Законодательная и нормативная регламентация документирования кадровой деятельности

Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти, утвержденные Постановлением Минтруда от 26 марта 2002 г. N 23.

Последние нормативы времени 2002 г. содержат нормы времени на работы с использованием компьютерной техники, что очень важно для подразделений, уже внедривших современные информационные технологии.

Все эти нормативы рекомендуются для применения в управленческом аппарате учреждений, организаций, предприятий, фирм независимо от форм собственности.

Во всех нормативах времени не только указываются виды работ с определением норм времени на их выполнение, но и последовательно перечисляется содержание работы, т.е. работа раскладывается на составляющие ее операции.

Помимо норм времени на основные виды работ, в указанных сборниках всегда освещаются и вопросы организации труда, режим труда и отдыха, рациональное оборудование рабочих мест, санитарные нормы.

§2. Организационно-правовые документы организации

Служба кадров любой организации в своей работе опирается не только на законодательно-правовые и нормативно-методические документы общегосударственного значения, но и на организационно-правовые документы, разрабатываемые самой организацией.

Прежде всего, это устав (положение) организации как главный организационный документ (см. Приложение № 1).

Под уставом, как организационным документом, понимается свод правил, регулирующих деятельность организаций, учреждений, обществ и граждан, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в определенной сфере государственного управления, хозяйственной или иной деятельности. Уставы предприятий, учреждений и организаций утверждаются вышестоящими органами (министерствами, администрацией субъектов федерации), устав юридического лица утверждается его учредителями (участниками) и подлежит государственной регистрации в установленном порядке. Устав относится к обязательным учредительным документам при создании негосударственных коммерческих организаций. Общие требования к порядку составления, оформления и содержания устава юридического лица даны в части первой Гражданского кодекса Российской Федерации.

Структура текста устава меняется в зависимости от его разновидности. Например, устав организации включает: общие положения, цели и задачи, права, деятельность, имущество, управление, реорганизацию и ликвидацию.

Устав акционерного общества содержит разделы: общие положения, акционерный капитал, порядок деятельности, права, управление, учет и отчетность, распределение прибыли, прочие накопления, прекращение деятельности.

Служба кадров должна четко представлять себе задачи организации, записанные в уставе, так как ее главная цель - обеспечение организации высококвалифицированными работниками для наилучшего выполнения этих задач. Кроме того, в уставах расписываются порядок назначения или выбора руководящего состава и другие вопросы, связанные с подбором и расстановкой кадров. Один из экземпляров устава обязательно должен храниться в отделе кадров.

Трудовым кодексом РФ предусмотрено составление в организации документов, регулирующих социально-трудовые отношения. К таким документам относится коллективный договор. Его определение дано в ст.40 Трудового кодекса РФ: "Коллективный договор - правовой акт, регулирующий социально-трудовые отношения в организации или у индивидуального предпринимателя и заключаемый работниками и работодателем в лице их представителей". Коллективный договор может заключаться не только на уровне организации в целом, но и обособленных структурных подразделений. К обособленным структурным подразделениям относятся филиалы и представительства, которые территориально отделены и, кроме того, могут иметь особенности в организации труда. Содержание и структура коллективного договора определяются заключающими его сторонами самостоятельно. В ст.41 Трудового кодекса РФ дан лишь примерный перечень вопросов, которые могут быть включены в коллективный договор. К ним отнесены:

формы, системы и размеры оплаты труда;

выплата пособий, компенсаций;

механизм регулирования оплаты труда с учетом роста цен, уровня инфляции, выполнения показателей, определенных коллективным договором;

занятость, переобучение, условия высвобождения работников;

рабочее время и время отдыха, включая вопросы предоставления и продолжительности отпусков;

улучшение условий и охраны труда работников, в том числе женщин и молодежи;

соблюдение интересов работников при приватизации государственного и муниципального имущества;

экологическая безопасность и охрана здоровья работников на производстве;

гарантии и льготы работникам, совмещающим работу с обучением;

оздоровление и отдых работников и членов их семей;

частичная или полная оплата питания работников;

контроль за выполнением коллективного договора, порядок внесения в него изменений и дополнений, ответственность сторон, обеспечение нормальных условий деятельности представителей работников, порядок информирования работников о выполнении коллективного договора;

отказ от забастовок при выполнении соответствующих условий коллективного договора;

другие вопросы, определенные сторонами.

Этот перечень носит рекомендательный характер и не является исчерпывающим, его цель - дать представление о возможном содержании коллективного договора. Однако в Трудовом кодексе РФ есть и ряд предписаний к содержанию трудового договора обязательного характера.

В соответствии со ст.9 Трудового кодекса РФ коллективные договоры не могут содержать условий, снижающих уровень прав и гарантий работникам, предусмотренный законодательством о труде. Напротив, коллективный договор должен устанавливать дополнительные льготы и преимущества, более благоприятные условия труда.

При оформлении коллективного договора обязательно указание (наименование) сторон, от имени которых он заключается, и срока его действия. Коллективный договор является актом срочного действия и в соответствии со ст.43 Трудового кодекса РФ "заключается на срок не более 3 лет и вступает в силу со дня подписания его сторонами либо со дня, установленного коллективным договором". Стороны имеют право продлить действие коллективного договора, но на срок не более трех лет.

На организацию может распространяться действие и таких правовых документов, как соглашение.

Соглашение - правовой акт, устанавливающий общие принципы регулирования социально-трудовых отношений и связанных с ними экономических отношений, заключаемый между полномочными представителями работников и работодателей на федеральном, региональном, отраслевом (межотраслевом) и территориальном уровнях в пределах их компетенции.

Как видно из определения, данного в ст.45 Трудового кодекса РФ, соглашение, в отличие от коллективного договора, заключается на других уровнях социального партнерства - федеральном, межрегиональном, региональном, территориальном, отраслевом (межотраслевом), то есть соглашение заключается работодателями, объединенными в рамках отрасли, региона, территории. Интересы работодателей на переговорах по заключению соглашения представляет объединение работодателей, а интересы работников обычно представляют профсоюзы и их объединения.

В Трудовом кодексе РФ указаны возможные виды соглашений: генеральные, региональные, отраслевые (межотраслевые), территориальные и иные.

Генеральное соглашение устанавливает общие принципы регулирования социально-трудовых и связанных с ними экономических отношений на федеральном уровне.

Например, Генеральное соглашение между Общероссийским объединением профсоюзов, общероссийскими объединениями работодателей и Правительством РФ на 2002 - 2004 гг. В нем было закреплено условие о повышении не менее чем в 1,5 раза тарифных ставок (окладов) Единой тарифной сетки по оплате труда работников бюджетной сферы.

Региональное соглашение устанавливает общие принципы регулирования социально-трудовых и связанных с ними экономических отношений на уровне субъекта Российской Федерации. Оно заключается между действующими в этом регионе объединениями работников, работодателей и органами исполнительной власти.

Отраслевое (межотраслевое) соглашение определяет общие условия оплаты труда, гарантии, компенсации и льготы работникам отрасли (отраслей).

Территориальное соглашение устанавливает общие условия труда, гарантии, компенсации и льготы работникам на территории соответствующего муниципального образования.

При заключении соглашений стороны сами определяют вопросы, регулируемые в этом документе. В Трудовом кодексе, как и в случае коллективного договора, дан лишь примерный перечень вопросов, которые могут войти в соглашение:

оплата труда;

условия и охрана труда;

режимы труда и отдыха;

развитие социального партнерства;

иные вопросы, определенные сторонами.

Но в то же время согласно ст.9 Трудового кодекса РФ соглашения, как и коллективные договоры, не могут понижать уровень прав и гарантий работников, предусмотренный законодательством о труде. Сроки действия соглашений, как и коллективных договоров, не могут превышать 3-х лет, и стороны имеют право один раз продлить их действие не более чем на три года.

Очень важно знать, что соглашение распространяется на "всех работодателей, являющихся членами объединения работодателей, заключившего соглашение. Прекращение членства в объединении работодателей не освобождает работодателя от выполнения соглашения, заключенного в период его членства. Работодатель, вступивший в объединение работодателей в период действия соглашения, обязан выполнять обязательства, предусмотренные этим соглашением".

В тех случаях, когда на работников в установленном порядке одновременно распространяется действие нескольких соглашений, действуют наиболее благоприятные для них условия соглашений.

Коллективный договор и соглашение являются документами, подлежащими регистрации. В соответствии со ст.50 Трудового кодекса РФ они в течение семи дней со дня подписания направляются на уведомительную регистрацию в соответствующий орган по труду. Соглашения, заключенные на федеральном уровне, регистрируются в Минтруде Российской Федерации, региональные и территориальные - соответственно в региональных и территориальных органах по труду. Направление документов на регистрацию является обязанностью работодателя. Цель уведомительной регистрации - выявление в коллективных договорах и соглашениях условий, ухудшающих положение работников по сравнению с действующим законодательством. Если такие нарушения будут обнаружены, о них сообщается сторонам и в инспекцию труда. Кроме того уведомительная регистрация позволяет органам по труду иметь информацию о количестве и содержании коллективных договоров и соглашений, прослеживать тенденции коллективного регулирования трудовых отношений, учитывать этот опыт при разработке законов и нормативно-правовых актов о труде.

Контроль за выполнением коллективных договоров и соглашений осуществляют сами стороны социального партнерства, представляя друг-другу информацию о выполнении условий договорных документов. Но, кроме того, контроль за выполнением коллективных договоров и соглашений ведут органы по труду, проводя плановые проверки и выявляя случаи нарушения условий, установленных в этих документах.

В соответствии с Трудовым кодексом РФ коллективными договорами и соглашениями, а также локальными нормативными актами, принимаемыми работодателем в пределах его компетенции, устанавливаются правила поведения работников во время их совместной деятельности.

К локальным нормативным актам в первую очередь относятся правила внутреннего трудового распорядка, которые обычно являются приложением к коллективному договору. Однако, они могут утверждаться и как отдельный документ. Определение этого документа и его основное содержание раскрыты в ст.189 Трудового кодекса:

"Правила внутреннего трудового распорядка - локальный нормативный акт, регламентирующий в соответствии с настоящим Кодексом и иными федеральными законами порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания, а также иные вопросы регулирования трудовых отношений у данного работодателя".

Организация сама должна разработать "Правила внутреннего трудового распорядка" исходя из своей специфики. В качестве образца можно взять Типовые правила внутреннего трудового распорядка для рабочих и служащих предприятий, учреждений, организаций, утвержденные Постановлением Госкомтруда СССР по согласованию с ВЦСПС 20.07.1984. Они продолжают действовать в части, не противоречащей законодательству Российской Федерации. Как и в коллективном договоре и в соглашениях, в Правила внутреннего трудового распорядка не могут быть включены условия, ухудшающие положение работающих по сравнению с Конституцией РФ, международными актами, федеральными и региональными законами, иными нормативными правовыми актами, соглашениями, коллективным договором.

В ст.189 Трудового кодекса РФ указывается также, что "для отдельных категорий работников действуют уставы и положения о дисциплине, устанавливаемые федеральными законами". Например, Положение о дисциплине труда работников железнодорожного транспорта Российской Федерации (утв. Постановлением Правительства РФ от 25.08.1992 N 621, в ред. от 07.07.2003). Оно распространяется на всех работников организаций железнодорожного транспорта независимо от их организационно-правовой формы. В нем предъявлены более высокие требования к трудовой дисциплине. Это обусловлено тем, что нарушение ими установленных правил может привести к тяжелым последствиям для других граждан. Есть Устав о дисциплине работников организаций с особо опасным производством в области использования атомной энергии (утв. Постановлением Правительства РФ от 10.07.1998 N 744), Дисциплинарный устав таможенной службы Российской Федерации (утв. Указом Президента РФ от 16.11.1998 N 1396) и др.

Естественно, что такие уставы и положения учитываются во всех организациях, подпадающих под сферу их действия.

Правила внутреннего трудового распорядка утверждаются работодателем, вывешиваются на видном месте, и с ними должны быть ознакомлены все работники организации (см. Приложение № 2).

Организационно-распорядительным документом, разрабатываемым в организации, в котором закрепляется весь ее должностной и численный состав, является штатное расписание (см. Приложение № 3).

Штатное расписание как вид документа "представляет собой перечень должностей в учреждении (организации) с указанием их количества и размеров должностных окладов"[8]. Его цель - нормирование численности штатного персонала организации и соотношения специалистов.

Так как штатное расписание является не только организационным, но и первичным учетным документом, его форма унифицирована (Форма N Т-3) и входит в Альбом унифицированных форм первичных учетных документов по учету труда и его оплаты, утвержденный Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1. В штатном расписании устанавливаются: структурные подразделения (наименования и код), профессии (должности), количество штатных единиц, оклад (тарифная ставка), надбавки, месячный фонд заработной платы.

Таким образом, все должности структурных подразделений и их количество будут закреплены в штатном расписании организации.

Штатное расписание подписывается руководителем кадровой службы, главным бухгалтером и утверждается распорядительным документом (чаще всего приказом). Штатное расписание - документ долговременного действия, однако при необходимости в него могут вноситься изменения и дополнения. Внесение изменений и дополнений производится приказом руководителя организации или уполномоченного им лица. На основе штатного расписания кадровая служба ведет подбор работников на вакантные должности, формирует резерв на выдвижение, организует повышение квалификации кадров.

Кроме того, в организации уставом (положением) об организации предусматривается составление такого документа, как структура и штатная численность. В нем закрепляются состав подразделений (отделов) и штатная численность каждого отдела и всей организации в целом. Обычно этот документ утверждается на год, и если в течение года в него вносятся изменения, то они проводятся приказом руководителя. Содержание этого документа несложно: в нем перечисляются названия структурных подразделений (отделов) с их кодами и штатная численность. Текст документа дается в табличной форме. Например:

Глава II. Законодательная и нормативная регламентация документирования приема на работу

Совокупность документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности сотрудников, называется документацией по личному составу (кадрам, персоналу). К таким документам относятся:

трудовой договор, заключенные предприятием с работником;

приказы по личному составу (о приеме, увольнении, переводе сотрудника);

трудовые книжки;

личные карточки формы - Т-2;

личные дела;

лицевые счета по заработной плате.

Документы по личному составу являются наиболее важными документами и требуют особой тщательности и аккуратности при оформлении, ведении и обеспечении сохранности на протяжении длительного срока.

§1. Составление и оформление заявления, анкеты, трудового договора (контракта)

Первое, с чем сталкивается любой предприниматель, становясь работодателем, это прием работников. Прием на работу необходимо надлежащим образом оформить. При поступлении на работу работник должен предъявить паспорт, соответствующий законодательству о паспортах, а также трудовую книжку или справку о последнем занятии, если он поступает на работу впервые. Для военнообязанных предусмотрено также предъявление военного билета, а для лиц от 14 до 16 лет - свидетельства о рождении. В том случае, когда на работу принимается специалист, от которого требуется специальные знания или определенная квалификация, администрация предприятия обязана потребовать предъявление соответствующего оригинала или другого документа, свидетельствующего о полученном образовании, квалификации, стаже работы и т.д. Поступающий на работу пишет личное заявление с просьбой о приеме. В нем указывается должность, структурное подразделение, куда просит принять на работу заявитель, и условия приема (например, на определенный срок или на время выполнения конкретной работы и т.п.). Оклад и дата приема на работу будут указаны в визах или резолюции руководителя. Заявление подписывается и датируется. При необходимости заполняется личный листок по учету кадров (или анкета) и составляется автобиография. Анкета является наиболее удобным обобщающим документом, дающим необходимые сведения о работнике, и если тот не возражает против ее заполнения, работодатель от этого только выигрывает. Но в связи с тем, что среди документов, необходимых при поступлении на работу, анкета не значится, работодатель не вправе требовать ее заполнения. Поступающий на работу подписывает заполненную анкету и ставит дату. Секретарь или работник, оформляющий прием на работу, проверяет правильность изложенных в анкете сведений, сверяя их с паспортом, военным билетом, документами об образовании, трудовой книжкой. На заявление о приеме на работу проставляются визы лиц, участвующих в рассмотрении вопроса о приеме работника на данную должность. При положительном решении вопроса с поступающим на работу заключается трудовой договор (контракт), издается приказ о приеме на работу.

Страницы: 1, 2, 3, 4