Управлінське документознавство як наукова дисципліна

Управлінське документознавство як наукова дисципліна

РОЗДІЛ 1. ІСТОРІЯ УПРАВЛІНСЬКОГО ДОКУМЕНТОЗНАВСТВА ЯК НАУКОВОЇ ДИСЦИПЛІНИ

1.1 Історичні передумови розвитку управлінського документознавства

Історичні передумови розвитку документознавства почали складатися ще в ХІХ столітті, в першій половині ХХ ст. Для розуміння обставин формування галузей знань про документ неабияке значення має з’ясування соціально-економічного, суспільно-політичного контексту побутування науки. Зрушення в економіці вказаного проміжку часу – поширення та зміцнення позицій крупно масштабного машинного виробництва у промисловому сегменті, успішні досліди раціоналізації сільського господарства, поглиблення спеціалізації торгівлі, механізація транспорту, масові міграційні процеси, у т.ч. й урбанізація, демографічний вибух (1860-1914) і т.д., спричинили серйозні соціальні зміни. Цілком закономірно, що в таких умовах зростає функційність держави. Через нові види завдань, які постали перед нею, ускладнюються управлінські механізми, процеси, розширюється бюрократичний апарат, що відіграє важливу роль у забезпеченні повсякденної діяльності влади. «Розкріпачувальні» (за висловом В.О. Ключевського) зусилля Російської імперії 1960-1870-х рр. супроводжувалися численними нововведеннями у сфері управління, що базувалися на вітчизняній практиці та раціонально адаптавоному зарубіжному досвіді. Становлення індустріального суспільства посилило усвідомлення важливості чіткої регламентації соціальних відносин. Яскравим зразком подібного стало прагнення реорганізувати, уніфікуючи, діловодство ¹, яке є важливим чинником формально –технологічного забезпечення діяльності влади.

Крім висловлених вище міркувань, проведемо ще одну лінію-пояснення екстернальних наукових спонукальних мотивів для розгортання галузей знань про документ –культурний контекст їх розвитку. Протікання соціально-економічних, суспільно-політичних процесів відбувалося за нових підходів у культурі, «продиктованими» осмисленням буття в дусі романтизму. Одним із найважливіших постулатів романтизму є твердження, що кожен народ має свій «дух», який зумовлює його розвиток. За цих умов зростає популярність студій з історії, етнографії, фольклористики, мови, літератури та інших наукових дисциплін, які могли сприяти виявленню доленосних духовних визначників розвитку кожного народу.

Цілком природно виглядає зростання інтересу до джерел інформації, зокрема історичних, сприйняття їх як продукту цілеспрямованої людської діяльності, явища культури. Масово поширюється практика збирання документів, їх систематизація наукове опрацювання та вивчення, видання з метою популяризації історичних знань, ствердження ідентифікуючих процесів епохи становлення європейський націй.

1 Тут під «діловодством» розуміємо документування управлінської інформації, організацію роботи з службовими документами в установі.

Це послужило могутнім стимулом розвитком галузей знань про документ, наукової критики документів. Завдяки теоретичним надбанням спеціальних історичних галузей знань (археографії, архівознавства, дипломатики та ін.) методик дослідження джерел, збагачується історична наука, зміцнюються міждисциплінарне осмислення й узагальнення накопиченого емпіричного досвіду, дослідницької практики джерелознавця, архівіста, бібліотекаря, діловода, усіх тих, хто працював із документом чи займався його вивченням.

Зростає роль архівів як центрів збереження колективної пам’яті та потенційно-наукових установ. Серед пріоритетних архівознавчих тем – історія архівної справи, наукова евристика, класифікація та критика документа, технології зберігання документів. Вагомим є внесок у розвиток архівознавства В.Б. Антоновича, М.В. Владимирського-Буданова, М.В. Калачова, І.М. Каманіна, Д.І.Самоквасова та ін. Разом із цим, приходить переконливе усвідомлення важливості раціональної організації діловодної практики, головний об’єкт якої по завершенню виконання оперативної функції з динамічного стану переходить у стан статичний, продовжуючи побутувати уже в статусі потенційного джерела інформації.

Аналіз інтернальних когнітивних факторів визрівання передумов розвитку документознавства необхідно, крім архівознавства проводити також і через дослідження еволюції діловодства. Початок нового періоду розвитку Російського діловодства, який одержав назву «виконавчий» або «міністерський», традиційно пов’язують із реорганізацією органів влади і управління- запровадженням міністерств (1802), започаткуванням діяльності Державної ради ( 1801), реформами М.М. Сперанського² (1772-1839). Особливістю «міністерського» періоду розвитку діловодства стало оновлення його технологій, що позначилося на підготовці управлінських документів та організації роботи з ними, поглиблення спеціалізації діяльності канцелярій. Відбувається виокремлення функцій т. зв. «загального діловодства», пов’язана з управлінням, остаточно складаються види спеціального діловодства, як от, фінансове, статистичне, адміністративне, судове та ін. Законодавчо врегульовується порядок ведення справ, підготовки текстів, їх оформлення із застосуванням методів уніфікації форм і змісту документів. Спостерігається різке зростання обсягів потоків управлінської документації із домінуванням при цьому масової документації, що було зумовлено соціально-економічними чинниками та політичними перетвореннями в державі. Тоді ж у російській діловодній традиції відбуваються кардинальні зміни оформлення документів, їх видової структури.

2. М.М. Сперанський – видатний державний діяч Російської імперії, один із ініціаторів і авторів ряду програм реформування органів управління, складання та запровадження інструкцій, що встановлювали на рівні форми одно подібність їх структури, функцій міністерств, указу про обов’язків належний освітній ценз для особи державної служби (1809), кодифікації законів (1828-1830) та ін. проектів.

Науково - технічний прогрес зумовив зміни в організації сфери управління. Новітні засоби праці канцелярій (друкарська машинка, телеграф, телефон), підвищенні вимоги до функціонування управлінського апарату, складання документів, організації документообігу спричинили пошук шляхів раціоналізації діловодства, а отже, й науково-теоретичних і технологічних студій у цій галузі. Фактами, що засвідчили «вимальовування» обрисів нової науки, стали праці М.Л. Магницького, М.В. Варадінова, В.О. Вельдбрехта, І.І. Ріхтера та ін., у яких узагальнюються результати практичного діловодства, розробляються початки його теорії. Спільним для них був об’єкт дослідження – управлінський документ, але шлях його пізнання, тобто предмет, визначався по-різному. Так, М.Л. Магницькому належать спроби класифікувати окремі типи управлінської документації, проаналізувати їх із точки зору лінгвістичних особливостей; М.В. Варадінову – класифікувати документи, що функціонують у державній установі, уніфікувати їх форми, дефініціювати термінологію діловодства, визначити правила організації документообігу; В.О. Вельдбрехту – розробити правила діяльності канцелярій, складання документів залежно від сфери їх функціонування; І.І. Ріхтеру – застосувати десяткову систему класифікації до класифікації документів казенних залізниць і т.д. Намагаючись окреслити зміст власних праць, вчені дають різні означення новій галузі наукової діяльності – «теорія діловодства», «теоретичне діловодство», «документальне джерелознавство» та ін., що свідчить про термінологічний пошук у межах новацій них дослідницьких напрямів.

Ускладнення організаційної структури управління стимулювало необхідність підготовки відповідних кадрів. Якщо у першій половині ХІХ століття працівників канцелярій готували в установах, з урахуванням специфіки їх роботи, то в другій половині ХІХ ст. з’являються спеціалізовані освітні осередки. Так, 1868 р. у Харкові були відкриті спеціальні курси підготовки секретарів, а наприкінці ХІХ ст. – машинопису і стенографії. На межі ХІХ –ХХ ст. побачили світ перші фахові періодичні видання з діловодства – «Бюллетень конторщика», «Вестник контор и канцелярий», «Машинопись» та ін. Ці та інші факти свідчать про якісно новий етап розвитку діловодства, що було пов’язано із становленням його як галузі знань.

Становлення у ХІХ ст. передумов тісної інтеграції діловодства й архівознавства у майбутньому спродукує появу нових галузей знань – управлінського документознавства, документознавства у мета науковому розумінні, що займуться комплексним студіюванням історії, теорії, методики дослідження документа в цілому, зокрема управлінського.

Виразними етапом у формуванні галузей знань, утворених у результаті взаємодії діловодства й архівознавства, стали 1920-1930 роки. Зазвичай пояснення цього факту пов’язують із практикою реорганізації форм державного устрою та правління доби національно-визвольних змагань (1917-1920), а також встановлення радянської влади, що супроводжувалося корінними змінами в політичній, економічній, культурній соціосистемах. У сфері практичного діловодства спостерігаємо активні спроби шляхом чіткої регламентації, опосередкованої нормативними актами, удосконалити організацію та функціонування діловодних служб, усіх ланок технологічної схеми формування руху документів.

Яскравою ілюстрацією особливого ставлення нової влади до питань практичного діловодства стали конференції з наукової організації праці, що сприяли поширенню так званого «НОТівського руху» в управлінні.

Зміни у діловодній сфері викликали проведення наукових досліджень зі з’ясування шляхів підвищення ефективності управління. Непересічне значення для вивчення питань організації праці на наукові основі мали Всесоюзний державний інститут техніки управління (Москва, 1926-1932) ат Український державний інститут раціоналізації управління (Харків, 1929-1934). У результаті тісної співпраці теоретиків і практиків з’явилися правила організації архівної частини діловодства в установах (1928), проект загальних правил документації та документообігу (1931), що передбачали впровадження єдиної схеми організації діловодства в управлінні, перші результати уніфікації форм документів найвищого рівня – стандарти.

Діловодна практика потребувала узагальнень, які оформили б її результати в ідеї, концепції, теорію. Проте, продовжували переважати праці практичного змісту. Особливо популярними стали викликані тривалою практикою узагальнюючі студії з уніфікації та стандартизації документів, їх класифікація, спеціальної термінології. Варті уваги серйозні і вельми показові термінологічні дослідження поняття «діловодство», неоднозначне тлумачення якого породжує пропозицію уточнити його сутність через введення нових термінів – «документовиробництво», «оперативно-адміністративна діяльність», «канцелярське виробництво», «документацій не обслуговування (адміністративної) діяльності». Запропоновані синонімічні поняттю «діловодство»варіанти стали втіленням сприйняття його передусім як сфери практичної діяльності. Зарахування діловодства до технічних галузей знань віддзеркалило не тільки його зміст, декларований владою, за якого поціновували ся роботи прикладного характеру.

Нова ситуація, в якій діють учені першої половини ХХ ст., була пов’язана з необхідністю удосконалення шляхів і методів ведення дослідження. Непересічним у процесі пізнання залишається значення документа як засобу комунікації і джерела інформації. Міцніють запозичення фахівців різних галузей знань на рівні теорії та методики. На теоретичному рівні остаточно утверджується переконання в генетичній спорідненості діловодства й архівознавства. Показовою є пильна увага архівістів до проблематики діловодства. Неодноразово питання правильної постановки діловодства в установах виносилися на порядок денний зібрань архівістів, які, до того ж, брали найактивнішу участь в організації курсів підвищення кваліфікації, присвячених удосконаленню «техніки діловодства». На шпальтах архівної періодики часто публікувалися нормативні документи з діловодства. Звично сприймається спільне вживання слів «діловодство» й «архівна справа» у назвах директивних постанов влади щодо їх розвитку.

Існування тісного зв’язку між діловодством і архівною справою продемонстрував навчальний курс професора Московського державного історико-архівного інституту (далі – МДІАІ, 1930) М.В. Вишневського «Теорія і практика архівної справи» (1936), який містив розділ «загальне діловодство». Його зміст склали питання з історії діловодства, класифікації документів, що функціонують в управлінській сфері, методики їх вивчення. Через кілька років назву розділу було змінено на «Загальне документознавство»³, а автором нової редакції курсу «Теорія і практика архівно справи» (1944) став Костянтин Григорович Мітяєв (1902-1969). Зміна назви розділу мало вплинути на його сутнісне наповнення, що засвідчило певне ототожнення К.Г. Мітяєвим понять «загальне діловодство» і «загальне документознавство». Розділ «Загальне документознавство» у курсі «Теорія і практика архівної справи» за статусом був пропедевтичним і представляв собою своєрідний вступ до вивчення документів, систем і способів документування в історичній ретроспекції діловодної практики. Варто зазначити, що стрижневим об’єктом, навколо якого розгортався зміст розділу, виступав управлінський документ. Таким чином, загальне документознавство для К.Г. Мітяєва, оперуючи сучасною термінологією, за змістом було тотожним управлінському документознавству.

Наприкінці 1930-х – на початку 1940-х рр.. у радянських часописах з архівістики з’являються критичні статті з діловодства, постановки нагальних проблем йог організації, доведення необхідності уніфікації всіх діловодних процесів, створення єдиної раціональної системи діловодства в органах державної влади й управління, відкриття науково-дослідного центру, який мав би розробляти ці питання на науковій основі та здійснювати керування відповідними службами на рівні установи. Примітно, що наукову інституцію пропонувалося відкрити при Головному архівному управлінні НКВС СРСР. Перша всесоюзна міжгалузева нарада з оргтехніки (19410 накреслила широку програму заходів, спрямованих на удосконалення організації діловодства. Проте, події Другої світової війни стали на заваді реалізації ухвалених рішень.

1.2           Основні поняття управлінського документознавства і його теоретичні основи

Управлінське документознавство – це наукова дисципліна, яка розробляє теорію управлінського документа, вивчає його генезис та еволюцію, практику створення та функціонування.

Невід’ємною складовою управлінського документознавства , як і будь-якої іншої науки, є теорія, а саме – теорія управлінського документа. Теорія є узагальнюючим знанням, що дозволяє не просто описати явище, а й пояснити йог сутність, причинно-наслідкові зв’язки взаємодії складових одиниць, спрогнозувати розвиток основних ідей галузі. На основі фундаментальних положень, принципів, пояснюючи факти, теорія об’єднує знання у певну систему. Поза системою теорія існувати не може.

Теорія управлінського документознавства, як і будь-яка наукова теорія, вибудовується на емпіричній основі, що складається із сукупності фактів, які належать управлінській сфері діяльності суспільства. Важливим чинником організації та забезпечення ефективного функціонування управлінської сфери є документ. Документ є основним об’єктом пізнання управлінського документознавства. Теорія управлінського документа – це відображення через систематизоване знання суттєвих властивостей, ознак управлінської документації у процесі її складання та функціонування. Факти в теорії фігурують не самі пособі, а у вигляді основних понять і категорій, тобто розширених понять, що концентрують знання про найважливіші властивості конкретної досліджуваної реальності.

До терміносистеми управлінського документознавства входять терміни, поняття, категорії, які означують об’єкти, процеси, явища, що вивчаються цією дисципліною. Фундаментальними поняттями управлінського документознавства є «управління», «інформація», «управлінський документ», «управлінська документація».

Під управлінням розуміють сукупність дій керуючого об’єкта, спрямованих на створення оптимальних умов функціонування керованого об’єкта відповідно до його завдань. У загальнодержавному масштабі управління представляє собою чітку диференціацію керуючих і керованих соціальних об’єктів залежно від функцій і завдань, які вони виконують. Процеси управління суспільством є складними, оскільки, з одного боку, потребують забезпечення функціонування різних його сфер (економічна, політична, культурна), а, з іншого, - на це впливає значна кількість чинників, що спричинюють коригування їх змісту та напряму реалізації.

Основними видами управлінської діяльності є комунікація, регулювання, контроль, забезпечення корпоративності та ін. загального і спеціального характеру, які залежать від конкретних умов функціонування органів державної влади, органів місцевого самоврядування, підприємств, закладів, установ і організацій усіх форм власності (далі – установа).

Комунікація - це управлінська діяльність, спрямована на збір та опрацювання інформації, забезпечення її обміну, досягнення ефективної інформаційної взаємодії на рівні установи та між установами, тими, хто є носієм і реалі затором управлінських відносин. [ ]

Кожен суб’єкт правління є своєрідним вузлом комунікаційної мережі, який здійснює обмін інформацією, що надходить від різних джерел, різними каналами і спрямовується за різними адресами. Термін «комунікація» також використовують для означення сукупності прийомів, методів і процедур, термінології, які забезпечують ефективну інформаційну взаємодію між учасниками комунікаційного процесу. Комунікація установи – складана багаторівнева система зв’язків, що охоплює саму установу (внутрішня комунікація) та зовнішнє оточення (зовнішня комунікація). Зовнішня комунікація неминуча, оскільки будь-яка установа будь-якого рівня взаємодіє з оточенням у межах сфери її діяльності та суміжних із нею сфер. Внутрішню комунікація існує у вигляді обміну інформацією між підрозділами організації і має пріоритетне значення для її успішного функціонування.

Розрізняють вертикальну та горизонтальну внутрішню комунікацію. У випадку, коли вертикальна комунікація відбувається по низхідній лінії, зверху вниз, вищі рівні ієрархії управлінської структури установи повідомляють підлеглим про стратегічні, тактичні цілі, а також конкретні задачі, зміни пріоритетів, стандартів діяльності та ін. Значна частина низхідної управлінської інформації регламентує не тільки функціонування соціальних об’єктів низового рівня, а й процеси створення та передавання цими об’єктами інформації до об’єктів вищого рівня. Управління неможливе без зворотного зв’язку з керованими соціальними об’єктами, який здійснюється шляхом організації висхідних потоків інформації, що відбивають зміст діяльності цих об’єктів, їх завдань і повноважень. Ця інформація містить показники управління у межах самого соціального об’єкта, які засвідчують його ефективність, демонструє наскільки дієвим є управління вищих ланок і чи потребує воно корегування або оновлення. Завдяки висхідній комунікації керівництву повідомляється про реальний стан справ в установі, результат виконання прийнятих рішень, труднощі, що виникають при розв’язанні тієї чи іншої управлінської ситуації та пропоновані шляхи її подолання. Отже, напрями руху управлінського інформації у випадку вертикальної комунікації можуть бути низхідними або висхідними. На відміну від вертикальної, заснованої на відносинах рівня керуючий-керований, горизонтальна комунікація розвивається між рівноправними, одного рівня підрозділами установи.

За ступенем поширення потоки управлінської інформації можуть бути загальнодержавними, регіональними(міжрегіональними), галузевими (міжгалузевими), або ж обмежуватися конкретною установою.

Страницы: 1, 2, 3