Система и методы формирования целей организации

          Формирование целей организации – своеобразный итерационный адаптивный механизм. В результате повторения процесса их формирования, наблюдения за результатами функционирования системы снимается целый ряд неопределенностей устанавливается более ясное, согласованное понимание.

          Необходимость адаптивной подстройки процесса формирования целей и критериев системы управления обусловлено ещё и тем, что в процессе функционирования организации могут меняется внешние условия, в существенной мере оказывающие влияние на их формирование.

          Современная методология выделения, описания и анализа целей основывается на использовании методов декомпозиции ( расчленения ), включающих элементы эвристики, использующих дедуктивные и индуктивные способы человеческого мышления и реализуемых с участие экспертов.

5. Методы формирования целей

Методика системного анализа, процесс формирования целей укрупненно представля-ется тремя этапами:

1)     Анализ исходной информации. Анализу подлежат, нормативные документы, различные государственные программы, дынные о территории, схемы развития и размещения производительных сил, мировой и отечественный опыт и т.д.;

2)     Написание сценария. Сценарий представляется как инструмент упорядоченности нашего представления о будущем. Систематизация черт этого будущего в едином документе. Систематизация черт этого будущего в едином документе. Сценарий как модель содержит два важных аспекта: а) описание существующих позитивных и негативных тенденций, т.е. разрабатывается модель современного состояния;                 б) разрабатывается модель будущего состояния. Это анализ тенденций будущего в зависимости от ситуаций которые могут возникнуть и оказать влияние на развитие системы. Общесистемные цели задаются в качественном виде  и определяются какими видами деятельности будет заниматься организация. Рассматриваются два варианта представления о будущем:

·        Опорное представление, на основе экстраполяции и факторного анализа;

·        Целевое представление. То есть, то чего хочет добиться компания в будущем. При этом целевое отношение рассматривается в трех аспектах: писсемистическим, реалистическом и оптимистическом.

            Задача сценария состоит в анализе всевозможных ситуаций, выборе наиболее вероятного состояния и путей его достижения.

3)     Декомпозиция целей. Основываясь на главных свойствах целей, развертываемости и подчиненности, конечная цель раскладывается на составляющие подцели, таким образом, чтобы коньюнкция этих подцелей определялась в конечную цель. Инструментом с помощью которого осуществляется систематизация целей является модель – “дерево целей”. 

6. Метод “дерево целей”

          Использование метода дерево целей производится в соеденении с экспертными процедурами. Место ряда экспертных вероятностей и оценок могут занять разнообразные математические модели и оценки, полученные на основе формализованных методов анализа.

          Методы анализа и моделирования целей опираются на процедуры декомпозиции, синтеза и оценки. Сначала общие цели сводятся к частным, упорядочиваются в виде дерева целей. Расщепление проводится до целей, поддающихся количественной или качественной оценке. В результате формируется система частных оценочных критериев. В свою очередь,  частные критерии сворачиваются в агрегаты для получения оценок более общих целей и упорядочиваются в виде дерева показателей В итоге дерево вербально заданных целей проецируется в некоторое дерево оценочных показателей.

          Построение дерева идет “сверху вниз”, от общих целей к частным, путем их дезагрегирования, декомпозиции и редукции (см. Схему 1 ). Так, достижение главной цели обеспечивается за счет реализации целей первого уровня.

          В свою очередь, каждая из этих целей может быть декомпозирована на цели следующего, более низкого уровня. В основе декомпозиции могут лежать различные основания, например, по областям деятельности, а внутри областей – по подобластям, по элементам организованной структуры, по региональной структуре системы и т.д.

          Один из основных принципов построения дерева целей – полнота редукции: каждая цель данного уровня должна быть представлена в виде подцелей следующего уровня таким образом, чтобы их совокупность полностью определяла понятие исходной цели. Исключение хотя бы одной подцели лишает полноты или меняет само понятие исходной цели.

          Представление главной цели в виде дерева целей может оказаться неполным, так как могут быть потеряны присущие её свойства. Проблема полноты в этом случае решается за счет квалификации эксперта, формирующего полное описание, и использования более сложных структур, например, путем превращения дерева целей в граф более общего вида.

          Оценка важности целей может быть выражена в их ранжировании. В этом случае каждой цели приписывается порядковый номер, показывающий её относительную важность для достижения соответствующей цели более высокого уровня. Другим способом является нормирование по значимости.

          Многие цели по своей природе не поддаются формализации, и, следовательно, их не удается точно измерить. Другие же цели измеримы, но их величины несопоставимы одна с другой. Поэтому, чтобы осуществить общее ранжирование всего дерева целей, используются условные показатели и оценки.

          Ранжирование и нормирование целей часто осуществляется на основе метода экспертных оценок. При этом на основе индивидуальных оценок выводят общую усредненную оценку.

6.1 Конструктор процедур оценки

          Процедуры формирования частных критериев можно представить как результат последовательного применения нескольких типовых преобразований исходных данных, характеризующих фактические и планируемые результаты функционирования системы или её элементов.

          В качестве одного из них устанавливается операция “преобразования шкалы”. Преоб-разование шкалы производится над скалярными показателями, оценивающим состояние системы. Она задается отображением одномерного множества  Yj – возможных значений скалярногопоказателя qj в некоторое одномерное множество Qj его преобразованных значе-ний qj: 

qj = γj(yj), qj Î Qj, yj Î Yj.

Другой типовой процедурой может быть “нормирующее преобразование шкалы”, задаваемое с помощью выделения “точки отсчета” - нормативного, планового уровня данного показателя xj, относительно которого оценивается зночение соответствующего фактического показателя yj:

yj : qj = pj ( xj, yj ).

          На основе использования нормирующего преобразования шкалы оценка достижения цели может быть построена, например, как степень выполнения плана в абсолютных еденицах:

qj = xj - yj ( факт – план ).

          На основе этого же преобразования можно переходить к безразмерным относительным оценкам степени достижения целей. Примером может служить построение оценки выполнения плана в относительных еденицах:

,

где  yi – xi (факт – план)

,

где yj (факт) и xj (план)

          Последний критерий может быть построен в результате последовательного применения двух нормирующих преобразований шкалы:

qj = xj - yj, qj = qi*/ xi

          В ряде случаев применяется переход не к безразмерной, а к одноразмерной шкале измерения достижения цели, одинаковой для всего набора рассматриваемой группы показателей или факторов. Примерами таких универсальных измерителей могут служить деньги  

( для факторов описывающих производство или потребление продукции и услуг ), условно- нормативный вид топлива, по удельной калорийности которого расчитываются объемы других видов  энергетических ресурсов – нефти, газа, угля, кокса и т.д. На этой же основе проводится измерение выпуска различных видов проката в тоннах, различных видов транспортных услуг в тонно-километрах и т.д. Соответствующее нормирующие преобразование шкалы в таких случаях представляет собой умножение того или иного показателя yj на нормирующий показа-тель lj, приводящий к единой еденице измерения:

q = lj ´ yj ( норматив ´ факт )

Для сокращения набора исходных показателей при построении на их основе частного критерия достижения цели используется процедура агрегирования. Пусть элемент оценивается вектором показателей  yj Î Yj. Процедура агрегирования задается отображением  множества Yj-возможных значений вектора показателей yj, в некоторое множество Qj его преобразован-ных значений:

qj = sj(yj),  qj Î Qj, yj Î Yj,

причем размерность множества Qj меньше размерности множества Yj.

          Иными словами, каждому значению вектора показателей  yj Î Yj становится в соответствие новый вектор показателей, но уже меньшей размерности:

qj = sj(yj) Î Qj.

          В качестве примеров могут служить процедуры агрегирования в виде суммирования:

и умножения

на заданных множествах Lk агрегирования. Назначение весомых коэффициентов al,   bl в приведенных выражениях определяется принятой “политикой агрегирования” и производится с использованием экспертных процедур.

          При попарном обобщении оценок, имеющих конечное число градаций, то есть построенных в “грубых” дискретных шкалах, можно использовать таблично заданные функции свертки. Например, нужно свернуть два промежуточных показателя, каждый из которых может принимать одно из четырех возможных значений: “отлично”, “хорошо”, “удовлетворительно”, “неудовлетворительно”.

          Тогда функция свертки этих оценок может быть представлена в виде квадратной матрицы размером 4´4, строки которой определяются одной из сворачиваемых оценок, а столбцы – другой. На пересечении столбца и строки задается значение обобщенной оценки Данные матрицы заполняются руководством предприятия до начала оцениваемого периода.

Процедуры построения частных критериев достижения целей удобно иллюстрировать графическими схемами. С этой целью для обозначения отдельных преобразований вводят специальные обозначения основных процедур (преобразования шкалы, нормирования, агрегирования – см. Схему 2).

Обозначения типовых преобразований, преобразуемых при построении количественной для достижения цели

Показатель

                     Преобразователь шкалы

                                              Нормирующее преобразование шкалы

                                                          Агрегирование

Схема 2

С использованием этих обозначений на схеме 3 приведена небольшая библиотека часто встречающихся процедур построения частных критериев достижения целей.

Примеры типовых процедур ростроения частных критериев цели

1)

2)

3)

4)

1)      Частные критерии;

2)      Процедура построения частных критериев;

3)      План;

4)      Реализация.

Схема 3

В случае а) критерий достижения цели j строится посредством сравнения планового xj и фактического yj значений исходных показателей:

qj = pj(xj, yj),

количественно отражающих цель в качестве планового набора показателей xj и соответству-ющих им результатов yj.

          В случае б) частный критерий строится посредством сравнения исходных данных xj и yj, отражающих плановое значение и фактические результаты достижения цели:

qj = pj(xj, yj).

          Значение показателя yj в случае б), в свою очередь, определяется как результат агрегирования “более детализированного” вектора { yjl } исходных данных:

          В результате процедура построения частного критерия имеет вид:

qj = p (x, s{ yjl }).

          В случае в) частный критерий строится по схеме аналогичной случаю б) с тем лишь дополнением, что плановое значение цели xj также определена в результате агрегирования более “детализированного” вектора { xjl } исходных плановых показателей:

          В результате процедуру формирования соответствующего частного критерия можно записать в следующем виде:

          Наконец, в случае г) сначала производится сравнение исходных плановых xjl и фактических yjl показателей.

qjl = pjl ( xjl,  yjl ),

после чего показатели qjl, полученные в результате такого сравнения, агрегируются:

qj = sj ( qjl ).= sj ( { pjl ( xjl,  yjl ) }).

          Последний этап численной оценки достижения цели представляет собой правило оценки достижения цели по нескольки количественным частным критериям.

          Известные процедуры либо сводятся тем или иным образом несколько частных критериев в единственный критерий, либо основываютсяна совместной векторной оценке по выбранному набору количественных критериев, например, оценке, оптимальной по Парето.

          В первом случае сведение нескольких частных критериев в единственный может рассматриватся как преобразование, “агрегирование”, применяемое к частным критериям. Полученный критерий можно назвать итоговым комплексным критерием достижения цели. Он представляет собой количественную оценку достижения цели посредством скалярной свертки частных критериев. Пример построения комплексного критерия на основе частных критериев показан на схеме 4.

Пример построения комплексного критерия достижения цели

                                                                                            Итоговый

                                                                                             комплексный 

                                                                                             критерий

                                                                                             (показатель)

                                                                                             Агрегирование

                                                                                             Частные критекрии (показатели)

Схема 4

6.2 Проекция дерева целей в дерево показателей.

          Цели доопределяются оценочными показателями – и наоборот, оценочные показатели доопределяются целевыми построениями.

          Рассмотренный выше способ построения частных критериев достижения цели предполагает возможность выделения уже на первом этапе этой процедуры ряда факторов, по которым будет производится количественная оценка степени достижения цели. В случае, когда такое выделение затруднительно, возможно проведение предварительной декомпозиции заданной цели методом “дерева целей”. Соответствующая декомпозиция проводится в этом случае до уровня целей, поддающихся количественной оценке рассмотренным способом (схема 5). В результате для каждой цели нижнего уровня будет построено отражающее его множество частных критериев.

          Объединение множеств всех частных критериев даст множество частных критериев, оценивающихдостижение исходной цели. Построив такие критерии, мы приходим к уже известной задаче построения количественной оценнки достижения цели на основе набора частных критериев.

          В построении обратной процедуры агрегирования возможен целый ряд вариантов. Так, например, в качестве первого шага можно сократить число частных критериев, построив для каждой цели нижестоящего уровня комплексный критерий её достижения. (схема 6). В результате число критериев сократится до числа вершин нижнего уровня дерева целей. По отношению к исходной цели эти комплексные критерии будут выступать уже как частные количественные критерии. При дальнейшем агрегировании можно следовать графу дерева целей, объединяя частные критерии по вышележащим вершинам.

     Пример иллюстрирующий построение частных критериев для графа целей

            Исходная цель

            Цели первого уровня

            Цели второго уровня

            Частные критерии

Схема 5

Пример построения комплексных критериев, оценивающих достидение нижних вершин и дерева целей (Схема 6)

Исходная цель

Цели первого уровня

Цели второго уровня

Комплексные критерии достижения

Целей второго уровня

Частные критерии

Построение “дерева целей”

          Для того чтобы укрепить знания в теоретической части, необходимо построить “дерево целей” любой организации, даже гепотетической. При этом “дерево целей” должно удовлетворять всем необходимым требованиям и стандартам, учитываемых при его построении.

          Для построения “дерева целей” я воспользуюсь гипотетической организацией, а именно предприятием “Сеть ресторанов быстрого питания”. “Дерево целей” рассмотрено на схеме

0.     Миссия: Удовлетворение потребности населения в качественной пище с высокой скоростью обслуживания.

1.     Увеличение доли рынка на 3-5 % ежегодно

1.1   Маркетинговые исследования

1.1.1      Сигментация рынка

2.1.2      Анализ конкурентов

3.1.3      Изучение спроса

1.2   Разработка концепции рекламы

1.2.1      Участие в ярмарках

2.2.2      Разнообразные эксклюзивные эмблемы и слоганы

3.2.3      Массовые рекламные акции с разнообразными призами

1.3   Привлечение новых клиентов

1.3.1      Контроль за качеством продукции

2.3.2      Повышение качества обслуживания, в виде снижения жалоб на обслуживающий персонал

3.3.3      Расширение ассортимета, как минимум на 15% ежеквартально

1.3.3.1           Использование новых продуктов в производимых товарах

1.3.3.2           Продажа ранее не производимых товаров

1.4   Расширение сети ресторанов. Ежегодно ввод в эксплуатацию нового ресторана

2.     Максимизация прибыли

2.1 Ввод нового оборудования и технологий

1.1.1      Прведение собственных исследований и разработок

2.1.2      Отслеживание перспективных разработок НТП

2.1.2.1           Посещение научных выставок отраслевого оборудования

2.1.2.2           Посещение научных конференций

2.1.2.3           Подписка на специализированную литературу и периодику

2.2 Снижение сибестоимости на 5 % ежеквартально

1.2.1      Повышение прозводительности труда на 15 % ежеквартально

2.2.2      Снижение издержек производства на 20 % ежегодно

2.3 Оптимизация ассортимента

2.4 Сохранение постоянных клиентов

1.4.1      Предоставление различных скидок

2.4.2      Создание клуба постоянных клиентов и внедрение клубной карты

2.5 Усовершенствование процесса управления

1.5.1      Обеспечение постоянного потока информации

2.5.2      Налаживание обратной связи

3.     Формирование положительного имиджа ресторана быстрого питания

3.1   Благотворительные акции, спонсорство

3.1.1      Публичное отчисление средств на благотворительные нужды (детские дома, детские сады, малоимущие семьи)

3.1.2      Учреждение стипендий и грантов

3.1.3      Участие в спортивных турнирах и других мероприятиях, проводимых администрацией города

3.1.4      Спонсорство научных конференций и семинаров молодых специалистов

3.2 Социальное обеспечение работников предприятия

3.2.1      Материальное поощерение за особые заслуги

3.2.2      Предоставление путевок в санатории и дома отдыха

3.2.3      50 % оплата детских домов и яслей

3.3 Предоставление рабочих мест студентам

3.4  Получение сертификатов соответствия высоким стандартам

Заключение

          В современных экономических условиях немногие фирмы, вобще формулируют свою миссию, у них существует только одна цель – получение наибольшей прибыли при наименьших издержках. И руководство этих предприятий считает, что была бы прибыль, а всё остальное приложится.

Как показала зарубежная практика – правильно сформулированные цели предприятия это как минимум 50 % успеха его деятельности. Ведь цели предприятия определяют стратегию поведения фирмы на рынке и многое другое.

Организация не может функционировать без целевых ориентиров.

Целевое начало в деятельности организации задается в первую очередь тем, что ее деятельность находится под влиянием интересов различных групп людей. Целевое начало в функционировании организации отражает интересы таких групп или совокупностей людей, как собственники организации, сотрудники организации, покупатели, деловые партнеры, местное сообщество и общество в целом.

Список используемой литературы

1        Виханский О.С., Наумов А.И., Менеджмент-М.,1998

2        Семь нот менеджмента-М.: ЗАО  Эксперт,1998

3        Сульповар Л.Б. Маннапов Р.Г., Менеджмент: наука и искусство управления бизнесом-Тольяти.: “Современник”,1992

4        Мескон М., Альберт М., Хедоури Ф., Основы менеджмента.-М.: Дело, 1992

5        Ф. Котлер, Маркетинг менеджмент-С-Пб,1999

6        Акофф Р. Планирование будущего корпорация. М., 1985

[1] См.: Peter Druker, Management: Task, Responsibilites and Practises (New York: Harper & Row, 1973), Глава 7.

Страницы: 1, 2, 3