Тайм-менеджмент и его применимость к русскому человеку

Мораль в том, что нужно определить действия, которые особенно важны для вас. Нужно твердо определить их и решить, когда их выполнять, иначе вы постоянно будет откладывать, наливая воду, песок и бросая маленькие камни. Большие камни – это дела важные. Таким образом. Сначала нужно запланировать эти дела. Потом – время для отдыха. Перерывов, а также резерв. Заранее можно планировать лишь 50% времени. Даже если резерв не понадобится, вы можете заполнить его делами из квадрата B. Но скорее всего внезапных дел будет очень много. Если вы не запланируете резерв, дела будут обрушиваться из квадрата и C и вы не сможете заниматься вещами, которые хотите делать, либо которые обязаны делать в данный момент.

Вот некоторые принципы планирования дел, предложенные Брайаном Трейси:

·                   Планируйте рабочий день заранее

Применяйте правило шести "п": правильное предварительное планирование предотвращает плохие показатели. Всегда думайте на бумаге. Написание фактически заостряет вашу мысль, стимулирует творчество и позволяет сосредоточиться лучше, чем если бы вы действовали по памяти. Начните с составления общего списка дел, которые необходимо осуществить в долгосрочной перспективе. Потом этот список станет главной контрольной ведомостью вашей жизни. Дополняйте его по мере появления новых задач. В начале каждого месяца составляйте список того, что должно быть сделано. Разбейте его на недели и укажите точные сроки начала и завершения поставленных на месяц задач. Наконец, самое главное, составьте план на день — лучше всего накануне вечером, чтобы ваше подсознание могло потрудиться над ним, пока вы спите. Всегда работайте со списком. Если в течение дня возникнет новое дело, внесите его в список, прежде чем приступать к выполнению. Выполнив очередное задание, вычеркните его. Такое отслеживание прибавляет ощущение завершения и движения вперед. По данным экспертов в области управления временем, работа со списком повышает продуктивность на 25% в первый же день. Все, кто преуспевают, думают на бумаге и работают со списком.

·                   Съешьте лягушку

Старая притча гласит: "Если первым делом поутру вы должны съесть живую лягушку, утешением может служить то, что это самое плохое, что может случиться с вами за весь день". И еще: "Если вам предстоит съесть живую лягушку, не надо смотреть на нее слишком долго". Ваша "лягушка" — это самое большое, неприятное, трудное и одновременно самое важное дело, которое нужно сделать в текущий момент. Любое дело, которое может повлиять на вашу работу и жизнь, всегда требует большого и напряженного труда. Именно такую работу обычно стараются отложить на потом, хотя знают, какое значение она будет иметь, когда будет сделана. Каждое утро заставляйте себя "съесть лягушку", пока это не войдет в привычку. Это будет означать громкое начало дня, после которого у вас будет больше энергии, сосредоточенности и прыти в работе. Вы всегда будете делать гораздо больше в течение дня, если утром будете "съедать лягушку". Приступайте к работе и не отвлекайтесь, пока не выполните ее. Если вы начинаете дело, бросаете его, чтобы затем снова и снова возвращаться к нему, то в итоге вы потратите на него в пять раз больше времени.

·                   Тщательно планируйте каждый проект

Ключевое слово на пути достижения успеха — ясность. Начинайте каждый проект с четкого представления идеального конечного результата, как если бы все складывалось как нельзя лучше. Затем подготовьте список всех действий в рамках

проекта, вплоть до последней мелочи. Расставьте приоритеты и последовательность действий. Что нужно сделать в первую очередь, а что во вторую? Какие дела можно решить одновременно?

Глава четвертая. Проблемы реализации запланированных дел, советы

Как я уже говорил, работа Джулии Моргенстерн «Тайм Менеджмент» показалась мне более научной и сложной, однако именно там я нашел советы по уплотнению времени и устранению помех, мешающих работе.

Способы уплотнения времени

Когда вы выделили место в своем расписании для выполнения каждой из своих задач, вам нужно овладеть искусством уплотнения времени, то есть научиться справляться с запланированными задачами в пределах отведенного для их выполнения времени. Никакой медлительности, никаких отсрочек — не позволяйте работе длиться вечно. Научившись уплотнять время, вы обнаружите, что бодро и жизнерадостно расправляетесь со своими делами, и каждый день испытываете удивительное чувство глубокого удовлетворения проделанной работой. Уплотнение времени — важный навык, которым владеют все те, кто успешно управляет своим временем. Эти люди быстро принимают решения. Они не медлят. Они редко опаздывают. Они делают именно то, что запланировали сделать, и именно тогда, когда запланировали, нисколько не сомневаясь, безо всяких колебаний. Поскольку они заканчивают свои дела в запланированные сроки, они идут по жизни полные энергии, оптимизма и удовлетворенные собой.

Так как же вы можете уплотнять время? Тремя способами:

1. Минимизируя перерывы, помехи и их влияние.

2. Преодолевая медлительность и привычку хронически опаздывать.

3. Подавляя стремление к совершенству во всем ("перфекционизм").

1.                Минимизация помех и их влияния

Отложите свою реакцию

·                   Очень важно понять, что большинство кризисов вовсе не являются кризисами в полном смысле слова. Когда люди обращаются к вам со своими так называемыми срочными делами и вопросами, самое первое, что вы должны сделать, — это обдумать, что произойдет, если вы не ответите им немедленно. В большинстве случаев вы можете отложить свой ответ как минимум на несколько минут, а чаще на более длительное время безо всякого ущерба, поэтому продолжайте делать то, что вы делали, не отвлекайтесь или возьмите некоторое время на размышление.

Сокращение внешних помех

·                   «Оградить» свое рабочее пространство от внешнего мира и в целом организовать его, иначе много времени будет уходить на поиск нужных документов.

·                   Установить приемные часы.

·                   Пользоваться наушниками.

·                   Установить определенное время, для ответа на звонки, электронную почту.

·                   По возможности кратко отвечать на письма, сообщения.

Внутренние помехи

·                   Запастись едой и питьем перед работой, а не бегать к ближайшему киоску за шоколадными батончиками. Должна быть вода и кофе

·                   Планировщик всегда должен быть под рукой

·                   Необходимо время для разминки, отдыха

2.                Преодолеваем медлительность и привычку хронически опаздывать

Медлительность — самый главный враг успешно спланированного дня. Когда вы стартуете с опозданием, одна из ваших задач может занять время, отведенное для следующей, и так далее — возникает эффект домино, из-за чего многие дела в вашем списке остаются несделанными. Проблема усугубляется тем, что, когда вы медлите с выполнением своих дел, вы часто отвлекаете себя выполнением незначительных мелких дел, которые никак не связаны с вашими стратегическими целями, поэтому время, на которое вы отложили свои плановые дела, оказывается потраченным впустую.

Одно из наихудших следствий медлительности состоит в том, что в результате истощаются ваши силы. Вы теряете время, расстраиваясь оттого, что не успели сделать то, что должны были сделать, и эти переживания отнимают еще больше времени и сил, подрывая вашу способность переходить к следующим делам в вашем списке.

Вы медлительны или склонны постоянно откладывать свои дела не потому, что ленивы или безответственны. Медлительность может быть вызвана разными причинами, и многие из них легко устранить. Прежде всего, спросите себя, откладываете ли вы выполнение только отдельных задач или практически всех. Если вы медлите только с выполнением отдельных задач, вы, вероятно, допускаете технические ошибки в планировании времени. Вероятно, в самих этих специфических задачах или в том, как вы подходите к их планированию и выполнению, есть что-то, вызывающее задержку. Если вы откладываете практически все задачи, причины вашей медлительности, скорее всего, коренятся в ваших психологических установках и в ваших мотивах.

Неуверенность и нерешительность

Один из способов медлить с выполнением дел — откладывать принятие решений.

Хорошие менеджеры знают, что быстрое принятие решений позволяет не отставать от графика и является залогом своевременного завершения проектов.

Неготовность

Иногда вы откладываете дело только потому, что просто не готовы к выполнению этой конкретной задачи. Вы можете не обладать всей полнотой информации, необходимой для принятия решения, или чувствовать, что не готовы к тем последствиям, которые наступят в результате реализации проекта.

Подавленность объемом общей работы

Некоторые задачи и проекты настолько сложны, что вы просто не знаете, с какого конца к ним подступиться. Или, возможно, вы знаете, с чего надо начать, но проект кажется очень трудоемким, а отдачу от него можно будет почувствовать очень и очень нескоро. Например, вам нужно разобрать гору бумаг, накопившихся за последние десять лет, или написать новый роман. Разбейте трудоемкие задачи на мелкие части, которые будут легко поддаваться управлению и планированию. Вместо того чтобы в нерешительности стоять перед одной огромной и Бесформенной задачей, грозно нависающей над вашей головой, разделите ее на три (или шесть, или десять) доступных для выполнения шагов. Каждый шаг должен занимать у вас один час или один день времени. Затем сосредоточьтесь на выполнении только первого шага.

Чувство отвращения к выполняемой задаче

·                   Часто мы постоянно откладываем дело потому, что, откровенно говоря, нам просто противно им заниматься. Не заставляйте себя плыть против течения и не ругайте себя за свою недисциплинированность. Делегируйте выполнение этой задачи другим! Возможно, вы наймете кого-то для этого.

·                   Если дело невозможно поручить другим найдите способ сделать задачу более привлекательной, и это даст вам преимущество, чтобы победить медлительность в тяжелой борьбе с самим собой. Соедините эту задачу с тем, что вы при любых обстоятельствах любите делать. Например, если вы ненавидите физические упражнения, соедините занятия на велотренажере с просмотром вашей любимой телепередачи.

·                   Очень помогает концентрация на своих целях. Когда вы сосредоточены на той пользе, которую принесет выполненная задача, а не на процессе ее выполнения, внушающем вам ужас, это может сделать любую процедуру более сносной.

·                   Подкуп себя. Запланировать что-то приятное сразу после несносной задачи

Неудачный выбор времени

Следует уважать собственные ритмы жизни и циклы изменения энергии. Когда вы признаете наличие подъемов и спадов сил для занятий различными видами деятельности и учитываете их, можно преодолеть медлительность, вызванную тем, что вы приступаете к определенной задаче в неподходящее время. На мой взгляд, мы далеко не всегда можем выбрать «удачное» время, так как наши биоритмы никак не связаны с нашими планами и задачами. Однако, я считаю, что если нормализовать режим дня и выявить наиболее продуктивное время, то работать нужно именно в это время, по крайней мере по возможности. К сожалению, ни у одного автора я не нашел советов, что делать, когда сроки поджимают, а физическое состояние не самое лучшее. Вероятно, может помочь контрастный душ, небольшая фитнес-тренировка и тонизирующий напиток. Именно совокупность этих приемов помогает мне придти «в форму».

Необходимость внешнего давления

Многие люди и в самом деле работают лучше, находясь под давлением внешних обстоятельств. Когда их работа ограничена жесткими сроками и над ними висят санкции за просрочку ее выполнения, таким людям легче освободиться от излишнего перфекционизма. Это помогает им оживиться, перестать беспокоиться и просто заниматься своим делом. Брайан Трейси же так не считает. Он говорит, что люди, которые говорят, что под давлением работают лучше, лукавят, и что если это давление устранить, их продуктивность возрастет.

Преодолеваем привычку хронически опаздывать

Привычка хронически опаздывать так же выбивает вас из графика, как и медлительность. Более того, она деморализует вас, заставляя постоянно извиняться и ругать себя. Многие из приемов преодоления медлительности помогут вам справиться и с постоянными опозданиями, но в последней привычке есть некоторые особенные черты, которые надо рассмотреть отдельно.

·                   Если вы боретесь с привычкой опаздывать, вы изо всех сил пытаетесь все делать вовремя, но, кажется, что-то все время встает у вас на пути. Для того чтобы установить истинную причину своих опозданий, спросите себя: "Я всегда опаздываю на одно и то же время или нет?" Если вы опаздываете по-разному, скорее всего, вы совершаете чисто технические ошибки в планировании времени, а именно: вам трудно точно подсчитать необходимое для выполнения задач время.

·                   В другом случае, если вы всегда опаздываете на одно и то же время (например, вам всегда не хватает пятнадцати минут), вы, скорее всего, сталкиваетесь с психологическими препятствиями.

·                   Если от своевременного выхода на встречу ваше внимание отвлекают внезапно возникшие помехи, минимизируйте их.

3.                Подавляем стремление к совершенству во всем

Если вы и в самом деле хотите уплотнить время выполнения своих задач, вы должны победить свое стремление к абсолютному совершенству во всем. Бывает очень тяжело прекратить выполнение дела, когда вы пытаетесь довести результат до совершенства, особенно если это важное дело или если оно вам нравится.

·                   Чтобы избежать неразумного затягивания работы над завершением задачи, установите для себя четкий срок его завершения и сразу после него запланируйте другую задачу. Жесткие сроки могут не только создавать напряжение, но и быть большим благом. Сроки вынуждают вас принимать решения и ограничивать ваше стремление к совершенству. Когда что-то ожидает вас по ту сторону установленного срока, вы значительно более заинтересованы в том, чтобы закончить одно дело и приступить к другому.

Ознакомимся также с некоторыми сответами Брайана Трейси.

·                   Продуктивно используйте время в дороге. Он предлагает не уподобляться людям, которые в очередях, транспорте, самолете читают газеты, слушают музыку или смотрят в окно. «Человек в среднем проводит в машине от 500 до 1000 часов в год. Это эквивалентно одному или двум полным университетским семестрам. Сотрудники университета Южной Каролины недавно пришли к заключению, что если в автомобиле слушать аудиопрограммы, можно получить образование, эквивалентное полноценному университетскому курсу. Превратите свой автомобиль в университет на колесах, относитесь к нему как к обучающей машине», - говорит Брайан Трейси.

·                   Откажитесь от дел, которые со временем потеряли свою ценность в угоду более актуальным.

·                   Правило 80/20. 80% из того, что вы делаете, имеют лишь 20% полезной нагрузки. Это правило применимо ко всем аспектам бизнеса и личной жизни. В бизнесе 80% продаж вы получите от 20% клиентов, 80% прибыли от 20% товаров. Ваш успех и продуктивность во многом зависят от умения выявить 20% главных задач и сосредоточиться на их решении. Попробуйте творчески подойти к правилу 80/20.

Глава пятая. Особенности национального характера

Во время подготовки работы я заметил, что подавляющее большинство авторов – зарубежные. Отсюда возник вопрос: подходят ли все эти приемы нам, россиянам? Вот что говорит на этот счет Надежда Бондаренко, директор компании NBT Nota Bene Training:

«На тему тайм - менеджмента написано достаточно книг и статей. И есть, по праву признанные гуру. Однако, же проводя тренинги, я заметила явное сопротивление в восприятии этого неуловимого предмета – тайм - менеджмента.

И я задумалась, почему, казалось бы такой ясный тайм-менеджмент дает сбои в нашей Российской действительности. У людей возникает скрытое сопротивление всем этим табличкам и графикам, со времен режима дня в младших классах. Хотя, заметьте, режим дня давал первые навыки организации времени. Но он не учитывал особенностей Русского характера. Достаточно популярное высказывание: «Мы – русские, особые». А в чем это выражается, никто не мог аргументировано объяснить.

Почему всемирно признанные методики тайм - менеджмента не работают у нас? В качестве примера приведем книгу Алана Лакейна «Искусство успевать» (Alan Lakein «How to get control of your time and your life»). Лакейн объясняет, что все мы могли бы достичь наших целей, если бы умели правильно планировать свое время и соответственно идти к целям более настойчиво. У нас у всех всегда достаточно времени, чтобы достичь в жизни успеха, несмотря на то, что «мы все должны укладываться в скромный бюджет, который ограничен 168 часами в неделю». «Что русскому хорошо – то немцу смерть». И это правда. И правда в том, что никто не рассматривает управление временем с точки зрения кросс - культурных особенностей.

Что такое кросс - культура? Буквально это означает «пересечение культур». То есть американская культура в виде отдельно взятой книги по тайм – менеджменту пересеклась с русской культурой. И как мы видим, не получила должных откликов. Многие упорные менеджеры пытались, конечно «натянуть» чужие модели структурирования временем, но что из этого получается – мы знаем.

Менеджеры на ходу заскакивают в автомобиль, одной рукой назначая встречу, параллельно дожевывая бутерброд. Вот такой он Русский Человек. Его нельзя «загнать» в рамки. Потому что мы относимся к полиактивным культурам.

Давайте проведем краткий экскурс в кросс - культурные различия и их отношение ко времени. Здесь дана классификация культур Р. Льюиса.

Моноактивные культуры: ( США, Германия, Швейцария, Англия)

·                   Систематически планирует будущее

·                   Одно дело делает в одно время

·                   Работает в фиксированное время

·                   Пунктуален

·                   Подчиняется графикам и расписанию

·                   Разбивает проекты на этапы

·                   Строго придерживается планов

Вот лозунг моноактивных культур «Время - деньги». Они воспринимают время линейно. Настоящее можно ухватить, разделить на части, упаковать и заставить работать на себя в ближайшем будущем. Время, измеряемое в деньгах – лишь одна сторона медали. Швейцарцы например создали самые точные часы, оптические приборы, банковские системы. И все для того, чтобы не одна секунда драгоценного времени на оказалась неучтенной.

Моноактивные люди придерживаются системы четкого планирования. Эти методики «разрезают» время для русского человека, что, по меньшей мере, некомфортно для него. Вспомните, как иной раз, вы пишите планы и составляете графики. Пытаетесь следовать им, и вдруг – все летит прахом. Вы поднимаете руку над головой, на выдохе опускаете ее со словами: « А пусть все идет лесом» и сразу чувствуете огромную удовлетворенность.

А все потому что, русские принадлежат к Полиактивной культуре. Ну, узнаете себя? Русский человек:

·                   Планирует только в общих чертах

·                   Делает несколько дел одновременно

·                   Работает в любое время

·                   Непунктуален

·                   График непредсказуемый

·                   Дает проектам накладываться друг на друга

·                   Меняет планы

Я с ужасом наблюдала, когда западные топ - менеджеры, запрещали коллективные курилки-чаепития. Они с точки зрения своей моноактивной культуры, не понимают, как можно так не дорожить Временем. Западные управленцы доходили до умопомрачения, пока приспосабливались к полиактивному использованию времени.

Но наш человек рассуждает так: межличностное взаимодействие лучшая форма инвестирования времени. Мы, русские, можем делать несколько дел одновременно. Конечно, иногда мы делаем вид, что соблюдаем графики. Но, все же знают, что это не так.

Теперь понятно, почему иностранные партнеры в панике, когда ведут бизнес с русскими? Вот уж действительно «нашла коса на камень». Один из острых кросс – культурных моментов – отношение ко времени. О других особенностях кросс - культурных коммуникаций, мы поговорим в следующий раз.

Ну а для того чтобы составить полную картину обитателей планеты, рассмотрим еще один тип, Реактивные культуры.

Восток – дело тонкое. Каждый день солнце встает, и садиться, одно время года следует за другим, небесные тела совершают свое круговращение. Поэтому время для жителей Востока – циклично. Человек может только приспособиться к нему, адаптироваться.

Потому что реактивные культуры придерживаются следующих принципов относительно времени. Представитель этой группы:

·                   Реагирует по ситуации

·                   Подстраивается под график партнеров

·                   Рассматривает все возможности

·                   Вносит легкие корректировки

·                   Он не принимает быстрых решений – ему надо обдумать

Поэтому, если у вас деловой партнер с Востока - учитывайте неторопливую философию времени. И заметьте, что большинство книг по Управлению временем – они с Запада или США. Эти наивные человечки всерьез думают, что могут управлять Временем. Восточные культуры лишь преклоняют голову перед Течением Времени.

Эти и другие различия в представлениях о времени, приводит к конфликту разных культур при взаимодействии в бизнесе и жизни.

Вот почему «работа не волк, в лес не убежит». Нам, русским нужны особые системы управления временем. Нам нужно учиться видеть и ловить кайросы (удобные моменты для выполнения дел). Типичный русский кайрос – чтение в метро. Поймали удобный момент. Есть целая система поиска и использования кайросов. Об этом подробно писал Глеб Архангельский. Нам надо учиться видеть «многослойность» времени. А для этого линейное восприятия – графики, планы и таблицы, не очень удобны.

Поэтому разумно читать литературу по тайм – менеджменту, но учитывая нашу полиактивность, без фанатизма. Помните, что «русскому хорошо, то немцу смерть».

Надежда Бондаренко совершенно обоснованно затронула эту тему и в большинстве аспектов я с ней согласен. Однако себя я отношу, согласно данным признакам, к реактивной культуре. На мой взгляд, невзирая на национальные особенности, существуют общемировые принципы, которые принесут пользу любой культуре, любому в отдельности взятому человеку. Именно такие принципы я старался рассматривать в этой работе.

Заключение

В качестве заключения, хотелось бы сделать краткий вывод о том, как использовать все приемы, методы, изложенные в работе:

1)                Выявить свой режим дня, биоритмы, найти наиболее продуктивное время

2)                Не забывать о необходимости отдыха

3)                Устранить внешние помехи

4)                Поставить ясную цель

5)                Разбить дела по приоритетам

6)                Составить расписание согласно приоритетам, причем сначала выполнять самое трудное, не желаемое дело

7)                Не нарушать уговор даже с самим собой

Возможно, некоторые принципы покажутся простыми и очевидными, но далеко не все. Например, еще со школы мы помним неверный подход к выполнению домашнего задания «сначала письменное, затем устное». Теперь же мы знаем, что в первую очередь надо делать самое сложное задание. Еще один, как я считаю, необычный метод – планировать день накануне вечером, чтобы подсознание поработало над решением грядущих проблем.

Не стоит фанатично применять абсолютно все принципы, методы управления временем, особенно учитывая наш национальный характер, но, как я говорил ранее, существуют приемы, полезные для всех.

«Помните, что самое главное — это умение поддерживать отношения. До 85% вашего успеха зависят от хороших отношений с другими людьми и лишь 15% вашего счастья связаны с достижениями на работе. Необходимо поддерживать равновесие. Ключ к равновесию прост. Пусть ваше внутреннее спокойствие, счастье и семейная жизнь станут высшими ценностями, а все остальное пусть вертится вокруг этого», - советует Брайан Трейси.

Также хочется сказать, что потерянные, потраченные деньги можно заработать. Время же вернуть нельзя. Цените свое время, используйте его грамотно, смотрите сначала на свои цели, а затем – как их реализовать и Вы обязательно достигнете успеха.

Список используемой литературы

·          Брайан Трейси - Управляй своим временем и удвой результаты, koob.ru

·          Бодо Шефер – Как управлять своим временем, аудиокурс

·          Джулия Моргенстерн – «Тайм менеджмент», koob.ru

·          Кеннет Бланшар и Спенсер Джонсон – «Одноминутный менеджер», leader3000.ru

Страницы: 1, 2