можно ближе к запланированным. Различаются эти виды контроля только временем их осуществления.

1. Предварительный контроль. Этот вид контроля осуществляется до фактического начала работ. Основными средствами осуществления этого вида контроля является реализация определенных правил, процедур и линий поведения. Предварительный контроль используется в 3-х ключевых областях - по отношению к человеческим, материальным и финансовым ресурсам.

В организации Домоуправление № 20 основными средствами предварительного контроля в области человеческих ресурсов являются следующие: установление минимально допустимого уровня образования и стажа работы в данной области, проведение тестов и собеседований с целью определения профессиональной пригодности и психологических качеств нанимаемого работника в период перед его наймом.

Кроме человеческих ресурсов, организация осуществляет обязательный предварительный контроль используемых ею материальных ресурсов. В данной области контроль осуществляется на основе разработанных стандартов минимально допустимых уровней качества и проведения физических проверок соответствия поступающих материалов этим требованиям. С целью обеспечения данного соответствия в данной организации используется аккредитивная форма расчетов с поставщиками, позволяющая не оплачивать и возвращать некачественные материальные ресурсы.

Важнейшим средством предварительного контроля финансовых ресурсов, используемым организацией ДУ № 20 является бюджет, который позволяет также осуществить функцию планирования.

2. Текущий контроль. Этот вид контроля осуществляется непосредственно в ходе выполнения работ.

Для осуществления текущего контроля деятельности в организации используется специальная компьютерная система, позволяющая осуществлять учет материальных запасов.

Бухгалтерский учет - постоянный, непрерывный, сплошной, достоверный учет хозяйственных операций, охватывающий всю деятельность организации и всех ее подразделений. Данные бухучета обязательно подтверждаются документально в строго определенной форме.

Для координации деятельности и оптимизации взаимодействия между подразделениями, выявления проблем, нахождения путей решения еженедельно проводится планерка, членами которого являются начальники отделов. На планерке анализируется деятельность всех подразделений за прошедший период, формируется план на предстоящую, вносятся предложения по повышению эффективности планирования производственной деятельности.

3. Заключительный контроль. Этот вид контроля предполагает оценку результатов работы после того, как она выполнена. Либо сразу по завершению контролируемой деятельности, либо по истечении определенного заранее периода времени фактически полученные результаты сравниваются с требуемыми.

Итак, резюмируя, можно сказать следующее. Контроль - это процесс обеспечения достижения организацией своих целей.

Заключение

Контроль необходим для борьбы с неопределенной ситуацией как внутренней, так и внешней. Неопределенность: изменение законов, социальных ценностей, технологии, условий конкуренции и др.

Контроль предупреждает возникновение кризисных ситуаций. Функция контроля - это такая характеристика управления, которая позволяет выявить проблемы и скорректировать соответственно деятельность организации до того, как эти проблемы перерастут в кризис. Любая организация обязана обладать способностью вовремя фиксировать свои ошибки и исправлять их до того, как они повредят достижению целей организации.

В заключение работы подведем итоги:

1. В самом общем виде контроль есть часть управленческого процесса, которая в содержательном плане предусматривает получение информации о результатах управленческих воздействий.

2. Для осуществления процесса контроля в организации необходимо:

·                   наличие системы показателей (нормы функционирования);

·                   наличие способности у системы познавать реальность и сопоставлять ее с системой критериев;

·                   выработка корректирующих мер.

3. В контроле как функции управления можно выделить две основные стороны: а) познавательную, связанную с восприятием и изучением информации и б) воздействующую, заключающуюся в возможности обеспечить управляющую систему данными для осуществления корректирующих мер.

4. При оценке роли и места функции контроля в управлении ДУ № 20, следует помнить, что контроль занимает в управленческом цикле последнее место лишь логически, но отнюдь не по значению.

Список использованных источников и литературы

1.      Агеев А.И. Предпринимательство: проблемы собственности и культуры. - М: Эконом, 2007.

2.      Бодди Д., Пэйтон Р. Основы менеджмента: Пер с англ. - СПб.: Питер, 2008.

3.      Галькович Р. С, Набоков В.И. Основы менеджмента. М.: ИНФРА-М, 2003.

4.      Герчикова И.Н. Менеджмент. Учебник. Третье издание. - М.: ЮНИТИ, 2002.

5.      Дункан Дж.У. Основополагающие идеи в менеджменте: Уроки основоположников менеджмента и управленческой практики: Пер. с англ. - М.: Дело, 2006. - С.43^9.

6.      Латфуллин Г.Р., Райченко А.В. Теория организации: Учебник для ВУЗов. - СПб.: Питер, 2008.

7.      Лафта Дж.К. Теория организации: учеб. пособие. - М.: Проспект, 2008.

8.      Лебедев О.Т., Каньковская А.Р. Основы менеджмента. СПб: МиМ, 2003.

9.      Лэнд П.Э. Менеджмент - искусство управлять: Секреты и опыт практического менеджмента. М.: ИНФРА-М, 2008.

10. Менеджмент и рынок / Под ред.М.И. Сорокина. М.: БЕК, 2003.

11. Менеджмент организации. Учебное пособие / Румянцева 3.П., Соломатин Н.А., Акбердин Р.З. и др. - М.: Инфра - М, 2007.

12. Мескон М.Х., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента: Пер с англ. - М.: Дело, 2006.

13. Туровец О.Г., Родионова В.Н., Теория организации: учеб. пособие. - М.: Инфра-М, 2007.

14. Файоль А., Эмерсон Г., Тейлор Ф., Форд Г. Управление - это наука и искусство. М.: Издательство "Республика", 2002.

15. Хоскинг А. Среда предпринимательства. Курс предпринимательства. - М.: Интер, 2008.

Страницы: 1, 2