Разработка автоматизированной системы управления документооборотом в ООО "Анелик"
-
Выезд с клиентом на объект занимает не
менее ¼ рабочего дня или в среднем до 120 мин;
-
Подготовка документации и оформление
договоров занимает в среднем 50 – 60 мин. в день;
-
Составление и предоставление отчетности
занимает не менее ¼ рабочего времени или в среднем до 120 мин.
Таким образом, сотрудники
клиентского отдела при существующем неавтоматизированном документообороте
тратят от 65% до 80% своего рабочего времени не на основные, но на
обеспечивающие виды деятельности. Далее проанализируем показатели
производительности труда сотрудников департамента аренды (табл. 6). На производительность труда влияют
следующие факторы: удельный вес (Уд) операционного персонала в общей численности
персонала, количества отработанных дней одним операционным сотрудником за год
(Д), продолжительности рабочего дня (П), среднечасовой выработки рабочих (ЧВ).
Первый и
очевидный момент – эффективность деятельности Департамента Аренды снижается,
т.к. выручка от реализации услуг сократилась на 8,7% за 2008 год. Но указанное
снижение зависит не только внутренних, но и от внешних факторов – на снижение
выручки также влияет объем снижения платежеспособного спроса на услуги, которые
предоставляет Департамент Аренды.
Таблица 6 Анализ производительности труда в
Департаменте Аренды ООО «Анелик», за 2007 – 2008 гг.
Показатель
|
2007 год
|
2008 год
|
(+,-)
|
%
|
среднегодовая
численность персонала Департамента Аренды
|
41
|
59
|
18,0
|
43,9
|
среднегодовая
численность операционного персонала (ЧР)
|
24
|
28
|
4,5
|
19,1
|
удельный вес
операционного персонала в общей численности (Уд)
|
0,58
|
0,48
|
-0,1
|
-17,2
|
отработано одним
рабочим дней за год (Д)
|
215
|
216
|
1,0
|
0,5
|
отработано часов всеми
сотрудниками
|
38857
|
51995,5
|
13139,0
|
33,8
|
средняя
продолжительность рабочего дня (П), ч
|
7,6
|
8,5
|
0,9
|
11,8
|
реализовано услуг, тыс.
руб.
|
25489
|
23276
|
-2213,0
|
-8,7
|
выработка на одного
операционного сотрудника
|
среднегодовая (ГВ),
тыс. руб.
|
1071,9
|
821,9
|
-250,0
|
-23,3
|
среднедневная (ДВ),
тыс. руб.
|
118,6
|
107,8
|
-10,8
|
-9,1
|
среднечасовая (ЧВ),
тыс. руб.
|
15,6
|
12,7
|
-2,9
|
-18,7
|
∆ГВуд = ∆Уд*Д0*П0*ЧВ0,
тыс. руб.
|
-2548,9
|
|
|
|
∆ ГВд = Уд1*∆Д*П0*ЧВ0,
тыс. руб.
|
56,9
|
|
|
∆ГВп = Уд1*Д1*∆П*ЧВ0,
тыс. руб.
|
1455,6
|
|
|
∆ГВчв =
Уд1*Д1*П1*∆ЧВ, тыс. руб.
|
-2574,7
|
|
|
Следующие отрицательные факторы
влияния, которые снизили производительность труда персонала в Департаменте
Аренды:
-
Отрицательное влияние оказало на
выработку одного операционного сотрудника сокращение удельного веса данной
категории в общей численности персонала (стоимость фактора влияния -2548,9 тыс.
руб.);
-
Также отрицательное влияние оказало
сокращение среднечасовой выработки при увеличении средней продолжительности
рабочего дня (стоимость фактора влияния -2574,7 тыс. руб.).
Очевидно, что увеличение
фактически отработанного времени в 2008 году связано в основном с отсутствием
автоматизации деятельности в целом Департамента Аренды и отсутствием
автоматизации документооборота в частности.
Кроме этого, как показано на
функциональной схеме в приложении 1, основой всех бизнес-процессов является
необходимый каталог объектов. Следовательно, каталог объектов должен обновляться
в режиме on-line, показывать свободные и доступные объекты, а также
зарезервированные или находящиеся в процессе оформления.
Только таким образом клиентам
Департамента Аренды будет предоставлено полное и объективное информационное
предложение. Т.к. именно информационное предложение об имеющихся в наличии
объектах не только генерирует денежный поток, но и составляет конкурентное
преимущество в посреднической деятельности, к коей относится деятельность по
предоставлению услуг аренды.
Кроме указанных выше основных
причин, обуславливающих необходимость автоматизации документооборота в
Департаменте Аренды, имеются следующие причины:
-
Повышение уровня взаимодействия
сотрудников Департамента Аренды (т.к. многие бизнес-процессы пересекаются и
взаимосвязаны);
-
Повышение уровня взаимодействия между
сотрудниками Департамента Аренды и Департамента Эксплуатации (т.к. именно
Департамент Эксплуатации предоставляет объекты туристической недвижимости
Департаменту Аренды);
-
Установление оперативной обратной связи
между сотрудниками как внутри Департамента Аренды, так и вне его.
Все указанные выше причины,
обуславливающие необходимость автоматизации будут служить целям повышения
эффективности деятельности Департамента Аренды в целом и снижению нагрузки на
сотрудников, что будет способствовать производительности труда.
По итогам изложения главы первой данного
дипломного проекта обоснована необходимость автоматизации документооборота в
Департаменте Аренды ООО «Анелик».
Глава 2. Выбор программного обеспечения
2.1 Проектирование архитектуры АСУ
Методологические аспекты при
формировании автоматизированной системы документооборота предприятия базируются
на следующих принципах: комплексность или системность, непрерывность,
законность, плановость, экономичность, сочетание гласности и конфиденциальности[6].
Где лежат сегодня резервы
повышения общей эффективности предприятия: уменьшение стоимости хранения
информации за счет:
-
сокращения площадей, на которых
хранится информация;
-
уничтожения малоэффективных бумажных
документов;
-
более компактного хранения бумажных
документов;
-
переноса бумажных архивов в более
дешевые по стоимости хранения, удаленные места, например за город;
-
увеличения скорости поиска и доступа к
необходимым документам.
Существуют оценки, что до 90%
времени сотрудников тратится на так называемую обеспечивающую функцию, а именно
на поиск необходимых для работы документов[7]. Это
проблема усугубляется при коллективном использовании документов, когда надо
найти документы, созданные другим сотрудником, и наконец, она становится
практически невыполнимой в том случае, если организация является
территориально-распределенной. Соответственно существует возможность
практически на порядок повысить:
-
эффективность сотрудников;
-
сократить расходы на копирование,
канцелярские принадлежности и т.п.;
-
сократить время на передачу документов
между исполнителями.
Кроме того, немаловажно отметить
еще и фактор повышения безопасности при работе с документами - организация
глубокой системы защиты документов, в зависимости от операций и пользователей,
позволяет защитить документы от несанкционированного доступа. Кроме того,
запись всех операций с документов позволяет восстановить всю историю действий с
ними.
Первоначально рассмотрим общие
требования к системе автоматизированного документооборота[8]:
I.
Масштабируемость
Желательно, чтобы система
документооборота могла поддерживать как пять, так и пять тысяч пользователей, и
способность системы наращивать свою мощность определялось только мощностью
соответствующего аппаратного обеспечения. Выполнение такого требования может
быть обеспечено с помощью поддержки серверов баз данных, которые существуют
практически на всех возможных программно-аппаратных платформах, тем самым
обеспечивая самый широкий спектр производительности.
II.
Распределенность
Основные проблемы при работе с
документами возникают в территориально-распределенных организациях, поэтому
архитектура систем документооборота должна поддерживать взаимодействие
распределенных площадок. Причем распределенные площадки могут объединяться
самыми разнообразными по скорости и качеству каналами связи. Также архитектура
системы должна поддерживать взаимодействие с удаленными пользователями.
III.
Модульность
Вполне возможно, что предприятию
может не потребоваться сразу внедрение всех компонентов системы
документооборота, а иногда спектр решаемых предприятием задач меньше, чем весь
спектр задач документооборота. Тогда очевидно, что система документооборота
должна состоять из отдельных модулей, интегрированных между собой.
IV.
Открытость
Система документооборота не может
и не должна существовать в отрыве от других систем, например, иногда необходимо
интегрировать систему с прикладной бухгалтерской программой. Тогда система
документооборота должна иметь открытые интерфейсы для возможной доработки и
интеграции с другими системами.
При организации автоматизированных
систем документооборота одной из основных составляющих являются системы
маршрутизации и контроля исполнения, которые оперируют документами, хранящимися
в базах данных. При построении систем маршрутизации могут применяться два
основных подхода[9].
Первый носит название
документо-ориентированный. Документ является основным объектом системы, и
маршрутизируется именно он, а все остальные параметры маршрутизации ассоциированы
именно с документом.
Второй подход носит название
работо-ориентированный и его основным объектом является работа. К работе может
быть прикреплен самый разнообразный список объектов, в том числе, и документы.
Естественно, работа может существовать и без документов. Второй подход является
более общим. Рассмотрим теперь типы систем маршрутизации[10]
(приложение 3).
Свободная маршрутизация.
Выделяется два основных типов маршрутов документов. Последовательная
маршрутизация - документ последовательно проходит одного исполнителя за другим.
Передача документа от одного пользователя к другому может происходить по
истечении контрольного времени, либо после завершения работы одним из них.
Параллельная маршрутизация - документ одновременно поступает всем исполнителям,
а завершение маршрута происходит, когда один либо все пользователи завершат
работу с документом.
Системы электронной почты.
Минимальной достаточной системой, обеспечивающей маршрутизацию документов
является система электронной почты, которая осуществляет параллельное
распространение документов (маршрутизация отличается от распространения или
рассылки тем, что маршрутизируемый документ возвращается в начало маршрута,
например к инициатору, а рассылаемый документ уходит к исполнителю без контроля
факта возврата). С помощью дополнительных приложений система электронной почты
может обеспечивать последовательную маршрутизацию документов.
Свободная маршрутизация документов
с контролем исполнения. Под контролем исполнения понимается следующая
функциональность:
-
Контроль доставки задания - инициатору
выдается информация о том, что его задание достигло места назначения (исполнителя).
-
Контроль прочтения задания - инициатору
выдается информация о том, что с его заданием ознакомились сотрудники для
которых это задание было предназначено.
-
Контроль выполнения - инициатору
выдается информация о том, что задание выполнено.
-
Мониторинг задания - инициатор всегда
может посмотреть, кто и что сейчас делает с его заданием.
-
Извещение о нарушении сроков исполнения
- система документооборота может известить инициатора о том, что посланное им
задание просрочено конкретным сотрудником.
-
История выполнения заданий.
Контроль качества исполнения
означает, что, если пользователь говорит о том, что задание исполнено, это еще
не означает, что оно действительно исполнено, инициатор должен проверить
качество исполнения, подтвердить или нет исполнение.
Информация может выдаваться в виде
изменения статуса задания в окнах входящих и исходящих заданий или в виде
нового задания сформированного системой инициатору либо с помощью сообщения по
электронной почте.
Маршрутизация документов по
заранее определенным маршрутам с контролем исполнения (жесткая маршрутизация).
Маршруты могут быть более сложными, чем простые последовательные или
параллельные:
-
комбинированные из последовательных и
параллельных элементов;
-
условные, с переходами в зависимости от
состояния тех или иных переменных маршрутов.
Такие маршруты становятся сложными
для их задания «на лету», поэтому в этом случае используется специализированный
графический редактор, позволяющий создать маршрут. Инициатор вызывает созданный
и именованный маршрут и прикрепляет к нему документы - инициирует его. Система
маршрутизации должна быть интегрирована с базой данных, и реальные приложения
для работы с документами не могут быть основаны только на файловой системе. И
вот почему. Любой процесс маршрутизации документов - это движение одного
документа, а не множества его копий, как это происходит в системах электронной
почты. Посылать один документ необходимо не только по соображениям экономии
пространства, но и в основном для поддержания его целостности - в процессе
маршрутизации многие пользователи пытаются вносить изменения в документ.
Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9
|