Особенности работы с локальными нормативными правовыми актами

Особенности работы с локальными нормативными правовыми актами

Содержание

Введение

Глава 1. Локальные нормативные акты

Глава 2. Порядок разработки, согласования и утверждения должностных инструкций

Заключение

Список литературы

Введение

Работа с документами неизбежно требует регламентации всего комплекса выполняемых процедур – от момента создания документа до их хранения. В настоящее время в области делопроизводства отсутствуют общегосударственные нормативные правовые акты, устанавливающие единые правила подготовки и обработки управленческой документации. Требования действующих государственных стандартов (например, ГОСТа Р 6.30-2003) являются рекомендательными, а обязательные для применения акты имеют узкую сферу распространения. В сложившейся ситуации с нормативным регулированием делопроизводственных процессов возрастает роль локальных нормативных актов по вопросам обработки документов, создаваемых самими организациями на базе общегосударственных рекомендаций. Очень часто в литературе по кадровому делопроизводству употребляется термин - локальные нормативные акты. В справочниках дается подробное разъяснение этого термина. Многие статьи журналов, освещающих проблемы кадровых служб, не раз писали о необходимости принятия данных документов в каждой организации. Но далеко не во всех организациях в наличии данная документация.

Локальные нормативные правовые акты издаются на основе и во исполнение законодательства.

Локальный нормативный правовой акт – это письменный официальный документ, принятый (изданный) в определенной форме правотворческим органом в пределах его компетенции и направленный на установление, изменение или отмену правовых норм.

Структура локального нормативного правового акта должна обеспечивать логическое развитие темы правового регулирования. Если требуется разъяснение целей и мотивов принятия нормативного правового акта, то в проекте дается вступительная часть - преамбула. Положения нормативного характера в преамбулу не включаются. При необходимости для полноты изложения вопроса в нормативных правовых актах могут воспроизводиться отдельные положения актов законодательства Российской Федерации, которые должны иметь ссылки на эти акты и на официальный источник их опубликования. Если в нормативном правовом акте приводятся таблицы, графики, карты, схемы, то они, как правило, должны оформляться в виде приложений, а соответствующие пункты акта должны иметь ссылки на эти приложения. Нормативный правовой акт с приложениями, должен иметь сквозную нумерацию страниц. Подготовленный проект локального нормативного правового акта до его подписания должен быть проверен на соответствие законодательству РФ, а также правилам русского языка.

Локальный нормативный правовой акт утверждается (подписывается) руководителем учреждения.

Нормативный правовой акт должен содержать следующие реквизиты:

1. наименование органа, издавшего акт;

2. наименование вида акта и его название;

3. дата подписания (утверждения) акта и его номер;

4. наименование должности и фамилии лица, подписавшего акт.

Локальный акт в форме Положения может в своей структуре содержать следующие разделы:

·        Общие положения;

·        Порядок организации целевого приема;

·        Общие правила подачи и рассмотрения апелляций по результатам вступительных испытаний.

1. Локальные нормативные акты

Документ рассматривается сегодня как один из важнейших инструментов управления. От качества содержащейся в документе информации, рационального расположения информационных элементов (реквизитов), грамотной организации документопотоков как внутри организации, так и за ее пределами, а также других факторов в значительной степени зависит эффективность управления. Не случайно в последние десятилетия вместо традиционного термина «делопроизводство», обозначающего деятельность, обеспечивающую документирование и организацию работы с официальными документами, все чаще используется термин «документационное обеспечение управления», акцентирующий внимание, прежде всего, на управленческой составляющей документационных работ. Вопросы документационного обеспечения деятельности отражаются в различных локальных нормативных правовых актах организации — уставе, регламенте (в коллегиальных органах), положениях о структурных подразделениях, должностных инструкциях работникам и др. В организациях могут разрабатываться специальные правовые акты для таких участков работы, которые играют ведущую или достаточно самостоятельную роль в деятельности учреждения. Например, в исполкоме может быть инструкция о подготовке, оформлении и хранении решений, в министерстве — положение о коллегии министерства, в котором отражается документирование ее деятельности, в организациях — положения (инструкции) о порядке работы с обращениями граждан.

Однако основным нормативным актом в сфере делопроизводства является Инструкция по ведению делопроизводства в организации, закрепляющая принципиальные положения и технологические решения по документационному обеспечению управления. В Инструкции отражаются особенности структуры, штатного состава и направлений деятельности организации. Традиционно в таких инструкциях описывается порядок работы с организационно-распорядительными документами без рассмотрения других систем документации. Однако с практической точки зрения целесообразней показать в Инструкции весь комплекс работ с управленческой документацией, включающей обработку документов из специальных (функциональных) групп (кадровых, бухгалтерских и т.д.).

1.1 Структура Инструкции

Инструкция может включать различные разделы, основными из которых являются:

·    общие положения;

·    состав документов организации;

·    подготовка документов, организация документооборота;

·    информационно-поисковая система организации;

·    контроль исполнения документов;

·    организация документов в делопроизводстве;

·    передача документов на архивное хранение.

В «Общих положениях» указывается, в соответствии с какими нормативно-методическими документами разработана Инструкция и на какие системы документации распространяется, кто отвечает за состояние и совершенствование делопроизводства в организации, осуществляет организационно-методическое руководство и контролирует работу с документами. Здесь же устанавливается порядок ввода Инструкции в действие и внесение в нее изменений и дополнений.

В разделе «Состав документов организации» называются системы, виды и разновидности документов, используемые в данной организации для документирования управленческих функций. Создание документов, т.е. документирование принимаемых управленческих решений, является обязательной составляющей процесса управления любой организации.

Государственное регулирование процессов документирования требует от граждан, органов государственной власти и местного самоуправления, организаций и общественных объединений в обязательном порядке представлять документированную информацию органам и организациям, ответственным за формирование и использование государственных информационных ресурсов. Перечни представляемой документированной информации и перечни органов и организаций, ответственных за сбор и обработку Федеральных информационных ресурсов, утверждает Правительство РФ. Порядок и условия обязательного представления документированной информации доводятся до сведения граждан и организаций. При регистрации юридических лиц регистрационные органы обеспечивают их перечнями представляемых ими документов и адресами их представления. Перечни прилагаются к уставу каждого юридического лица.

Таким образом, определенная часть документированной информации имеет установленный состав сведений и показателей и утвержденные унифицированные формы, обязательные для применения в организациях и на предприятиях всех форм собственности. Эта часть управленческой документации не может произвольно регулироваться самой организацией, т.е. сокращаться или изменяться по содержанию и формам. Особенно наглядно это проявляется на примере первичной учетной, отчетной, расчетно-денежной документации, документации по личному составу и т.п.

При работе с такой документацией предусматриваются:

·        своевременный переход к работе с новыми унифицированными формами, утвержденными постановлениями соответствующих ведомств;

·        заполнение общегосударственных, отраслевых или ведомственных унифицированных документов по установленным правилам и с учетом предусмотренных сроков;

·        внесение разрешенных изменений в типовые унифицированные формы документов с целью «привязки» их к особенностям деятельности конкретной организации.

Другую часть управленческой документации составляют организационно-распорядительные документы, которые не имеют, как правило, «жесткой» регламентации по форме и содержанию и ежедневно создаются в каждой организации в большом количестве. Именно для этой группы документов важно правильно решать вопросы, связанные с определением их видов и разновидностей, содержанием и порядком оформления. Для организации процессов документирования прежде всего следует анализировать и обобщать информацию, необходимую для принятия управленческих решений в той или иной производственной, финансовой, кадровой и других ситуациях. Для выявленных типов информации требуется определить виды и разновидности документов, создание которых будет служить письменным подтверждением имеющихся фактов, происходящих событий и принятых решений. Таким образом, основной задачей оптимизации процессов документирования управленческой деятельности является упорядочение состава и содержании документов, создаваемых по конкретным управленческим функциям и ситуациям. Наиболее целесообразным подходом к решению этой задачи следует считать разработку Табеля форм документов – (далее – Табель), в котором должны быть представлены все создаваемые в организации документы, сгруппированные по управленческим функциям.

1.2 Табель форм документов

Цель подготовки Табеля – определение оптимального количества форм документов для юридического оформления управленческих действий. Он позволяет исключить применение в организации видов и разновидностей документов, не соответствующих ее организационно-правовой форме или направлениям деятельности, необоснованно или несанкционированно заменяющих принятые в государстве типовые унифицированные формы документов. Использование Табеля способствует сокращению трудозатрат и рабочего времени при решении задач документирования управленческих ситуаций.

Форма Табеля определяется самой организацией. С Табель могут входить сведения:

·    о наименовании формы документа;

·    о присвоенном этой форме коде;

·    о наличии общегосударственной формы документа;

·    об условиях ее составления (периодичность; лицо, ответственное за подготовку документа и др.);

·    о степени ограничения доступа к документу.

Наименования форм документов могут располагаться в Табеле по алфавиту, либо по функциональной принадлежности, что предпочтительнее.

Табель форм документов разрабатывается службой документационного обеспечения (ДОУ) – например, канцелярией – на основе материалов, представленных структурными подразделениями организации. Проект Табеля согласовывается с руководителями структурных подразделений, подписывается руководителем службы ДОУ и утверждается приказом руководителя организации. Вступивший в силу Табель под расписку доводится до ответственных исполнителей – специалистов организации, участвующих в подготовке и обработке документов. Работники организации должны использовать в своей деятельности только те формы документов, которые включены в Табель. Следует отметить, что специалисты служб документационного обеспечения управления, кадровых служб и др., далеко не всегда выбирают оптимальные способы документирования при возникновении тех или иных управленческих ситуаций. Это приводит в одних случаях к составлению лишней документации, а в других – к ее нехватке. Требования к составлению и оформлению служебных документов, включенных в Табель, излагаются в разделе «Подготовка документов, организация документооборота» Инструкции. Здесь рассматриваются состав реквизитов документов и правила их написания, виды бланков документов, особенности подготовки отдельных групп документов (например, организационных, распорядительных, информационно-справочных и т.д.), порядок придания документам юридической силы. Отдельно должен быть затронут вопрос о согласовании проекта документа как с ответственными работниками организации, так и с представителями других организаций (внутреннее и внешнее согласование). В самостоятельный подраздел желательно выделить требования к языку и стилю служебных документов. Обязательным дополнением (приложением) к данному разделу Инструкции должны стать Альбом форм документов и Сборник типовых и трафаретных текстов документов.

1.3 Сборник типовых и трафаретных текстов документов

Необходимым дополнением к Табелю и Альбому форм служит Сборник типовых и трафаретных текстов документов (далее – Сборник). Сборник должен отражать специфику деятельности организации и помогать работникам быстро, качественно и минимальными трудозатратами составлять и оформлять служебные документы по любым возникающим вопросам. Важной задачей службы делопроизводства является постоянное обновление и пополнение Сборника новыми образцами текстов, а также отдельными примерами правильного употребления языковых оборотов, составляющих основу делового стиля, которым должны быть написаны официальные документы.

Типовые тексты, как правило, разрабатываются для многостраничных документов – положений, должностных инструкций, договоров и т.д.

Трафаретные тексты характерны для небольших по объему документов, многократно составляемых в течение календарного года или периодически подготавливаемых из года в год. Например, организация для прохождения производственной практики ежегодно принимает студентов ВУЗов, предварительно определяя их численность и место работы. Соответствующее предложение, направляемое в ВУЗ, должно быть трафаретным, т.е. содержать постоянные части текста и отведенные места для переменной информации, например:

«Для прохождения производственной практики в 200__/__ учебном году предлагаем направить в нашу организацию в период с ___ по ___ студентов __ курса в количестве ___ человек.

Для организации и проведения практики назначены руководители практики и выделены рабочие места в следующих структурных подразделениях:

Просим подтвердить ваш запрос о проведении производственной практики студентов с учетом наших предложений в срок до ___». Сборник типовых и трафаретных текстов разрабатывается службой делопроизводства с участием структурных подразделений и утверждается приказом руководителя организации.

1.4 Локальные нормативные акты, принятие которых обязательно

Правила внутреннего трудового распорядка организации - локальный нормативный акт организации, регламентирующий в соответствии с ТК РФ и иными федеральными законами порядок приема и увольнения работников; основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора; режим работы; время отдыха; применяемые к работникам меры поощрения и взыскания; иные вопросы регулирования трудовых отношений в организации. Они обычно являются приложением к коллективному договору. Исключительно правилами внутреннего трудового распорядка организации также определяются:

- порядок введения суммированного учета рабочего времени;

- перечень работ, где по условиям производства предоставление перерыва для отдыха и питания невозможно;

- места для отдыха и приема пищи виды работ, где необходимы специальные перерывы для обогревания и отдыха, а также продолжительность и порядок предоставления таких перерывов;

- порядок предоставления выходных дней в различные дни недели поочередно каждой группе работников в организациях, приостановка работы в которых в выходные дни невозможна по производственно-техническим и организационным условиям. Правилами внутреннего трудового распорядка организации также могут определяться некоторые условия, которые можно закрепить в коллективном договоре.

К обязательным локальным нормативным актам относятся также:

- документы организации, связанные с защитой персональных данных работников, устанавливающие порядок обработки персональных данных работников;

- права и обязанности работников в этой области;

- порядок хранения и использования персональных данных работников в организации;

- порядок осуществления передачи персональных данных работника в пределах одной организации;

- перечень специально уполномоченных лиц, кому разрешен доступ к персональным данным работников.

Также обязательны - штатное расписание, график отпусков, форма расчетного листка.

Особое значение стоит уделить инструкциям по охране труда для работников и документам организации, связанным с процедурными отношениями по охране труда.

Они регламентируют:

- информирование работников об условиях и охране труда на рабочих местах, о существующем риске повреждения здоровья и полагающихся им компенсациях и средствах индивидуальной защиты, ознакомление работников с требованиями охраны труда;

- наличие комплекта нормативных правовых актов, содержащих требования охраны труда в соответствии со спецификой деятельности организации.

Очень опасно, например, отсутствие или неправильное ведение локальной документации по охране труда водителей транспортных средств организации, а также сотрудников, работающих с ЭВМ и, соответственно, с мониторами (видео-дисплейными терминалами) и т.д. Авария, болезнь, травма данных работников ведет как к уголовной ответственности руководителя и, как следствие, к тому, что со стороны работника или членов его семьи будет подан гражданский иск о возмещении ущерба здоровью. Например, по причинам неуведомления работодателем о необходимости делать периодические перерывы в работе, несоблюдения санитарных требований к площади помещений и т.д.

2. Порядок разработки, согласования и утверждения должностных инструкций

Правила разработки, согласования и утверждения должностной инструкции напрямую трудовым законодательством не регламентированы и потому в этой сфере нет каких-либо стандартов. Должностная инструкция – это один из локальных нормативных актов, принимаемых работодателем. Согласно статье 8 ТК РФ работодатели, за исключением работодателей - физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями, могут принимать локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права, в пределах своей компетенции в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективными договорами, соглашениями. Поэтому практически все работодатели, за исключением работодателей - физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями, могут вводить должностные инструкции для регламентирования трудовых отношений, а также самостоятельно устанавливать порядок их разработки, согласования и утверждения.

Страницы: 1, 2