Влияние унификации документов на систему делопроизводства
Влияние унификации документов на систему делопроизводства
Содержание
делопроизводство документ унификация канцелярия
Введение
Глава 1. Влияние унификации
документов на систему делопроизводства: общая характеристика
1.1 Система делопроизводства:
сущностные особенности
1.2 Унификация
документов: основные понятия
Глава 2. Влияние унификации документов
на систему делопроизводства в различные исторические периоды
2.1 Приказное делопроизводство
(XVI-XVII вв.)
2.2 Коллежское делопроизводство (XVIII в.)
2.3 Система министерского
делопроизводства XIX - начала XX вв.
2.4 Русские письмовники конца XVIII в.- начала XX века. Система образцовых текстов
2.5 Делопроизводство в советскую
эпоху и современный период
Заключение
Список использованной литературы
Введение
Деятельность любого предприятия, в том числе коммерческой организации, а
также органов государственной власти не обходится без документации. Это связано
с тем, что составление, использование, движение и хранение документов в
соответствии с действующими нормативными актами обеспечит защиту интересов
компании, увеличит эффективность управленческого труда.
В этой связи очень важной становится вопросы унификации документов. Опыт
унификации насчитывает не одно столетие. Так уже при создании Генерального
регламента 1720 года делались попытки из всего многообразия используемых в
центральных и местных органов управления видов документов выделить ту часть,
которая способствовала бы решению хозяйственных, экономических, политических,
правовых и других задач управления. Например, в "Положении о письмоводстве
и делопроизводстве в военном ведомстве" общее количество переписки было
сведено к минимуму, получили повсеместное распространение типизации и
трафаретизации текстов. В последующие периоды развития государственности такие
работы проводились как в широких масштабах, так и в пределах отдельных
ведомств.
Поиски наиболее оптимальных методов унификации особенно характерны для XX
- начала XXI вв. Основные принципы унификации и стандартизации рассматриваются
в работах В.А.Архипова, И.П.Маркова, А.Н. Соковой, Т.В.Кузнецовой, М.П.
Илюшенко, Я.З.Лившица и др.
Основная задача, стоящая перед современными документоведами, заключается
в том, чтобы, опираясь на опыт прошлого и используя работы настоящего времени,
найти наиболее правильное решение вопросов, стоящих перед теорией
документоведения и практикой ДОУ. Поэтому изучение опыта унификации документов
в предшествующие годы и тщательный анализ современных проблем унификации
документации представляется актуальным направлением исследования.
Целью данной дипломной работы является рассмотрение в историческом
аспекте влияния унификации документов на систему делопроизводства. Задачи
исследования:
·
охарактеризовать систему делопроизводства
·
определить роль унификации документов в системе делопроизводства
·
изучить историю становления и развития системы делопроизводства в
России
·
рассмотреть влияние унификации документов на систему
делопроизводства в различные исторические периоды.
Объектом исследования является система делопроизводства.
Предмет исследования – унификация документов.
В ходе работы над дипломным проектом нами были изучены и проанализированы
работы таких специалистов-документоведов, как В.И.Андреева, В.А.Кузнецова,
М.П.Илюшенко, В.А. Кудряев и др.
Дипломная работа состоит из введения, двух глав, заключения и списка
использованной литературы.
Во введении обосновывается актуальность, также рассмотрены объект,
предмет и задачи исследования.
В первой главе работы рассматриваются теоретические проблемы унификации
документов.
Во второй главе исследования проблемы унификации документов
рассматривается в историческом аспекте.
В заключении даются краткие выводы, которые были сделаны после
проведенного исследования.
Список используемых источников включает статьи и работы ведущих
специалистов документоведческой сферы деятельности.
Глава 1. Влияние унификации документов на систему
делопроизводства: общая характеристика
1.1 Система делопроизводство: сущностные особенности
Традиционно сфера деятельности, связанная с обработкой документов,
называется делопроизводством. Термин "делопроизводство" в России
возник, по данным словарей русского языка, во второй половине XVIII в. (во
всяком случае, именно с этого времени фиксируют его употребление, следовательно
в речевой практике он появился несколько раньше). Этот термин образован от
сочетания слов "производство дела". Значение его становится понятным,
если иметь в виду, что термин "дело" обозначал не папку с документами
(его современное понимание), а вопрос (судебный или административный), который
было необходимо решить органу управления. Именно это значение и легло в основу
термина "делопроизводство".
Терминологический стандарт определяет делопроизводство как отрасль
деятельности, обеспечивающую документирование и организацию работы с
документами. Термин "делопроизводство" в соответствии с ГОСТом Р
51141-98 синонимичен термину "документационное обеспечение управления",
который вошел в научный оборот более 10 лет назад в связи с изменением
организационно-технической основы делопроизводства и методологических подходов
к его совершенствованию благодаря активному внедрению в сферу работы с
документами средств вычислительной техники и появлению новых информационных
технологий создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска и
использования информации.
Согласно ГОСТу Р 51141-98, делопроизводство (ДОУ) - отрасль деятельности,
обеспечивающая документирование и организацию работы с документами. По мнению некоторых
специалистов-документоведов, термин "документационное обеспечение
управления" подчеркивает информационно-технологическую составляющую в
современной организации делопроизводства и образован по аналогии с такими
терминами, как "программное обеспечение", "информационное
обеспечение", "лингвистическое обеспечение" и т.п..
Делопроизводство (ДОУ) предполагает, прежде всего, создание документов,
или документирование, под которым понимается запись информации на различных
носителях по установленным правилам.
Согласно В.И. Андреевой, документационное обеспечение управления
-деятельность, охватывающая организацию документирования и управления
документацией в процессе реализации функций учреждения, организации и
предприятия. Документационное обеспечение управления в организациях,
учреждениях и на предприятиях осуществляется специальной службой, действующей
на правах самостоятельного структурного подразделения, подчиненного
непосредственно руководителю организации.
В современном значении документационное обеспечение управления –
самостоятельная отрасль административно-управленческой деятельности
организации, учреждения, обеспечивающая документирование и организацию работы с
официальными документами, создание документационной информационной базы на
различных носителях для использования управленческим аппаратом в процессе
реализации его функций.
Документационное обеспечение управления предполагает наличие технологии
преобразования исходных данных в результативную информацию. Этот процесс
поддерживается информационной технологией - системой методов сбора, передачи,
накопления, обработки, хранения, представления и использования информации на
основе применения технических средств.
Система документационного обеспечения управления включает три
взаимосвязанных составных части: подготовка управленческой документации,
технология работы с документами, систематизация документов в течение
календарного года и организация их архивного хранения.
Государственная система документационногообеспечения управления (ГСДОУ) -
совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к
документированию управленческой деятельности и организации работы с документами
в органах государственного управления, на предприятиях (объединениях), в
учреждениях и общественных организациях.
ГСДОУ включает в себя настоящие Основные положения, общесоюзные,
отраслевые и республиканские нормативные и методические документы по вопросам
документационного обеспечения управления.
Основная цель ГСДОУ - упорядочение документооборота, сокращение
количества и повышение качества документов, создание условий для эффективного
применения прогрессивных технических средств и технологий сбора, обработки и
анализа информации, совершенствование работы аппарата управления.
Документационное обеспечение управления в организации осуществляется
специальной службой, подчиненной непосредственно руководителю организации.
Должностные лица организаций при работе с документами руководствуются требованиями
Основных положений ГСДОУ и принятых вее развитие общесоюзных, отраслевых и
республиканских нормативных и методических документов.
Общие требования к документам и службам документационного обеспечения
распространяются на все системы документации органов государственного
управления Союза ССР, союзных и автономных республик, суда, прокуратуры,
арбитража, а также учреждений, организаций и предприятий, включая документы,
создаваемые средствами вычислительной техники и микрографии. обеспечения
являются нормативно-методической базой для совершенствования на единой основе
документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем
унификации состава и форм документов, повышения их качества, работ службы
документационного обеспечения на базе научной организации труда и внедрения
новейших технических средств.
Наименование и структура службы ДОУ устанавливаются в соответствии с
принадлежностью их к определенной группе организаций.
В зависимости от принадлежности к определенной группе организаций,
типовых структур создаются следующие службы документационного обслуживания:
·
в министерствах и ведомствах - управление делами. В состав
управления делами, как правило, включаются секретариат (приемная, секретариат
министра, секретариаты заместителей министра, секретариат коллегии,
протокольное бюро), инспекция при министре (руководителе ведомства), канцелярия
(бюро правительственной переписки, бюро учета и регистрации, экспедиция,
машинописное бюро, копировально-множительное бюро, телетайпная и др.), отдел
писем (жалоб), отдел совершенствования работы с документами и внедрения
технических средств, центральный архив;
·
на государственных предприятиях (объединениях), в
научно-исследовательских, проектных, конструкторских организациях и
вычислительных центрах, высших учебных заведениях и других организациях - отдел
документационного обеспечения управления или канцелярия. В их состав, как
правило, включаются: подразделения по учету и регистрации, контролю,
совершенствованию работы с документами и внедрению технических средств,
рассмотрению писем (жалоб), секретариат, экспедиция, машинописное бюро,
копировально-множительное бюро, архив;
·
в ассоциациях и концернах состав и структура службы ДОУ
определяется руководством организации; в совместных предприятиях (организациях)
- правлением; в акционерных обществах - учредительной конференцией; в
кооперативах – состав и структура службы ДОУ определяется общим собранием
членов кооператива;
·
в (органах местного самоуправления) и в аппарате управления
общественных организаций – общий отдел. В состав общего отдела включается:
секретариат, канцелярия, группа контроля, протокольная группа, группа
совершенствования работы с документами, группа писем (жалоб), машинописное
бюро, копировально-множительное бюро, архив;
·
в организациях, не умеющих службы документационного обеспечения
управления, в структурных подразделениях работу с документами выполняет
секретарь руководителя (инспектор) или другое специально назначенное лицо.
Основной целью службы ДОУ является организация, руководство, координация,
контроль и реализация работ по документационному обеспечению управления. Исходя
из целей, служба ДОУ решает следующие задачи:
·
совершенствование форм и методов работы с документами;
· обеспечение единого
порядка документирования, организации работы с документами,
информационно-поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов к
передаче в ведомственный архив в соответствии с ГСДОУ, ГОСТами и другими
действующими нормативами;
· сокращение документооборота,
количества форм документов и документов;
· разработка и
внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного
обеспечения в организации и подведомственной системе (для организаций, имеющих
подведомственную систему), прогрессивных технологий документационного обеспечения
управления на базе применения вычислительной и организационной техники,
направленных на реализацию деятельности организации.
В соответствии с возложенными задачами служба ДОУ осуществляет следующие
функции:
· разработка, внедрение
и ведение табеля и альбома унифицированных форм документов организации,
внесение в них изменений;
· осуществление
экспедиционной обработки, регистрации документов и учетно-справочной работы по
документам;
· организация
своевременного рассмотрения и подготовки к докладу руководству поступающих документов,
осуществление контроля за правильностью оформления документов, представляемых на
подпись руководству;
· регулирование хода
исполнения документов, контроля прохождения, оформления и исполнения документов
в установленный срок; обобщение сведений о ходе и результатах исполнения
документов, систематическое информирование руководства по этим вопросам;
· организация
машинописного изготовления, копирования и оперативного размножения документов; размножение
и проектирование бланков документов;
· разработка
номенклатуры дел организации, обеспечения хранения дел и оперативного
использования документной информации;
· организация
работы по предложениям, заявлениям и жалобам граждан;
· организация
контроля за работой с документами в структурных подразделениях;
· разработка
мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами, а также
по повышению исполнительной дисциплины;
· осуществление
контроля за правильностью оформления и формированияструктурными подразделениями
организации дел, подлежащих сдаче в архив;
· организация
работы архива в соответствии с Положением о государственном архивном фонде;
· повышение
квалификации работников службы ДОУ и архивов;
· организация
рабочих мест, АРМ, условия труда сотрудников службы ДОУ .
Как видим, организация деятельности службы документационного обеспечения
управления важная составляющая всей деятельности учреждения, организации и
фирмы, от качества деятельности которой зависит эффективность управленческой
работы.
1.2 Унификация документов: основные
понятия
Унификация документов заключается в установлении
единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих
осуществление однотипных управленческих функций и задач.
Под унификацией понимается "приведение чего-либо к единой системе,
форме, единообразию". По официальному определению унификация — это выбор
оптимального числа разновидностей продукции, процессов и услуг, значений их
параметров и размеров. Исходя из этого следует, что, во-первых, в процессе
унификации должно проводиться рациональное сокращение элементов исходного
множества объектов (например, форм или видов документов, их показателей и
реквизитов). А во-вторых, унификация обязательно приводит к установлению
оптимального (на какое-то достаточно продолжительное время) единообразия в
любой области деятельности, в том числе и в документировании. Управленческие
документы, используемые в самых разных сферах и органах управления, должны
оформляться единообразно. Это позволяет включать документы в единую для страны систему
делопроизводства, способствует их оперативной обработке и исполнению, сокращает
затраты времени на работу с документами не только делопроизводственного
персонала, но и всех работников управленческого аппарата — от руководителей до
рядовых сотрудников.
Стандартизация документов - форма юридического
закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности.
Стандартизация — это процесс установления и применения стандартов, под
которыми понимается "образец, эталон, модель, принимаемые за исходные для
сопоставления с ними других подобных объектов". Стандарт как
нормативно-технический документ устанавливает комплекс норм, правил, требований
к объекту стандартизации и утверждается компетентным органом. Применение
стандартов способствует улучшению качества создаваемого изделия (в данном
случае документа). В России деятельность по стандартизации координируется
государственными органами стандартизации.
Стандартизация — сложный процесс. В ее состав входят такие элементы, как
типизация, унификация, агрегирование. С одной стороны, это методы
стандартизации, с другой — виды работ, которые могут осуществляться как
самостоятельные. Например, в широком смысле типизация — это разработка типовых
конструкций или технологических процессов на основе общих для ряда изделий
(процессов) технических характеристик. В документоведении этот метод
используется для создания типовых форм документов и типовых текстов, т.е.
образцов или эталонов, на основе которых создаются конкретные документы.
Типовой текст — это текст-образец, на основе которого в последующем создаются
тексты аналогичного содержания.
Установлены следующие категории стандартов:
государственные стандарты (ГОСТ).
отраслевые стандарты (ОСТ);
республиканские стандарты (РСТ).
Унификация документов проводится в целях сокращения
количества применяемых документов, типизации их форм, повышения качества,
снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости
различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления,
более эффективного использования вычислительной техники.
Основная цель унификации управленческой документации – создание системы
документов, внедрение которой, взамен применяемой даст значительный
экономический эффект.
Работа по унификации включает:
·
разработку УСД, которая осуществляется
министерствами и ведомствами, ответственными за соответствующие системы
документации;
Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6
|