Анализ производственной и организационной структуры ИП "Трансгрупп"

-                     улучшение использования трудовых ресурсов;

-                     улучшение использования производственных фондов;

-                     улучшение использования мощностей;

-                     улучшение использования сырья и материалов;

-                     улучшение использования топлива и энергии.

В плане технического развития предусмотрено производство новых видов продукции, позволяющих удовлетворить потребительский спрос на продукцию обработки дерева. Кроме того, предусматривается внедрение нового высокопроизводительного оборудования, позволяющего увеличить выпуск продукции, экономить сырьевые ресурсы.

Концепция планирования в ИП «Трансгрупп», заключается в том, что планирование начинается с маркетинга и заканчивается реализацией конкретного изделия. Так, планирование маркетинга на предприятии включает как составление перечня задач маркетинговой деятельности и расчет издержек на их выполнение, так и оценку поступлений выручки от реализации товаров и величины прибыли. Управление маркетингом на предприятии заключается в ранжировании хозяйственных задач и организации своевременного их решения по всей технологической цепочке движения продукции.

Для выбора стратегии ИП «Трансгрупп» необходимо провести глубокий анализ существующих направлений деятельности, его позиции на рынке, перспектив на будущее, а также тенденций развития. На основе анализа разработать приоритеты в распределении ресурсов. Объектом анализа является база стратегических данных, которая представляет собой наиболее существенную характеристику внутренних и внешних условий деятельности организации и ее основных партнеров. На основе анализа формируются выводы относительно 10-15 наиболее существенных факторов, влияющих на деятельность организации, выявляющие сильные и слабые стороны, а также воздействие на нее и каковы тенденции этого воздействия, тем самым рисуется достоверный портрет будущего организации.

Анализ базы стратегических данных осуществляется по трем направлениям:

1) объективная оценка положения предприятия в целом;

2) исследование эффективности его работы в прошлом и настоящем; жизненность организационной структуры, система управления;

3) модель функционирования технического и технологического потенциала, предпочтение к руководству; специфика деловой моральной атмосферы и другие вопросы жизни предприятия.

Внешнее окружение организации. Выясняется ее реальная репутация, реализуемая продукция в глазах деловых партнеров и потребителей, исследуются тенденции рынка, реальные потенциальные потребители, определяется круг товаров и услуг, на которые имеет смысл ориентироваться.

Выявляются помехи препятствующие развитию, несоответствие целей и средств к их достижению, возможные производственные конфликты.

Необходима также разработка бизнес-плана, то есть надо спланировать хозяйственную деятельность фирмы на ближайший и отдалённый периоды в соответствии с потребностями рынка и возможностями получения необходимых ресурсов.

Бизнес-план помогает решить следующие задачи:

1) определить конкретные направления деятельности фирмы, целевые рынки и место фирмы на этих рынках;

2) сформулировать долговременные и краткосрочные цели фирмы, стратегию и тактику их достижения. Определить лиц, ответственных за реализацию стратегии;

3) выбрать состав и определить показатели товаров и услуг, которые будут предложены фирмой потребителям, оценить производственные и торговые издержки по их созданию и реализации;

4) выявить соответствие имеющихся кадров фирмы, условий мотивации их труда, предъявляемым требованиям для достижения поставленных целей;

5) определить состав маркетинговых мероприятий фирмы по изучению рынка, рекламе, стимулированию продаж, ценообразованию, каналам сбыта и т.п.;

6) оценить финансовое положение фирмы и соответствие имеющихся финансовых и материальных ресурсов возможностям достижения поставленных целей;

7) предусмотреть трудности, “подводные камни”, которые могут помешать практическому выполнению бизнес-плана.

На мой взгляд, главной ошибкой в организации планирования в ИП «Трансгрупп» является то, что оно не занимается стратегическим планированием, не разрабатывает планы на долгосрочный период, не разрабатывает бизнес-планы. Стратегическое планирование является инструментом, с помощью которого формируется система целей функционирования предприятия, и объединяются усилия всего коллектива по ее достижению. Его важнейшая задача – обеспечить нововведения, необходимые для жизнедеятельности предприятия. Как процесс, стратегическое планирование включает четыре вида деятельности (функции стратегической планирования): распределение ресурсов, адаптация к внешней среде, координация и регулирование хозяйственных процессов, организационные изменения.

На предприятии разрабатывается тактический план на 1 год. Он включает разделы: план производства и реализации продукции, план материально-технического обеспечения производства, план по персоналу и оплате труда, план по издержкам производства, прибыли и рентабельности, план социального развития коллектива. Он разрабатывается путем анализа результатов прошлого года умноженного на индекс изменения цен и умноженного на темп роста по городу Минску. Разработка тактического плана должна осуществляться на основе прогрессивных, технически и экономически обоснованных норм и нормативов расхода сырья, материалов, топлива, тепловой и электрической энергии, норм затрат живого труда, нормативов использования средств труда и организации производственных процессов.

4. Организация производства

Организация и разработка научно-исследовательских работ проводится на предприятии для повышения качества оказываемых услуг и сокращения затрачиваемого времени работников ИП «Трансгрупп» на оказание услуг.

В основном меры, принимаемые, для улучшения технического обеспечения работы предприятия связаны с модернизацией и обновлением оргтехники и средств связи отдела по продажам.

В начале 2005 года для офиса ИП «Трансгрупп» была установлена локальная сеть для всех пользователей через центральный сервер с коммутаторами (пользователи подключены по принципу звезда).

Имеется выход в Интернет и доступ к электронной почте. Во всех офисах предприятия установлена специальная программа электронной почты, которая обеспечивает очень высокую скорость доставки почты внутри общей системы.

Так же в 2006 году была установлена новая телефонная сеть на основе мини-АТС. Ее преимуществом является то, что эта связь цифровая и позволяет соединять друг с другом всех абонентов простым нажатием клавиши.

Постепенно идет переоснащение рабочих мест более современной офисной техникой. На всех рабочих местах установили новые персональные компьютеры на базе процессора Pentium – 4, что позволяет ускорить обработку:

- информации и установить более современные версии;

- операционных систем.

Кроме этого все рабочие места оснащены мониторами последнего поколения – LCD. Они намного компактнее обычных мониторов, что обеспечивает более рациональное использование всей площади рабочего стола.

Принтеры везде установлены струйные и постепенно заменяются на лазерные, для того чтобы обеспечить высокий уровень печати различных документов, а так же прайс-листов, предназначенных для клиентов ИП «Трансгрупп».

Для оптимизации использования рабочего времени и удобства сотрудников предприятия в каждом офисе установлены такие дополнительные виды оргтехники, как сканеры, ксероксы.

Что касается станций технического обслуживания автомобилей, то здесь компания постоянно обновляет ряд оборудования и инструментов, предназначенного для диагностики и различного вида ремонтов транспортных средств.

Своевременная замена оборудования на образцы оборудования более нового поколения обеспечивается благодаря регулярным посещениям научно-технических выставок представителями компании и ознакомлением их с новейшими образцами этого вида продукции, а так же последующее приобретение нового оборудования для ИП «Трансгрупп».

На ИП «Трансгрупп» планируется дальнейшее использование автоматизированных систем обработки информации, которые применяются для повышения эффективности управления предприятием, улучшения оперативности принятия решения, автоматизация процесса обработки информации.

Цель создания таких систем: создание комплексной информационной системы, основанной на применении компьютерных информационных технологий подготовки, приема, обработки, передачи, учета, поиска и контроля экономической информации и для повышения оперативности и качества управления предприятием.

Требования к данным системам:

1) выполнение системой следующих операций: учет и сортировка поступающих от клиентов заявок, подбор оптимального решения на основе указанных в заявке требований;

2) адаптивность системы, возможность ее настройки, поддержка баз данных;

3) модульность и открытость системы и ее отдельных компонент, информационная совместимость между функциональными блоками системы и с другими информационными системами, возможность масштабирования системы;

4) возможность диагностирования технических и программных средств;

5) удобный интерфейс, простота управления, возможность настройки параметров по желанию пользователя.

Внедрение автоматизированных систем обработки информации повысит эффективность работы предприятия; увеличится качество оказываемых услуг, так как будут находиться наиболее оптимальные решения; повысится работоспособность сотрудников, следовательно, увеличится объем оказываемых услуг, что позволит расширить круг клиентов, повысить доходы.

Потребуются затраты на установку сервера, компьютеров и другого технического оборудования организацию внутренней сети, установку необходимого программного обеспечения, а также затраты на Internet. Однако впоследствии затраты окупятся возросшей производительностью труда.

5. Организация труда

На ИП «Трансгрупп» имеются некоторые упущения по организации рабочего места и условий труда, но их устранение для предприятия не составит большого труда и больших материальных затрат. Подбор кадров осуществлен в соответствии с требованиями должностных инструкций, уровень квалификации постоянно повышается, что характеризует данный отдел с положительной стороны.

Основными причинами потерь времени являются:

- нечеткая постановка целей и определение приоритетов, в результате чего люди не могут правильно сориентироваться в ситуации, а потому берут на себя либо слишком много, либо слишком мало работы, тонут в мелочах;

- неудовлетворительная организация планирования;

- слабая организация и дисциплина подчиненных, приводящая к многократному переделыванию одной и той же работы;

- отсутствие необходимой информации для принятия решений, в результате чего их приходится постоянно откладывать;

- неумение работать с партнерами, посетителями, телефонными звонками.

Планирование времени служит делу повышения эффективности использования рабочего дня. Считается, что день лучше всего начинать в одно и то же время, ибо человек - раб своих привычек. Это обеспечивает хороший тонус и позволяет на деле реализовывать принцип «человек - хозяин работы, а не работа - хозяйка человека».

Для экономии времени в процессе работы необходимо избегать импульсивных поступков и не отвлекаться по возможности на вновь возникающие проблемы, ибо они могут потребовать новых действий. Эти проблемы целесообразно зафиксировать, с тем чтобы вернуться к ним позже, что позволит завершить начатое, а проблемам «отлежаться» и принять более зримые очертания. Фиксация материала необходима также при внезапных перерывах работы, поскольку позволяет быстрее вновь сосредоточиться.

Уровень механизации и автоматизации рабочих мест в ИП «Трансгрупп» составляет около 87 %. Вместе с тем следует отметить большой удельный вес оборудования со сроком службы не выше 10 лет.

В состав автоматизированной системы обработки экономической информации ИП «Трансгрупп» входят:

1) техническое обеспечение: сервер, обеспечивающий работу внутренней сети, которая состоит из нескольких компьютеров (компьютеры NTT с процессором Intell Pentium 4), сканеры, для сканирования необходимых документов, принтеры для распечатки документов, ксерокс, модем, обеспечивающий выход в Internet;

2) системное программное обеспечение: операционная система Windows XP и Windows 2000;

3) сетевое обеспечение: внутренняя сеть, так как вся информация хранится в электронном виде, обмен информацией происходит с помощью внутренней и внешней электронной почты; отделы предприятия сотрудничают между собой при помощи внутренней сети, для повышения качества, быстроты, эффективности работы, а также для большей информационной безопасности;

4) средства организации баз данных: базы данных разработаны в Access, так как в Access имеются все необходимые для работы инструменты и возможности, и для создания необходимых баз данных и работы с ними не нужны более сложные программы. В Microsoft Access поддерживаются два способа создания базы данных. Имеется возможность создать пустую базу данных, а затем добавить в нее таблицы, формы, отчеты и другие объекты. Этот способ является наиболее гибким, но требует отдельного определения каждого элемента базы данных. Можно также воспользоваться мастером баз данных для создания всех необходимых таблиц, форм и отчетов для базы данных выбранного типа. Это простейший способ начального создания базы данных.

В обоих случаях созданную базу данных можно в любое время изменить и расширить;

5) прикладное программное обеспечение: почтовая программа Lotus Notes для приема заявок в электронном виде и для обмена необходимой информацией между подразделениями;

6) информационное обеспечение: информация необходимая для работы сотрудника хранится на компьютере - рабочем месте на специальном диске, защищенным паролем, также она дублируется на сервере; результат работы сотрудников и архивы информации хранятся на сервере. Если сотруднику необходимо получить какую-либо информацию он обращается к серверу, или непосредственно к тому, у кого есть эта информация. Информация выдается по внутренней электронной почте. Источниками информации являются нормативно-справочная документация.

Для обеспечения наиболее эффективной работы ИП «Трансгрупп» на ЭВМ необходимо установить в качестве ОС Windows XP (на файловый сервер). Windows XP - это многопользовательская, многозадачная, многопоточная,

32-х разрядная ОС, имеющая свой графический, пользовательский интерфейс. Отличительными чертами этой ОС являются:

- приоритетная многозадачность;

- поддержка мультипроцессорных компьютеров: поддержка работы в сети;

- возможность работы па различных компьютерных платформах;

- поддержка файловых систем и приложений для других ОС;

- защищенность;

- надежность и отказоустойчивость;

- модульность;

- возможность использования "национальной версии".

Кроме того, следует заметить, что в отличие от ранних версий Windows (таких как Windows for Workgroups и Windows 95), XP - это законченная ОС, а не надстройка над DOS.

К сервисному ПО можно отнести:

1) программы технического компьютера (например, Speedisk из пакета Norton Utilities);

2) антивирусные программы (Касперский);

3) программы - архиваторы (WinZip, WinRar, ARJ);

4) программы обслуживания дисков (MS DOS: Format, Fdisk, ChkDisk и др.), для обслуживания файловой системы на диске (NDD, Calibrate. Unerase) и установки параметров конфигурации ПК (Setup, Atsetup и др.).

Требования к информационному обеспечению:

1. Корректность информации, что обеспечит её однозначное восприятие.

2. Полезность информации, то есть она должна содействовать достижению поставленных целей.

3. Оперативность, которая должна отражать актуальность информации для необходимых расчетов и принятия решений.

4. Точность информации, то есть она не должна содержать искажений с тем, чтобы не было рисков на основе неточной информации принять неправильное решение.

5. Достоверность определяется свойством информации отражать реально существующие объекты.

6. Устойчивость информации - её способность реагировать на изменения данных без нарушения необходимой точности.

7. Достаточность информации - содержит минимальный объём сведений для принятия целесообразных решений.

Внемашинное информационное обеспечение включает в себя внемашинную базу и средства ее ведения. Внемашинная информационная база состоит из документов нормативно-справочной документации и другой условно-постоянной информации (справочники по продукции, каталоги производителей, поставщиков, сборник нормативных документов по приемке товаров по качеству и количеству, по хранению товара, по реализации товара, отчеты о работе склада).

Внемашинные информационные базы формируются на основе различных средств массовой информации, нормативных справочников, информации от партнеров. Организация и ведение этих баз осуществляется посредством системы классификации и кодирования товаров, посредством унифицированных форм системы документации.

Внутримашинное информационное обеспечение включает внутримашинную информационную базу и средства организации ее введения. Внутримашинная информационная база включает в себя нормативно-справочные данные, которые создаются при первоначальной загрузке и периодически пополняются (сведения о конкурентной продукции, о поставщиках, покупателях, о технике проведения нововведений и хранении продукции, обобщенные отчеты деятельности, затраты по введению новой аппаратуры, расширению штата сотрудников, ремонту; сравнительный анализ за несколько лет, предложения по улучшению состояния предприятия, учет доходов персонала, расходов на транспортировку товара и т.д.).

В ИП «Трансгрупп» используется система централизованной обработки информации. В таких системах чаще всего используются пакетный и интерактивный режимы.

Экономические задачи, решаемые в пакетном режиме, характеризуются следующими свойствами:

1) алгоритм решения задачи формализован, процесс её решения не требует вмешательства человека:

2) имеется большой объём входных и выходных данных, значительная часть которых хранится на магнитных носителях;

3) расчёт выполняется для большинства записей входных файлов;

4) большое время решения задачи обусловлено большими объёмами данных;

5) регламентность, то есть задачи решаются с заданной периодичностью.

При интерактивном режиме пользователь имеет непосредственный доступ к одной ЭВМ или к вычислительному комплексу, работающему как одна ЭВМ под управлением одной операционной системы. В этом случае достаточно просто организовать работу пользователей с общей базой, упрощается контроль целостности данных, их хранение и восстановление.

Организация труда – это упорядоченная система взаимодействия работников со средствами производства и друг с другом в едином производственном процессе.

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5