Управление процессом разработки проекта здания ОАО "Проектный институт "ГПИСТРОЙМАШ"
5.4
Входы процесса.
Вход процесса
|
Поставщик входа
|
От внешнего поставщика
|
Заказ
|
Организация-заказчик
|
5.5.
Ресурсы процесса.
Ресурсы процесса
|
Поставщик ресурса
|
От внешнего поставщика
|
Информационное обеспечение
|
Разработчики ПО
|
От внутреннего поставщика
|
Оборудование
|
Организация
|
Сотрудники
|
Отдел кадров
|
Помещение
|
Организация
|
6.
Выполнение процесса
Для
более наглядного и детального представления основных подпроцессов разработки
проекта здания построена блок-схема процесса с использованием MS Visio (приложение 1),
схемы процесса и его подпроцессов с помощью методологий IDEF0 (приложение 2), IDEF3 (приложение 3), DFD (приложение 4).
7.
Ответственность
Ответственность
за процесс распределяется в соответствии с матрицей распределения
ответственности:
Функции
|
Должностные лица
|
ГИП
|
Начальники производственных отделов
|
Сотрудники производственных отделов
|
Работники органов контроля
|
Работники отдела издания проектов
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
Обработка заказа
|
О
|
У
|
И
|
-
|
-
|
Выполнение заказа
|
И
|
О
|
У
|
-
|
-
|
Проверка проекта
|
У
|
И
|
И
|
О
|
-
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
Распечатка проекта
|
И
|
И
|
И
|
-
|
О
|
Укомплектование проекта
|
У
|
И
|
И
|
И
|
О
|
Передача заказчику
|
О
|
У
|
И
|
И
|
И
|
Контроль за ходом процесса
|
О
|
У
|
И
|
И
|
У
|
Отчетность о ходе процесса
|
О
|
У
|
У
|
У
|
У
|
О –
ответственный за выполнение подпроцесса.
У –
участвует в выполнении подпроцесса.
И –
получает информацию о ходе и результатах подпроцесса.
8.
Управление процессом
8.1. Для
оценки результативности процесса выделены следующие показатели:
Наименование показателя
|
Обозначение показателя
|
Формула расчета
|
Единица измерения
|
Критерий результативности
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
1. Коэффициент времени реагирования на заказ
|
К1
|
Планируемое время реагирования на заказ / фактическое время
реагирования на заказ
|
Дни
|
≥ 1
|
2. Коэффициент полноты имеющейся информации
|
К2
|
Полнота имеющейся информации / полнота необходимой информации
|
Баллы
|
Стремится к 1
|
3. Коэффициент своевременности передачи собранной информации
|
К3
|
Требуемое время передачи информации в производственные отделы /
фактическое время передачи информации в производственные отделы
|
Дни
|
≥1
|
4. Коэффициент обеспечения документацией
|
К4
|
Полнота необходимой документации / полнота фактической документации
|
Баллы
|
Стремится к 1
|
5. Коэффициент соблюдения сроков выплаты з/п
|
К5
|
Плановое время выплаты з/п / Фактическое времени выплаты
|
Дни
|
=1
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6. Коэффициент времени выполнения анализа информации от заказчика
|
К6
|
Плановое время выполнения анализа информации от заказчика /
фактическое время выполнения анализа информации от заказчика
|
Дни
|
≥1
|
7. Коэффициент точности составления проектной документации
|
К7
|
Количество выявленных несоответствий при разработке проектной
документации / Количество разногласий, нуждающихся в согласовании с
заказчиком, выявленных в ходе работ
|
Шт
|
≥0
|
8. Коэффициент времени выполнения разработки проекта
|
К8
|
Плановое время выполнения процесса разрабатываемого проекта /
фактическое время выполнения процесса разработки проекта
|
Дни
|
≥1
|
9. Коэффициент постоянных заказчиков
|
К9
|
Количество постоянных заказчиков (> 1 года) / Общее число
заказчиков
|
Шт
|
Стремится к 1
|
10. Коэффициент заключения договоров
|
К10
|
Количество заключенных договоров на проектирование / Количество
участий в конкурсах и тендерах
|
Шт
|
Стремится к 1
|
11. Коэффициент качества архивного хранения документов
|
К11
|
Количество удовлетворенных заявок на получение документов,
хранящихся в архиве / Общее число поданных заявок
|
Шт
|
Стремится к 1
|
12. Коэффициент времени составления графиков работ
|
К12
|
Плановое время составления графиков работ / фактическое время
составления графиков работ
|
Дни
|
Стремится к 1
|
13. Коэффициент времени устранения замечаний
|
К13
|
Установленные сроки устранения замечаний / Фактический срок
устранения замечаний
|
Дни
|
Стремится к 1
|
8.2.
Владелец процесса (главный инженер проекта) несет ответственность за:
ü
доведение
до всех сотрудников важности удовлетворения требований клиентов и нормативных
документов;
ü
установление
целевых показателей процесса и соответствие этих целевых показателей целям
Проектного института;
ü
регулярный
анализ хода процесса и своевременную разработку корректирующих и
предупреждающих действий;
ü
обеспечение
всех необходимых ресурсов для осуществления деятельности в рамках настоящего
процесса.
9.Документирование
и архивирование
9.1.
Контрольный экземпляр карты процесса “Разработка проекта здания” ОАО ”Проектный
институт “ГПИСТРОЙМАШ” должен храниться у главного инженера до окончания срока
действия, аннулирования или замены.
9.2.
Контрольный экземпляр карты процесса после окончания срока действия,
аннулирования или замены хранится в архиве в течение двух лет.
10.
Порядок внесения изменений
10.1.
Карта процесса находится в ведении главного инженера, который осуществляет ее
пересмотр раз в два года.
10.2. По
итогам пересмотра главный инженер может принять решение о продлении действия
карты процесса без измерений или о корректировке данного документа.
10.3.
Специалист, ответственный за разработку карты процесса, вносит в нее изменения.
11.
Рассылка
Настоящая
карта процесса подлежит рассылке в следующие подразделения школы:
№ учтенного экземпляра
|
Подразделение
|
Количество копий
|
1.
|
ГИП
|
1
|
2.
|
Начальники производственных отделов
|
6
|
3.
|
Главные специалисты
|
5
|
4.
|
Отдел издания проектов
|
1
|
|
Архив
|
2
|
12.
Ознакомление сотрудников
Лист
ознакомления сотрудников с картой процесса:
Дата ознакомления
|
Наименование должности
|
Подпись
|
Расшифровка, Ф.И.О.
|
Примечание
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
|
ГИП
|
|
|
|
|
Начальник КТО
|
|
|
|
|
Начальник ОГиЗ
|
|
|
|
|
Начальник АСО
|
|
|
|
|
Начальник КЭО
|
|
|
|
|
Начальник ЭТО
|
|
|
|
|
Начальник ОИО
|
|
|
|
|
Работники производственных отделов
|
|
|
|
|
Заведующий архивом
|
|
|
|
|
Гл. специалист по архитектурной части проекта
|
|
|
|
|
Гл. специалист по строительной части
|
|
|
|
|
Гл. специалист по энергетической части проекта
|
|
|
|
|
Гл. специалист по электротехнической части проекта
|
|
|
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
|
Гл. специалист по технологической части проекта
|
|
|
|
|
Работники органов контроля
|
|
|
|
|
Работники отдела издания проектов
|
|
|
|
Справка
о ходе процесса
В
соответствии с результатами функционирования процесса «Разработка проекта
здания» для вышестоящего руководства готовится справка о ходе этого процесса,
которая представлена ниже.
Наименование показателя
|
Данные для расчета показателей
|
Оптимальное значение
|
Фактическое значение
|
Наименование
|
Значение
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Анализ
данных о ходе процесса отражен в отчете о выполнении решений предыдущего «дня
качества», состоявшегося ___________________
Ответственный
за разработку:
____________/________________________
(подпись)
(расшифровка подписи)
Наименование выявленных несоответствий
|
Анализ возможных причин
|
Предлагаемые меры по устранению
|
Ответственный за устранение
|
Результаты по развертыванию мер
|
|
|
|
|
|
Наименование показателя
|
Фактическое значение каждого показателя за месяц
|
Интегральная оценка процесса за месяц
|
Вывод о результативности процесса
|
|
|
|
|
Предлагаются
следующие мероприятия по улучшению процесса:
Мероприятия по улучшению
|
Содержание
|
Ответственный
за исполнение
|
Срок исполнения
|
Дополнительные ресурсы
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Анализ процесса
В ходе процесса разработки проектов зданий может
возникнуть ряд проблем, оказывающих негативное воздействие на качество работы
всей организации и, соответственно, на качество выполняемых проектов.
Анализ этих проблем наглядно представлен в табл.1
После исследования приведенных проблем можно сделать
вывод, что наиболее существенными и часто возникающими из них являются:
разногласия
с заказчиком по поводу оплаты;
разногласия
в сроках выполнения;
нехватка
компьютерной техники;
разный
взгляд отделов-смежников на выполнение проекта.
Именно на эти проблемы следует обратить
первоочередное внимание и разработать мероприятия по их устранению.
Мероприятия по улучшению процесса «Разработка проекта зданий»
По результатам анализа
процесса разработки проекта здания могут быть предложены следующие меры для его
улучшения:
1. Помимо национальных стандартов
рекомендуется применение стандартов предприятия, учитывающих его особенности.
Для этого рекомендуется обратиться в ВУЗы области.
2. Для устранения неточностей в выполнении
работы и установления большего взаимопонимания в коллективе необходимо
направлять некоторых сотрудников на курсы повышения квалификации. Для обучения
персонала нужно разработать соответствующую программу, при этом обучение
руководителей верхнего уровня, специалистов и простых исполнителей проводят по
разной тематике в рамках необходимых знаний на данном уровне.
3. Поощрять стремление сотрудников к
самообразованию, что поможет развитию нестандартного мышления сотрудников и,
следовательно, неординарному подходу к работе.
4. Необходимо ввести журнал учета
прихода и ухода сотрудников, что в значительной мере повлияет на скорость
выполнения работы.
5. Необходимо ввести систему денежных
взысканий за нарушения дисциплины и грубые промахи при выполнении работы.
6. Необходимо ввести систему
вознаграждений за образцовое и скоростное выполнение работы.
7. Для повышения мотивации и создания
стимула необходимо повысить заработную платы сотрудников.
8. Необходимо организовывать льготный
отдых сотрудникам, имеющим проблемы со здоровьем и работающим плодотворнее и
эффективнее остальных.
9. Для поддержания психологической
стабильности в коллективе можно нанять психолога, который поможет решить не
только внутриколлективные, но и личные проблемы, что также положительно
скажется на результатах работы.
10.
Для создания
дружественной и доброжелательной обстановке в коллективе необходимо проводить
корпоративные встречи.
11.
Для создания
благоприятной внутренней атмосферы в организации необходимо осуществлять
оперативное информирование персонала, т.е. проводить обсуждение на совещаниях,
размещать статьи в корпоративной прессе, информацию на стендах, проводить
семинары и оформлять регулярные отчеты, распространяемые во все отделы.
12.
Для избегания
разногласий с заказчиками и пустых затрат времени нужно создать прайс-лист с
перечнем оказываемых услуг, примерной стоимостью и сроками выполнения.
13.
Необходимо
постоянно и тщательно следить за обновляющимися НТД, ГОСТами и СНиПами для
своевременного обеспечения этой документацией работников производственных
отделов и, соответственно, для избегания ошибок при разработке проектов.
14.
Необходимо
повысить комфортность рабочих мест, а также создать специализированные рабочие
места с целью обеспечения удобства работы сотрудников и снижения числа ошибок.
15.
Для ускорения
работы нужно четко определить границы ответственности различных исполнителей.
16.
Необходимо
заменить устаревшую технику новой, что позволит снизить затраты на
периодический ремонт, увеличить скорость работы, а также исключить
незапланированные простои в связи с ее поломкой.
17.
Необходимо
закупать для работы только лицензионные программы, что сократит число поломок и
ошибок при работе на компьютерах.
18.
Необходимо
выделить больше времени и средств на проверку и диагностику компьютерной и
копировальной техники во избежании частых сбоев в ее работе.
19.
С целью
непрерывного улучшения процесса работы необходимо выполнять все решения,
принимаемые по вопросам повышения качества.
Заключение
В курсовой работе был
рассмотрен процесс разработки проекта здания. Все задачи, поставленные в начале
выполнения работы, были выполнены, а именно:
было проведено интервью с одним из
работников интересующей меня организации;
была составлена модель процесса, рассмотрены
входящие в него подпроцессы, определены входы, выходы, ресурсы и управляющие
воздействия;
был проведен анализ распределения
ответственности и на его основе составлена матрица ответственности;
была разработана карта процесса,
основой для которой послужила информация о структуре организации,
ответственности, входных и выходных потоках, ресурсах и управляющих
воздействиях:
для принятия обоснованного
мотивированного решения о ходе процесса была создана справка о ходе процесса;
для выявления проблем, возникающих
при функционировании процесса, проведен анализ процесса и подпроцессов, а также
выяснены возможные причины их появления и варианты решения;
были разработаны мероприятия по
улучшению рассматриваемого процесса.
Важно отметить, что улучшения,
проводимые по одному или нескольким показателям, не принесут ожидаемого и
желаемого эффекта. Для достижения поставленной цели нужно рассматривать данный
процесс в комплексе с другими процессами, для чего необходимо более тщательное
и глубокое изучение функционирования всей организации.
Приложение 1. Блок-схема
процесса разработки проекта
Страницы: 1, 2
|