Управление проектами. Бизнес-планирование. Представление проекта предоставления кейтеринг-услуг "Обеды в офис"

Этап 5. Управление проектом – процесс связи теории (плана) с практикой (мероприятиями плана).

Управление проектом предусматривает принятие ряда решений:

·          Как осуществлять мониторинг проекта на предмет его продвижения к цели.

·          Как достичь показателей проекта, сравнивая текущие показатели с плановыми.

·          Как вмешаться в проект, чтобы скорректировать его, привести в соответствие с планом.

1.2 Управление проектами: основные составляющие эффективного управления и успешности проекта

Эффективное управление проектом во многом зависит от множества факторов[7e]. К ним можно отнести:

1.        Четко поставленные цели. Начиная уже с философии проекта (или его миссии). Приверженность проектной группы заявленным целям.

2.        Компетентный руководитель проекта. Грамотный, коммуникабельный руководитель, имеющий необходимый технический и административный опыт.

3.        Поддержка со стороны руководителей высшего звена. Все заинтересованные стороны должны знать об этой поддержке и ее чувствовать.

4.        Компетентные члены проектной группы. Успех проекту обеспечивает грамотная и подготовленная группа исполнителей.

5.        Достаточное ресурсное обеспечение. Финансовые, кадровые, материальные и другие ресурсы в достаточном количестве.

6.        Адекватное информационное сопровождение. Наличие необходимой для реализации проекта информации о его целях, статусе, изменениях, организационных условиях и потребностях клиентов.

7.        Механизмы управления. Механизмы управления происходящими событиями и выявления отклонений от плана.

8.        Обратная связь. Все заинтересованные стороны по проекту должны иметь возможность изучать положение дел и вносить соответствующие предложения и коррективы.

9.        Отзывчивость к клиентам. Все потенциальные пользователи проекта получают информацию о состоянии дел по проекту.

10.   Механизмы поиска и коррекции отклонений. Система мер по поиску проблем и устранению их причин.

11.   Неизменность состава участников проекта. Кадровая составляющая проекта на весь срок его реализации должна в максимально возможной степени оставаться постоянной. Частая смена кадров может привести к распылению накопленного группой опыта.

Эффективное управление проектами никогда не может происходить автономно. Успех проекта всегда предполагает вклад и координацию со стороны инвесторов, ищущих возможности получения прибыли в постоянно изменяющейся ситуации на рынке.

Обеспечение свободной связи обеспечивает обратную связь с командой проекта, мотивирует ее. Это позволяет увеличить вероятность того, что в целом проект будет закончен вовремя, в пределах бюджета, с полностью достигнутыми целями. То есть речь идет о эффективности проекта.

Во многих организациях, управлением проектами занимаются специалисты, не обученные формальным методам управления проектами. Если обеспечить их этими знаниями, планировщики смогут более четко ставить цели и получать обратную информацию. Как, в свое время, компьютеры, сейчас Internet и новые технологии взаимодействия изменяют методы выполнения работ. Эти технологии облегчают нам постановку целей проекта и групповое планирование, особенно с теми, кто имеет разные условия работы.

Хотя групповая работа важна на всех стадиях планирования проекта, особенно эффективна технология в управлении сроками, проектным взаимодействием рисками, поставками, качеством и интеграционными процессами проекта.

«Эффективное управление проектами — это интеграция информационных систем планирования с управленческими процедурами и организационной структурой. При этом покупка удачного программного обеспечения не равносильна успешной постановке управления проектами в организации. Именно качество внедрения системы определяет различие между «хорошим» и «плохим» пакетом.

Опыт осуществления проектов показывает, что последовательное применение современной методологии проектного менеджмента позволяет сэкономить до 20% средств, выделяемых на реализацию проекта. При этом собственно затраты на управление не превышают нескольких процентов от общей стоимости проекта.

Сегодня, чтобы преуспеть в конкурентной борьбе, необходимо обеспечить оптимальное сочетание отлаженных бизнес-процессов в структурах управления с динамичными и нацеленными на конечный результат проектными подходами.

Можно выделить и критерии успешности проектов. Институт Санкт-Галлена и Международный институт обучающих организаций и инноваций (МИООиИ) в Мюнхене недавно предоставили результат обсуждения успешных и неуспешных проектов с более чем 500 сотрудниками из 111 предприятий Германии, Австрии, и Швейцарии и исследовали критерии успеха.» [7b]

В результате выяснилось, что причины неудач имеют в меньшей степени промышленно-экономический или технический характер, а во многом связаны с культурой предпринимательства, коммуникационными и информационными процессами на предприятии.

Были выведены следующие критерии, которые отличают успешные проекты от неудачных следующими параметрами:

· Общая готовность к изменениям (определяется в общей направленности коллектива на обучение, преобразования и улучшение деятельности);

· Культура конфликтов (свободный обмен информацией и мнениями, а также открытость для критики);

· Личная ответственность сотрудников за результаты труда (чем большими полномочиями обладает каждый в отдельности, тем скорее он готов взять на себя ответственность, и тем больше его личная инициатива и мотивация);

· Культура доверия (доверительные отношения, приятный климат открытости, искренности и честности в общении друг с другом в коллективе повышает вероятность успеха проектов);

· Отсутствие иерархии (в команде роль иерархии должна быть сведена к минимуму, что необходимо для повышения мотивации и творческого подхода сотрудников);

· Коммуникационная и информационная культура (интенсивный обмен информацией и открытые коммуникации, т.е. высокая степень гласности, означают хорошее сотрудничество и основу для развития инноваций).

1.3 Бизнес-планирование

Одним из важнейших этапов в управлении проектом является, как было выяснено, планирование.

«Бизнес-план - это эффективный инструмент планирования проектно-инвестиционных мероприятий в соответствии с потребностями рынка в условиях изменяющейся внешней среды. Во-первых, он имеет важное значение для управления фирмой, так как концентрированно выражает стратегию успеха, позволяет избежать ошибок уже в процессе планирования, вскрывая проблемы, которые ранее игнорировались. Во-вторых, бизнес-план позволяет оценить материальное и финансовое положение предприятия и соответствие трудовых и материальных ресурсов поставленным целям. В-третьих, бизнес-план является одним из основных документов для привлечения денежных средств, направляемых на развитие бизнеса»[8].

Структура бизнес-плана и степень его детализации зависят от масштабов будущего производства и сферы его приложения, от размеров предполагаемых рынков сбыта товаров и услуг, наличия конкурентов, источников финансирования инвестиций. Всемирный банк рекомендует несколько различных структур бизнес-планов. В отечественной практике иногда применяют структуру бизнес-плана, приведенную в Положении об оценке эффективности инвестиционных проектов при размещении на конкурсной основе централизованных инвестиционных ресурсов (утверждено постановлением Правительства РФ от 22.11.97, № 1470).

Несмотря на различия, в любом бизнес-плане можно выделить следующие основные разделы:

1.        Резюме.

2.        Товары и услуги.

3.        Рынки сбыта и конкуренция.

4.        План маркетинга.

5.        План производства.

6.        Управление и организация.

7.        Оценка рисков.

8.        Стратегия финансирования.

9.        Финансовый план.

Разработка бизнес-плана позволяет согласовать возможности предприятия с потребностями рынка на определенный период. Изучение бизнес-плана в условиях рынка опирается на знание основных функциональных дисциплин управления предприятием: маркетинговой, производственной, коммерческой, финансовой.

1.4 Кейтеринг как форма организации выездного питания

В современных условиях на рынке необходимо развивать новые виды услуг и обслуживания. В этой связи услуги общественного питания – одно из прогрессирующих направлений, которые, ориентируясь на разную клиентскую базу, совершенствуют методы и формы обслуживания, такие как: создание стационарных ланч-холлов полного цикла; доставка обедов и организация доготовочного процесса; обслуживание coffee rooms и многое другое.

Наличие организации корпоративного питания в крупной компании — одна из наиболее важных составляющих социального пакета и эффективный способ повышения лояльности персонала к компании. Кроме того, организация корпоративного питания на предприятии позволяет сэкономить общее время, которое сотрудники тратят на обед. В крупной компании сотрудники просто не успеют пообедать в отведённое на это время, если будут питаться вне стен офиса.

На помощь таким клиентам приходит кейтеринг.

Кейтеринг – это форма организации питания, при которой обслуживание клиента происходит не в зале ресторана, а с выездом на пикники, презентации, свадьбы и в офисы. С каждым годом спрос на выездное обслуживание растет, что делает это направление бизнеса весьма привлекательным.

Можно выделить три основных вида кейтеринга:

·          приготовление пищи в помещении;

·          вне помещения (выездное ресторанное обслуживание);

·          контракт на поставку (доставка в офис).

Кейтеринг в помещении - один из самых популярных видов и имеет много общего с традиционным ресторанным обслуживанием. Помимо организации стола клиенту предлагается соответствующим образом оборудованное помещение (ланч-холл, VIP-зал для руководства и прочее), которое может быть использовано для проведения различных мероприятий. Обычно залы рассчитаны на прием от двухсот до нескольких тысяч человек. Помещения для такого вида кейтеринга называются банкетными залами, а одно из его преимуществ - все необходимое оборудование размещено в здании, где проходят приемы. Здесь есть в наличии кухня для подготовки и приготовления блюд, холодильное помещение для хранения продуктов, а также место и оборудование для санитарной обработки. Другое преимущество - наличие помещений для хранения напитков, посуды и столовых приборов, скатертей и элементов оформления. Возможность использования инвентаря компании позволяет сэкономить время для подготовки мероприятия, связанное с доставкой, установкой и настройкой необходимого оборудования.

Кейтеринг вне помещения представляет собой обслуживание на территории заказчика в соответствии с его требованиями. Большинство предприятий, занимающихся выездным ресторанным обслуживанием, готовят пищу на своих кухнях, а затем доставляют заказ к месту проведения мероприятия.

Не менее популярен и контракт на поставку. Многие компании, заботясь о питании своих сотрудников, обращаются к услугам кейтеринговых компаний. В данном виде кейтеринга также можно выделить три направления: приготовление обедов в офисе клиента, доставка полуфабрикатов с последующим доведением блюд до готовности и раздача, доставка готовых обедов в одноразовой посуде.

Эксперты в области маркетинга, специализирующиеся на ресторанном бизнесе, отмечают, что по мере повышения стабильности в России спрос на услуги предприятий, оказывающих кейтеринг-услуги, будет расти. Учитывая сложившуюся тенденцию экономического роста, а также понимание необходимости расширения услуг, ассортимента и возможностей дальнейшего развития данного вида бизнеса, выездное ресторанное обслуживание имеет все предпосылки для бурного развития.

Глава II. Анализ и оценка актуальности кейтеринг-проекта в г.Сибай. Представление проекта «Обеды в офис»

2.1 Анализ и оценка актуальности кейтеринг-проекта в г.Сибай

Для того чтобы выяснить актуальность проекта и целесообразность его введения на рынок услуг, было проведено исследование. Целью исследования явилось выявление потенциальных потребителей услуг, которые планируются к предоставлению; на какой ценовой сегмент ориентированы потенциальные потребители; какие требования будут предъявлены к форме и качеству обслуживания и прочее.

В опросе участвовало 50 жителей г.Сибай. К опросу привлеклись люди разного пола и возраста, по роду своей деятельности, не имеющие прямого доступа к свободному потреблению пищи во время обеденного перерыва: работники торговли (44%), студенты (28%), офисные работники (16%), служащие (4%) и лица иных профессий (8%). В связи со сложившейся структурой ответов, можно сказать, что основной группой потенциальных потребителей являются работники торговли, поэтому рассматривая результаты исследования, отдельной статьей будут представлены результаты именно среди данной группы респондентов.

В результате опроса было выяснено:

·          На вопрос «Существует ли у вас обеденный перерыв?», 24% респондентов ответили «нет», 22% затруднились ответить, 54% ответили «да». Среди работников торговли данные показатели: 27%, 27% и 46% соответственно.

·          Успевают ходить на обед лишь 33% опрашиваемых, 20% - не успевают. 45% - успевают не всегда. Среди «потенциальных потребителей» эти показатели 27%, 23%, 50%.

·          На работе обычно обедают 29% опрошенных (наличие столовой не предполагается). 45% работников торговли – в подобной ситуации.

·          Ориентировочно, средняя сумма заказа колеблется в размере до 30 руб. и от 70 и выше в общем сегменте, в выделенном сегменте – в равных долях по всем суммам от 30 руб. и выше.

·          Разброс выбора по блюдам велик. Как в общей группе опрашиваемых, так и в выделенной группе примерно равные доли процентов отданы в предпочтения различных блюд и напитков. Но предпочтение отдается горячим блюдам, салатам, выпечке, кофе и соку.

·          Максимальная загрузка заказами будет происходить ориентировочно с 13.00 до 14.00 (среди общей группы опрашиваемых это время назвали оптимальным для доставки обеда 51% респондентов, среди малой группы – 59%).

·          Спрос на кейтеринг-услуги среди общей группы респондентов отражается цифрами: 31% согласны пользоваться услугами постоянно; 55% - периодически; среди работников торговли – эти показатели 45% и 50%.

·          Результаты ответов на вопрос «В каком случае вы бы обращались к данной услуге?» таковы: среди общей группы – «при соответствии цены и качества» - 63%, «при бесплатной доставке» - 33%, «при соответствующем меню» - 25%, «при оперативной доставке» - 20%. В малой группе – 86%, 36%, 27% и 18% соответственно.

Исходя из этих данных можно сделать следующие выводы:

·          Кейтеринг-проект имеет шансы осуществлять успешную деятельность, так как существует, во-первых, спрос на данный вид услуг (причем судя по анализу результатов опроса этот спрос будет осуществлен с постоянной загрузкой заказами); во-вторых, у данного вида деятельности практически нет стоящего конкурента, а те конкуренты, которые существуют будут быстро вытеснены с рынка в связи с низким качеством предоставляемой продукции и услуг и прочими причинами.

·          Так как большинство из опрошенных оптимальным для доставки заказа выбрали промежуток времени от 13.00 до 14.00, то деятельность по доставке заказов можно спланировать так, чтобы минимизировать издержки, поступив следующим образом: собрать заявки на обеды до этого времени и сделав один круг на автомобиле по городу единовременно доставить заказы всем потребителям.

·          Для осуществления успешной деятельности спланировать соответствующее дифференцированное меню, отражающее разнообразные вкусы потребителей. Предполагается разделение меню на категории: «Служба», «Бизнес» и «VIP», которое будет также дифференцировано по ценовым критериям.

Необходимо предусмотреть гибкую ценовую политику, для соответствия разным категориям покупателей и отвечающим критерию «цена-качество». Также необходимо учесть тот факт, что многие потребители обратили внимание на пункт «бесплатная доставка», вследствие этого необходимо воспользоваться следующим ходом: включать в цену продукции долю расходов и прибыли, не определяя отдельную статью «оплата доставки».

2.2 Проект «Обеды в офис»

Бизнес-план проекта службы доставки обедов на рабочие места «Обеды в офис» в г.Сибай /общество с ограниченной ответственностью/

Содержание

1.        Резюме (аннотация).

2.        Обзорный раздел:

2.1. Задачи

2.2. Ключи к успеху

2.3. Участники проекта

2.4. Трудовые ресурсы

3.        Существо деятельности

3.1. Услуги

3.2. Конкурентные преимущества и конкуренция

3.3. Ноу-хау

4.        Обзор стратегии и осуществления

4.1. Маркетинговая стратегия

4.1.1.    Ценовая стратегия

4.1.2.    Стратегия продвижения

4.2. Прогноз продаж

5.        Финансовый план

6.        Анализ чувствительности.

1.        Предприятие: ООО «Обеды в офис»

Руководитель: Суяргулов Р.Ш.

Суть предполагаемого проекта: создание связующего звена между предприятием по производству общественного питания и населением для удовлетворения потребности в кейтеринг-услугах.

Место реализации: г.Сибай.

Результат реализации: предприятие по организации кейтеринг-услуг.

Общая стоимость проекта: 161168,25 руб.

Необходимые финансовые ресурсы: 200000 руб.

Ожидаемая среднегодовая прибыль: 480000 руб.

2.        Обзорный раздел

2.1. Задачи

2.1.1. Создать службу, которая бы явилась связующим звеном между предприятием по производству общественного питания и населением для удовлетворения потребности в кейтеринг-услугах.

Страницы: 1, 2, 3