Технология ведения секретарской деятельности, методы и способы ее рационализации и автоматизации

62.      Мелюхин И.О. Состояние информационно-аналитической деятельности в России / И.О. Мелюхин // Информ. ресурсы России. - 1994. - № 2. - С. 2-4.

63.      Надершина М.Д. Вопросы документирования деятельности производственных кооперативов в современном Российском законодательстве/ М.Д. Надершина // Секретар. дело. – 2001. - №4. – С.33-36.

64.      Назаренко О.Б. Оформление документов в современных текстовых редакторах / О.Б. Назаренко // Секретар. дело. – 1988. - № 2. - С.77-83.

65.      Ожегов С.И. Словарь русского языка / С.И. Ожегов. – М.. 1990.

66.      Организация работы с документами: учеб. / Под ред. проф. В.А. Кудряева. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: ИНФРА-М,2001. – 592с.

67.      Охотский Е.В. Делопроизводство в системе государственной службы: учеб.-практ. пособие / Е.В. Охотский. – М.: РАГС,2000.

68.      Рабочая книга социолога // АН СССР. – М.: Изд-во «Наука», 1977. – 511с.

69.      Самуэльян Н.А. Настольная книга секретаря-референта: Контакты, деловая корреспонденция, документация на англ. и рус. яз. / Н.А. САмуэльян. - М.: Менеджер, 1995. - 216с.

70.      Санкина Л.В. Должностная инструкция секретаря-референта: (Рекомендации по составлению) / Л.В. Санкина // Секретар. дело. - 1997. - № 4. - С.19-24.

71.      Санкина Л.В. Должностная инструкция секретаря руководителя / Л.В. Санкина // Секретар. дело. - 1998. - № 2. - С.30.

72.      Санкина Л.В. Должностная инструкция секретаря структурного подразделения / Л.В. Санкина // Секретар. дело. - № 1. - С.20-25.

73.      Соловьев В.И. Составление и редактирование рефератов. Вопросы теории и практики / В.И. Соловьев. – М.:Книга,1975. – 104 с.

74.      Словарь иностранных слов. – 10-е изд., стереотип. – М.: Рус. яз.,1983. –608 с.

75.      Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство: практ. пособие по документационному обеспечению деятельности предприятия / М.В. Стенюков. - М.: Приор, 1996. - 144с.

76.      Стенюков М.В. Секретарское дело / М.В. Стенюков. - М.: Приор, 2000. - 192с.

77.      Тейлор К. Секретарь-референт: Как работать в офисе / Пер. с англ. - М.: Солсистем, 1994. - 171 с.

78.      Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации. – М., 1994. – 146с.

79.      Философский энциклопедический словарь / Редкол.: С. С. Аверинцев и др. - 2-е изд. – М.: Сов. энцикл., 1989. – 815 с.

80.      Харрисон Дж. Организация работы секретаря учреждения: пер. с англ. / Дж. Харрисон. - М.: Экономика, 1985. – 128с.

81.      Шамурин Е.И. Методика создания аннотации / Е.И. Шамурин. – М.: Всесоюз. кн. палата,1959. – 230с.

82.      Шатина Н.В. Функции секретаря помощника руководителя / Н.В. Шатина // Секретар. дело. - 1997. - № 4. - С.6-11.

83.      Швецова-Водка Г.Н. Функции и свойства документа в системе социальных коммуникаций / Г.Н. Швецова-Водка // Книга: исслед. и материалы. – 1994. – Сб.69. - С.37-57.

84.      Ядов В.А. Социологическое исследование: методология, программа, методы / В.А. Ядов. – Самара: Самарский ун-т, 1995. – 328с.

85.      Янковая В.Ф. Терминология документационного обеспечения управления (ГОСТ Р 51141-98.Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения) / В.Ф. Янковая // Делопроизводство. – 1999. - № 1. – С.41- 46.

Приложение 1

Должностная инструкция секретаря руководителя

УТВЕРЖДАЮ

Директор ОАО

ПИК «Идел-Пресс»

_____________________

«___»_____________2007 г.

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

секретаря

1.                 Общие положения

 Секретарь-референт относится к категории специалистов предприятия, принимается и увольняется директором.

 Основными задачами секретаря-референта являются организационное и документационное обеспечение деятельности генерального директора.

 Секретарь-референт подчиняется непосредственно директору предприятия.

 В своей деятельности секретарь-референт руководствуется:

-         законодательными актами РФ;

-         Уставом предприятия;

-         Положением о функциональных службах общества;

-         приказами (указаниями) руководства общества;

-         нормативно-методическими материалами по организации делопроизводства.

 На должности секретаря-референта человек должен владеть вопросами:

-         перспектив развития предприятия, его финансово-хозяйственной деятельности;

-         организации работы с документами, составлении документов;

-         применение средств вычислительной и организационной техники;

-         перевода служебной документации на иностранный язык коммерческого партнера.

-         культура труда и служебной этики;

-         охрана труда, техники безопасности и противопожарной защиты;

-         оказание первичной медицинской помощи.

2.                 Функции и обязанности

На секретаря-референта возлагаются следующие функции и обязанности:

Информационно-справочное обслуживание по документам.

Методическое руководство и контроль за организацией делопроизводства.

 Обеспечить выполнение машинописных и копировально-множительных работ.

 Использовать ПК как средство автоматизации делопроизводства.

 Проводить ежегодно отбор документов на хранение или на уничтожение.

 Выполнять отдельные поручения руководителя по профилю финансово-хозяйственной деятельности предприятия.

 Вести табель явки сотрудников на работу и передавать табель в бухгалтерию.

3.                 Права

Секретарь-референт имеет право:

 Запрашивать из функциональных служб необходимые материалы, а также объяснения о причинах задержки выполнения заданий и поручений руководства.

 Рассматривать документы и направлять их на исполнение руководителям и специалистам предприятия.

 Требовать от исполнителей доработки документов, подготовленных с нарушениями установленных правил их составления и оформления (ГОСТ 6.38. – 96), международных правил оформления документов.

 Визировать документы управленческой деятельности в рамках своей компетенции.

 Вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению документационного обеспечения деятельности предприятия, совершенствоваию форм и методов управленческого труда на основе применения электронной техники.

 Требовать от руководства нормальных условий выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в деятельности предприятия.

 Работать с документами, имеющими гриф «КТ» или «конфиденциально».

 Принимать решения в рамках своей компетенции.

 Взаимодействовать со всеми службами (сотрудниками) предприятия по вопросам проверки исполнения документов, поручений и представления необходимой информации руководству.

5. Ответственность

Секретарь-референт несет ответственность за:

5.1. Качество документов, представленных на подпись руководству предприятия.

5.2. Небрежное, халатное отношение к своим должностным обязанностям.

Приложение 2

Форма опросного листа

Уважаемый секретарь!

Студенты 5-го курса РГГУ факультета «Документоведения и документационного обеспечения управления» проводят исследования с целью изучения деятельности секретаря.

Убедительно просим Вас ответить на вопросы нашей анкеты.

1.Какую именно секретарскую должность Вы занимаете в данной организации?

- секретарь руководителя

- секретарь-машинистка

- секретарь-стенографистка

2.Как долго Вы работаете в ОАО «ПИК «Идел-Пресс»?________________

3.Какое у Вас образование?

- высшее профессиональное образование

- незаконченное высшее

- среднеспециальное образование

- свой вариант____________________________

4. Какие факторы изменили Ваше отношение к выполняемой работе?

- изменение содержания деятельности

- условия труда секретарей

- мнение общественности об этой профессии

- изменения выполняемых функций

5. Считаете ли Вы свою работу интересной и требующей творческого подхода?

- да

- нет

6. Какие функции преобладают в деятельности Вашей организации?

- функции документного обслуживания

- функции бездокументного обслуживания

7. Вы повышали свою квалификацию за последние лет?

- нет

-да

8. Если «Да», то каким образом?

- посещали курсы повышения квалификации

- обучались в высшем учебном заведении

- в процессе самообразования

- в ходе работы с другими специалистами, перенимая их опыт работы

9. В какой форме Вы повышали квалификацию?

- лекций

- семинаров

- деловых игр

- свой вариант______________________

10. Для качественного документного и бездокументного обслуживания управленческой деятельности вам важны знания (проранжируйте):

§   основ делопроизводства (методы создания и оформления документов; организация работы с документами);

§   функций, задач, структуры организации, в которой работает опрашиваемый субъект, ее связи по вертикали и горизонтали;

§   вычислительной и организационной техники;

§   основ проведения различного рода мероприятий;

§   основ культуры общения с клиентами, партнерами;

§   обеспечение быстрой передачи информации с помощью средств связи (в том числе факс, электронная почта);

§   обеспечение работы руководителя;

§   составление и оформление документов, в том числе с помощью ПК;

§   работа с документами

§   организация приема посетителей;

организация рабочего места руководителя, и др.

11. В ходе профессиональной деятельности Вы выполняют следующие обязанности?

§     учет, регистрация, рассмотрение и подготовка поступающей корреспонденции для доклада руководству;

§     телефонное обслуживание;

§     оформление и рассылка организационно-распорядительных документов, писем, заявок, протоколов, телефонограмм, факсов и т.п.;

§     организация приема работников и посетителей;

§     прием, регистрация, хранение, учет, доставка по подразделениям и рассылка поступающей, исходящей и внутренней корреспонденции, подготовка дел к сдаче на государственное хранение и во внутренний архив фирмы;

§     техническое обеспечение работы руководителя;

§     оформление протоколов, рассылка выписок из них;

§     подготовка и своевременная рассылка материалов к заседаниям, совещаниям, съездам, конференциям, семинарам;

§     введение табеля учета рабочего времени;

§     стенографирование.

12.Испытываете ли Вы при реализации своих должностных обязанностей необходимость в специальной литературе?

- да

- нет

13. Специальную информацию, необходимую при выполнении своих профессиональных обязанностей, ВЫ находят в:

§   общении с коллегами;

§   справочных изданиях:

справочниках;

словарях;

энциклопедиях;

§   средствах массовой информации;

§   периодических изданиях;

§   учебно-методических изданиях.

14. Какие виды документов Вам приходится составлять чаще всего?

- организационные документы;

- распорядительные документы;

- информационно-справочные документы.

15. Приходится ли Вам готовить пакет документов по заключению договора с юридическими лицами?

- да

- нет

16. Какими нормативно-методическими документами Вы руководствуетесь в ходе своей профессиональной деятельности?

- уставом организации

- должностной инструкцией

- правилами внутреннего трудового распорядка

- нормативно-распорядительными документами по организации делопроизводства

- положениями о структурных подразделениях организации - правила и нормы охраны труда

Свой вариант ответа

17.Читаете ли Вы специальную периодику ?

- да

- нет

18. Какие периодические издания предпочитаете?

- «Секретарское дело»

-«Секретарь-референт»

-«Делопроизводство»

- «Управление персоналом»

19. Автоматизировано ли Ваше рабочее место?

- да

- частично

- нет

20. Как Вы думаете, что необходимо для совершенствования Вашей работы?

- регулярное повышение квалификации

- автоматизация рабочего места

- автоматизация труда секретаря

- совершенствование законодательной и методической базы профессиональной деятельности секретаря

Большое Вам спасибо за участие в нашем опросе!

Приложение 3.

Сводная ведомость результатов исследования

Уважаемый секретарь!

Студенты 5-го курса РГГУ факультета «Документоведения и документационного обеспечения управления» проводят исследования с целью изучения деятельности секретаря.

Убедительно просим Вас ответить на вопросы нашей анкеты.

1. Какую именно секретарскую должность Вы занимаете в данной организации?

- секретарь руководителя – 40%

- секретарь-машинистка – 30%

- секретарь-стенографистка- 30%

2. Как долго Вы работаете в ОАО «ПИК «Идел-Пресс»?________________ - до 3 лет – 20%

- от 5 до 10 лет – 50%

- от 10 до 15 лет – 30%

3. Какое у Вас образование?

- высшее профессиональное образование – 80%

- незаконченное высшее – 20%

- среднеспециальное образование

- свой вариант _______________________

4. Какие факторы изменили Ваше отношение к выполняемой работе?

- изменение содержания деятельности – 50%

- условия труда секретарей

- мнение общественности об этой профессии – 50%

- изменения выполняемых функций – 40%

5. Считаете ли Вы свою работу интересной и требующей творческого подхода?

- да – 60%

- нет – 40%

6. Какие функции преобладают в деятельности Вашей организации?

- функции документного обслуживания – 90%;

- функции бездокументного обслуживания – 10%

7. Вы повышали свою квалификацию за последние лет?

- нет -30%

- да - 70%

8. Если «Да», то каким образом?

- посещали курсы повышения квалификации – 50%

- обучались в высшем учебном заведении – 20%

- в процессе самообразования – 50%

- в ходе работы с другими специалистами, перенимая их опыт работы – 40%

9. В какой форме Вы повышали квалификацию?

лекций - 50%,

семинаров – 20%

деловых игр - 10 %.

10. Для качественного документного и бездокументного обслуживания управленческой деятельности вам важны знания (проранжируйте):

§     основ делопроизводства (методы создания и оформления документов; организация работы с документами) (80%);

§   функций, задач, структуры организации, в которой работает опрашиваемый субъект, ее связи по вертикали и горизонтали (60%);

§   вычислительной и организационной техники (60%);

§   основ проведения различного рода мероприятий(60%);

§   основ культуры общения с клиентами, партнерами (60%);

§   обеспечение быстрой передачи информации с помощью средств связи (в том числе факс, электронная почта) (70%);

§   обеспечение работы руководителя (70%);

§   составление и оформление документов, в том числе с помощью ПК (70%);

§   работа с документами

§   организация приема посетителей (60%);

организация рабочего места руководителя (50%), и др.

11. В ходе профессиональной деятельности ВЫ выполняете следующие обязанности?

§     учет, регистрация, рассмотрение и подготовка поступающей корреспонденции для доклада руководству (10 %);

§     телефонное обслуживание (90%);

§     оформление и рассылка организационно-распорядительных документов, писем, заявок, протоколов, телефонограмм, факсов и т.п. (40%);

§     организация приема работников и посетителей (70%%);

§     прием, регистрация, хранение, учет, доставка по подразделениям и рассылка поступающей, исходящей и внутренней корреспонденции, подготовка дел к сдаче на государственное хранение и во внутренний архив фирмы (70%);

§     техническое обеспечение работы руководителя (90%);

§     оформление протоколов, рассылка выписок из них (60%);

§     подготовка и своевременная рассылка материалов к заседаниям, совещаниям, съездам, конференциям, семинарам (30%);

§     введение табеля учета рабочего времени (90%);

§     стенографирование (90%).

12. Испытываете ли Вы при реализации своих должностных обязанностей необходимость в специальной литературе?

- да – 50%

- нет – 50%

13. Специальную информацию, необходимую при выполнении своих профессиональных обязанностей, Вы находят в:

§   общении с коллегами (90 %);

§   справочных изданиях:

справочниках (90 %);

словарях (60 %);

энциклопедиях (50 %).

§   средствах массовой информации (80 %);

§   периодических изданиях (80 %);

§   учебно-методических изданиях (70%).

14. Какие виды документов Вам приходится составлять чаще всего?

- организационные документы – 20%;

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11