Организация работы офис-менеджера
Организация работы офис-менеджера
Введение
Качество и эффективность
работы аппарата управления во многом определяется умением офис-менеджера со
знанием дела выполнять свои обязанности, освободить руководителя от
нерациональной затраты времени на выполнение технически функций.
Актуальность
темы данной
работы обусловливается тем, что в России возложение на секретаря или
администратора обязанностей офис-менеджера объясняется помимо различных
особенностей нашего менталитета (общеизвестно, что в советское время аналогом
данной должности был секретарь с «некоторыми полномочиями» своего руководителя
– чем «выше» был руководитель, тем «выше» были полномочия его секретаря), также
и стремлением отечественных работодателей к универсализации персонала и
экономии средств на человеческие ресурсы.
Но поскольку
эта должность пришла к нам из-за рубежа, то, судя по зарубежным тенденциям,
такая практика уже «отмирает». На сегодняшний день офис-менеджер – это
руководящая должность. Чаще всего офис-менеджером называют секретаря или
администратора офиса.
Вряд ли это
обоснованно, так как и секретарь, и администратор лишены (или почти лишены)
властных полномочий. Так как все должности, содержащие в своем наименовании
слово менеджер (англ. manager – управляющий, заведующий, директор) так или
иначе, предполагают наделение работника руководящими полномочиями.
Изученность.
Для написания данной
работы, мной была исследована соответствующая литература, в которой изучена
проблема организации работы офис-менеджера. В работах Т.Н. Бондаревой, Ришара,
Кауса, Д. Харрисона, и других ученых сформулированы общие принципы и критерии работы
офис-менеджера. В данной работе мною также были
использованы последние работы западных авторов и консультантов по менеджменту,
а также труды известных отечественных лингвистов, логиков и специалистов в
сфере управления.
Объектом исследования данной работы является совокупность
должностных полномочий офис-менеджера
Предметом исследования является организация работы
офис-менеджера.
Цель
исследования состоит в комплексном изучении проблемы организации работы
офис-менеджера, являющегося
координирующим центром конкретного структурного подразделения. Исходя из данной цели, решаются следующие задачи:
- рассмотреть
способ организации и
психологические аспекты работы офис-менеджера;
- определить организацию рабочего места офис-менеджера;
- разобрать в
чем заключается помощь
офис-менеджера в работе руководителя;
- проанализировать
деловое общение в работе
офис-менеджера.
Практическая
значимость работы.
Аналитический материал работы и полученные результаты исследования могут быть
применены при создании обобщающих трудов и учебных пособий по изучению специфики
работы офис-менеджера.
Структура
исследования. Цели и
задачи исследования обусловили выбор структуры работы. данная работа состоит из
введения, четырех вопросов, заключения, списка литературы и приложения к
работе.
1. Способ организации
и психологические аспекты работы офис-менеджера
Качество и эффективность
работы аппарата управления во многом определяется умением офис-менеджера со
знанием дела выполнять свои обязанности, освободить руководителя от
нерациональной затраты времени на выполнение технически функций.
Офис-менеджер является
координирующим центром конкретного структурного подразделения, что на практике означает
полную осведомленность о местонахождении лиц своего подразделения, правильное
оформление переписки, подготовку организацию телефонных разговоров. Все это
особенно необходимо для оперативного выполнения срочного задания руководства
определенным должностным лицам закрепленного подразделения.
Офис-менеджер не
принимает решений по вопросам, входящим в компетенцию своего руководителя,
однако она непосредственно участвует в проведении в жизнь принятых решений. И здесь
личные качества офис-менеджера, такие, как энергичность, самодисциплина,
самоконтроль, решительность, доброжелательность, чувство справедливости, наряду
с личным обаянием играют большую роль.
Офис-менеджер является
связующим звеном между своим руководителем и подчиненными. Офис-менеджер
представляет руководителя также и перед другими учреждениями, и по ней зачастую
судят как о ее руководителе, так и о ее организации[1].
Механизация и
автоматизация управленческого труда требуют от офис-менеджера постоянного
повышения своей деловой квалификации, делопроизводства. Одним из путей
обеспечения высокой эффективности работы аппарата управления является
правильная организация работы такой массовой категории вспомогательных
сотрудников как офис-менеджеры.
Однако в этой области необходимо
отметить существенные недостатки: как правило, подготовка офис-менеджера сводится
главным образом к освоению технических навыков – умение работать на компьютере
и другой офисной технике, и т.п. Вопросы же рациональной организации работы офис-менеджера,
различные психологические аспекты его деятельности глубоко не изучаются. Необходимые
навыки вырабатываются у офис-менеджеров в процессе длительной практической
работы методом "проб и ошибок". Широкое распространение
микроэлектроники, компьютеров индивидуального пользования, мощных средств
автоматизированной обработки текста и графической информации, высоко эффективных
устройств ее хранения и поиска, современных средств связи и сетей
электронно-вычислительных машин позволяют некоторым специалистам ставить вопрос
о перспективах создания электронной конторы будущего. Может быть, при таком
уровне развития техники уже не имеет существенного значения организационные и психологические
аспекты труда служащих, и техника способна решить все проблемы, обеспечить
высокоэффективный труд руководителя и офис-менеджера. Конечно же, нет.
Эффективно с помощью современной техники решаются лишь вопросы автоматизации
информационных процессов, то есть те, которые наиболее хорошо поддаются формализации.
Значительно труднее
формализовать процессы и связи в сфере принятия управленческих решений, хотя и
здесь предпринимаются попытки использования достижений современной
вычислительной техники. Тем не менее, в управленческой деятельности все еще
велика роль интуитивных, волевых решений.
Очень большое влияние на
эффективность труда в сфере управления оказывают и психологические аспекты
взаимоотношения людей. Предпринимаются попытки перестройки организационной
структуры ряда фирм США с использованием подхода к управленческому труду, как к
процессу обработки информации.
С помощью создания
автоматизированных центров обработки информации на ЭВМ пытались добиться
сокращения числа служащих и повышения производительности труда в сфере
управления.
Однако при реализации
такого подхода ярко проявились неудобства работы для руководителей высшего и
среднего звена при замене личных офис-менеджеров централизованной службой
подготовки и обработки информации. В результате были вынуждены вернуться к
прежним организационным структурам.
Вероятно, ключом к
решению этой проблемы является комплексный подход, основанный на совместном
использовании достижений современной техники, рациональной организации труда и
человеческих взаимоотношений в сфере управления.
Таким образом, офис-менеджер – один из руководящих работников предприятия,
который подчиняется непосредственно директору. Его основной задачей является
организация и обеспечение работы офиса. Под офисом в данном случае понимается
обособленная составная часть предприятия, выполняющая административные функции,
предназначенная для размещения административно-управленческого персонала и
осуществляющая взаимодействие с клиентами.
Можно выделить следующие
требования работодателей к вакансиям офис-менеджеров и секретарей.
Принципиально их можно разделить на деловые и личностные качества.
К деловым относятся в первую очередь относятся профессиональные навыки
(высокий уровень базового образования, хорошее владение ПК, оргтехникой,
хорошее знание русского и иностранного языка, делопроизводства).
Организаторские качества подразумевают умение организовывать свою работу,
работу офиса, поездки руководителя, прием гостей.
Важным является
инициативность - умение самостоятельно принимать решения в рамках своих
полномочий и предлагать действия по улучшению существующих норм,
правил и т.д. Так же работодатели обращают внимание
на пунктуальность, исполнительность, преданность фирме. Среди личностных
качеств на первом месте стоит коммуникабельность, которую определяют как
умение легко устанавливать контакты с самыми разными по характеру
и статусу людьми - и это логично. На втором - внешний вид.
Способность отделить
главное от второстепенного в работе часто отсутствует у многих руководителей.
Это приводит к тому, что сотрудники, а также другие службы бывают перегружены
потоком неудобоваримой информации.
Эту проблему офис-менеджеры
решают путем выявления смысла работы из круга выполняемых ими обязанностей, вместо
того, чтобы в соответствии с логикой поступать наоборот[2].
Главное в любом деле
можно найти, только обладая критерием важности, то есть умение определять
различные по значению цели: общие, частные. Поэтому необходимо выработать в себе
способность как можно быстрее и точнее это сделать.рассматривая проблему рациональной
организации работы офис-менеджера, определяется, что сюда относят, прежде всего.
Порядок расположения документов:
1. Входящая
корреспонденция: материалы, которые поступают в секретариат.
2. Текущая обработка:
материалы, которые уже отработаны или должны быть скоро закончены.
3. Исходящие материалы:
то, что уходит из секретариата. Эти группы документов должны быть собраны в папки
или обложки. Исходящие документы необходимо разделить на: а) собственно исходящую
почту, идущую за пределы предприятия; б) документы, рассылаемые в пределах
предприятия; в) документы, предназначенные для подшивки в дела. Текущую работу
следует разделить на:
1. Срочную - к исполнению
сегодня (материалы для телефонных переговоров должны находится отдельно).
2. Менее срочную. Следует
сложить все вместе то, что относится к определенному делу, в одну папку или обложку.
3. Назначенные сроки
выполнения работы и приема посетителей.
Материалы должны
располагаться в шкафу с делами так, чтобы и руководитель, и его помощник, и
другие сотрудники могли сразу найти их. Сам список сроков должен быть составлен
и положен в отдельную папку.
4. Документы постоянного
употребления. Это отделение не должно быть слишком обширным. В нем может лежать
только то, чем пользуются особенно часто. Время от времени необходимо
проверять, все ли документы часто бывают нужны в настоящее время. Если этого
вовремя не делается, то накапливается достаточное количество документов, среди которых
подчас трудно найти необходимый, тратится лишнее время на его поиски. Проверку
лучше выполнять в свободное от основной деятельности время, чтобы не
отвлекаться и ничего не перепутать.
2. Основные
должностные обязанности офис-менеджера
В перечень обязанностей
офис-менеджера входят такие, которые и обеспечивают выполнение вышеназванных
функций.
Условно их можно
разделить на пять групп:
1. Управленческие. Эти
обязанности подразумевают:
-
построение
организационной структуры офиса;
-
планирование
работы офиса;
-
руководство
персоналом офиса – администратором, секретарями, курьерами, телефонными
операторами и др. (распределение обязанностей, делегирование полномочий,
организация обучения персонала, планирование его карьеры и т.д.);
-
разработку и
внедрение в офисе корпоративной культуры в соответствии с принятой на
предприятии в целом;
-
разработку
политики общения с клиентами.
2. Административные. Под
административными обязанностями понимаются организация делопроизводства в
офисе, построение взаимоотношений между структурными подразделениями,
«зонирование» офиса и т.д.
3. Хозяйственные
обязанности. Они начинаются с организации закупки офисной техники,
комплектующих, расходных материалов и заканчиваются руководством по установке
оборудования и постановке его на техническое обслуживание, обеспечением
взаимодействия с обслуживающей сервисной организацией.
4. Контрольные
обязанности. Здесь подразумевается проведение инвентаризаций и ревизий
материальных ценностей, аттестация персонала, организация внутренней отчетности
и осуществление иных мероприятий по контролю.
5. Отчетные. Они включают
в себя организацию подготовки отчетов перед вышестоящим руководством для
контроля со стороны последнего.
Как видно из
перечисленных обязанностей, офис-менеджер – работник, от которого зависит если
не половина, то довольно значительная доля успешного функционирования офиса.
Это «ключевая» должность, вот почему и требования к ней – повышенные[3].
Надо сказать, что все
вышеперечисленное относится, прежде всего, к «идеальному» офис-менеджеру и
характерно для достаточно крупных компаний.
В небольших предприятиях,
офис-менеджер может быть руководящим звеном среднего уровня, обладающим, с
одной стороны, урезанными, по сравнению с перечисленными, полномочиями, а с
другой - дополнительными, не совсем свойственными им обязанностями, как то:
непосредственное ведение делопроизводства (в том числе кадрового) или
выполнение части функций менеджера по персоналу (например, таких, как поиск
необходимых специалистов для офиса, проведение предварительных собеседований и
т.д.).
Иногда на офис-менеджера
возлагаются даже обязанности по ведению первичной бухгалтерии – он сам должен
работать с банковскими документами, выписывать счета-фактуры, накладные,
расходные и приходные ордера и т.д. На торговых предприятиях офис-менеджеру
зачастую вменяется общение с клиентами и координация продаж. Но повторимся –
все это от желания универсализации персонала, непонимания сущности данной
должности и не совсем верного применения терминологии.
Синтез обязанностей,
возлагаемых на офис-менеджера на российских предприятиях, позволяет сказать,
что этот работник:
1. Организует структуру
(зонирование) офиса, исходя из поставленных вышестоящим руководством задач и
профиля предприятия.
2. Выбирает на основе
рекомендаций тех- нической службы предприятия и организует закупку офисной
техники (компьютеров, принтеров, факсимильных аппаратов, телефонов, мини-АТС,
копировальных машин, диктофонов и др.), ее установку и ввод в эксплуатацию.
3. Разрабатывает и
составляет графики проведения профилактических и текущих ремонтов оборудования,
периодических закупок расходных материалов, а также порядок утилизации и
списания оборудования, выработавшего свой ресурс.
4. Обеспечивает
подготовку и организацию работы офиса (осуществляет руководство организацией
рабочих мест персонала офиса, организует проверку офисного оборудования на предмет
определения готовности к эксплуатации, проверяет санитарные условия работы в
помещениях офиса (освещение, вентиляцию, температурный режим, пр.).
5. Организует
использование в работе офисной оргтехники; осуществляет контроль за надлежащим
состоянием офисного оборудования, офисных коммуникаций; обеспечивает
взаимосвязь с сервисными организациями по техническому обслуживанию офисной
техники (разрабатывает схему действий персонала при выявлении неисправностей
офисной оргтехники и иного оборудования, по вызову специалистов для проведения
ремонтных работ и иных видов технического обслуживания).
6. Организует обеспечение
необходимыми для работы офиса товарно-материальными ценностями (анализирует и
определяет потребности в материально-техническом обеспечении и обслуживании
офиса, составляет планы на канцтовары, расходные материалы и др.; проверяет
наличие канцтоваров и расходных материалов; анализирует предложения, структуру
цен, системы скидок; обеспечивает размещение заказа у поставщиков; заключает
договоры).
7. Определяет порядок
получения товарно-материальных ценностей, организует платежи за их поставку,
оформляет доверенности.
8. Организует работу по
ведению бюджета расходов на офисные нужды, по оптимизации прямых и косвенных
хозяйственных затрат.
9. Обеспечивает хранение
товарно-материальных ценностей (канцтоваров, расходных материалов и т.п.),
необходимых для работы офиса, организует учет и выдачу предметов и средств
труда работникам офиса.
10. Организует работу по
инвентаризации хозяйства офиса.
11. Координирует работы
по ведению делопроизводства (оформлению, регистрации, прохождению и хранению
документации в соответствии со стандартами делопроизводства); организует
документооборот офиса.
12. Организует прием и
рассылку деловой корреспонденции (регистрацию и обработку входящей и исходящей
корреспонденции), ведет в пределах своих полномочий деловую переписку.
13. Организует:
-
встречу, прием,
регистрацию и необходимое обслуживание визитеров, гостей, делегаций, клиентов,
партнеров;
-
прием визитных
карточек, анализ их содержания, их хранение;
-
материальнотехническое
обеспечение переговоров, презентаций, совещаний, конференций, семинаров и
других мероприятий.
14. Организует и проводит
деловые переговоры (планирует деловые встречи, определяет линию деловых переговоров,
управляет переговорами с соблюдением правил этикета и протокола, организует
документальное оформление переговоров, анализирует результаты деловых встреч).
15. Руководит работниками
офиса: распределяет обязанности между ними; доводит до сведения работников
задания и принятые в отношении их решения; определяет степень ответственности
работников; разрабатывает стандарты качества работы и критерии оценки качества
работы; анализирует эффективность работы; осуществляет контроль за исполнением
принятых решений.
16. Организует работу
секретарей на телефоне (телефонных операторов) по ведению телефонных
переговоров (прием входящих звонков, управление исходящими звонками,
переадресация звонков), приему и отправке телефонограмм; контролирует культуру
речи секретарей (операторов).
17. Осуществляет контроль
за трудовой дисциплиной работников офиса (составляет распорядок работы офиса,
контролирует его соблюдение, ведет учет нарушений, анализирует причины
нарушений и принимает меры по недопущению нарушений распорядка работы офиса и
трудовой дисциплины).
18. Назначает работников,
несущих материальную ответственность за переданные им для выполнения рабочих
заданий товарно-материальные ценности; определяет схемы передачи
товарно-материальных ценностей от одного материально-ответственного лица
другому.
19. Обеспечивает
выполнение работниками корпоративных правил и норм поведения.
20. Разрабатывает и
внедряет системы мотивации и дисциплинарной ответственности работников офиса,
осуществляет контроль за реализацией системы материального и морального
стимулирования работников офиса.
21. Оказывает работникам
офиса помощь в разрешении возникающих в ходе работы проблем, принимает меры по
предупреждению конфликтных ситуаций.
Страницы: 1, 2
|